Cum se creează o îmbinare prin corespondență cu Gmail și Foi de calcul Google

Combinarea corespondenței pentru Gmail vă permite să trimiteți mesaje de e-mail personalizate către mai multe persoane de contact dintr-o singură mișcare. Mesajele individuale au aproape același conținut, dar unele părți ale mesajului pot fi personalizate. De exemplu, puteți saluta fiecare destinatar după numele său, puteți include adresa poștală în corpul mesajului, puteți personaliza linia de subiect, puteți atașa fișiere diferite, în timp ce celelalte părți ale corpului e-mailului rămân aceleași.

Combinarea corespondenței în Gmail este pentru toată lumea. Dacă organizezi o petrecere la tine acasă, poți trimite invitații personalizate pe e-mail tuturor prietenilor tăi cu ajutorul combinației de corespondență. Proprietarul unei afaceri poate folosi combinarea corespondenței pentru a informa clienții despre ofertele și ofertele viitoare. Echipele de vânzări și marketing folosesc Mail Merge pentru campanii drip. Profesorii pot trimite teme și rapoarte individuale elevilor prin îmbinare prin corespondență.

Îmbinare corespondență în Gmail

Iată cum puteți face fuzionarea corespondenței cu Gmail:

1. Instalați suplimentul Mail Merge pentru Gmail. Vă rugăm să urmăriți tutorialul de îmbinare prin corespondență pentru instrucțiuni.
2. Aceasta va crea o nouă foaie de calcul Google. Accesați meniul Suplimente din foaie, selectați Îmbinare prin corespondență cu atașamente și apoi selectați meniul Creare șablon de îmbinare .
3. Deschideți Contacte Google și creați un grup nou cu toate persoanele de contact cărora doriți să le trimiteți un e-mail personalizat. Alternativ, puteți introduce numele și adresele de e-mail ale destinatarilor direct în foaia Google de îmbinare prin corespondență.
4. În meniul Îmbinare corespondență, alegeți Import Google Contacts și selectați grupul Google Contacts pe care l-ați creat la Pasul 3. Acum va importa automat toate contactele Gmail asociate în foaia de calcul.
5. Accesați Gmail și creați o nouă schiță de mesaje de e-mail care va deveni șablonul pentru îmbinare prin corespondență. Alternativ, puteți să compuneți un șablon de e-mail în text îmbogățit folosind instrumentul HTML Mail și apoi să copiați și să inserați codul HTML generat în câmpul pentru corpul mesajului din Foaia Google.
6. Dacă doriți să adăugați un fișier atașat la mesajele dvs. de e-mail - să spunem un fișier PDF sau un document Word - trebuie doar să încărcați fișierul pe Google Drive și apoi să selectați Inserare fișiere atașate pentru a insera acel link al fișierului în foaia de îmbinare prin corespondență. Mail Merge va insera automat fișierul real în e-mail.
7. Mergeți din nou la meniul Îmbinare corespondență și alegeți „Configurați îmbinare corespondență” – coloana de stare se va schimba în „MAIL SENT” pentru toate mesajele de e-mail care au fost livrate cu succes.

Este întotdeauna o idee bună să vă testați campania de e-mail înainte de a trimite o explozie mai multor persoane. În ecranul Configurați îmbinarea corespondenței, faceți clic pe butonul „Trimiteți un e-mail de testare” și acesta va trimite un e-mail exemplu dezvoltatorului cu {{ Câmpuri variabile}} înlocuite cu valori inactiv. Dacă toate câmpurile au fost înlocuite în e-mailul de testare, îmbinarea corespondenței este gata.

Întrebări frecvente privind îmbinarea corespondenței Gmail

Iată câteva răspunsuri la întrebările frecvente despre Combinarea corespondenței pentru Gmail și Google Apps:

1. Câte mesaje e-mail pot trimite pe zi? Ediția gratuită de îmbinare prin corespondență vă permite să trimiteți 25 de e-mailuri pe zi, dar limita de trimitere pentru îmbinarea Premium este diferită. Utilizatorii Gmail pot trimite e-mailuri către 400 de destinatari pe zi, în timp ce limita zilnică pentru conturile GSuite (Google Workspace) este de 1500 de destinatari pe zi.

2. Sunt utilizator Google Apps, dar limita mea zilnică pentru ediția premium este de numai 400 pe zi? Google vă va crește limita la 1500 dacă contul dvs. de afaceri GSuite are mai mult de câteva luni sau dacă domeniul dvs. Google Apps are mai mult de 5 utilizatori după primul ciclu de facturare.

3. Cum fac upgrade la Premium? Care este costul unei licențe? Faceți clic aici pentru a cumpăra licența premium pentru Mail Merge. O licență pentru un singur utilizator costă $3,25 pe lună per utilizator, facturată anual.

4. Am trimis doar 10 e-mailuri, dar cota mea zilnică de e-mail a fost redusă cu 20. De ce? Este posibil să fi adăugat o adresă de e-mail în câmpul CC sau BCC. Amintiți-vă că limita zilnică de e-mail este în ceea ce privește numărul de destinatari, așa că dacă trimiteți un e-mail care este, de asemenea, trimis cuiva, va scădea cota cu 2.

5. Care este politica dvs. de confidențialitate? De ce Mail Merge necesită acces la Gmail, Contacte Google etc. Mail Merge are nevoie de acces la Gmail deoarece trimite e-mailuri din contul tău Gmail. Are nevoie de acces la Google Drive pentru a prelua fișiere atașate, în timp ce necesită acces la Contacte Google pentru a le importa în Foaia de calcul Google. Citiți cerința de permisiuni în detaliu.

6. Cum urmăresc deschiderile de e-mail cu Mail Merge? Urmărirea e-mailului este o caracteristică premium. În timpul configurării Mail Merge, selectați „Da” pentru opțiunea „Urmăriți deschiderea e-mailului”, iar e-mailurile trimise vor include un GIF de urmărire 1x1. Pentru a vizualiza rapoartele de citire prin e-mail, accesați meniul Îmbinare corespondență și alegeți Afișare rapoarte de deschidere prin e-mail. Puteți vedea data și ora la care a fost deschis un e-mail, adresa IP și agentul utilizator al clientului. În cele mai multe cazuri, aceasta va fi egală cu o adresă IP Google, deoarece Google memorează acum imaginile pe propriile servere.

7. Cum includ diferite adrese CC sau BCC pentru fiecare destinatar? Adăugați două coloane suplimentare în șablonul de îmbinare prin corespondență și setați numele coloanelor ca CC și, respectiv, BCC. Acum puneți adresele de e-mail în aceste coloane pe rând, iar mesajul îmbinat va fi cc și bcc la adresele respective. Puteți pune mai multe e-mailuri separate prin virgule.

8. Am trimis o îmbinare, dar variabila {{Prenumele}} nu a înlocuit corect în e-mailul trimis. De ce? Este probabil să fi aplicat mai multe stiluri de formatare variabilei din schița Gmail. O soluție ușoară ar fi să deschideți versiunea nefinalizată a Gmail, să ștergeți variabila și să o introduceți din nou (vezi ajutor). Acest lucru ar șterge orice formatare inconsecventă. Acum comutați la șablonul de îmbinare prin corespondență și configurați folosind șablonul nefinalizat Gmail recent modificat.

9. De ce este dezactivată opțiunea de a crea mesaje nefinalizate pe Gmail în Îmbinarea corespondenței? Opțiunea Ciorne este disponibilă numai atunci când efectuați Combinarea corespondenței în text simplu sau HTML. Nu este disponibil dacă utilizați o versiune nefinalizată de Gmail ca șablon de îmbinare.

10. Cum inserez imagini unice în toate mesajele mele de e-mail trimise? Puteți crea o nouă coloană în foaia de îmbinare prin corespondență numită Imagini. Acum, încărcați imaginea pe un site de găzduire a imaginilor, obțineți adresa URL a imaginii și adăugați-o în foaie, așa cum se arată mai jos:

 <img src="image_url"/>

În schița Gmail, adăugați {{Imagini}} oriunde și va fi înlocuită cu imaginea reală.

11. Cum inserez hyperlinkuri unice în mesajele mele de e-mail? Creați o nouă coloană în șablonul de îmbinare prin corespondență numită Linkuri (puteți da orice nume). Acum adăugați linkurile în foaia Google, așa cum se arată mai jos:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

În versiunea nefinalizată a Gmail, adăugați {{Link-uri}} și acestea vor fi înlocuite cu hyperlinkul real. De asemenea, puteți utiliza mailto pentru link-ul către adrese de e-mail.

12. Programez un e-mail, dar îl trimite imediat. De ce? E-mailurile programate sunt trimise cu +/- 30 de minute din timpul programat. Deci, dacă ați programat un e-mail să iasă la 14:15, acesta poate merge oricând între 14:00 și 14:30. E-mailurile sunt programate în fusul orar al foii de calcul Google.

13. Trebuie să-mi țin computerul deschis pentru ca e-mailurile programate să ajungă la o anumită oră? Nu, Google Add-on rulează în fundal pe serverele Google și puteți închide foaia Google după configurare.

14. Mi-am epuizat cota zilnică de e-mail? Cum trimit automat e-mailuri când cota este resetată de Google? Puteți adăuga o dată de programare care este de 3-4 de acum încolo și puteți rula îmbinarea corespondenței. Mesajele vor fi programate și vor fi livrate automat la resetarea cotei dvs.

15. Rulez Mail Merge, dar pur și simplu nu trimite e-mailurile. De ce? Fie ați epuizat cota de e-mail, fie pentru că coloana Starea îmbinării corespondenței din foaia de calcul este setată la „MAIL SENT”. Această verificare este în vigoare pentru a vă împiedica să trimiteți accidental mai multe e-mailuri la aceeași adresă în cazul în care executați îmbinare de mai multe ori.

16. Trebuie să trimit un e-mail la 10.000 de persoane de contact. Mail Merge se poate ocupa de asta? Este recomandat să utilizați un serviciu dedicat de trimitere de e-mailuri, cum ar fi MailChimp, pentru a trimite e-mailuri în bloc. Puteți folosi Gmail Address Extractor pentru a extrage toate e-mailurile din căsuța dvs. poștală Gmail.

17. Folosesc Salesforce ca CRM. Există vreo modalitate de a înregistra toate e-mailurile în Salesforce.com Salesforce vă oferă o adresă de e-mail unică. Când configurați îmbinarea corespondenței, puneți acea adresă de e-mail în câmpul BCC al ecranului Configurare și Rulați îmbinarea corespondenței. Toate e-mailurile vor fi marcate acum pentru Salesforce pentru urmărire.

18. Pot anula fuzionarea corespondenței? Cum îmi amintesc e-mailurile? Mail Merge folosește Gmail și, prin urmare, spre deosebire de Microsoft Outlook, nu există nicio opțiune de a reaminti e-mailurile trimise. Cu toate acestea, puteți anula un proces de îmbinare prin corespondență apăsând butonul STOP. Dacă doriți să eliminați e-mailurile programate din coadă, accesați meniul Îmbinare corespondență și alegeți Anulare e-mailuri programate. Alternativ, puteți elimina rândurile corespunzătoare din foaia Îmbinare corespondență.

Asistență pentru îmbinarea corespondenței

19. Cum raportez probleme legate de Îmbinarea corespondenței? Deschideți foaia Google de îmbinare prin corespondență, accesați Suplimente > Îmbinare corespondență cu atașamente > Instrucțiuni și asistență > Trimiteți jurnalele de depanare. Acesta va trimite o copie a foii și a configurației de îmbinare a corespondenței către dezvoltatorul Google Script.

Scripturile Google sunt puternice. Unele dintre celelalte Scripturi Google populare care vă vor îmbunătăți productivitatea includ Programul de e-mail, Extractorul de e-mail, Salvarea Gmail pe Google Drive și răspunsul automat Gmail.