동기식 통신과 비동기식 통신: 둘 다 사용하여 원격 작업을 지배하는 방법

COVID-19 대유행이 닥쳤을 때 우리 중 많은 사람들이 갑자기 집에서 일하고 배우는 상황에 직면했습니다. 원격 근무와 교육이 새로운 개념은 아니지만 우리 대부분은 완전한 디지털 업무 공간이나 교실에서 겪는 어려움(그리고 —네 — 보상)을 경험하지 못했습니다.

새로운 원격 근무자에게는 많은 질문이 제기되었습니다. 동료들과 소통하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 강사로서 어떻게 학생들이 필요한 정보를 얻을 뿐만 아니라 실제로 배우고 있는지 확인할 수 있습니까? 전화를 걸거나 온라인 회의를 해야 할 때와 이메일을 보내거나 비디오를 만들어야 할 때를 어떻게 알 수 있습니까?

대답은 종종 동기 통신과 비동기 통신 사이의 선택으로 귀결됩니다. 둘 다 지식을 의사 소통하고 공유하는 유용하고 유효한 방법이지만 각각의 장점과 단점도 있습니다.

언제 무엇을 사용해야 할지 막막할 수 있지만 올바른 지식과 도구로 무장하면 원격 근무와 학습을 절대적으로 소유할 수 있습니다.

동기 통신이란 무엇입니까?

동기식이란 단순히 모든 당사자가 동시에 참여하여 실시간으로 통신이 발생함을 의미합니다 . 전화로 누군가와 이야기하거나 직접 만나거나 대화를 나눈 적이 있습니까? 축하합니다! 동기 통신에 참여했습니다.

우리 대부분에게 원격으로 간다는 것은 우리 모두에게 익숙한 대면 커뮤니케이션을 잃는 것을 의미했습니다. 갑자기 동료와 이야기하고 싶을 때 채팅을 하기 위해 방문하는 것만큼 간단하지 않습니다.

이제 웹캠과 마이크가 있는 책상에 앉아 화면의 이미지와 대화하고 있습니다. Zoom 또는 이와 유사한 화상 회의 서비스에 대해 들어본 적이 없거나 사용해 본 적이 없다면 이제 거의 확실히 알고 있을 것입니다.

그러나 가상 회의가 원격 동기 통신의 유일한 종류는 아닙니다. SMS 문자 채팅이나 Microsoft Teams 또는 Slack과 같은 온라인 채팅도 동기식인 경우가 많습니다.

동기 통신이 유용한 이유는 무엇입니까?

동기 통신은 질문에 대한 답변이 즉시 필요한 경우에 적합합니다. 그것의 가장 큰 장점은 즉각적이라는 것입니다. 또한 브레인스토밍이 필요하거나 실시간으로 의견이나 아이디어를 얻고 싶을 때 유용합니다. 일상적인 사무실 생활에서 익숙한 회의와 대화와 가장 흡사합니다.

많은 사람들은 동기식 의사 소통이 당신이 의사 소통하거나 가르치는 사람들과 관계를 구축하거나 참여를 유도하는 데 더 낫다고 생각합니다. 어떤 경우에는 그것이 사실일 수도 있지만 보편적인 진리일 필요는 없습니다.

하지만 나중에 자세히!

동기 통신은 어떻게 부족합니까?

즉시성 때문에 모든 사람이 동시에 같은(가상) 장소에 있어야 합니다. 이것은 여러 시간대에 있거나 인터넷 연결, 기술 가용성 또는 기타 문제에 어려움을 겪을 수 있는 사람들에게 큰 단점입니다. 동기 통신의 가장 큰 장점은 가장 큰 약점이기도 합니다.

여기 TechSmith에서 저는 여러 외부 컨설팅 기관의 작업을 조정하곤 했습니다. 컨설턴트 중 일부는 미국에 있었지만 나머지는 프랑스, ​​독일, 영국 및 호주에 있었습니다. 우리 모두가 동시에 회의에 참석할 수 있는 시간을 조정하는 것은 불가능한 것으로 판명되었습니다.

예를 들어 유럽 컨설턴트를 위한 회의의 경우 일반적으로 오전 10시(동부 표준시) 이전에 회의를 열어서 사무실에 늦게까지 머무르지 않도록 해야 했습니다. 그러나 그것은 호주인들이 자정쯤에 전화를 받아야 한다는 것을 의미합니다.

물어보는 건 말도 안 되는 일입니다. 그 대신에 합당하게 참석할 수 있는 한 많은 사람들과 회의를 열고 참석하지 못한 사람들과 공유하기 위해 회의를 녹음했습니다.

그것은 효과가 있었지만 호주인들이 다른 컨설턴트들이 했던 방식으로 참여할 기회를 자주 얻지 못했다는 것을 의미하기도 했습니다.

그러나 이는 매우 극단적인 예이기도 합니다. 동기 통신은 수천 마일 떨어져 있지 않은 사람들에게도 문제가 될 수 있습니다.

우리는 모두 회의에 참석한 적이 있는데, 회의에 참석한 이유가 궁금하고 생산성 중단을 조용히 저주합니다. 누군가의 책상에서 빠른 채팅도 마찬가지입니다. 특정 주제에 대한 당신의 긴박감이 당신이 방해하는 사람과 항상 공유되는 것은 아닙니다.

동기식 커뮤니케이션은 가장 좋은 시간이든 아니든 모든 사람이 참석해야 합니다.

마지막으로 동기 통신을 사용하면 오류의 여지가 거의 없습니다. 스트리밍 회의에서 기술이 실패하면 모든 사람이 문제가 해결될 때까지 기다려야 하거나 회의 일정을 다시 잡아야 할 수 있습니다.

이 최근 트윗은 우리 친구 Brian Fanzo 합계가 꽤 잘 정리되어 있습니다.

게다가 실시간 대화에서는 질문에 대한 답변이나 문제에 대한 대안적 해결책을 고려할 시간이 거의 없습니다. 문제를 적절하게 해결하는 데 필요한 정보나 리소스를 수집할 시간이 없을 수 있습니다.

비동기 통신이란 무엇입니까?

여기까지 읽었다면 동기 통신이 실시간으로 발생하는 경우 비동기 통신이 그렇지 않은 통신이어야 한다는 것을 이미 짐작했을 것입니다. 모든 당사자가 동시에 참여할 필요는 없습니다.

정말 간단합니다. 하지만 다양한 방법이 있습니다!

이메일은 비즈니스 환경에서 비동기식으로 통신하는 가장 일반적인 방법일 것입니다. 하지만 있습니다. 다양한 형태의 커뮤니케이션.

다른 예는 다음과 같습니다.

• Asana 또는 Trello와 같은 프로젝트 관리 도구.
• 조직의 Wiki 또는 Sharepoint 사이트입니다.
• 정보 제공 또는 교육용 비디오.
• 빠른 참조 가이드.
• 마크업이 있는 스크린샷.
• 피드백을 제공하다.

그러나 일부 동기 방법은 비동기 또는 하이브리드일 수도 있습니다. 다이렉트 메시지와 문자 메시지는 실시간으로 가능하지만 동료의 질문에 바로 답변을 드리지 못할 수도 있습니다.

Slack이나 Teams와 같은 도구에 남겨진 메시지도 마찬가지입니다. 사람들은 즉시 또는 가능한 시간에 답변하도록 선택할 수 있습니다.

스트리밍 회의를 녹화하고 부재 중인 참가자와 공유하는 이전 예는 일종의 동기식 및 비동기식 하이브리드의 예입니다.

비동기 통신이 유용한 이유는 무엇입니까?

비동기식 통신은 즉각성이 필요하지 않을 때 가장 잘 작동합니다. 이를 통해 모든 당사자는 편리하거나 적절하거나 가능한 경우 콘텐츠를 소비하고 이에 응답할 수 있습니다. 그들은 다른 사람의 일정에 참여하기 위해 작업을 중단할 필요가 없습니다.

또한 비동기식 커뮤니케이션을 사용하면 질문에 답하거나 우려 사항을 해결하거나 아이디어를 제공하기 전에 정보, 리소스, 생각 및 의견을 수집할 수 있는 더 많은 시간이 허용됩니다.

비동기식 통신은 또한 실수와 기술 문제에 대해 더 관대합니다. 이메일을 작성하는 동안 컴퓨터가 충돌하는 경우 컴퓨터가 다시 시작되면 원래대로 돌아갈 수 있습니다. 공유할 동영상을 만들면 언어적 실수와 망설임을 짚어보고 수정할 수 있습니다.

비동기식 통신은 동기식 통신이 종종 하지 않는 방식으로 확장 가능합니다.

예를 들어, 대부분의 가상 회의 공간에는 최소한 참석자 수에 대한 제한이 있습니다. 많은 조직에서 이러한 제한은 종종 문제가 되지 않습니다. 그러나 대기업이나 더 많은 사람들과 정보를 공유해야 하는 경우 이러한 제한은 커뮤니케이션에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

그러나 그 정보 또는 교육 회의를 미리 녹화된 비디오로 전환하면 실제로 볼 수 있는 사람의 수에 제한이 없습니다.

마지막으로, 비동기식 통신은 오류를 위한 더 많은 여지를 남겨두고 실수 또는 잠재적인 잘못된 통신을 수정합니다. 메시지를 작성하고 정확성을 확인하고 공유하기 전에 실수를 검토하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

비동기식 통신은 면대면 통신의 경험을 복제하려고 하지 않고 대신 온라인 환경의 고유한 이점을 활용합니다.

비동기 통신은 어디에 부족합니까?

이것을 상상해 보십시오. 마감 기한이 촉박하고 완료되기 전에 몇 가지 최종 질문에 대한 답변이 필요합니다. 당신은 동료에게 이메일을 급히 보내고 당신은 기다립니다.

그리고 기다려.

그리고 기다려.

대부분의 경우 비동기식 통신은 위기 상황이나 지금 당장 답변이 필요할 때만큼 효과적이지 않습니다.

또한 많은 경우 비동기식 통신이 동기식 통신보다 덜 매력적이거나 개인적일 수 있다는 우려가 있습니다.

그것은 확실히 사실일 수 있습니다. 이메일은 거의 전화 통화나 대면 대화만큼 개인적인 것이 아닙니다.

그러나 올바르게 수행되면 많은 형태의 비동기식 통신이 매우 흥미롭고 개인적일 수 있습니다. 최근 게시물인 How to Effectively Shift to Online Teaching: Ultimate Guide에서 비동기식 학습이 특히 동영상 제작과 관련하여 청중의 참여를 유도할 수 있는 여러 가지 방법을 제시합니다.

몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 프레젠테이션용 슬라이드 데크를 녹화할 때 얼굴의 웹캠 비디오를 포함합니다.
• 비디오를 가능한 한 짧게 유지하십시오.
• 높은 생산 가치로 그것을 과용하지 마십시오.
• 열정적으로 이야기하십시오.

더 많은 정보를 얻으려면 해당 게시물을 확인하세요.

원격 통신에 동기 또는 비동기가 더 낫습니까?

어느 쪽도 본질적으로 다른 쪽보다 낫지 않습니다. 그것은 모두 당신과 당신의 청중의 요구에 달려 있습니다.

위에서 언급했듯이 우리 대부분은 몇 달 전에 원격으로 이동했을 때 화상 통화, 스트리밍 회의, 다이렉트 메시지 및 기타 방법을 사용하여 사무실 환경(또는 교실)을 복제할 수 있는 방법을 알아 내려고 노력했을 것입니다. 그리고 그것이 단기적으로는 효과가 있었지만 무한정 지속될 수는 없습니다.

대부분의 조직에서 동기 및 비동기 통신 방법을 혼합하는 것이 가장 효율적이고 효과적입니다.

동기 또는 비동기 통신을 선택해야 합니까?

동기 또는 비동기 통신이 귀하의 특정 요구 사항에 적합한지 확실하지 않은 경우 다음 질문에 답하십시오.

• 다른 사람의 작업을 방해할 만큼 긴급합니까?
• 즉시 답변이 필요합니까?
• 내 동료에게 지금 바로 이 정보가 필요합니까?

귀하의 긴급 상황이 반드시 다른 사람의 긴급 상황으로 이어지는 것은 아닙니다.

다음을 고려하십시오. 온라인 환경은 동기식으로 할 필요 없이 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 많은 기회를 제공합니다. 그리고 많은 경우 비동기 통신이 실제로 더 잘 작동합니다.

이메일이 될 수 있었던 회의 이전의 예를 기억하십니까? 순전히 정보 제공만을 목적으로 하는 회의를 개최하는 경우 대신 해당 회의를 비디오로 전환하는 것을 고려하십시오. 청중은 작업을 중단하지 않고도 콘텐츠를 사용할 수 있습니다. 또한 TechSmith Video Review와 같은 도구를 사용하여 시청하면서 질문하고 답변을 볼 수도 있습니다.

원격으로 작업하지 않는 경우에도 비동기식 통신을 보다 효과적으로 사용할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

• 이메일을 보내다.
• 정보 회의를 비디오로 만드십시오.
• 직접 만나지 않고 제안된 문서 변경 사항을 검토하는 빠른 스크린캐스트를 만듭니다.
• 스크린샷을 찍고 청중에게 작업을 완료하는 단계를 안내하세요.
• 대면 훈련 대신 훈련 비디오를 만드십시오.

자세한 정보와 팁은 시각적으로 원격 통신을 변환하는 방법에 대한 이 훌륭한 게시물을 확인하십시오.

동기 통신에 사용할 수 있는 도구는 무엇입니까?

화상 회의 소프트웨어 및 채팅과 같은 실시간 통신 도구를 포함하여 원격 동기 통신에 도움이 되는 여러 도구가 있습니다.

다음은 가장 인기 있는 몇 가지입니다.

• 줌
• 구글 미팅
• 마이크로소프트 팀즈
• 전화(Facetime과 같은 기능 포함)
• 느슨하게
• SMS 문자

비동기 통신에 사용할 수 있는 도구는 무엇입니까?

다음 도구 중 일부는 비동기식 통신에 가장 유용하지만 일부 교차가 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어, 누군가에게 문자 메시지를 보내면 즉시 응답할 수 있지만 더 편리하거나 적절할 때 응답할 수도 있습니다.

다음은 비동기 통신을 위한 가장 널리 사용되는 몇 가지 도구입니다.

• 이메일
• TechSmith Camtasia와 같은 스크린 레코더/비디오 편집기.
• TechSmith Snagit과 같은 화면 캡처 소프트웨어.
• TechSmith Knowmia Pro와 같은 비디오 플랫폼.
• 마이크로소프트 팀즈
• 느슨하게
• SMS 문자

동기 vs. 비동기? 동기 및 비동기에 가깝습니다!

원격으로 일하거나 학습할 때 의사 소통을 하는 완벽한 방법은 없습니다. 비동기 통신과 동기 통신의 장점과 단점이 있습니다.

일부 통신은 긴급하고 즉각적인 주의가 필요합니다. 그러나 다른 것들은 덜 긴급하고 덜 방해가 되고 아마도 훨씬 더 유용한 방식으로 처리될 수 있습니다.

올바른 도구와 각 방법의 진정한 의미를 더 잘 이해하면 동료, 학생 및 기타 청중이 5,000마일 떨어져 있든 복도 바로 아래에 있든 더 잘 의사 소통하는 데 도움이 됩니다.