Synchrone vs. asynchrone Kommunikation: Wie man beide nutzt, um die Remote-Arbeit zu dominieren

Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, sahen sich viele von uns plötzlich damit konfrontiert, von zu Hause aus zu arbeiten und zu lernen. Während Fernarbeit und Bildung keine neuen Konzepte sind, hatten die meisten von uns die Herausforderungen (und – ja – Belohnungen) eines vollständig digitalen Arbeitsplatzes oder Klassenzimmers noch nicht erlebt.

Für neue Remote-Mitarbeiter warf dies viele Fragen auf. Wie kommuniziert man am besten mit seinen Kollegen? Wie können Sie als Ausbilder sicherstellen, dass Ihre Schüler nicht nur die Informationen erhalten, die sie benötigen, sondern auch tatsächlich lernen? Woher weiß ich, wann ich einen Anruf tätigen oder ein Online-Meeting abhalten sollte, anstatt eine E-Mail zu senden oder ein Video zu machen?

Die Antworten laufen oft auf die Wahl zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation hinaus. Beide sind nützliche und gültige Methoden, um Wissen zu kommunizieren und zu teilen, aber jede hat auch ihre Stärken und Schwächen.

Es kann schwierig sein zu wissen, was Sie wann verwenden sollen, aber mit dem richtigen Wissen und den richtigen Tools können Sie das Arbeiten und Lernen aus der Ferne absolut in den Griff bekommen.

Was ist synchrone Kommunikation?

Synchron bedeutet einfach, dass die Kommunikation in Echtzeit stattfindet, wobei alle Parteien gleichzeitig beteiligt sind . Haben Sie jemals mit jemandem telefoniert oder ein persönliches Treffen oder Gespräch gehabt? Herzliche Glückwünsche! Sie haben synchrone Kommunikation betrieben.

Für die meisten von uns bedeutete der Wechsel in die Ferne den Verlust der persönlichen Kommunikation, an die wir alle gewöhnt sind. Wenn Sie mit einem Kollegen sprechen möchten, ist es plötzlich nicht mehr so ​​einfach, einfach auf ein Gespräch vorbeizukommen.

Jetzt sitzen Sie mit einer Webcam und einem Mikrofon an Ihrem Schreibtisch und sprechen mit Bildern auf einem Bildschirm. Wenn Sie noch nie von Zoom oder einem ähnlichen Videokonferenzdienst gehört oder es verwendet haben, haben Sie es mit ziemlicher Sicherheit jetzt.

Aber virtuelle Meetings sind nicht die einzigen Arten der synchronen Fernkommunikation. Auch Chats per SMS oder Online-Chat wie Microsoft Teams oder Slack sind oft synchron.

Was macht synchrone Kommunikation nützlich?

Die synchrone Kommunikation ist perfekt, wenn Sie sofort Antworten auf eine Frage benötigen. Seine größte Stärke ist seine Unmittelbarkeit. Es eignet sich auch hervorragend für Brainstormings oder wenn Sie Meinungen oder Ideen in Echtzeit einholen möchten. Es ähnelt am ehesten den Meetings und Gesprächen, die Sie aus dem Büroalltag gewohnt sind.

Viele Menschen glauben, dass synchrone Kommunikation besser dazu geeignet ist, Beziehungen aufzubauen oder diejenigen einzubeziehen, mit denen Sie kommunizieren oder die Sie unterrichten. Das mag zwar in manchen Fällen zutreffen, muss aber keine universelle Wahrheit sein.

Aber dazu später mehr!

Inwiefern greift synchrone Kommunikation zu kurz?

Aufgrund der Unmittelbarkeit müssen sich alle gleichzeitig am selben (virtuellen) Ort befinden. Dies ist ein großer Nachteil für Menschen, die sich möglicherweise in mehreren Zeitzonen befinden oder Schwierigkeiten mit Internetverbindungen, der Verfügbarkeit von Technologie oder anderen Herausforderungen haben. Die größte Stärke der synchronen Kommunikation ist zugleich ihre größte Schwäche.

Hier bei TechSmith habe ich früher die Arbeit mehrerer externer Beratungsagenturen koordiniert. Einige dieser Berater befanden sich in den USA, andere in Frankreich, Deutschland, Großbritannien und Australien. Der Versuch, einen Zeitpunkt zu koordinieren, zu dem wir alle für ein synchrones Treffen verfügbar sein könnten, erwies sich als unmöglich.

Damit ein Meeting beispielsweise für meine europäischen Berater funktioniert, musste ich das Meeting normalerweise vor 10:00 Uhr ET abhalten, damit sie nicht gezwungen waren, lange im Büro zu bleiben. Aber das würde bedeuten, dass die Australier gegen Mitternacht einsatzbereit sein müssten.

Das ist einfach eine unvernünftige Frage. Stattdessen würden wir die Treffen mit so vielen Leuten abhalten, wie vernünftigerweise teilnehmen könnten, und ich würde das Treffen aufzeichnen, um es mit denen zu teilen, die nicht dabei sein konnten.

Es funktionierte, aber es bedeutete auch, dass die Australier nicht oft die Gelegenheit hatten, sich so zu engagieren wie die anderen Berater.

Aber das ist auch ein ziemlich extremes Beispiel. Synchrone Kommunikation kann für Menschen, die nicht Tausende von Kilometern entfernt sind, genauso problematisch sein.

Wir waren alle in Meetings, wo wir uns fragen, warum wir dort sind, und im Stillen die Unterbrechung unserer Produktivität verfluchen. Dasselbe gilt für schnelle Gespräche am Schreibtisch. Ihr Gefühl für die Dringlichkeit eines bestimmten Themas wird möglicherweise nicht immer von der Person geteilt, die Sie unterbrechen.

Synchrone Kommunikation erfordert, dass alle anwesend sind, egal ob es die beste Zeit für sie ist oder nicht.

Schließlich gibt es bei synchroner Kommunikation wenig Spielraum für Fehler. Wenn in einem Streaming-Meeting die Technologie ausfällt, müssen alle warten, bis das Problem gelöst ist, oder das Meeting muss möglicherweise verschoben werden.

Dieser kürzliche Tweet unseres Freundes Brian Fanzo fasst es ziemlich gut zusammen:

Darüber hinaus bleibt in einem Echtzeitgespräch manchmal wenig Zeit, um über eine Antwort auf Fragen oder alternative Problemlösungen nachzudenken. Möglicherweise haben Sie keine Zeit, die erforderlichen Informationen oder Ressourcen zu sammeln, um ein Problem angemessen zu lösen.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich bereits erraten, dass – wenn synchrone Kommunikation in Echtzeit stattfindet – asynchrone Kommunikation jede Kommunikation sein muss, die dies nicht tut. Es ist nicht erforderlich, dass alle Parteien gleichzeitig teilnehmen, um wirksam zu sein.

Es ist wirklich so einfach. Aber es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, dies zu tun!

E-Mail ist wahrscheinlich die häufigste Art, asynchron in einem Geschäftsumfeld zu kommunizieren. Aber da sind. vielfältige Kommunikationsformen.

Weitere Beispiele sind:

• Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello.
• Das Wiki oder die Sharepoint-Site Ihrer Organisation.
• Informations- oder Lehrvideos.
• Kurzanleitungen.
• Screenshots mit Markups.
• Rückmeldung geben.

Einige der synchronen Verfahren können aber auch asynchron oder hybrid sein. Während Direktnachrichten und Textnachrichten in Echtzeit gesendet werden können, sind Sie möglicherweise nicht verfügbar, um die Frage eines Kollegen sofort zu beantworten.

Das Gleiche gilt für Nachrichten, die in Tools wie Slack oder Teams hinterlassen werden. Die Leute können wählen, ob sie sie sofort beantworten oder wenn sie verfügbar sind.

Mein früheres Beispiel, ein Streaming-Meeting aufzuzeichnen und mit abwesenden Teilnehmern zu teilen, ist eine Art Hybrid aus synchron und asynchron.

Was macht asynchrone Kommunikation sinnvoll?

Asynchrone Kommunikation funktioniert am besten, wenn Unmittelbarkeit nicht erforderlich ist. Es ermöglicht allen Parteien, Inhalte zu konsumieren und darauf zu reagieren, wenn es für sie bequem, angemessen oder möglich ist. Sie müssen ihre Arbeit nicht unterbrechen, um sich an den Terminen anderer zu beteiligen.

Darüber hinaus lässt die asynchrone Kommunikation mehr Zeit, um Informationen, Ressourcen, Gedanken und Meinungen zu sammeln, bevor Fragen beantwortet, Bedenken angesprochen oder Ideen angeboten werden.

Asynchrone Kommunikation verzeiht auch Fehler und Technologieprobleme besser. Wenn Ihr Computer während des Schreibens einer E-Mail abstürzt, können Sie einfach darauf zurückgreifen, wenn Ihr Computer neu gestartet wird. Wenn Sie ein Video zum Teilen erstellen, können Sie Ihre verbalen Fehler und Zögern durchgehen und korrigieren.

Asynchrone Kommunikation ist in einer Weise skalierbar, die synchrone Kommunikation oft nicht ist.

Beispielsweise haben die meisten virtuellen Besprechungsräume zumindest eine gewisse Begrenzung der Teilnehmerzahl. Für viele Organisationen sind diese Grenzwerte oft kein Problem. Aber für größere Unternehmen oder für Fälle, in denen es notwendig sein könnte, Informationen mit einer größeren Gruppe von Menschen zu teilen, können diese Beschränkungen Ihre Kommunikation stark beeinträchtigen.

Wenn Sie dieses Informations- oder Bildungstreffen jedoch in ein vorab aufgezeichnetes Video umwandeln, gibt es praktisch keine Begrenzung, wie viele Personen es sich ansehen können.

Schließlich lässt die asynchrone Kommunikation mehr Raum für Fehler und die Korrektur von Fehlern oder potenziellen Fehlkommunikationen. Sie haben mehr Zeit, eine Nachricht zu verfassen, ihre Richtigkeit sicherzustellen und sie auf Fehler zu überprüfen, bevor Sie sie teilen.

Asynchrone Kommunikation versucht nicht, die Erfahrung der persönlichen Kommunikation nachzubilden, sondern nutzt stattdessen die einzigartigen Vorteile der Online-Umgebung.

Wo greift asynchrone Kommunikation zu kurz?

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben eine knappe Deadline und müssen noch ein paar letzte Fragen beantworten, bevor Sie fertig sind. Sie schicken Ihrem Kollegen eine E-Mail und warten dann.

Und warte.

Und warte.

In den meisten Fällen ist asynchrone Kommunikation in Krisenzeiten nicht so effektiv oder wenn Sie gerade jetzt eine Antwort benötigen.

Es gibt auch einige Bedenken, dass asynchrone Kommunikation in vielen Fällen weniger ansprechend oder persönlich sein kann als synchrone Kommunikation.

Das kann durchaus stimmen. Eine E-Mail ist fast nie so persönlich wie ein Telefonanruf oder ein persönliches Gespräch.

Aber richtig gemacht, können viele Formen der asynchronen Kommunikation unglaublich ansprechend und persönlich sein. In unserem kürzlich erschienenen Beitrag So wechseln Sie effektiv zum Online-Unterricht: Der ultimative Leitfaden stellen wir eine Reihe von Möglichkeiten vor, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr asynchrones Lernen Ihr Publikum anspricht – insbesondere wenn es um das Erstellen von Videos geht.

Einige Beispiele sind:

• Einschließen eines Webcam-Videos Ihres Gesichts bei der Aufzeichnung eines Dia-Decks für eine Präsentation.
• Halten Sie Ihre Videos so kurz wie möglich.
• Übertreiben Sie es nicht mit einem hohen Produktionswert.
• Sprechen Sie mit Begeisterung.

Schauen Sie sich diesen Beitrag an, um weitere großartige Informationen zu erhalten.

Ist synchron oder asynchron besser für die Fernkommunikation?

Keines ist von Natur aus besser als das andere. Es hängt alles von Ihren Bedürfnissen (und denen Ihres Publikums) ab.

Wie oben erwähnt, versuchten die meisten von uns, als sie vor ein paar Monaten in die Ferne gingen, wahrscheinlich herauszufinden, wie wir die Büroumgebung (oder das Klassenzimmer) mit Videoanrufen, Streaming-Meetings, Direktnachrichten und anderen Methoden replizieren könnten. Und obwohl das kurzfristig funktioniert hat, kann es wahrscheinlich nicht auf unbestimmte Zeit aufrechterhalten werden.

Für die meisten Organisationen ist eine Mischung aus synchronen und asynchronen Kommunikationsmethoden am effizientesten und effektivsten.

Soll ich synchrone oder asynchrone Kommunikation wählen?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob synchrone oder asynchrone Kommunikation für Ihre speziellen Anforderungen geeignet ist, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Ist dies dringend genug, um die Arbeit anderer zu unterbrechen?
• Brauche ich sofort eine Antwort?
• Brauchen meine Kollegen diese Informationen sofort?

Denken Sie daran, dass ein Notfall Ihrerseits nicht zwangsläufig zu einem Notfall für jemand anderen führt.

Bedenken Sie Folgendes: Die Online-Umgebung bietet uns eine Reihe von Möglichkeiten, effektiv zu kommunizieren, ohne dies unbedingt synchron tun zu müssen. Und in vielen Fällen funktioniert die asynchrone Kommunikation tatsächlich besser.

Erinnern Sie sich an unser Beispiel von dem Meeting, das eine E-Mail hätte sein können? Wenn Sie Besprechungen abhalten, die rein informativ sind, sollten Sie diese Besprechung stattdessen in ein Video umwandeln. Ihr Publikum kann den Inhalt konsumieren, ohne seine Arbeit unterbrechen zu müssen. Und mit einem Tool wie TechSmith Video Review können sie sogar Fragen stellen und Antworten sehen, während sie zuschauen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die asynchrone Kommunikation effektiver nutzen können, auch wenn Sie nicht remote arbeiten.

• Eine E-Mail senden.
• Verwandeln Sie ein Informationstreffen in ein Video.
• Erstellen Sie einen schnellen Screencast, um vorgeschlagene Dokumentänderungen durchzugehen, anstatt sich persönlich zu treffen.
• Machen Sie Screenshots und führen Sie Ihr Publikum durch die Schritte, um eine Aufgabe abzuschließen.
• Erstellen Sie ein Schulungsvideo, anstatt eine persönliche Schulung durchzuführen.

Weitere Informationen und Tipps finden Sie in diesem großartigen Beitrag darüber, wie Sie Ihre Remote-Kommunikation mit Visuals transformieren können.

Welche Tools gibt es für die synchrone Kommunikation?

Es gibt eine Reihe von Tools, die Ihnen bei Ihrer synchronen Fernkommunikation helfen, darunter Videokonferenzsoftware und Echtzeit-Kommunikationstools wie Chat.

Hier sind einige der beliebtesten:

• Zoomen
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Telefon (einschließlich Funktionen wie Facetime)
• Locker
• SMS-Text

Welche Tools gibt es für die asynchrone Kommunikation?

Während einige der folgenden Tools für die asynchrone Kommunikation am nützlichsten sind, werden Sie feststellen, dass es einige Überschneidungen gibt. Wenn Sie beispielsweise jemandem eine Textnachricht senden, kann er sicherlich sofort antworten, aber er kann auch antworten, wenn es bequemer oder angemessener ist.

Hier sind einige der beliebtesten Tools für die asynchrone Kommunikation

• Email
• Bildschirmrekorder/Videoeditoren wie TechSmith Camtasia.
• Bildschirmaufnahmesoftware wie TechSmith Snagit.
• Videoplattformen wie TechSmith Knowmia Pro.
• Microsoft Teams
• Locker
• SMS-Text

Synchron vs. asynchron? Eher synchron UND asynchron!

Es gibt keinen perfekten Weg, um zu kommunizieren, wenn Sie aus der Ferne arbeiten oder lernen. Es gibt Vorteile der asynchronen Kommunikation und der synchronen Kommunikation sowie Nachteile.

Einige Mitteilungen sind dringend und erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Andere sind jedoch weniger dringend und können weniger störend und vielleicht sogar nützlicher gehandhabt werden.

Mit den richtigen Tools und einem besseren Verständnis dafür, wo jede Methode wirklich glänzt, können Sie beide verwenden, um besser mit Ihren Kollegen, Studenten und anderen Zielgruppen zu kommunizieren, egal ob sie 5.000 Meilen entfernt oder direkt am Ende des Flurs sind.