Cómo crear documentación y guías de procesos visuales

Probablemente no te consideres un capacitador, pero casi todos en algún momento tenemos que explicar un proceso o capacitar a alguien para que haga algo nuevo. Si es algo que muchas personas podrían necesitar saber, es probable que desee crear algún tipo de documentación que pueda compartir. Así no tendrás que explicarlo una y otra vez.

Cuando se trata de explicar un proceso o los pasos necesarios para hacer algo, nada mejor que las imágenes. Las imágenes y el video le permiten mostrar los pasos necesarios para completar una tarea en lugar de solo explicarlo con palabras.

Ahí es donde la documentación del proceso visual resulta útil.

La documentación visual del proceso es solo una forma elegante de decir cómo hacer, tutorial o contenido de capacitación que incluye imágenes o videos.

Todos hemos escuchado el viejo adagio "una imagen vale más que mil palabras". ¡Resulta que es verdad!

De hecho, la investigación de TechSmith descubrió que las personas no solo prefieren que las instrucciones se presenten visualmente, sino que también aprenden más rápido, se desempeñan mejor y retienen la información por más tiempo.

¡Eso significa que hay mucho menos cambio que alguien tendrá que venir y pedirle las mismas instrucciones una y otra vez!

Pero, ¿cómo crea documentación de procesos visuales, especialmente si no es diseñador gráfico?

Afortunadamente, crear contenido visual y de video de aspecto profesional es increíblemente fácil con las herramientas adecuadas y un poco de conocimiento.

Esto es lo que aprenderá:

• ¿Qué es la documentación de procesos y por qué es importante?
• Tipos comunes de documentación de procesos.
• Herramientas para crear documentación visual de procesos.
• Cómo crear fácilmente contenido visual, incluido video, para crear documentación visual altamente efectiva.
• Las mejores prácticas para garantizar que su documentación sea altamente efectiva.
• Cómo garantizar que su documentación tenga una vida útil más larga.

¿Qué es la Documentación de Procesos?

La documentación de procesos es cualquier documento que muestra los pasos necesarios para completar una tarea o proyecto. Pueden ser formales o informales, dependiendo de su audiencia y el propósito.

¿Para qué se utiliza la documentación de procesos?

Como puede ver en la definición anterior, la documentación del proceso es un término bastante amplio. Puede ser algo tan simple como una captura de pantalla rápida que muestre los pasos para iniciar sesión en un cliente de correo electrónico o tan complejo como un documento de varias páginas.

Si lo piensas bien, una receta es un documento de proceso. Por lo tanto, puede ser útil pensar en un documento de proceso como la receta para completar una tarea. Algunas recetas son complejas y requieren toneladas de pasos y materiales, mientras que otras son simples y pueden tener solo unos pocos ingredientes.

Aquí hay algunas formas en que la documentación del proceso puede ser útil:

Capacitar a nuevos empleados

La documentación del proceso es extremadamente útil cuando necesita capacitar a nuevos empleados. Ponerlo a disposición de sus nuevos compañeros de equipo les permite ayudarse a sí mismos durante su proceso de incorporación, en lugar de depender completamente de su entrenador para que les enseñe todo lo que necesitan saber.

A menudo, cuando un nuevo empleado se une al equipo, está llenando una vacante. Y cuando hay vacantes en un equipo, cada miembro suele tener una mayor carga de trabajo.

Por lo tanto, documentar los procesos antes de que sienta que necesita hacerlo significa menos estrés y presión cuando los miembros del personal ya están al límite. Por supuesto, también puede crear documentación de procesos cuando tenga una necesidad inmediata de capacitar a un colega.

La documentación de procesos permite a las personas acceder a la información por su cuenta, cuando la necesitan, lo que facilita la capacidad de autoayuda.

Prepárate para lo inesperado

Ayuda a documentar un proceso dentro de su organización incluso cuando no existe una necesidad inmediata.

Hacerlo puede preparar a un futuro compañero de trabajo para el éxito. De manera similar a su uso con la capacitación de nuevos empleados, puede hacer que la información esté disponible a pedido, y si la persona que normalmente ejecutaría una tarea en particular está enferma o inesperadamente no está disponible, otra persona puede hacerse cargo fácilmente.

Proporcionar transparencia al proceso

Además, documentar un proceso ayuda con la transparencia dentro de una organización. Permite a los empleados que no están cerca de un área particular del negocio tener una idea de las tareas fuera de su equipo o departamento inmediato.

Esto, a su vez, puede conducir a mejoras en el flujo de trabajo, como deshacerse de pasos o tareas duplicados. También puede resaltar los puntos débiles, lo que puede resultar en elementos de acción. La conciencia de los puntos conflictivos en un proceso puede ser todo lo que se necesita para asignar recursos para realizar mejoras incrementales.

Algunos tipos comunes de documentos de proceso incluyen:

• Materiales de incorporación, como instrucciones para iniciar sesión en el software de recursos humanos.
• Procedimientos de software.
• Manuales de instrucciones de productos.
• recetas de comida
• Videos de' cómo hacer.

¿Cuáles son algunas de las ventajas de la documentación visual de procesos?

La documentación visual del proceso ayuda a que sea más fácil comprender el proceso. Cuando las personas pueden ver lo que se supone que deben hacer, es más probable que entiendan y tengan éxito.

La imagen de arriba muestra el proceso para importar un enlace de YouTube en TechSmith Knowmia. Con solo un vistazo, un usuario sabe exactamente dónde hacer clic y dónde ingresar su enlace para agregar su video de YouTube.

Las instrucciones escritas para esto tomarían más tiempo de entender y obligarían a los usuarios a buscar visualmente dónde hacer clic para cada paso. De esta manera, todo está bien para ver.

Proporciona una guía de referencia sobre cuáles son las expectativas para los resultados del proceso.

La documentación del proceso visual ayuda a mostrar los resultados esperados. La documentación muestra un posible camino orientado hacia estos objetivos. Aún así, esto no significa que el proceso documentado sea la única forma de obtener el resultado deseado.

Proceso visual La documentación que establece los procedimientos de un proceso facilita ver las áreas en las que nuestro tiempo o nuestras herramientas podrían usarse de manera más eficiente en el futuro.

Ofrece contexto para proyectos y procesos.

Un proceso puede incluir pasos y procedimientos que se aplican solo a un proyecto individual. Si bien los proyectos futuros podrían compartir muchos de los mismos procedimientos, muchas cosas también podrían aplicarse de manera diferente. Algunas de estas diferencias pueden incluso ser difíciles de notar desde el exterior mirando hacia adentro.

La documentación visual del proceso facilita la comparación de las circunstancias que intervinieron en un proceso frente a otro proceso. Hacer esto ayuda a evitar errores que pueden resultar de aplicar un procedimiento a un proceso con el que no encaja.

Facilita una formación más sencilla para los nuevos participantes en un proceso.

La documentación visual del proceso ayuda a eliminar muchas de las preguntas que puede tener un nuevo participante en un proceso porque la mayoría de esos procedimientos se abordarán directamente en la documentación. Esto permite que el tiempo adicional que se dedicaría a capacitar a otras personas se concentre en otras áreas donde se puede necesitar atención. Se trata de un trabajo más inteligente, no de un trabajo más duro.

Además, ¿qué sucede si los participantes originales de un proyecto asumen otro rol? La documentación visual del proceso garantiza que el proyecto pueda completarse incluso sin la presencia de la persona que documentó el proceso original.

Suena bastante bien, ¿no? Estas y muchas otras ventajas de la documentación visual de procesos muestran cómo puede ser una herramienta poderosa para usar de muchas formas dinámicas. Con estas ventajas en mente, ahora es un buen momento para presentar algunas mejores prácticas que lo ayudarán a aprovechar al máximo su documentación.

Herramientas para crear documentación de procesos visuales

Una de las principales barreras para crear documentación visual es la creencia de que no tiene las habilidades, el tiempo o el conocimiento para hacerlo bien.

Estoy aquí para decirte que no necesitas habilidades profesionales para obtener resultados de calidad profesional. De hecho, en muchos casos, ¡puede obtener lo que necesita con solo unos pocos clics!

Snagit

Snagit es su mejor opción para crear documentos de proceso completos y de aspecto profesional, procedimientos, tutoriales y más.

Más allá de una simple herramienta de captura de pantalla y marcado, Snagit incluye una serie de características que hacen que la documentación sea tan fácil como hacer clic y arrastrar.

Plantillas

Ya sea que necesite crear uno o 1000 documentos de proceso, las plantillas de Snagit se han convertido en su nuevo mejor amigo. Snagit viene con una serie de plantillas gratuitas diseñadas por profesionales, o puede suscribirse a TechSmith Assets para Snagit para obtener acceso a muchas más.

Con Plantillas, puede tomar sus capturas de pantalla, colocarlas en la plantilla, agregar las descripciones de texto necesarias y listo. Es realmente así de simple.

Y también puede ir más allá de las capturas de pantalla. ¿Tiene fotos o ilustraciones de productos que necesita compartir? Snagit también puede manejarlos. Simplemente agréguelos donde corresponda y deje que Snagit haga el resto.

Herramienta de paso

Snagit en realidad tiene una herramienta que te ayuda a mostrar los pasos necesarios para completar una tarea. ¡Esa es la documentación del proceso en pocas palabras!

Herramienta simplificar

La herramienta Simplificar le permite eliminar información superflua o irrelevante para resaltar lo más importante. Y, por supuesto, ¡con Snagit puedes hacerlo con solo unos pocos clics!

Además, al eliminar texto innecesario y otros elementos, su contenido es menos susceptible a cambios menores en la interfaz de usuario, la redacción, etc. Eso significa que su contenido podría tener una vida útil mucho más valiosa, y eso significa menos actualizaciones y más tiempo para que enfócate en otras cosas!

Vídeo a partir de imágenes

A veces, la mejor documentación del proceso no es realmente un documento, ¡sino un video! Tome fácilmente sus capturas de pantalla u otras imágenes y conviértalas en un video que muestre el proceso exacto. Puede agregar anotaciones y narración según sea necesario.

Canva

Canva es una de las formas más fáciles de crear gráficos personalizados. De hecho, muchos de los gráficos que ves aquí en este blog se crearon en Canva.

Activos de TechSmith para Snagit

Mencioné sobre todas las Plantillas disponibles en TechSmith Assets for Snagit, pero no termina ahí. Hay literalmente miles de imágenes, ilustraciones, íconos, sellos y más que puedes usar gratis en tu proyecto. Snagit viene gratis con muchos activos, pero puede suscribirse para acceder a más.

Mejores prácticas

• Sea específico en la forma en que expresa los procedimientos en su documentación para comunicar su mensaje con precisión.
• Documente cada paso necesario para completar un proceso. Incluya nada más y nada menos.
• Asegúrese de incluir cualquier política o regla que uno deba seguir durante el proceso.
• Asegúrese de organizar tanto el texto como las partes visuales de su documentación de manera consistente, para que el orden de su proceso sea fácil de seguir.
• Asegúrese de registrar la fecha de creación de la documentación original, así como cualquier actualización.
• Use herramientas de captura de pantalla como Snagit u otras para crear imágenes poderosas (capturas de pantalla, videos, diagramas de flujo, etc.). Esto permitirá que el texto de sus procedimientos esté claramente organizado.
• Por motivos de seguridad, guarde la documentación en un lugar donde sea posible controlar quién tiene acceso a ella.
• Realice una copia de seguridad de todos los archivos que acompañan a su documentación de procesos visuales.

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Preguntas más frecuentes

Nota: esta publicación se publicó originalmente en 2017, pero se actualizó en septiembre de 2020 con nueva información.