Incríveis dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint

O SharePoint é uma ferramenta poderosa e muito útil para pequenas e grandes empresas. No entanto, às vezes fica difícil usar as várias ferramentas e os usuários podem se sentir sobrecarregados por todas elas. Portanto, decidimos compartilhar este artigo sobre dicas e truques da Biblioteca de Documentos do SharePoint para ajudá-lo. Também discutimos alguns limites da biblioteca de documentos do SharePoint, para que você também esteja ciente das limitações da biblioteca de documentos. Você está animado para saber? Como estamos entusiasmados em compartilhar nosso conhecimento com você sobre as configurações da biblioteca de documentos do SharePoint! Então vamos mergulhar!

Incríveis dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint

Se você deseja usar o SharePoint e aproveitá-lo ao máximo, precisa conhecer algumas dicas. Neste artigo, abordamos os melhores que tornarão mais fácil e eficiente o uso do SharePoint. Fique até o final para saber mais.

O que é a Biblioteca de Documentos do SharePoint?

Antes de discutir dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint, vamos primeiro entender o que ela realmente é. A biblioteca de documentos do SharePoint é um tipo especial de lista, mas diferente de uma lista comum em muitos aspectos. Na biblioteca de documentos do SharePoint, você pode salvar seus documentos, como imagens, arquivos e PDFs, etc. Basicamente, as listas são usadas para armazenar dados e as bibliotecas de documentos são usadas para armazenar diferentes tipos de arquivos. Na biblioteca de documentos, quando você salvar qualquer informação, ela será conhecida como um item. Continue lendo para saber como acessar as configurações da biblioteca de documentos do SharePoint.

Como acessar as configurações da biblioteca de documentos do SharePoint

Siga as etapas mencionadas abaixo para acessar as configurações da biblioteca de documentos do SharePoint:

1. Vá para o SharePoint no seu PC.

2. Clique no ícone de configurações no canto superior esquerdo.

3. Escolha Conteúdo do site no menu.

4. Em seguida, escolha a biblioteca de documentos preferida.

5. Clique no ícone de engrenagem novamente.

6. Selecione Configurações da biblioteca.

Leia a próxima seção para saber sobre exemplos de biblioteca de documentos do SharePoint.

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Exemplos de biblioteca de documentos do SharePoint

Existem muitos tipos de bibliotecas de documentos para diferentes casos de uso. Você pode usar os diferentes tipos de modelos conforme sua necessidade, e o SharePoint os projetou de forma que sempre haverá algo que atenda às suas necessidades. Aqui estão alguns exemplos de biblioteca de documentos do SharePoint:

• Biblioteca de documentos – Aqui você pode armazenar documentos e compartilhá-los com outras pessoas.
• Biblioteca de ativos – Você pode armazenar arquivos maiores como vídeos , fotos e arquivos de áudio neste tipo de biblioteca.
• Biblioteca de imagens – Uma biblioteca de imagens é um tipo especial de arquivo onde você pode salvar imagens facilmente.
• Biblioteca de Slides – Esta é uma biblioteca muito útil e aqui você pode compartilhar slides. E quando você precisar apresentá-los em uma reunião, poderá fazê-lo facilmente com o Microsoft Powerpoint.
• Wiki Page Library – Aqui você pode salvar páginas da web e web parts contendo imagens e textos.
• Da Biblioteca – É um local seguro para armazenar todos os seus formulários , pedidos e relatórios .
• Biblioteca de páginas do site – Este é um tipo especial de biblioteca onde você pode armazenar suas páginas .

Esperamos que isso responda à sua pergunta sobre exemplos de biblioteca de documentos do SharePoint.

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Limites da biblioteca de documentos do SharePoint

Como a Biblioteca de Documentos do SharePoint possui ótimos recursos, também existem algumas limitações e você também deve estar ciente delas. Aqui estão alguns limites da biblioteca de documentos do SharePoint:

• Você só pode salvar até 30 milhões de itens em uma lista ou biblioteca de documentos. No entanto, pode parecer que é mais do que suficiente. Mas se você estiver administrando uma grande empresa e usar a lista do SharePoint como seu armazenamento de dados principal, mesmo 30 milhões podem não parecer grande coisa.
• Você só pode ver 5 mil itens em uma única visualização.
• O SharePoint tem um sistema de pesquisa muito robusto. No entanto, quando há muitos dados, pode trazer resultados errados e não funcionar corretamente.
• Não é possível usar espaços ao atribuir um nome do SharePoint a uma biblioteca de documentos.

Práticas recomendadas da estrutura do SharePoint

Há muitas coisas que você pode fazer para tornar sua experiência do SharePoint holística. Entender o que você precisa e o que não precisa é muito importante quando se trata de usar algo de forma produtiva. E depois de facilitar sua vida, você pode compartilhar sua experiência na seção de comentários, como aplicou as dicas compartilhadas abaixo e como elas o beneficiaram. Mas antes disso, dê uma olhada nessas dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint.

1. Dê nomes lógicos

Uma coisa que você deve ter em mente é o SharePoint e suas ferramentas são para colaboração. É por isso que tudo o que você criar não será apenas usado por você, mas também acessível a seus colegas ou funcionários. Portanto, você deve nomear cada arquivo logicamente. Se você der um nome confuso e incompreensível para outras pessoas, sem o contexto, os funcionários ou seus colegas perderão muito tempo tentando descobrir o que a biblioteca de documentos contém. Não desperdice o tempo de seus pares, mas invista seu tempo para dar um nome próprio.

2. Tenha diferentes tipos de biblioteca

Conforme compartilhamos, existem diferentes tipos de bibliotecas de documentos. Portanto, se você está armazenando todos os seus dados em um único, isso não apenas limita o uso da ferramenta, mas também torna toda a experiência ruim. Portanto, sugerimos que você use diferentes tipos de bibliotecas de documentos para manter os dados organizados. Esta é uma das melhores dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint que você pode seguir entre as práticas recomendadas da Estrutura do SharePoint.

3. Use o Controle de Versão do Documento

Ao salvar um determinado documento, você pode ter inserido os dados errados ou, por algum motivo, está corrompido. Nesse caso, é frustrante criar o documento novamente. Portanto, para economizar seu tempo e trabalho duro, você deve sempre ativar o controle de versão do documento. Dessa forma, você pode recuperar a versão anterior de um arquivo. Esta é uma das opções de biblioteca de documentos do SharePoint mais convenientes.

4. Use Meta Tag

Você pode criar pastas e salvar seus documentos lá. No entanto, recomendamos que você crie meta tags para seus documentos. Isso, entre as demais opções da biblioteca de documentos do SharePoint, ajuda a pesquisar facilmente um item específico. Mas se você estiver usando pastas em vez de metatags, será bastante difícil procurar um arquivo específico e levará mais tempo. Por que estamos aconselhando você a evitar pastas? Se você estiver usando pastas, estará limitando a classificação apenas a um tipo específico. As meta tags, por outro lado, são flexíveis e oferecem uma variedade de opções diferentes.

5. Dê permissão

Se você estiver encarregado de um determinado departamento e manusear a biblioteca de documentos por você. Então, não só coloca muita pressão sobre os ombros, mas também consome mais tempo e não é eficiente. Se você estiver usando o SharePoint, é muito fácil conceder permissões a outras pessoas. É por isso que aconselhamos você a permitir, editar ou criar novas bibliotecas de documentos também para outros funcionários. Isso não apenas aliviará a pressão sobre seu ombro, mas também aumentará a produtividade de sua organização.

6. Segure os Cavalos

Acabamos de dizer que você deve compartilhar a autoridade com outras pessoas para tornar o trabalho de gerenciamento da biblioteca de documentos menos cansativo. No entanto, se um novo estagiário ou funcionário ingressar na sua organização ou se for um funcionário de um departamento diferente. Você deve dar a eles acesso à biblioteca de documentos e autoridade para editá-la? Como alguém disse uma vez, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades (quem disse esta linha comente abaixo). Portanto, você deve sempre dar grande poder a alguém com muito cuidado. Determine quem é o responsável e quem precisa das permissões e permita apenas elas.

7. Nomeie corretamente

Estas são dicas e truques bastante básicos da biblioteca de documentos do SharePoint. Como dissemos anteriormente, você não pode usar espaços entre as palavras ao nomear uma biblioteca de documentos. Então, você deve usar símbolos diferentes, pois escrever o nome apenas com letras minúsculas criará confusão? A resposta é não, você não deve usar símbolos. Vamos ver como ficará quando você usar símbolos. Pato*pato&vá. Não é confuso? Sempre sugerimos que você use letras maiúsculas para melhor compreensão. Por exemplo, escreva o nome assim, DuckDuckGo. Isso é estranho, é por isso que você deve usar esse truque para nomear a biblioteca de documentos corretamente.

8. Tenha apenas um tipo de conteúdo

Aconselhamos a ter apenas um tipo de conteúdo por biblioteca. Não misture com os outros tipos, pois pode criar confusão. O SharePoint não permite a marcação em massa ao carregar um arquivo. Portanto, ter apenas um tipo de conteúdo também pode ser benéfico se você quiser adicionar tags. Também o ajudará a encontrar artigos diferentes facilmente. Siga esta dica para as práticas recomendadas de estrutura do SharePoint.

9. Organize as informações

Organizar as informações é muito importante. Como o SharePoint é uma plataforma da Microsoft, você pode facilmente integrar e usar outros aplicativos da Microsoft com o SharePoint. Um dos aplicativos é o OneNote. Você pode usar este aplicativo de anotações para organizar suas novas ideias em um único lugar.

10. Leia Leia Leia

Adquirir conhecimento é muito importante sempre que você está aprendendo algo novo. É o mesmo quando você deseja usar o SharePoint. Se você não aprender sobre as diferentes ferramentas do SharePoint, não será possível usar a plataforma com eficiência. Por isso, sempre sugerimos que você aprenda com os artigos do blog, faça cursos ou assista a vídeos do YouTube, para ter o máximo de informação possível.

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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a conhecer as dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint , as configurações da biblioteca de documentos do SharePoint e os exemplos da biblioteca de documentos do SharePoint. Se você ainda tiver alguma dúvida, não se esqueça de compartilhá-la na seção de comentários e nossa equipe cuidará dela. Você também pode nos dizer quais tópicos deseja explorar a seguir, e tentaremos escrever um artigo dedicado a isso. Você também pode salvar nosso site em seu favorito para referência futura. Obrigado por ler.