组织起来：如何使用协作软件来映射工作流程

在我第一份真正工作的第一天，雇用我的期刊出版公司的最资深编辑带我到墙上钉着一张巨大的流程图。 “这是一篇文章从写到发表的过程，”她说。 她带我完成了整个过程，强调了我和我的团队参与的部分。 那是 2001 年，那时协作软件还没有免费提供，但我那天学到的经验甚至适用于这个 Asana 和 Slack 时代。

每篇期刊文章都装入一个超大的塑料信封，正面贴有一张纸。 该论文被颜色编码到该文章将出现的期刊。 我们称之为工作夹克。 每次文章去到不同的部门，无论是文案编辑校对还是键盘部门修改，它的旅程历史都会记录在工作夹克上。 当一名员工完成它时，她会通过在跟踪表上写一行来将其分配给一个新部门。 任何看过工作夹克的人都清楚地知道这篇文章经历的所有阶段以及接下来应该去哪里。

回想起来，这些工作夹克是当今工作流软件（如 Asana）的前身和物理表现。 固定在墙上的工作流程图对我、作为新员工和其他任何入职人员来说都是一个很好的指导。 它让我清楚地了解了该组织做了什么以及如何做的。

在当今世界，我们推动无纸化环境并在很大程度上转向电子文件和文件夹，放弃创建这些类型的工作流程文档并使其保持最新更容易。 但是对于所有企业甚至爱好者级别的团队合作项目，记录您的工作流程非常重要。

示例工作流程

为什么要记录工作流程？

为什么要记录工作流程？ 有几个绝对关键的原因，包括：

• 它可以帮助企业主和管理者充分思考和理解在业务流程的每个阶段会发生什么，以及为什么；
• 它可以识别和删除流程中不必要的步骤；
• 它提醒可能远离业务某些阶段的员工或团队成员他们为什么存在以及他们提供什么价值；
• 这对于入职团队成员至关重要；
• 这是向潜在同事、客户和投资者解释企业如何运作的最佳方式之一； 和
• 它允许团队更有效地开始使用协作工具。

到最后一点，我已经提到了体式。 Asana 是一个工作流管理工具，有点像类固醇上的待办事项列表。 它与我在第一份出版工作中使用的工作夹克系统非常相似。 Asana 可让您跟踪需要完成的任务并推动它们通过流程。 每个任务都有它所经历的所有步骤或子任务的历史记录。 当一个人完成手头的子任务时，她或他将其分配到下一步，并将其指导给下一步将接手的人或部门。

我之前做过类比，Asana 就像一副纸牌，而项目管理软件就像棋盘游戏。 当您打开棋盘游戏时，您可能会拥有类似棋盘、各种棋子以及如何玩游戏的清晰规则手册。 每个玩游戏的人都同意这些预先确定的规则。 您可以偏离规则，但游戏的设计目的是让您在遵守这些规则时获得最大的乐趣，所以您可以这样做。

但是，当您玩纸牌时，每个玩牌的人都需要就将玩什么游戏以及您将遵循哪些规则达成一致。 你可以玩红心，也可以玩吐口水。 一些纸牌游戏以既定规则而闻名，例如德州扑克。 然后还有其他游戏有变化，例如拉米牌（杜松子酒、纯拉米牌、500 拉米牌等），您需要与桌上的每个人一起讨论规则，以确保大家都同意怎么玩。 您还可以选择在自己的纸牌游戏中进行发明，您必须将独特的规则教给所有愿意玩的人。

正如我所说，Asana（以及许多其他协作工具；我稍后会给出更多示例）就像一副纸牌。 所以要让体式发挥作用，每个人都需要知道游戏是如何进行的，规则是什么，目标是什么，以及游戏如何结束。

看板呢？

看板是更像一副卡片的协作工具的另一个例子。 Trello 是在线看板工具的一个示例。 软件开发和编程团队经常以高度指定的、预定的方式使用看板（例如玩德州扑克），而那些将看板用于个人用途的人可以制定他们喜欢的任何规则。

特雷罗

如果您有记录的工作流程，您可以轻松地将该工作流程映射到 Asana。 当您已经拥有记录在案的工作流程时，开始使用 Asana 会容易得多，因为这意味着您已经从上到下仔细考虑了整个业务或团队流程。 无论如何，采用 ​​Asana 都需要反复试验，但如果您之前没有记录过您的工作流程，那么它会变得更加混乱和令人沮丧。

映射工作流

使用工作流软件，即使整个过程正在进行中，通常也会完成一些事情。 可以完成的通常是您的任务或子任务。

在项目管理软件中，完成的想法非常不同。 根据定义，项目是在某个日期完成并交付的东西。 但并非所有类型的工作都是项目。 在我工作的期刊出版社，一篇文章在印刷时就完成了。 同样，每期期刊在交付时都有一个结束日期。 但复制编辑从未完成。 这是正在进行的工作。 它仍然需要被跟踪。 它有具体的任务分配——复制编辑这篇文章——但复制编辑本身没有结束日期或可交付成果。

映射工作流的过程还涉及准确识别需要明确分配和跟踪的流程或程序。 这种精度和细节水平非常重要。

想想烹饪的食谱。 食谱没有列出每一个步骤，因为其中许多是暗示或理解的。 食谱不会告诉你把鸡蛋打碎、清空里面的东西，然后扔掉蛋壳，因为“加鸡蛋”已经意味着，列出所有这些步骤变得不必要的麻烦。 同样，在工作环境中，“编辑文章”可能被理解为“检查标题，检查署名，复制编辑文章，并将任何问题留给作者”。

但是，在某些情况下，您可能需要更明确地表达。 我曾经在报纸出版部门工作，检查标题、照片说明、页面底部的日期和页码应该是与编辑编辑分开的步骤，因为它们经常被忽略。

换句话说，你必须弄清楚什么级别的细节是必要的。 步骤太多，使用该软件的人会忽略该过程。 太少了，可能会发生严重错误。 可能需要一些试验和错误才能使其正确，但您必须在开始之前做出一些决定。

映射心态

在映射工作流时，您还将花时间弄清楚您的组织如何集体思考。 您的组织对项目、人员或感兴趣的主题有什么看法？ 它与 Asana 以及其他协作工具相关。

Slack 就是一个很好的例子。 Slack 是一个强调拉而不是推送通知的消息传递平台，所以这一切都是关于选择接收您想要接收的消息。 要为这些通知制作好的过滤器，您需要部分依赖频道。 频道就像小组一样，要有效地制作频道，您必须知道您的团队如何思考一切。 你是从部门还是项目的角度来考虑的？ 您是从主题还是客户方面考虑的？ 如果您经营一家房地产公司，您可能会从社区、房地产价值门槛或代理商的角度来考虑。 在创建频道之前，您需要弄清楚您的团队的心态，以便它们真正有效地促进团队合作。

颜色编码

协作工具通常包括更多组织信息的方法，例如使用颜色编码、标记，有时甚至是颜色编码标记。 还记得我之前描述的那些颜色编码的工作夹克吗？ 同样的交易。 如果使用得当，颜色编码是一种视觉符号，可以立即清晰地传达信息。 出于这个原因，颜色编码提高了生产力。 我强烈建议在协作工具中使用颜色编码，只要您首先确保您了解团队对为什么首先应该对某些东西进行颜色编码的心态。 哪些信息需要立即传达，无需言语？ 你必须了解你的团队的心态才能回答这个问题。

包括文化

在将工作流映射到协作工具之前记录工作流很重要，理解和映射思维方式同样重要。 最后一块是文化。

协作工具反映了公司文化，反之亦然。 建立关于专业性、正式程度以及什么地方不适合跑题的一般参与规则非常重要。

从员工或团队成员的角度来看，协作工具经常被用作发泄情绪的地方。 根据我的经验，无论协作工具是否为他们提供了专门的空间，人们都会表达他们的不满。 一些组织重视关于工作的公开辩论甚至激烈讨论，而另一些组织则认为这会分散注意力并具有潜在危险。

单靠协作工具并不能决定人们是否会在适当的地方发泄和表达异议。 它必须来自公司文化。 担任领导职务的人需要明确他们是否希望团队成员在工作范围内或工作范围之外提出抱怨和争论。 谁需要知道何时出现问题？ 团队成员在表达担忧或投诉之前是否希望匿名？ 抱怨是为了宣泄还是强调工作和工作流程的潜在问题？ 如果它无论如何都会发生（确实如此），最好考虑到它并做出决定，而不是假装它没有发生。

其他资源

另一个使绘图工作流程更容易的资源是思维导图软件。 请参阅有关思维导图如何整理项目管理的这些提示。 如果您处于使用项目管理软件的早期阶段，那么这四个入门技巧应该会有所帮助。 为了更深入地了解 Asana，阅读一些使用 Asana 的技巧会有所帮助。