Organizzarsi: come tenere separati il ​​lavoro e i file personali

Gli addetti all'informazione come me controllano spesso la nostra posta elettronica di lavoro nel fine settimana. Oppure potremmo fare progressi in una presentazione importante a tarda notte da casa, se è in quel momento che sono le nostre ore più produttive (o se siamo in ritardo su un progetto). Siamo ugualmente inclini a rispondere ai messaggi personali mentre siamo al lavoro o magari a scansionare un documento di assicurazione domestica sulla fotocopiatrice dell'ufficio. I knowledge worker generalmente apprezzano questo tipo di flessibilità, ma se non stai attento a come separi il tuo lavoro dai tuoi file personali, potresti creare problemi a te stesso e ai tuoi dati.

I comportamenti a rischio nell'area grigia tra lavoro e vita potrebbero mettere a rischio i dati sensibili. Ad esempio, mentre molte persone potrebbero scansionare un documento personale in ufficio qua e là, tu non vorresti scansionare nulla di sensibile, perché, a meno che tu non sia il capo dell'IT, non hai idea di dove salva la stampante multifunzione copie dei file che scansiona. Probabilmente si trovano sul disco rigido dello scanner stesso e potrebbero essere salvati anche su server condivisi non protetti.

Inoltre, per mantenere una parvenza di equilibrio tra lavoro e vita privata, è utile avere segnali che ti ricordino quando stai facendo un tipo di lavoro quando sei sull'altro orologio. Diciamo che stai recuperando alcune e-mail tre giorni dopo una vacanza in famiglia. Potresti apprezzare di avere la flessibilità e l'opportunità di affrontare qualsiasi questione urgente, ma potresti anche voler tornare a goderti Splash Mountain con i tuoi figli. Con alcune semplici strategie per separare i tuoi file personali e di lavoro, non sarai mai risucchiato dal lavoro per troppo tempo quando ti godi il tuo tempo personale e viceversa.

Compartimenta i tuoi file

Il trucco principale per separare i file di lavoro e personali è dividerli in compartimenti. Tenere cose specifiche in luoghi dedicati crea non solo ordine, ma anche certezza. Funziona sia nel mondo fisico che nel mondo digitale. Se metti sempre le chiavi nella tasca destra e il telefono nella sinistra, non finirai mai per cercare nella giacca nessuno di questi oggetti.

Con i file digitali, i principi sono gli stessi, ma la realtà è leggermente diversa. Potresti conservare tutti i tuoi file di lavoro in una cartella e i file personali in un'altra, ma risiedono sullo stesso server, computer, app o dispositivo mobile? Vuoi che lo facciano?

A volte separiamo i file di lavoro dai file personali per mantenere i confini, in modo da non essere coinvolti nel lavoro quando dovremmo passare del tempo con la famiglia e gli amici, o per non essere tentati di finire di compilare le tasse mentre siamo in orario.

Nel corso degli anni, ho sviluppato alcune strategie che mi aiutano a compartimentare il mio lavoro e i miei file personali in modo che soddisfino queste condizioni:

• Sono sempre separati
• Sono accessibili ovunque io sia, ma
• È leggermente scomodo per me accedere ai file di lavoro quando sono in modalità home e ai file home quando sono in modalità lavoro.

Usa interfacce diverse per cose diverse

Per prima cosa parliamo di documenti digitali, come documenti di elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni, PDF e immagini.

Il modo più semplice che ho trovato per mantenere i documenti separati e tuttavia accessibili è archiviarli in un servizio di sincronizzazione online e utilizzare servizi diversi per diversi tipi di informazioni. Uso Dropbox ($ 9,99 al mese su Dropbox) per archiviare, eseguire il backup e sincronizzare i miei file personali e mi affido a Google Drive ($ 9,99 al mese su Dropbox) per lavoro. Ci sono molte opzioni oltre a questi due servizi, di cui puoi leggere nell'elenco di PCMag dei migliori servizi di archiviazione online. Ma il punto è iniziare separando i tuoi file in due servizi diversi.

Perché non dovrei scegliere il mio servizio di archiviazione preferito e creare due account diversi invece di utilizzare due servizi diversi? Avere un'interfaccia diversa mi aiuta a mantenere i confini di cui ho bisogno tra il lavoro e i file personali.

Se guardo l'interfaccia Web di Google Drive, mi sembra di lavorare. Se guardo Google Drive mentre sono in vacanza, tuttavia, nella mia testa risuonano campane che mi ricordano che sto lavorando quando dovrei rilassarmi a bordo piscina. Ma se sto lavorando con Dropbox nel fine settimana, organizzando le mie foto personali, il mio cervello non mi dà lo stesso segnale "stai lavorando". Nel tempo, ho sviluppato una forte associazione tra ciascuna interfaccia e ciò che faccio in quell'interfaccia. Per me è ancora più importante avere chiari confini tra lavoro e vita perché lavoro da casa. Quando lavoravo a tempo pieno in un edificio per uffici, usavo strategie simili con lo stesso effetto.

Crea segnali visivi nel tuo sistema operativo e temi

Alcuni servizi di archiviazione, come quelli che si integrano strettamente con il tuo sistema operativo, non hanno l'aspetto di niente (a meno che tu non utilizzi l'app Web). Non hanno necessariamente un'interfaccia distinta. Un altro modo in cui potresti compartimentare senza nemmeno rendertene conto è utilizzare un sistema operativo diverso al lavoro ea casa. Se hai una macchina Windows in ufficio e un Mac a casa, potresti già provare la stessa sensazione di essere iperconsapevole quando stai facendo il lavoro d'ufficio a casa sul Mac.

Un altro problema potrebbe essere che usi alcuni degli stessi strumenti nella tua vita lavorativa e personale perché ti piacciono. Non vuoi scegliere due diversi strumenti o interfacce. Vuoi usare quello che ti piace di più per entrambi. Alcuni dei miei amici, ad esempio, usano Slack ($ 9,99 al mese su Dropbox) per la comunicazione personale e usano Slack anche al lavoro. In quella situazione, consiglierei di cambiare il tema (cioè la combinazione di colori) dei tuoi due account Slack in modo che appaiano fisicamente diversi. Associa rapidamente una combinazione di colori al lavoro e l'altra alle chiacchiere personali private.

Compartimenta per browser

Un'altra opzione per suddividere in compartimenti il ​​tuo lavoro e creare segnali visivi che ti ricordino che tipo di lavoro stai facendo è usare un tipo di browser al lavoro e un altro a casa. I segnali visivi potrebbero essere più sottili, ma prenderai comunque l'abitudine di avviare, ad esempio, Chrome per lavoro e Firefox per cose personali.

È anche utile utilizzare due browser separati per mantenere separata la cronologia web. Ad esempio, potresti essere più vigile nello svuotare la cache del browser per i file di lavoro perché contengono informazioni aziendali sensibili, ma potresti effettivamente voler mantenere la tua cronologia Web personale in modo da poter cercare rapidamente i siti che hai visitato pochi giorni fa (o viceversa viceversa).

Usa le app client di posta elettronica a tuo vantaggio

Sui telefoni cellulari, c'è un modo davvero semplice per separare la posta elettronica di lavoro da quella personale, indipendentemente dal fatto che utilizzi lo stesso servizio di posta elettronica, ad esempio utilizzando Gmail, sia per il lavoro che per casa. La soluzione: utilizzare diversi client di posta elettronica.

Gmail ha un'app standalone, ma non devi necessariamente sceglierla come app che usi per accedere a Gmail. Su iPhone, puoi utilizzare l'app Mail di serie. Oppure su qualsiasi tipo di telefono, puoi installare un'app client di posta elettronica di terze parti che funziona con Gmail, come Boxer ($ 9,99 al mese su Dropbox) o Inboxcube ($ 9,99 al mese su Dropbox).

Mi piace usare app separate per lavoro e posta elettronica personale. Ottengo lo stesso vantaggio di avere due interfacce distinte. Inoltre, quando cerco di non farmi risucchiare dal lavoro, posso uscire e chiudere l'e-mail di lavoro mantenendo la mia e-mail personale più facilmente accessibile, o viceversa.

Potrebbe essere il caso che ti piaccia davvero un'app client di posta elettronica e desideri utilizzarla sia per il tuo lavoro che per la posta elettronica personale. Con molte app, puoi autenticare più account e passare da uno all'altro a piacimento. Tuttavia, fornisce una facilità d'uso che in realtà potresti non volere. Perdi il vantaggio di avere due interfacce distinte e perdi la possibilità di uscire dall'app con qualsiasi account tu voglia rendere meno allettante al momento. Forse vuoi che la tua tecnologia sia leggermente meno user friendly per il bene della tua psicologia.

Compartimentato per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Se hai bisogno di confini più chiari tra il tuo lavoro e la tua vita personale, compartimentalizzare i tuoi dati in diverse app, servizi, sistemi operativi e browser aiuta enormemente.

Avere due spazi virtuali distinti in cui accedi ai tuoi file crea segnali, associazioni e barriere all'ingresso che possono aiutarti a ridurre al minimo il lavoro durante il tempo libero o le faccende personali mentre sei al lavoro, consentendoti comunque di portarle a termine quando è necessario.