Erstaunliche Tipps und Tricks zur SharePoint-Dokumentbibliothek

SharePoint ist ein leistungsstarkes und sehr nützliches Tool für kleine und große Unternehmen. Es wird jedoch manchmal schwierig, die verschiedenen Tools zu verwenden, und die Benutzer fühlen sich möglicherweise von allen überfordert. Daher haben wir uns entschlossen, diesen Artikel über Tipps und Tricks zur SharePoint-Dokumentbibliothek zu teilen, um Ihnen zu helfen. Wir haben auch einige Einschränkungen der SharePoint-Dokumentbibliothek besprochen, damit Sie sich auch der Einschränkungen der Dokumentbibliothek bewusst sein können. Bist du aufgeregt zu wissen? Wir freuen uns, unser Wissen über die Einstellungen der SharePoint-Dokumentbibliothek mit Ihnen zu teilen! Tauchen wir also ein!

Erstaunliche Tipps und Tricks zur SharePoint-Dokumentbibliothek

Wenn Sie SharePoint verwenden und das Beste daraus machen möchten, müssen Sie einige Tipps kennen. In diesem Artikel haben wir die besten vorgestellt, die Ihnen die Verwendung von SharePoint einfacher und effizienter machen. Bleiben Sie bis zum Ende, um mehr zu erfahren.

Was ist die SharePoint-Dokumentbibliothek?

Bevor wir Tipps und Tricks zu SharePoint-Dokumentbibliotheken erörtern, wollen wir zunächst klären, was es eigentlich ist. Die SharePoint-Dokumentbibliothek ist eine spezielle Art von Liste, unterscheidet sich jedoch in vielen Aspekten von einer gewöhnlichen Liste. In der SharePoint-Dokumentbibliothek können Sie Ihre Dokumente wie Bilder, Dateien und PDFs usw. speichern. Im Wesentlichen werden also Listen zum Speichern von Daten und Dokumentbibliotheken zum Speichern verschiedener Dateitypen verwendet. In der Dokumentbibliothek werden gespeicherte Informationen als Element bezeichnet. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie auf die Einstellungen der SharePoint-Dokumentbibliothek zugreifen.

So greifen Sie auf die Einstellungen der SharePoint-Dokumentbibliothek zu

Führen Sie die unten aufgeführten Schritte aus, um auf die Einstellungen der SharePoint-Dokumentbibliothek zuzugreifen:

1. Gehen Sie auf Ihrem PC zu SharePoint.

2. Klicken Sie oben links auf das Einstellungssymbol .

3. Wählen Sie Site-Inhalte aus dem Menü.

4. Wählen Sie als Nächstes die bevorzugte Dokumentbibliothek aus.

5. Klicken Sie erneut auf das Zahnradsymbol .

6. Wählen Sie Bibliothekseinstellungen.

Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um mehr über Beispiele für SharePoint-Dokumentbibliotheken zu erfahren.

Lesen Sie auch: Wo ist das Menü Extras in Outlook?

Beispiele für SharePoint-Dokumentbibliotheken

Es gibt viele Arten von Dokumentbibliotheken für verschiedene Anwendungsfälle. Sie können die verschiedenen Arten von Vorlagen nach Bedarf verwenden, und SharePoint hat sie so konzipiert, dass es immer etwas gibt, das Ihren Anforderungen entspricht. Hier sind einige Beispiele für SharePoint-Dokumentbibliotheken:

• Dokumentenbibliothek – Hier können Sie Dokumente speichern und mit anderen teilen.
• Asset- Bibliothek – Sie können größere Dateien wie Videos , Fotos und Audiodateien in dieser Art von Bibliothek speichern.
• Bildbibliothek – Eine Bildbibliothek ist ein spezieller Dateityp, in dem Sie Bilder einfach speichern können.
• Folienbibliothek – Dies ist eine sehr nützliche Bibliothek und hier können Sie Folien teilen. Und wenn Sie sie in einer Besprechung präsentieren müssen, können Sie dies ganz einfach mit Microsoft Powerpoint tun.
• Wiki- Seitenbibliothek – Hier können Sie Webseiten und Webparts speichern , die sowohl Bilder als auch Texte enthalten.
• Aus der Bibliothek – Es ist ein sicherer Ort, um alle Ihre Formulare , Bestellungen und Berichte zu speichern.
• Website- Seitenbibliothek – Dies ist eine spezielle Art von Bibliothek, in der Sie Ihre Seiten speichern können.

Wir hoffen, dass dies Ihre Frage zu Beispielen für SharePoint-Dokumentbibliotheken beantwortet.

Lesen Sie auch: So beheben Sie das nicht zulässige SharePoint-Bearbeitungswebpart

Grenzwerte der SharePoint-Dokumentbibliothek

Da die SharePoint-Dokumentbibliothek über großartige Funktionen verfügt, gibt es auch einige Einschränkungen, derer Sie sich ebenfalls bewusst sein sollten. Hier sind einige Einschränkungen für SharePoint-Dokumentbibliotheken:

• Sie können nur bis zu 30 Millionen Elemente in einer Liste oder einer Dokumentbibliothek speichern. Es scheint jedoch, dass es mehr als genug ist. Aber wenn Sie ein großes Unternehmen leiten und die SharePoint-Liste als primären Datenspeicher verwenden, können selbst 30 Millionen keine große Sache sein.
• Sie können nur 5.000 Elemente in einer einzigen Ansicht sehen.
• SharePoint hat ein sehr robustes Suchsystem. Wenn jedoch zu viele Daten vorhanden sind, kann es zu falschen Ergebnissen kommen und nicht richtig funktionieren.
• Sie können keine Leerzeichen verwenden, wenn Sie einer Dokumentbibliothek einen SharePoint-Namen geben.

Best Practices für die SharePoint-Struktur

Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um Ihr SharePoint-Erlebnis ganzheitlich zu gestalten. Zu verstehen, was Sie brauchen und was nicht, ist sehr wichtig, wenn es darum geht, etwas produktiv zu nutzen. Und nachdem Sie Ihr Leben einfacher gemacht haben, können Sie im Kommentarbereich Ihre Erfahrungen darüber teilen, wie Sie die unten stehenden Tipps angewendet haben und wie Sie davon profitiert haben. Aber vorher sehen Sie sich diese Tipps und Tricks zur SharePoint-Dokumentbibliothek an.

1. Geben Sie logische Namen an

Eine Sache, die Sie im Auge behalten müssen, ist SharePoint und seine Tools sind für die Zusammenarbeit gedacht. Deshalb wird alles, was Sie erstellen, nicht nur von Ihnen verwendet, sondern ist auch für Ihre Kollegen oder Mitarbeiter zugänglich. Sie müssen also jede Datei logisch benennen. Wenn Sie einen Namen angeben, der verwirrend ist und für andere möglicherweise nicht verständlich ist, verschwenden Mitarbeiter oder Kollegen ohne den Kontext zu viel Zeit damit, herauszufinden, was die Dokumentbibliothek enthält. Verschwenden Sie nicht die Zeit Ihrer Kollegen, sondern investieren Sie Ihre Zeit, um einen richtigen Namen zu vergeben.

2. Haben Sie verschiedene Arten von Bibliotheken

Wie wir bereits mitgeteilt haben, gibt es verschiedene Arten von Dokumentbibliotheken. Wenn Sie also alle Ihre Daten in einem einzigen speichern, schränkt dies nicht nur die Verwendung des Tools ein, sondern macht auch die gesamte Erfahrung etwas schlecht. Wir empfehlen Ihnen daher, verschiedene Arten von Dokumentbibliotheken zu verwenden, um die Daten zu organisieren. Dies ist einer der besten Tipps und Tricks für die SharePoint-Dokumentbibliothek, die Sie unter den Best Practices für die SharePoint-Struktur befolgen können.

3. Verwenden Sie die Dokumentenversionierung

Wenn Sie ein bestimmtes Dokument speichern, haben Sie möglicherweise die falschen Daten eingegeben oder es ist aus irgendeinem Grund beschädigt. In diesem Fall ist es frustrierend, das Dokument erneut zu erstellen. Um Ihre Zeit und harte Arbeit zu sparen, sollten Sie also immer die Dokumentenversionierung aktivieren. Auf diese Weise können Sie die vorherige Version einer Datei wiederherstellen. Dies ist eine der bequemsten Optionen für die SharePoint-Dokumentbibliothek.

4. Meta-Tag verwenden

Sie können Ordner erstellen und Ihre Dokumente dort speichern. Wir raten Ihnen jedoch, Meta-Tags für Ihre Dokumente zu erstellen. Diese unter den anderen Optionen der SharePoint-Dokumentbibliothek hilft bei der einfachen Suche nach einem bestimmten Element. Wenn Sie jedoch Ordner anstelle von Meta-Tags verwenden, ist die Suche nach einer bestimmten Datei ziemlich schwierig und dauert länger. Warum wir Ihnen raten, Ordner zu vermeiden? Wenn Sie Ordner verwenden, beschränken Sie die Klassifizierung nur auf einen bestimmten Typ. Meta-Tags hingegen sind flexibel und bieten Ihnen eine Reihe verschiedener Optionen.

5. Erlaubnis erteilen

Wenn Sie für eine bestimmte Abteilung zuständig sind und die Dokumentenbibliothek von Ihnen verwalten. Das belastet dann nicht nur die Schultern, sondern kostet auch mehr Zeit und ist nicht effizient. Wenn Sie SharePoint verwenden, ist es sehr einfach, anderen Berechtigungen zu erteilen. Deshalb raten wir Ihnen, auch anderen Mitarbeitern das Bearbeiten oder Erstellen neuer Dokumentenbibliotheken zu erlauben. Es wird nicht nur den Druck auf Ihre Schulter verringern, sondern auch die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.

6. Halten Sie Pferde

Wir haben gerade gesagt, dass Sie die Autorität mit anderen teilen sollten, um die Arbeit der Verwaltung der Dokumentbibliothek weniger ermüdend zu machen. Allerdings, wenn ein neuer Praktikant oder Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eingetreten ist oder es sich um einen Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung handelt. Sollten Sie ihnen Zugriff auf die Dokumentbibliothek gewähren und ihnen die Berechtigung erteilen, sie zu bearbeiten? Wie einmal jemand sagte, mit großer Macht kommt große Verantwortung (wer sagte diese Zeile, kommentieren Sie unten). Daher sollten Sie jemandem immer sehr vorsichtig große Macht geben. Bestimmen Sie, wer verantwortlich ist und wer die Berechtigungen benötigt, und gewähren Sie nur diese.

7. Richtig benennen

Dies sind ziemlich grundlegende Tipps und Tricks für die SharePoint-Dokumentbibliothek. Wie wir bereits gesagt haben, können Sie beim Benennen einer Dokumentbibliothek keine Leerzeichen zwischen Wörtern verwenden. Sollten Sie also unterschiedliche Symbole verwenden, da das Schreiben des Namens nur mit kleinen Buchstaben zu Verwirrung führt? Die Antwort ist nein, Sie sollten keine Symbole verwenden. Mal sehen, wie es aussehen wird, wenn Sie Symbole verwenden. Duck*duck&go. Ist es nicht verwirrend? Wir empfehlen Ihnen immer, Großbuchstaben zum besseren Verständnis zu verwenden. Schreiben Sie den Namen zum Beispiel so, DuckDuckGo. Das ist seltsam, deshalb müssen Sie diesen Trick verwenden, um die Dokumentbibliothek richtig zu benennen.

8. Haben Sie nur eine Art von Inhalt

Wir raten Ihnen, nur einen Inhaltstyp pro Bibliothek zu haben. Nicht mit den anderen Typen verwechseln, da dies zu Verwirrung führen kann. SharePoint lässt keine Massenkennzeichnung zu, wenn Sie eine Datei hochladen. Es kann also auch von Vorteil sein, nur einen Inhaltstyp zu haben, wenn Sie Tags hinzufügen möchten. Es wird Ihnen auch helfen, verschiedene Artikel leicht zu finden. Befolgen Sie diesen Tipp für Best Practices für die SharePoint-Struktur.

9. Informationen organisieren

Die Organisation von Informationen ist sehr wichtig. Da SharePoint eine Microsoft-Plattform ist, können Sie problemlos andere Microsoft-Apps mit SharePoint integrieren und verwenden. Eine der Apps ist OneNote. Sie können diese Notizen-App verwenden, um Ihre neuen Ideen an einem einzigen Ort zu organisieren.

10. Lesen Lesen Lesen

Der Erwerb von Wissen ist sehr wichtig, wenn Sie etwas Neues lernen. Das Gleiche gilt, wenn Sie SharePoint verwenden möchten. Wenn Sie die verschiedenen Tools von SharePoint nicht kennen, ist es nicht möglich, die Plattform effizient zu nutzen. Wir empfehlen Ihnen daher immer, aus Blogartikeln zu lernen, Kurse zu besuchen oder YouTube-Videos anzusehen, um so viele Informationen wie möglich zu erhalten.

Empfohlen:

• Wo werden Steam-Daten gespeichert?
• Beheben Sie den Apex-Fehler „Unbekannte Dateiversion“.
• Was passiert, wenn ich das iCloud-Backup lösche?
• So erstellen Sie eine SharePoint-Liste

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei geholfen hat , Tipps und Tricks zu SharePoint-Dokumentbibliotheken , Einstellungen für SharePoint-Dokumentbibliotheken und Beispiele für SharePoint-Dokumentbibliotheken zu erfahren. Wenn Sie noch Fragen haben, vergessen Sie nicht, diese im Kommentarbereich zu teilen, und unser Team wird sich darum kümmern. Sie können uns auch mitteilen, welche Themen Sie als nächstes erkunden möchten, und wir werden versuchen, einen eigenen Artikel dazu zu schreiben. Sie können unsere Website auch in Ihrem Lesezeichen speichern, um später darauf zurückgreifen zu können. Vielen Dank fürs Lesen.