كيفية كتابة بريد إلكتروني

تعد كتابة بريد إلكتروني احترافي أمرًا بالغ الأهمية في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم، ولكن صياغة رسائل جذابة قد يكون أمرًا صعبًا.

سواء كنت بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لطلب وظيفة أو للتواصل عبر شبكة، فلدينا ما تحتاجه.

سيرشدك هذا الدليل عبر فن كتابة رسائل البريد الإلكتروني المقنعة!

لماذا من المهم كتابة بريد إلكتروني احترافي؟

تعد رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية والفعالة بمثابة العمود الفقري للاتصالات التجارية، مما يعكس مصداقيتك واحترافيتك. إنها تترك انطباعًا كبيرًا لدى المتلقين وتلعب دورًا مهمًا في تحقيق الأهداف المختلفة.

في الواقع، وجدت دراسة حديثة أجرتها شركة TechSmith أن معظم اتصالاتنا في مكان العمل تتم عبر البريد الإلكتروني. على الرغم من أن الأمر قد يبدو أحيانًا قديمًا، إلا أنه من الواضح أن البريد الإلكتروني يتمتع بقوة باقية، لذا فإن القدرة على كتابة رسائل بريد إلكتروني مؤثرة ستساعدك على التفوق في أي مهنة.

مكونات البريد الإلكتروني المهني

دعنا نتعرف على كيفية إنشاء بريد إلكتروني. يتضمن البريد الإلكتروني المهني ما يلي:

• سطر الموضوع الذي يجذب انتباه المتلقي

• التحية التي تخاطب المتلقين باحترافية ودفء
• الجسم الذي يبني رسالتك بشكل فعال لتحقيق أقصى قدر من التأثير وسهولة القراءة
• التوقيع المناسب الذي يترك انطباعًا نهائيًا إيجابيًا

يسلط الرسم التالي الضوء، بنص غامق، على الأجزاء المهمة من البريد الإلكتروني المهني لفرصة الشراكة التجارية.

أفضل الممارسات لكتابة بريد إلكتروني احترافي

اكتب سطر موضوع جذابًا

تعتبر سطور موضوع البريد الإلكتروني هي المفتاح والانطباع الأول الذي تتركه لدى المستلم. قم بإنشاء سطر موضوع يجذب الانتباه. فكر في استخدام الأفعال الإجرائية، أو طرح الأسئلة، أو تضمين نظرة خاطفة على المحتوى.

اجعل الرسالة موجزة وذات صلة ومثيرة للاهتمام لإغراء المستلم بفتح البريد الإلكتروني.

مخاطبة المستلمين

ابدأ بريدك الإلكتروني بمخاطبة المستلمين. قم بذلك عن طريق تحقيق التوازن بين الاحتراف والدفء. استخدم أسمائهم، مسبوقًا بلقب مناسب (على سبيل المثال، السيدة، الدكتور) إن أمكن. إذا لم تكن متأكدًا، فاختر تحية محايدة مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا".

قم بتحرير تحيتك لتتناسب مع لهجة وسياق بريدك الإلكتروني. تأكد من أنه يتماشى مع علاقتك مع المستلم.

تهدف إلى إنشاء اتصال يتجاوز السطح. بغض النظر عمن تتواصل معه.

اتبع التنسيق الصحيح للبريد الإلكتروني

يعد التنسيق الصحيح للبريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا لسهولة القراءة والكفاءة المهنية. ابدأ باختيار نمط وحجم خط واضح وقابل للقراءة.

قم بتنظيم المحتوى الخاص بك بشكل منطقي، باستخدام الفقرات والنقاط والعناوين لتقسيم النص وتحسين الاستيعاب.

انتبه إلى وقت المستلم ومدى انتباهه من خلال إبقاء بريدك الإلكتروني موجزًا ​​ومركزًا. استخدم ميزات التنسيق مثل النص الغامق باعتدال لجذب الانتباه إلى النقاط الرئيسية دون إرباك القارئ.

اجعل الرسائل موجزة وفي صلب الموضوع

لا أحد لديه الوقت للخوض في رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمشوهة. ابدأ بتوضيح الغرض من بريدك الإلكتروني بوضوح في الجملة الافتتاحية.

سواء كنت تشارك معلومات أو تطلب المساعدة، انتقل مباشرةً إلى صلب الموضوع. اجعل رسالتك موجزة ومركزة، وتجنب التفاصيل أو التلميحات غير الضرورية. الفقرات القصيرة تجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سهلة القراءة.

كلما تمكنت من نقل رسالتك بكفاءة أكبر، زادت احتمالية وصولها إلى بريدك الإلكتروني.

الحفاظ على لهجة المهنية

يعد الحفاظ على نبرة احترافية في بريدك الإلكتروني أمرًا ضروريًا لإثبات المصداقية وتعزيز العلاقات الإيجابية. اختر كلماتك بعناية، واختر اللغة الرسمية والعبارات اللطيفة في نص بريدك الإلكتروني.

تجنب استخدام اللغة العامية أو المصطلحات التي قد يساء فهمها أو تبدو غير احترافية.

تعامل مع كل بريد إلكتروني باعتباره فرصة لعرض احترافيتك واهتمامك بالتفاصيل.

اتبع إرشادات آداب البريد الإلكتروني

الالتزام بإرشادات آداب البريد الإلكتروني لضمان التواصل السلس والمحترم. الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة. حتى لو كان الأمر مجرد قول "مرحبًا، شكرًا لإرسال هذه الرسالة!"

كن مهذبًا ومحترمًا في تفاعلاتك، واستخدم "من فضلك" و"شكرًا" عندما يكون ذلك مناسبًا. تجنب استخدام الأحرف الكبيرة أو علامات الترقيم المفرطة. قد يعتقد المستلمون أنك تصرخ عليهم!

من خلال ممارسة آداب البريد الإلكتروني، ستضمن تلقي رسائلك بشكل إيجابي ومهني.

أغلق البريد الإلكتروني

يجب أن يترك إغلاقك انطباعًا نهائيًا إيجابيًا لدى المستلم. فكر في استخدام التوقيعات المهذبة والمهنية مثل "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات" أو "شكرًا لك".

تجنب اللغة الرسمية أو غير الرسمية بشكل مفرط، وقم دائمًا بالتوقيع باستخدام اسمك أو كتلة توقيع البريد الإلكتروني المهني.

وبعد ذلك، يمكنك إرسال بريد إلكتروني دون أي قلق.

أمثلة البريد الإلكتروني المهنية

عند كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية، فإن الحصول على أمثلة ملموسة للاستلهام منها يمكن أن يكون مفيدًا بشكل لا يصدق. فيما يلي ثلاثة أنواع شائعة من رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية بالإضافة إلى نصائح حول كيفية صياغتها بفعالية.

البريد الإلكتروني لطلب الوظيفة

البريد الإلكتروني للشبكات

بريد العمل

قوة العناصر المرئية في رسائل البريد الإلكتروني

بالإضافة إلى صياغة محتوى مكتوب مقنع، فإن إضافة العناصر المرئية إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يمكن أن تعزز فعاليتها بشكل كبير.

فوائد إضافة صور

يمكن أن تضيف العناصر المرئية الوضوح من خلال توفير سياق إضافي وتعزيز النقاط الرئيسية. يعالج الأشخاص المعلومات المرئية بشكل أسرع ويحتفظون بها بشكل أفضل من النص وحده، مما يجعل العناصر المرئية أداة لا تقدر بثمن للتواصل.

كيف يمكن للمرئيات إضافة الوضوح

يمكن أن تساعد العناصر المرئية في توضيح المفاهيم المعقدة، وتوضيح العمليات أو سير العمل، ونقل المعلومات بشكل أكثر فعالية من النص وحده.

على سبيل المثال، يمكن أن توفر لقطة الشاشة المشروحة تعليمات خطوة بخطوة. يمكن للمخطط أو الرسم البياني تلخيص البيانات أو تسليط الضوء على الاتجاهات الرئيسية في لمحة.

أنواع المرئيات

يمكن دمج أنواع مختلفة من العناصر المرئية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، اعتمادًا على المحتوى والغرض:

• لقطات الشاشة المشروحة: استخدم لقطات الشاشة مع التعليقات التوضيحية لتقديم إرشادات مرئية أو توضيح كيفية استخدام منتج أو برنامج.

• الرسوم البيانية: تصور البيانات أو الإحصائيات باستخدام المخططات أو الرسوم البيانية أو الجداول لتسهيل فهم المعلومات واستيعابها.

• الرسوم البيانية: قم بإنشاء رسوم بيانية جذابة بصريًا لتلخيص النقاط الرئيسية أو نقل المعلومات المعقدة بتنسيق أكثر جاذبية.

الأدوات والموارد

لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات والموارد المتاحة لمساعدتك في إنشاء صور ذات مظهر احترافي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

اجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مميزة باستخدام العناصر المرئية!

يجعل Snagit من السهل التقاط شاشتك وإضافة السياق وتوصيل رسالتك بوضوح.

تحميل النسخة التجريبية المجانية

أدوات كتابة البريد الإلكتروني

تساعد المدققات النحوية والأسلوبية في الحفاظ على القواعد النحوية وعلامات الترقيم والأسلوب الصحيح في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يساعدك هذا على صياغة رسائل واضحة وخالية من الأخطاء.

يمكن أن توفر لك قوالب البريد الإلكتروني الوقت والجهد في صياغة رسائل البريد الإلكتروني لأغراض مختلفة.

أدوات الإبداع البصري

Snagit هي أداة لالتقاط الشاشة وتحريرها تتيح لك إنشاء لقطات شاشة ومرئيات مشروحة بسهولة.

عندما تحتاج إلى التقاط صفحة ويب كاملة، أو نافذة معينة، أو منطقة محددة، يمكن أن يساعدك Snagit.

بمجرد التقاطها، يمكنك تحرير لقطات الشاشة الخاصة بك مباشرةً من خلال محرر Snagit سهل الاستخدام.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية

يعد إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال في عالم الأعمال. ومن خلال اتباع أفضل الممارسات وإضافة العناصر المرئية والاستفادة من الأدوات المناسبة، يمكنك تحسين وضوح رسائل البريد الإلكتروني وتأثيرها واحترافيتها.

قم بتنفيذ هذه النصائح في اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني لتحقيق نتائج أفضل وتعزيز العلاقات الإيجابية مع المستلمين.