Этикет электронной почты: 12 правил и полезные советы

Этикет электронной почты — это не то, что мы знаем с рождения. Тем не менее, создается впечатление, что все, кроме нас, знают неписаные правила профессиональной электронной почты.

К счастью, эти правила не сложны, если вы поймете основную картину. Мы здесь, чтобы дать вам советы, которые помогут вам выделиться. В хорошем смысле, обещаем!

Итак, если вы новичок в профессиональном общении по электронной почте или просто хотите быстро освежиться, это руководство для вас. В конце концов, отправка электронного письма никогда не должна быть утомительной.

Давайте рассмотрим передовые методы работы с электронной почтой, чтобы вы могли улучшить свое профессиональное общение всего за несколько шагов.

Что такое профессиональный этикет электронной почты и почему он важен?

Проще говоря, этикет электронной почты — это то, как вы пишете электронные письма для профессионального общения. Различные аспекты электронной почты имеют разные цели, и именно это мы и рассмотрим в этом руководстве.

Этикет электронной почты важен по многим причинам. Во-первых, это задает тон общению и отражает ваш профессионализм. Плохо написанное электронное письмо может привести к недоразумениям и даже испортить отношения.

Кроме того, правильный этикет может повысить эффективность и результативность общения, что приведет к улучшению отношений и результатов.

Электронная почта, несомненно, является основным каналом связи на рабочем месте, поэтому понимание этикета важно, если вы хотите добиться успеха.

Негласные правила этикета электронной почты, которые имеют значение

Давайте разберем самые важные правила, которых следует придерживаться для правильного общения.

Профессиональный адрес электронной почты

Это легко. При создании учетной записи используйте адрес электронной почты со своим именем. Я знаю, что у всех нас есть неловкое обращение из юности, и мы никогда не хотим всплывать на поверхность. Если вы все еще используете его, давайте создадим новый!

Соответствующая и информативная тема

Ваша тема — это введение к вашему электронному письму. Или то, что ваш получатель прочитает первым. Пусть это будет коротким, лаконичным и информативным.

Например, хорошей темой электронного письма с заявлением о приеме на работу будет: «Заявка на должность помощника по продажам». Обратите внимание, что в теме письма указано название должности «Помощник по продажам» и цель «Приложение». Получатель будет точно знать, к чему вы обращаетесь – вот цель!

Профессиональное приветствие и закрытие

Правильное приветствие — это всегда приветствие типа «Привет, доброе утро, дорогой и т. д.», за которым следует имя. Добавляйте префикс «Миссис, Мисс, MR, Доктор и т. д.», когда можете.

Если вы не знаете их имени, не беспокойтесь, просто поздоровайтесь. И не забудьте поставить запятую после приветствия.

Ваше заключение и подпись также будут стандартными. Заканчивайте свои электронные письма заключительным словом, например «С уважением», «С уважением» или «Спасибо» в зависимости от контекста.

Затем подпишите свое электронное письмо своим именем или персонализированным блоком подписи электронной почты.

Правильная грамматика и орфография

Это очевидно, но следовать ему может быть труднее всего. Наш лучший совет — перепроверьте свои слова и следуйте стандартным правилам грамматики. В Outlook и Gmail есть средства проверки орфографии, но более продвинутые инструменты, такие как Grammarly, действительно могут вывести ваше письмо на новый уровень.

Поддерживайте профессиональный тон и не злоупотребляйте восклицательными знаками. Мы знаем, что без них будет сложно выглядеть дружелюбно, но используйте их экономно. Они быстро становятся подавляющими.

Держите это кратким

Никто не хочет тратить время на просмотр неуклюжего и длинного электронного письма. Получатель электронной почты, скорее всего, потратит на ваше сообщение лишь небольшое количество времени. Поэтому важно быстро добраться до сути.

В первой строке укажите цель вашего письма. Добавьте дополнительную информацию и завершите ее, указав временные рамки. Это делает общение чрезвычайно простым и эффективным для всех.

Не позволяйте вложениям засорять почтовые ящики

Большие файлы — худший кошмар почтового ящика. Они могут испортить скорость и эффективность работы почтового ящика вашего получателя.

Разумный выбор — поделиться большими вложениями с помощью ссылки.

Screencast — стороннее приложение, которое создает уникальную ссылку для всех ваших изображений и видео. Затем вы можете отправить эту ссылку вместо самого большого вложения.

Кроме того, вы можете начать разговор с помощью прикрепленного вами изображения или видео. Добавляйте комментарии, реакции и продолжайте сотрудничать в одном пространстве.

Поверьте нам, ваш получатель будет вам благодарен за то, что вы не замедляете работу его почтового ящика.

Легко общаться с Snagit сегодня

Snagit позволяет легко создавать и публиковать привлекательные и простые в использовании визуальные эффекты для ваших электронных писем!

Скачать бесплатную пробную версию

Ответить всем

«Ответить всем» — отличный инструмент, но он также может быть и пугающим инструментом. Наш совет — используйте его… экономно. Помните, что отвечая всем, вы отвечаете ВСЕМ.

Все участники ветки получат обратно ваше электронное письмо, что является отличным инструментом для массовой передачи информации. Однако он становится не таким уж хорошим инструментом для решения конкретных, индивидуальных вопросов.

Лучшие практики, о которых вы, возможно, не знали

На этом этапе этикет деловой переписки должен показаться более выполнимым. По крайней мере, мы на это надеемся. В этом разделе мы рассмотрим несколько советов по этикету электронной почты, которые превзойдут все ожидания и улучшат ваше общение.

Отвечайте оперативно

Постарайтесь отвечать на ваши электронные письма в течение 24 часов с момента их получения. Но иногда мы знаем, что это нереально. Вместо этого расставьте приоритеты в важности ваших писем, используя метод Эйзенхауэра.

Не используйте электронную почту для передачи конфиденциальной информации

Используйте безопасную платформу обмена сообщениями или личный разговор для получения любой конфиденциальной информации. Хотя электронные письма обычно являются конфиденциальными, они не являются надежными. Как говорится: лучше перестраховаться, чем потом сожалеть.

Используйте визуальную коммуникацию, чтобы избежать длинных стен текста.

Это настоящий переломный момент. Вместо длинных и скучных электронных писем попробуйте поделиться информацией с помощью визуальных средств. Это будет более эффективно и менее скучно для ваших получателей.

Фактически, недавнее исследование TechSmith показало, что 98% респондентов, использующих видео на работе, говорят, что оно по-разному влияет на эффективность их сообщения, в том числе за счет уменьшения недопонимания, повышения вовлеченности и экономии времени.

Изображений

Отправляя изображения, вы можете легко продемонстрировать процесс, оставить отзыв и поделиться данными. Коммуникация становится намного проще, когда она понятна и развивается с помощью визуальных средств.

Кроме того, делать скриншоты очень легко. С помощью инструмента создания снимков экрана, такого как Snagit, вы можете делать снимки экрана и добавлять полезные аннотации, когда вам нужно. Если вам нужно выделить важную деталь, использовать Step Tool, чтобы выделить процесс, или использовать дополнительные функции, Snagit поможет вам.

Как только ваш снимок будет идеально отредактирован, поделитесь им с помощью уникальной ссылки. Затем вставьте его в свою любимую платформу обмена сообщениями. Мы предполагаем, что это по электронной почте!

Видео

Видео — это фантастические инструменты, когда вам нужна быстрая демонстрация или учебное пособие для себя или своей команды. Благодаря функции записи «картинка в картинке» и возможности Screen Draw в Snagit вы можете повысить качество любого электронного письма. Просто нажмите «запись», и все остальное станет для вас проще.

Как и в случае со скриншотом, вы можете отправлять видео по электронной почте, поделившись уникальной ссылкой.

Поделитесь своими скриншотами и записями экрана с помощью Snagit

Легко создавайте, редактируйте и делитесь информацией с кем угодно, используя Snagit!

Скачать бесплатную пробную версию

Используйте фильтры и папки электронной почты, чтобы оставаться организованным

Наконец, будьте организованы! Электронные письма теряются в море сообщений, которые мы получаем каждый день. И вы не можете пометить их все как помеченные, это тоже запутает!

Вместо этого создайте папки, чтобы сохранять порядок. Когда вы закончите читать электронное письмо, просто сохраните его в соответствующей папке. Таким образом, вы никогда не потеряете электронное письмо и сможете быстро вернуться к нему, когда вам понадобится информация из него.

Это меняет ваше общение и способ вашей работы. Больше никакой траты времени.

В заключение…

Итак, отправить профессиональное электронное письмо не так уж и сложно. Некоторые из соглашений может быть сложно запомнить, но именно об этом и пойдет речь в этом руководстве. Не стесняйтесь обращаться к нему, когда вам понадобится, никто не узнает!