Zmarnuj mniej czasu na spotkania dzięki tym 4 prostym wskazówkom
Opublikowany: 2022-01-29Spotkania te są kosztowne, nie tylko pod względem pensji, ale także obciążenia poznawczego, energii i morale. Spotkania są przerywane, odwracają uwagę ludzi od podstawowej pracy, która często wymaga dużego skupienia. Oprócz e-maili, spotkania są konsekwentnie oceniane przez pracowników jako najgorszy problem od dziesięcioleci.
W kontekście pracy zdalnej podczas pandemii, kiedy stres i lęki są już dla tak wielu osób wysokie, sensowne jest aktywne zmniejszanie ilości czasu spędzanego na spotkaniach.
W zależności od roli, jaką pełnisz, możesz po prostu wyjść z niektórych spotkań, anulując je lub porzucając. Jest też kwestia „Czy to spotkanie powinno być e-mailem?” Jeśli treść spotkania mogłaby być skuteczniej przekazana w inny sposób, nie rób, powtarzam , nie prowadź spotkania.
A co ze spotkaniami, których po prostu nie możesz pominąć? W końcu niektóre spotkania są naprawdę wartościowe i ważne. Spotkania pozwalają na wzajemne poznanie się, co tworzy koleżeństwo. W szczególności w pracy zdalnej spotkania pomagają budować zaufanie. Kiedy pilna sprawa jest pod ręką, a szybkość jest problemem, spotkania są zazwyczaj najszybszym sposobem identyfikacji problemów i podejmowania decyzji. Niektóre spotkania zapewniają jasność w sposób, którego nie zapewniają inne metody komunikacji.
Większość ludzi wie, że kiedy absolutnie musisz odbyć spotkanie, spotkanie powinno mieć plan z celami, że plan powinien być rozpowszechniany z wyprzedzeniem lub że możesz używać aplikacji, które pomogą Ci zorganizować lepsze spotkania, bla, bla, bla. Niewiele osób przejmuje się tymi krokami. Dlaczego nie poszukać innych sposobów na zwiększenie wydajności spotkań i ograniczenie czasu spędzanego na spotkaniach? Oto cztery strategie, jak to zrobić.
1. Przeprowadź połowę spotkania przed spotkaniem
Zamiast organizować jednogodzinne spotkanie, zaplanuj 30-minutowe (lub lepiej, 20-minutowe) spotkanie i daj wszystkim uczestnikom spotkania możliwość uczestniczenia w treści lub celu przed właściwym spotkaniem. Ta strategia jest nie tylko pomocna w skróceniu czasu spotkania, ale także pozwala introwertykom i innym uczestniczyć w sposób, który może być łatwiejszy i wygodniejszy niż zabieranie głosu na spotkaniu
Jak ty to robisz? Użyj narzędzia do współpracy asynchronicznej, takiego jak udostępniony dokument lub tablica online, gdzie ludzie mogą czytać program, zapisywać pytania, przeprowadzać burzę mózgów lub robić wszystko, co chcesz, aby „uczestniczyć” w spotkaniu. Kiedy dajesz ludziom miejsce do czytania, trawienia, komentowania, burzy mózgów i myślenia asynchronicznego, kiedy nie są na miejscu, mogą poświęcić na to czas. Mogą to również robić w dogodnym dla nich czasie i nie przerywać ich podstawowej pracy.
Niektóre aplikacje, których możesz użyć, to Miro, Mural, Conceptboard (pokazane), aplikacje Google Workspace, takie jak Dokumenty Google, a nawet aplikacje do wspólnego robienia notatek, takie jak Microsoft OneNote.
Dając ludziom miejsce na nagranie swoich pomysłów przed właściwym spotkaniem, uzyskasz lepszy udział każdego, kto inaczej by się nie odezwał. Co ważniejsze, powinieneś być w stanie znacznie skrócić rzeczywisty czas spotkania, być może o połowę, ponieważ tak wiele pracy zostało wykonane z wyprzedzeniem.
Ta strategia nie sprawdza się w przypadku każdego rodzaju spotkania, ale jest idealna w przypadku spotkań, w których wszyscy uczestnicy powinni wnieść swój wkład, takich jak burza mózgów lub spotkanie inauguracyjne dotyczące nowego produktu.
2. Przypisz chronometrażystę
Przypisz mierzącego czas i pamiętaj, aby przedstawić tę osobę jako mierzącego czas spotkania. Sędzia mierzący czas jest odpowiedzialny za upewnienie się, że spotkanie rozpoczyna się i kończy o czasie oraz że wszystkie segmenty, które powinny być utrzymane w limicie czasowym, zostały zachowane.
Aby rozpocząć na czas, po prostu wprowadzenie chronometrażysty to świetny sposób na zrobienie tego. „Phil będzie chronometrażystą na dzisiejszym spotkaniu. Ułatwmy pracę Philowi i zacznijmy od razu”.
Aby zakończyć na czas, sędzia mierzący czas może ogłosić, kiedy pozostało pięć, dwie lub jedna minuta, w zależności od atmosfery i wagi spotkania.
Do zarządzania segmentami najłatwiej jest podać przykład. Załóżmy, że planujesz spotkanie, na którym ludzie muszą się przedstawić. Możesz powiedzieć: „Proszę przedstaw się i wyjaśnij, dlaczego jesteś na tym spotkaniu za około 15 sekund. Jill jest dzisiaj naszym chronometrażystą. Jill, proszę ustaw swój minutnik tak, aby dzwonił po 15 sekundach, abyśmy mogli trzymać się harmonogramu”. W ten sposób Jill nie musi czuć się źle, że odcięła się komuś i powiedziała, żeby się zamknął. Gong wykonuje pracę.
Możesz użyć podobnego sformułowania, gdy masz segmenty spotkania dla różnych osób, aby przedstawić swoje pomysły lub informacje.
Aplikacje czasowe, strony internetowe i wtyczki to bez liku. Korzystaj ze standardowej aplikacji na telefonie lub bezpłatnej strony internetowej, takiej jak vclock.com (pokazana).
Polecane przez naszych redaktorów
3. Poproś o opinie na temat spotkań cyklicznych
Oto strategia, która pomoże Ci skrócić czas trwania spotkań cyklicznych : Poproś uczestników o opinie. Jest to najbardziej efektywne w przypadku spotkań cyklicznych, takich jak spotkania zespołów na stałym poziomie oraz cotygodniowe lub comiesięczne meldunki, ponieważ format i niektóre tematy są zwykle za każdym razem takie same.
Po spotkaniu poproś o konkretną informację zwrotną, taką jak:
Czy to spotkanie było dłuższe niż było? Czy było za krótkie? Czy nie omówiliśmy czegoś, o czym chciałeś porozmawiać?
Na co nie musieliśmy spędzać tyle czasu?
Czy były jakieś części spotkania, które byłyby lepsze, gdybyśmy zrobili je w inny sposób, na przykład podczas burzy mózgów we wspólnym dokumencie?
Uczestnicy twoich spotkań mogą mieć doskonałe pomysły na ulepszenie spotkania, czy to oznacza jego skrócenie, zmianę formatu, czy jedno i drugie.
4. Dostosuj swoją indywidualność
Twoja organizacja może mieć normę dla spotkań jeden na jednego, co oznacza powtarzające się spotkania między pracownikiem a menedżerem. Często odbywają się raz w tygodniu, zwykle od pół godziny do 45 minut. Ale kto może powiedzieć, że harmonogram jest dla Ciebie idealny?
W przypadku spotkań indywidualnych obie strony mogą i powinny prowadzić otwarty dialog na temat tego, czy częstotliwość i czas trwania spotkań są pomocne i efektywne. Półgodzinne spotkanie co drugi tydzień może wystarczyć. Cotygodniowa odprawa trwająca 15 minut może być dla Ciebie lepsza.
Nie ma powodu, dla którego spotkania jeden na jednego powinny być dłuższe lub częstsze niż jest to konieczne dla którejkolwiek ze stron. Spróbuj poruszyć ten temat podczas kolejnej rozmowy indywidualnej i zobacz, czy ty i twój odpowiednik możecie dojść do porozumienia w sprawie idealnej ilości czasu na wspólne spędzenie.
Krótsze, bardziej efektywne spotkania
Nie każde spotkanie można odwołać. Nie każde spotkanie powinno być również krótsze niż pierwotnie przewidywałeś, w zależności od jego celu i pożądanego wyniku. Ale z pewnością większość spotkań, w których odbywają się pracownicy wiedzy, mogłaby zająć mniej czasu i być bardziej efektywna. Koncentrując się aktywnie na skróceniu czasu, jaki zajmują spotkania, znacznie złagodzisz ból spowodowany spotkaniami. Co ważniejsze, twoi koledzy ci podziękują.