Como gerenciar o progresso da tarefa no Microsoft Planner no Windows 10?

O Microsoft Planner pertence ao conjunto de aplicativos Office365. É um aplicativo de planejamento que equipes e indivíduos podem utilizar para criar planos, atribuir tarefas, comunicar e colaborar e compartilhar documentos, entre outros usos. As tarefas podem ser criadas e configuradas de maneira específica e adaptada às necessidades da equipe. O processo é bastante simples, mas muitas pessoas têm problemas com ele.

Na verdade, atualizar o andamento das tarefas no Planner pode ser tão fácil quanto monitorar o andamento das tarefas atribuídas a cada indivíduo em intervalos específicos. No entanto, o diabo está nos detalhes, e algumas pessoas parecem não conseguir pegar o jeito. Se você está neste barco, este guia é para você. Ao final deste guia, você terá aprendido a gerenciar o progresso da tarefa no Microsoft Planner.

Como configurar o Microsoft Planner

O Microsoft Planner é a ferramenta virtual de gerenciamento de tarefas no pacote Office 365. Ele fornece uma maneira fácil para as equipes colaborarem, planejarem e monitorarem tarefas. Os usuários também podem atualizar o status da tarefa e compartilhar informações da tarefa para uma coordenação mais perfeita do projeto.

No Planner, você pode dividir um grande projeto em tarefas menores, com um cronograma para cada tarefa, que coletivamente compõem a duração de um plano específico. À medida que as tarefas são executadas, você pode alterar seu status de “Não iniciado” para “Em andamento” e, finalmente, para “Concluído”. Você pode até criar tarefas adicionais, se necessário.

O Planner inclui muitos modelos que permitem pular rapidamente para tarefas e projetos, economizando muito tempo. Você só precisa garantir que os modelos estejam em sintonia com as tarefas de sua equipe e refiná-los, se necessário, e você pode ir direto ao trabalho.

Para começar, você deve entrar na sua conta do Office 365. Vá para a página do Planejador no Office 365 e insira seus detalhes de usuário. Uma vez conectado, clique em Planner na guia Home para carregar a interface do Microsoft Planner.

Aqui, você tem três maneiras de prosseguir. Se você já criou planos, selecione os mais usados ​​clicando em “Planos favoritos”. Se você quiser ver todos os seus planos, clique em “Todos os planos”. No entanto, se você quiser criar um novo plano do zero, clique na opção Novos Planos.

Na janela Criar Novo Plano, digite um nome de plano no campo fornecido. É melhor usar um nome que represente concisamente o propósito do plano. Na seção "Quem pode ver este plano?" grupo, escolha "Minha organização" para disponibilizá-lo para todos em sua equipe e "Somente pessoas que eu adiciono" para restringir a visualização àqueles com acesso permitido. Não se esqueça de adicionar uma descrição do plano e escolher se novos membros devem ser adicionados automaticamente aos e-mails de notificação.

Quando terminar toda a configuração, você pode finalmente clicar no botão Criar plano. Depois de criar o plano, você pode adicionar tarefas.

Para começar, abra o Microsoft Planner, selecione seu plano e clique no botão + ou Adicionar tarefa. Aqui, você deve dar um nome à sua tarefa. No campo “Digite um nome de tarefa”, digite o nome da tarefa. Em seguida, escolha uma data de vencimento. Por fim, atribua a tarefa a uma equipe ou colaborador individual.

Feito isso, clique no botão Adicionar Tarefa para criar a tarefa. Você pode criar várias tarefas dessa maneira e atribuí-las a pessoas diferentes.

Como atualizar o progresso da tarefa no Microsoft Planner

O progresso da tarefa no Microsoft Planner é dividido em três componentes, cada um representando até onde a tarefa foi.

Não foi iniciado.

Atribuído a uma tarefa que não está em andamento ou que não foi atribuída a ninguém. Ele também pode receber o rótulo se a data de início da tarefa ainda estiver no futuro.

Em andamento.

Este rótulo é atribuído a tarefas que estão em andamento. Não importa qual porcentagem da tarefa é feita. O Microsoft Planner tem apenas este rótulo para marcar todas as tarefas em andamento, independentemente do nível individual de conclusão.

Concluído. Este rótulo é atribuído a tarefas que foram concluídas.

Assim, atualizar o progresso da tarefa significa alternar entre esses rótulos para cada tarefa criada conforme apropriado.

Como atualizar manualmente o progresso da tarefa no Microsoft Planner

Existem várias maneiras de atualizar o andamento das tarefas no Microsoft Planner.

Observe que cada estágio de progresso é representado por um ícone.

Não foi iniciado.

Um círculo em branco.

Em andamento.

Um círculo meio colorido.

Concluído.

Um círculo totalmente colorido com um carrapato no meio.

Grupos > Progresso

• Navegue até Grupos e selecione uma tarefa.
• Clique na seta suspensa Progresso.
• Selecione a opção que você precisa.

Por exemplo, se a tarefa for concluída, selecione Concluído na lista suspensa Progresso.

Selecionando Símbolos

Cada tarefa tem um símbolo que representa seu progresso. As tarefas concluídas têm o símbolo de um círculo completo com uma marca no meio, enquanto as tarefas que estão em andamento têm o símbolo de um círculo meio cheio.

Selecione o símbolo ao lado da tarefa para abrir um painel de seleção de andamento e selecione outro status de andamento.

Seleção de tarefas

Essa é outra maneira de alterar o status de andamento de uma tarefa. Basta selecionar a tarefa para revelar o painel de seleção de progresso. Atualize o progresso da tarefa a partir daí.

Como usar o Planner com o Microsoft Teams para gerenciar tarefas

Como a criação de um novo plano cria automaticamente um novo grupo do Office 365, você pode colaborar usando tarefas do Planner em outros aplicativos conectados na família Office 365, como OneDrive e Outlook.

Você também pode usar o Planner com o Microsoft Teams para gerenciar as tarefas criadas. Você pode colaborar em tarefas por meio do Planner ou adicionando uma ou mais guias do Planner a um canal do Teams.

Veja como criar um canal do Planner no Microsoft Teams:

• Abra o Teams e selecione um canal. No canal, clique no botão +.
• Localize e selecione Planejador.
• Crie um plano com os detalhes corretos e salve-o. Você também pode escolher planos já existentes.

O processo de adicionar uma tarefa, atribuí-la e atualizá-la é o mesmo explicado acima.

O Microsoft Planner é usado para criar pequenas tarefas que se encaixam coletivamente em um plano maior para uma equipe colaborar. Saber como atualizar o progresso do início à conclusão e também colaborar em uma plataforma como o Microsoft Teams pode aumentar a produtividade individual e o trabalho em equipe na organização.

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