Comment utiliser les applications de prise de rendez-vous pour booster votre entreprise

J'adore me faire couper les cheveux, mais je déteste prendre rendez-vous. Mon salon n'a pas de système de réservation et de planification en ligne, ce qui signifie que je dois appeler. Dites ce que vous voulez de la génération actuelle et de son dégoût pour l'interaction humaine, mais les appels téléphoniques peuvent être difficiles pour diverses raisons. Que quelqu'un ait une déficience auditive, des difficultés avec la langue ou simplement une peur du téléphone, une application de réservation en ligne facilite grandement la prise de rendez-vous pour les clients. De plus, tout le monde peut gagner du temps si les clients peuvent simplement sélectionner une ouverture disponible, plutôt que de faire des allers-retours avec une réceptionniste. La prise de rendez-vous en ligne améliore également la productivité du personnel et réduit les erreurs humaines par rapport à la prise de rendez-vous par téléphone.

Les applications de prise de rendez-vous sont à la portée d'une entreprise de toute taille. Beaucoup d'entre eux ont une version gratuite, ainsi qu'une option d'abonnement payant qui ajoute des fonctionnalités et vous permet de personnaliser la page de réservation avec le logo et l'apparence de votre entreprise. Les applications de prise de rendez-vous se connectent également aux calendriers en ligne que vous utilisez probablement déjà, comme Apple ou Google Calendar, donc en adopter un est un processus assez transparent.

Les meilleures applications de prise de rendez-vous et de réservation pensent à toutes sortes d'entreprises et à leurs besoins. Voici quelques-unes des fonctionnalités, des scénarios et des types d'activité pris en charge par ces applications :

• Rendez-vous dans lesquels les clients viennent à un emplacement central
• Rendez-vous nécessitant un acompte ou un prépaiement
• Temps tampon automatique entre les rendez-vous
• Rappels automatiques par SMS aux clients avant un rendez-vous, avec une option d'annulation ou de report
• Entreprises avec plusieurs emplacements
• Clients ayant une préférence pour le membre du personnel qu'ils voient
• Rendez-vous de groupe
• Rendez-vous à domicile
• Plusieurs types de rendez-vous prédéfinis, tels qu'une consultation de 20 minutes, une session de 60 minutes, une session de 90 minutes
• Forfaits et offres spéciales
• Confirmation requise pour les nouvelles demandes de réservation

Comment configurer une application de prise de rendez-vous ?

Lorsque vous créez un compte avec une application de prise de rendez-vous, vous devez disposer de certaines informations clés. Tout d'abord, soyez prêt avec vos actifs commerciaux, comme les images et les logos de l'entreprise, ainsi que les jours et les heures où vous proposez vos services. Assurez-vous de réserver du temps pour les pauses ou d'autres activités courantes dont vous pourriez avoir besoin. Vous pouvez modifier ces détails à tout moment, mais vous devrez saisir quelque chose lors de la première configuration.

Ensuite, vous avez besoin des détails sur les services que vous proposez, tels que les descriptions et les prix. Certaines applications vous permettent également d'inclure des images. Si vous avez des images, utilisez-les. Vous n'êtes pas toujours obligé de fixer un prix fixe, mais pour certains types d'entreprises, c'est utile.

Si vous utilisez déjà un calendrier, tel que Google, Apple ou Outlook, connectez-le.

Lorsque vous avez terminé la configuration, continuez et testez-la. Imaginez que vous êtes un client prenant un rendez-vous. Est-ce facile? Voyez-vous toutes les informations dont vous avez besoin? Enfin, vérifiez si les nouveaux rendez-vous se synchronisent correctement avec votre calendrier. De plus, lors de l'affichage de la disponibilité du côté client, vous voulez vous assurer que chaque fois que vous avez quelque chose sur votre emploi du temps, n'apparaissez pas comme une ouverture disponible pour un rendez-vous.

Prêt? Allez-y et intégrez votre service de réservation interactif sur votre site Web ou commencez à ajouter le lien si nécessaire.

Comment les clients réservent-ils ?

Une fois que vous avez une application de prise de rendez-vous, comment les clients savent-ils où aller pour réserver ? La réponse dépend du service dont vous disposez et de la manière dont vous choisissez de le configurer.

À tout le moins, la plupart des applications vous donnent une URL qui pointe vers une page de réservation. Vous pouvez donner cette URL aux clients comme vous le souhaitez, par exemple en la mettant sur votre site Web ou votre page Facebook ou dans la description de votre entreprise sur d'autres pages, telles que TripAdvisor, Google Maps, etc.

Les meilleures applications de prise de rendez-vous vous permettent d'intégrer une page de réservation interactive directement sur votre site Web, bien que vous ayez parfois besoin d'un compte payant pour cette option. Certaines applications prennent également en charge l'intégration avec les pages Facebook, permettant aux clients de réserver à partir de là.

Applications de réservation de rendez-vous et de planification de réunions

Les applications de planification de réunions sont très similaires aux applications de prise de rendez-vous. Le premier type suppose généralement que les clients viennent vous voir pour demander un rendez-vous. Ces applications peuvent vous aider à maximiser le nombre de clients que vous voyez en une journée. Le deuxième type, cependant, est plus orienté vers la recherche d'un moment où deux ou plusieurs parties peuvent se rencontrer sans autres contraintes de temps.

Il est important de connaître la différence et d'utiliser le bon outil pour la bonne tâche à accomplir. Quelques applications de planification de réunions que j'aime sont Doodle, Rallly (oui, trois ls), Calendly et FreeBusy. Mais gardons-les pour une autre fois.

Pour l'instant, examinons certaines applications de prise de rendez-vous pour explorer ce qu'elles peuvent faire pour votre entreprise.

6 meilleures applications de prise de rendez-vous pour votre entreprise

Planification d'acuité

Gratuit avec des fonctionnalités limitées ; à partir de 15 $ par mois pour des options de compte plus avancées

Acuity est l'un des services de prise de rendez-vous les plus robustes du marché. Avec un compte gratuit, vous pouvez offrir des services et des rendez-vous illimités, mais vous manquez des fonctionnalités intéressantes telles que la possibilité d'intégrer le planificateur de réservation dans votre site Web, ce qui signifie que les clients doivent visiter une URL Acuity pour accéder à votre page de réservation. Les membres payants obtiennent non seulement une application interactive à intégrer, mais également une synchronisation avec votre calendrier personnel, une intégration avec des outils de facturation et des outils de comptabilité, le traitement des paiements avec PayPal, Square et Strip, et plus encore. Le service le plus haut de gamme, appelé Powerhouse Player, peut être conforme à la loi HIPAA si vous en avez besoin, vous pouvez donc l'utiliser pour vos rendez-vous médicaux.

Nommerfix

Gratuit sur un appareil avec des rendez-vous limités ; comptes payants à partir de 9,99 $ par mois

Appointfix est une application de prise de rendez-vous uniquement mobile (Android, iOS) qui se synchronise avec Google et Apple Calendar. Vous l'utilisez pour créer des options de rendez-vous pour les clients pour une durée déterminée et pour un prix fixe. L'application vous aide à garder une trace des clients, y compris quand ils ont eu un rendez-vous pour la dernière fois et toutes les notes que vous avez prises à leur sujet. Avec un compte gratuit, vous pouvez utiliser l'application sur un seul appareil et planifier jusqu'à 100 rendez-vous par mois. Un compte Premium (9,99 $ par mois ou 99 $ par an) vous permet d'utiliser l'application synchronisée sur deux appareils et vous pouvez envoyer des messages de rappel semi-automatisés à partir de votre propre numéro de téléphone. Les 19,99 $ par mois (199,99 $ par an) Un compte Ultimate déplace les rappels SMS vers un numéro de téléphone générique, qui peut envoyer des messages selon un calendrier entièrement automatisé.

rendez-vous

Libérer; 10 $ par mois par membre du personnel qui prend des rendez-vous

Si vous recherchez une application de prise de rendez-vous gratuite, Appointlet est celle qu'il vous faut. Vous avez beaucoup de contrôle sur votre page de réservation sans frais, mais vous devrez être à l'aise avec son application Web, car elle n'a pas d'application mobile. Vous pouvez par exemple configurer un formulaire d'admission afin de collecter des informations clés sur les nouveaux clients. Le compte gratuit vous permet de télécharger le logo de votre organisation, de synchroniser avec un calendrier Google ou Office 365 et inclut même l'accès à certains outils de création de rapports. Un compte Premium payant, qui coûte 10 $ par mois pour chaque personne qui a besoin de prendre des réservations (ou 96 $ par personne et par an), vous permet de supprimer la marque d'Apointlet de votre page de réservation, de travailler avec une disponibilité groupée entre coéquipiers, d'utiliser Stripe pour la facturation, et Suite.

Réservé

Libérer; forfaits payants à partir de 29 $ par mois

BookedIn est une application de réservation capable qu'un propriétaire d'entreprise occupé peut configurer et gérer sur le Web ou sur un appareil mobile (Android, iOS). Il vous permet de configurer vos heures d'ouverture disponibles et de répertorier les types de rendez-vous que vous souhaitez proposer, y compris la durée et le prix de chacun. La version gratuite de l'application ne permet que cinq rendez-vous par mois, donc cette application ne vaut vraiment la peine d'être conservée que si vous l'aimez suffisamment pour la payer. Il est conçu pour être utilisé par une équipe, avec des plans basés sur le nombre de personnes dans votre groupe. Un compte Solo pour une personne ne coûte que 29 $ par mois, tandis qu'un compte Squad prend en charge autant de personnes que vous en avez besoin pour 89 $ par mois; il y a aussi des options entre les deux. Les membres payants bénéficient du traitement des paiements en ligne, de la synchronisation du calendrier et de rappels illimités par SMS aux clients.

SimplyBook

Gratuit avec des fonctionnalités limitées ; à partir de 9,90 $ par mois pour les forfaits payants

Lors de la configuration avec SimplyBook, l'application demande des informations sur votre entreprise et propose des suggestions de beaux thèmes pour votre page de réservation, qui obtient également une URL unique. Ce service est également positionné à l'échelle mondiale car il accepte les paiements d'une longue liste de fournisseurs du monde entier et prend en charge plusieurs langues. En termes de ce que vous obtenez, c'est une bonne application, même si vous devrez peut-être faire attention aux frais supplémentaires, car elle offre quelques options supplémentaires que vous ne trouvez pas dans de nombreuses autres applications de réservation. Le forfait gratuit vous permet de prendre 50 réservations par mois et d'ajouter une fonctionnalité personnalisée (c'est-à-dire que vous pouvez choisir une fonctionnalité spéciale qui, autrement, n'est pas incluse). Les titulaires de compte gratuit ne peuvent pas traiter les paiements ni offrir aux clients des récompenses et des coupons. Les clients payants obtiennent toutes les fonctionnalités, peuvent ajouter plus de fonctionnalités personnalisées et obtenir plus de réservations par mois. Si vous atteignez le plafond des réservations, vous pouvez en acheter plus en tant que module complémentaire. Vous pouvez également acheter un ensemble de rappels par SMS moyennant des frais supplémentaires.

Rendez-vous carrés

Les frais sont basés sur la transaction et varient selon les conditions tarifaires de Square

Si vous utilisez déjà Square pour les paiements, vous pouvez également utiliser son application de prise de rendez-vous incluse. L'application, disponible sur le Web, iOS et Android, est facile à utiliser et est fournie avec un compte Square. Vous ne payez rien de plus pour utiliser l'application de prise de rendez-vous, mais vous devez payer tous les frais Square habituels, qui varient selon qu'ils sont effectués avec une carte physique, en ligne, etc. Avec l'application Rendez-vous, vous pouvez configurer une liste de types de rendez-vous et les ajouter à votre page de réservation, où les gens peuvent les demander avec vous. Il n'a pas les options les plus approfondies, bien que sa simplicité fasse partie de ce qui le rend si attrayant. C'est une bonne option si vous avez besoin de quelque chose de simple, rapide et facile… et si vous utilisez déjà Square.