Como criar conteúdo de treinamento em vídeo de sucesso (um estudo de caso)

• Organização: SoftwareONE
• Setor: Gerenciamento de Serviços de TI
• Desafios: Custo, recursos, atualização de materiais de treinamento, escalabilidade, criação, time to market, treinamento multilíngue
• Solução: crie e compartilhe conteúdo de treinamento em vídeo com TechSmith Camtasia e Snagit

Um treinamento corporativo ruim, ou nenhum treinamento, acaba afetando a capacidade de todos em uma organização de fazer bem seu trabalho.

Este pode ser um processo muito doloroso para corrigir e uma perda de tempo valioso.

E sem uma equipe de treinamento em cada local, manter todos atualizados pode ser um problema significativo.

É por isso que muitas empresas, incluindo a SoftwareONE – uma organização global de mais de 3.000 Consultores de Gerenciamento de Portfólio de Software – começaram a usar vídeos de treinamento corporativo em suas empresas.

“Ter treinamentos disponíveis a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo mantém os funcionários engajados e motivados, oferece uma biblioteca de aprendizado mais sustentável e reduz imensamente os custos de viagem.” – John Mayes, líder global de RH da SoftwareONE, nos explicou.

Agora, a SoftwareONE gera mais de 40.000 visualizações por ano com seus vídeos instrutivos.

Mas como a SoftwareONE se tornou tão bem-sucedida na criação de vídeos de treinamento corporativo?

Vamos mergulhar.

A situação

A SoftwareOne ajuda os clientes a gerenciar todos os aspectos de seu portfólio de software. Eles trabalham para reduzir a complexidade, os custos e os riscos enquanto aumentam a flexibilidade de seu cenário de TI.

O desafio é duplo.

Os consultores precisam ser especialistas no software que estão vendendo e precisam se manter atualizados sobre as tendências do setor de TI. Eles também precisam ser experientes em tecnologia o suficiente para entender as mudanças na tecnologia, infraestrutura e necessidades de negócios.

Com consultores em 145 países – incluindo diferentes idiomas e culturas – eles lutaram para fornecer continuamente o treinamento necessário.

Eles precisavam de uma maneira de treinar funcionários em várias soluções de software e processos internos. Cada consultor deve destacar os benefícios de cada software que oferece e responder a quaisquer perguntas que os clientes possam ter.

Como uma empresa global, a SoftwareONE precisava encontrar uma maneira mais econômica, eficiente e escalável de treinar novos contratados e representantes de vendas.

Encontrar o processo certo não foi uma tarefa fácil. O programa de treinamento precisava incluir:

• Criação de conteúdo
• Entrega
• Múltiplos idiomas
• Várias disciplinas do curso
• Qualidade e consistência do conteúdo

Custo

É caro e impraticável treinar funcionários e consultores de longa distância pessoalmente.

Para ser eficaz, o treinamento precisava atender aos altos padrões de instrução presencial para aconselhar com precisão os clientes.

Recursos

Com os métodos tradicionais de treinamento, pode levar meses até que eles possam trazer uma nova contratação interna para um treinamento ao vivo. Isso acaba sendo excessivamente caro e afasta o novo contratado das atividades direcionadas ao cliente por uma média de três dias inteiros.

Isso resulta em uma perda de receita potencial devido a um período de integração mais longo e o novo contratado sendo amarrado no treinamento.

Por estas razões, a formação presencial não foi uma opção eficaz ou sustentável.

Escalabilidade

Com funcionários em vários continentes, pode ser difícil treinar todos no mesmo nível de especialização. Um desafio importante foi treiná-los no conteúdo detalhado e escalá-lo em um catálogo de produtos em vários idiomas.

Stephan Cadisch, Diretor Global de Aprendizagem e Desenvolvimento, foi encarregado de enfrentar esses desafios começando do zero, sem sistemas, processos ou criadores de conteúdo existentes.

“É assustador ter que criar uma maneira consistente e escalável de treinar pessoas em todo o mundo em produtos de software que são constantemente atualizados e alterados”, explicou Stephan.

Como não havia um programa de treinamento existente prontamente disponível para atingir todos os objetivos cruciais da SoftwareONE, ele decidiu criar um.

O caminho para o sucesso da SoftwareONE

Em 2010, Stephan começou a construir um plano para atingir esses objetivos. Ele montou uma equipe especializada em se tornar especialista no software que vendia.

Assim nasceu a Equipe Global de Aprendizagem e Desenvolvimento.

No início, a equipe de liderança sênior da SoftwareONE estava cética de que uma equipe resolveria o problema. Eles concederam apenas um pequeno orçamento para o esforço inicial de treinamento.

Com os fundos, Stephan comprou Camtasia, Snagit e Quickshare para começar.

A equipe começou a criar vídeos para compartilhar seus novos conhecimentos sobre o catálogo de software que eles oferecem. Eles também construíram um Portal do Usuário para compartilhar conteúdo de treinamento em toda a organização. Após três meses, seu primeiro vídeo de treinamento já tinha mais de 3.000 visualizações. Isso impressionou a Equipe de Liderança Sênior e ajudou a delinear o valor do aprendizado online em muito pouco tempo.

“Gravar slides do PowerPoint com o Camtasia permite que não profissionais façam vídeos em um período de tempo razoável”, explicou Stephan. “Trabalhamos com outras ferramentas também, mas 95% do conteúdo do treinamento é feito com o Camtasia devido à sua facilidade de uso.”

Agora, a Equipe Global de Treinamento e Desenvolvimento cresceu para mais de 50 membros da equipe. Eles criaram mais de 1.400 vídeos de treinamento com o Camtasia e possuem mais de 40.000 visualizações por ano.

Criação

SoftwareONE tem seu fluxo de trabalho de criação de conteúdo de treinamento para uma ciência.

Criar vídeos e capturas de tela é uma parte essencial do desenvolvimento de seu conteúdo de treinamento. A equipe de Design Instrucional projeta o currículo necessário e os especialistas no assunto (SME) criam screencasts com o Snagit para capturar seu conhecimento.

“[SMEs] usam o Snagit para registrar um despejo de dados de todas as informações que precisamos deles”, explicou Alexander Muenzberg, especialista em design instrucional no escritório alemão da SoftwareONE. “Uma vez que eles têm uma gravação de tela das informações do assunto, eles a enviam [de volta] para a equipe de Design Instrucional, onde usamos o Camtasia para transformar seus screencasts em vídeos de treinamento mais formais e detalhados.”

Trabalhar com especialistas no assunto é crucial para criar o conteúdo certo para o programa de treinamento da SoftwareONE. Mas conseguir tempo com eles é um desafio comum. As PMEs têm agendas agitadas e pode ser difícil garantir a obtenção das informações corretas.

“Informamos nossas PMEs sobre quais informações precisamos delas com antecedência para evitarmos o problema de não obter informações suficientes ou não obter informações relevantes”, disse Alexander.

A divisão dessas tarefas entre os diferentes grupos tira o máximo proveito do tempo das PMEs, ao mesmo tempo em que produz uma peça de treinamento de qualidade. Como os vídeos são editáveis, todo o processo é escalável, o que é essencial para manter o treinamento atualizado e atualizado.

“Também adoro a estabilidade e os recursos que o Snagit e o Camtasia oferecem. Eles são tão úteis e fornecem bons fluxos de trabalho, que são tão importantes. Se quisermos incluir perguntas e exames ramificados, podemos facilmente puxar o arquivo do Camtasia para outro software de criação de cursos de eLearning para fazer isso.”

Depois de concluir um curso com conteúdo de treinamento em vídeo, eles o compartilham em seu portal de aprendizado interno, ONE|University.

Tópicos e programas de treinamento

Os cursos da equipe Global Learning and Development variam desde o software que vendem até treinamentos internos. Eles criam vídeos para mostrar seus processos de vendas, gerenciamento de projetos, otimizações e muito mais.

A SoftwareONE leva a sério os consultores se tornarem especialistas em suas ofertas. Tanto é assim que seus currículos formais de treinamento têm nove níveis para os funcionários completarem para atingir o nível de especialista.

Eles constroem currículos durante todo o ano e os revisam continuamente. Seu programa de treinamento informal, ONE|Tube, abriga tópicos escolhidos por e para funcionários. Isso completa seu programa de treinamento formal corporativo.

A SoftwareONE também realiza treinamentos em sala de aula (presenciais). Eles geralmente apresentam parceiros convidados que apresentam o software mais recente. Para capturar o conhecimento do palestrante, a SoftwareONE grava a demonstração ao vivo e a transforma em vídeo. Eles acham isso útil para o conteúdo do estilo 'treinar o treinador' também.

Atualização de materiais de treinamento

A SoftwareONE também adicionou Gerentes de Produto ao processo. Os gerentes de produto trabalham em estreita colaboração com os fornecedores de software em seu catálogo de produtos para saber o que está por vir, revisar e entender os roteiros dos produtos e explicar as mudanças futuras. Em seguida, eles trabalham com a equipe de treinamento para incluir atualizações no conteúdo do treinamento em vídeo. Dessa forma, seus consultores sempre sabem as atualizações mais recentes.

A Equipe Global de Treinamento e Desenvolvimento também trabalha em estreita colaboração com seu help desk interno para aprender sobre dúvidas e preocupações comuns dos clientes.

Isso ajuda os criadores de conteúdo a saber quais tópicos de treinamento eles precisam para criar conteúdo de treinamento em vídeo e qual conteúdo existente eles precisam atualizar. Os consultores podem ajustar rapidamente seu conhecimento e dar suporte ao foco. Também reduz as chamadas para o suporte técnico e a equipe de suporte.

Resultados e ROI

É difícil traçar uma correlação direta entre treinamento e receita, mas a SoftwareONE vê o valor dos recursos visuais.

“O uso do Camtasia e do Snagit nos ajudou a reduzir custos, pois todos os funcionários podem contribuir com conteúdo de exemplos de sucesso”, explicou John. “Esses exemplos são então convertidos em treinamentos baseados em vídeo pela equipe de aprendizagem e desenvolvimento.”

Estimativas aproximadas sobre a economia de custos com a mudança do treinamento presencial para online e sob demanda podem resultar em números enormes.

Todos os funcionários agora passam por treinamento muito mais rápido do que antes. Eles aceleram seu nível de especialização por meio de níveis de treinamento em camadas. Um funcionário deve assistir e aprender todos os nove níveis para se tornar um especialista ou 'faixa preta'.

Ter uma equipe de especialistas educada e bem preparada geralmente ajuda a fechar negócios maiores a taxas mais rápidas.

“O feedback mais comum que ouvi de nossa equipe que aprende com nosso conteúdo é que eles são gratos por aprender por vídeo em vez de ter que ler longos PDFs e slides do PowerPoint. E com o vídeo, podemos facilmente adicionar legendas além da narração, para funcionários que acham sotaques fora de suas geografias mais difíceis de ouvir”, explicou Alexander.

Como resultado, a Equipe Global de Aprendizagem e Desenvolvimento criou 130 novos vídeos de treinamento em apenas um trimestre.

Essa cadência continua ao longo de sua linha do tempo anual, juntamente com a atualização dos vídeos existentes. Este programa de treinamento formal foi tão bem-sucedido que a SoftwareONE agora adotou uma cultura opcional e informal de treinamento e aprendizado.

Eles criam conteúdo de treinamento em vídeo com o TechSmith Snagit e o compartilham em seu portal interno, ONE|Tube.

Agora, qualquer membro da equipe pode criar um vídeo sobre tópicos de sua escolha e compartilhá-los para ajudar os outros a aprender.

“A aprendizagem social é automotivada. A equipe quer compartilhar seus vídeos em vez de texto, e as pessoas estão animadas com isso”, disse Stephan. “Os vídeos estão sendo carregados e compartilhados em todo o mundo. Há muitos millennials na empresa e o vídeo é totalmente aceito, por isso é conhecido em toda a empresa.”

Esperando ansiosamente

Embora a SoftwareONE já tenha visto enormes benefícios de criar e implementar uma abordagem de Treinamento e Desenvolvimento Global com programas de treinamento formal e informal, eles não pararam por aí.

Eles agora estão trabalhando em sua versão 2.0, que permitirá que seus cursos de treinamento sejam disponibilizados pelo celular e pelo navegador, o que aumentará a audiência oferecendo vídeos em qualquer lugar, a qualquer momento.

Finalmente, espero que você tenha achado este estudo de caso útil! Pronto para começar a criar seu próprio conteúdo de treinamento em vídeo? Começar com TechSmith Snagit e Camtasia é fácil. Saiba mais sobre nosso software e experimente-os gratuitamente.