如何实现无纸化：5 个简单步骤

实现无纸化并不难，特别是如果你有合适的工具来做到这一点。 如果您想完全放弃纸张，有五个应用程序或服务可以帮助您简单、有效且永久地进行更改。

首先，盘点。 在你的生活中，你还在哪里使用纸？ 也许您将待办事项清单保存在笔记本中，或者您有一堆用墨水签名的文件，现在无处可去。 与其对应该从生活中废除所有纸张的想法感到不知所措，不如通过确定纸张仍然多产的关键领域来思考更小的问题，这样您就可以首先专注于这些地方。

一旦你知道你正在处理什么，你将需要这五个工具：

1. 待办事项列表应用程序，

2. 扫描应用程序，

3. 电子签名工具，

4. 云存储和文件共享服务，以及

5. 一个笔记应用程序。

让我们仔细看看这些工具中的每一个以及它们的作用。 您将在下面找到针对特定应用的建议，以帮助您入门。

1. 待办事项列表应用

如果您想实现无纸化，您必须找到一个适合您的待办事项列表应用程序并坚持使用几周。

最好的待办事项清单应用程序比纸质清单高效得多。 使用应用程序，您的任何文字都不会被划掉和乱涂乱画。 当优先级或截止日期发生变化时，您可以轻松地编辑和重新安排任务。 您可以将任务分配给其他人，获取即将到期的提醒，为您的任务添加链接和一键拨号电话号码，等等。

我在待办事项列表应用程序中的前两个选择是 Todoist Premium 和 Asana。 其他一些应用程序非常适合特定类型的人。 它们包括 OmniFocus（适用于遵循 Getting Things Done 方法的 Apple 用户）、TickTick（适用于 Pomodoro 技术的用户）和 Workflowy（适用于那些喜欢极其简单和精简的应用程序体验的用户）。

选择待办事项应用程序后，首先创建三类列表：工作、个人和家庭。 如果它们不太适合您的需求，您可以稍后更改它们。

在“工作”部分，写下您本周必须为您的工作完成的任务。 然后停下来。 不要太雄心勃勃或想得太远。 在您的个人列表中，写下一些个人待办事项——无论您想到什么，例如发送感谢卡或安排理发。 使用您的家庭部分来开始杂货购物清单并写下想到的其他任务，无论您需要多长时间完成它们。 您还可以为杂项创建一个名为 Someday 的列表。

这已经足够开始了。 当您使用待办事项应用程序时，您会发现在组织列表、设置提醒和将任务分配给其他人时哪些策略最有效。

在最初的几周里，让你的清单简短明了。 第一次使用待办事项应用程序就像养成任何其他新习惯一样； 如果它太复杂，你可能不会坚持下去。 一旦你养成了习惯，你就可以开始完善你的待办事项列表策略。

2.一个扫描应用程序

扫描应用程序对于将重要的纸质文档转换为数字文件非常宝贵。 当您将文件数字化时，您可以将原件归档（如果是重要文件），或者将其切碎或回收利用。

您可以数字化的文件示例包括税务申报、身份证明文件、证书（出生、死亡、婚姻、文凭）、保证书和收据、食谱，甚至是非纸质文件，例如印在路由器底部的详细信息和说明.

我更喜欢使用的移动扫描应用程序将手机的相机变成扫描仪。 虽然您可以使用任何带有扫描仪的打印机来数字化文档，但移动扫描应用程序更加方便和便携。 您可以在任何地方拍摄任何东西的照片。

最好的扫描应用程序不仅可以检测您正在扫描的项目的边缘，还可以检测它是什么类型的项目，无论是书页还是名片。 一个好的扫描应用程序还应该能够将多个页面编译成一个文件。 顶级扫描应用程序还包括光学字符识别 (OCR) 技术，因此您可以在扫描文档一分钟左右的时间内复制和粘贴其中的文本。

满足所有这些要求并且可用于 Android 和 Apple 移动设备的两个扫描应用程序是：

• ABBYY 的移动应用程序，在不同的价位上有几个不同的名称，以及

• SwiftScan（以前称为 Scanbot Pro；免费下载，每月只需几美元即可获得带有 OCR 和电子签名工具的版本）。

  

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3. 电子签名工具

如果您要实现无纸化，您需要能够在不打印文件的情况下签署文件。 您应该能够以数字方式签署大多数文档，只有极少数例外。 为此，您需要一个可让您创建数字签名并将其应用于文件的应用程序。

一些包含电子签名工具的软件示例如下：

• Adobe阅读器，

• Adobe杂技演员，

• macOS 的预览版（如上所示），

• 文档签名，

• HelloSign 和

• SwiftScan（前面提到过）。

要开始，您必须创建一个签名。 这一步通常是最难的部分，因为使用鼠标、手指和触摸屏或手写笔进行签名时往往看起来很草率。 通常，您还可以选择在纸上用墨水签署您的姓名，然后对其进行扫描。 好消息是，一旦您制作了您喜欢的签名，您就可以保存并重复使用它。

如果您需要更多详细信息，请参阅如何使用 Acrobat Reader 签署 PDF 以及如何在 macOS 预览版中签署 PDF。

4. 云存储和共享服务

无论您手头有什么设备，云存储服务都可以让您使用所有文档。 它们还包括用于共享文档的功能，因此您不必通过电子邮件发送大文件并担心它们因大小而被拒绝。

一些最著名的文件存储服务是 Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive、Box 和 Apple iCloud Drive。

许多文件同步程序还允许您将文档的离线副本保存到您的设备中，这对于您在半紧急情况下可能需要的任何东西都非常方便，例如保险证书、身份证或电话树中的姓名和电话号码.

一些最好的文件同步服务也有文档共享工具。 通常，您将要共享的文件放入同步或云存储应用程序的文件夹中，然后右键单击以获取可以共享的链接。 收件人可以从该链接下载文件。 根据您拥有的服务，您可以选择查看此人下载文件的时间或频率。 一些服务，包括 Dropbox（无论如何都是付费版本），允许您创建访问的到期日期。

5. 笔记应用

笔记应用程序可以方便地存储和分类各种各样的想法、建议、笔记、食谱、新闻文章和其他可能曾经出现在纸上的内容。 使用记笔记应用程序，您可以跳过论文并直接以电子方式记录这些想法。

我最常推荐的三个笔记应用是 Evernote、Microsoft OneNote 和 Joplin。

如果您倾向于打印网页，无论是阅读文章还是保存食谱，带有网络剪辑器的笔记应用程序将帮助您实现无纸化。 此功能可让您将网页的所有内容（广告和其他垃圾除外）复制到笔记应用程序的新笔记中。 我个人在我的笔记应用程序中使用网络剪辑器来保存和组织食谱。

笔记应用程序也可以很好地记下人们给你的关于餐馆、电影、电视节目、音乐、企业等的建议。 它们还非常适合复制杂项信息，例如企业的营业时间——只需使用该应用程序拍摄照片并将其保存为便条即可。

向前看，从今天开始

关于无纸化的最后一条建议是从今天开始，向前看而不是向后看。 我的意思是不要沉迷于数字化你拥有的任何积压的纸张。 取而代之的是，从现在开始采用一些可以帮助您实现无纸化的应用程序，并且您可以继续养成新习惯。 你以后总可以处理积压的文件……或者把你的旧文件塞进一个盒子里，把它们放在壁橱的后面，然后忘记它们。