Comunicazione sincrona e asincrona: come utilizzare entrambi per dominare il lavoro a distanza

Quando la pandemia di COVID-19 ha colpito, molti di noi hanno dovuto affrontare improvvisamente il lavoro e l'apprendimento da casa. Sebbene il lavoro a distanza e l'istruzione non siano concetti nuovi, la maggior parte di noi non ha sperimentato le sfide (e, sì, le ricompense) di un ambiente di lavoro o di un'aula completamente digitali.

Per i nuovi lavoratori a distanza, ha sollevato molte domande. Qual è il modo migliore per comunicare con i tuoi colleghi? In qualità di istruttore, come puoi assicurarti che i tuoi studenti non ricevano solo le informazioni di cui hanno bisogno, ma stiano anche imparando? Come faccio a sapere quando dovrei fare una telefonata o tenere una riunione online, invece di inviare un'e-mail o fare un video?

Le risposte spesso si riducono alla scelta tra comunicazione sincrona e asincrona. Entrambi sono modi utili e validi per comunicare e condividere la conoscenza, ma ognuno ha anche i suoi punti di forza e di debolezza.

Può essere difficile sapere quale usare e quando, ma armati delle conoscenze e degli strumenti giusti, puoi assolutamente possedere il lavoro e l'apprendimento a distanza.

Che cos'è la comunicazione sincrona?

Sincrono significa semplicemente che le comunicazioni avvengono in tempo reale, con tutte le parti impegnate contemporaneamente . Hai mai parlato con qualcuno al telefono o hai avuto un incontro o una conversazione di persona? Congratulazioni! Ti sei impegnato in una comunicazione sincrona.

Per la maggior parte di noi, andare a distanza significava perdere la comunicazione faccia a faccia a cui tutti siamo abituati. Improvvisamente, quando vuoi parlare con un collega, non è così semplice come passare per una chiacchierata.

Ora sei seduto alla tua scrivania con una webcam e un microfono e parli con le immagini su uno schermo. Se non avevi mai sentito parlare o utilizzato Zoom o un servizio di videoconferenza simile, quasi sicuramente ora l'hai fatto.

Ma le riunioni virtuali non sono gli unici tipi di comunicazioni sincrone remote. Anche le chat tramite SMS o chat online come Microsoft Teams o Slack sono spesso sincrone.

Cosa rende utile la comunicazione sincrona?

La comunicazione sincrona è perfetta quando hai bisogno di risposte immediate a una domanda. La sua più grande forza è la sua immediatezza. È ottimo anche per i momenti in cui hai bisogno di un brainstorming o quando vuoi essere in grado di ottenere opinioni o idee in tempo reale. Assomiglia molto alle riunioni e alle conversazioni a cui sei abituato dalla vita quotidiana in ufficio.

Molte persone credono che la comunicazione sincrona sia migliore per costruire un rapporto o coinvolgere coloro con cui stai comunicando o insegnando. Sebbene ciò possa essere vero in alcuni casi, non deve essere una verità universale.

Ma ne parleremo più avanti!

In che modo la comunicazione sincrona fallisce?

A causa dell'immediatezza, richiede che tutti si trovino nello stesso posto (virtuale) allo stesso tempo. Questo è un enorme svantaggio per le persone che potrebbero trovarsi in più fusi orari o che potrebbero avere difficoltà con le connessioni Internet, la disponibilità della tecnologia o altre sfide. La più grande forza della comunicazione sincrona è anche la sua più grande debolezza.

Qui a TechSmith, coordinavo il lavoro di diverse agenzie di consulenza esterne. Alcuni di questi consulenti erano negli Stati Uniti, ma altri in Francia, Germania, Regno Unito e Australia. Cercare di coordinare un momento in cui potremmo essere tutti disponibili per un incontro sincrono si è rivelato impossibile.

Per far funzionare una riunione per i miei consulenti europei, ad esempio, di solito dovevo tenere la riunione prima delle 10:00 ET in modo da non costringerli a rimanere fino a tardi in ufficio. Ma ciò significherebbe che gli australiani dovrebbero essere in chiamata intorno a mezzanotte.

È solo una cosa irragionevole da chiedere. Invece, tenevamo le riunioni con tutte le persone che potevano ragionevolmente partecipare e registravo la riunione per condividerla con coloro che non potevano essere presenti.

Funzionava, ma significava anche che spesso gli australiani non avevano la possibilità di impegnarsi nel modo in cui facevano gli altri consulenti.

Ma questo è anche un esempio piuttosto estremo. La comunicazione sincrona può essere altrettanto problematica per le persone che non sono a migliaia di chilometri di distanza.

Siamo stati tutti a riunioni in cui ci chiediamo perché siamo lì e malediciamo silenziosamente l'interruzione della nostra produttività. Lo stesso vale per le chat veloci alla scrivania di qualcuno. Il tuo senso di urgenza su un particolare argomento potrebbe non essere sempre condiviso dalla persona che stai interrompendo.

La comunicazione sincrona richiede che tutti siano presenti, che sia il momento migliore per loro o meno.

Infine, con la comunicazione sincrona, c'è poco spazio per gli errori. In una riunione in streaming, se la tecnologia si guasta, tutti devono attendere che il problema venga risolto o potrebbe essere necessario riprogrammare la riunione.

Questo recente tweet del nostro amico Brian Fanzo riassume abbastanza bene:

Inoltre, in una conversazione in tempo reale, a volte c'è poco tempo per considerare una risposta alle domande o soluzioni alternative ai problemi. Potresti non avere il tempo di raccogliere le informazioni o le risorse necessarie per affrontare adeguatamente un problema.

Che cos'è la comunicazione asincrona?

Se hai letto fino a qui, probabilmente hai già intuito che, se la comunicazione sincrona avviene in tempo reale, la comunicazione asincrona deve essere qualsiasi comunicazione che non lo fa. Non richiede che tutte le parti partecipino contemporaneamente per essere efficace.

È davvero così semplice. Ma ci sono un'ampia varietà di modi per farlo!

L'e-mail è probabilmente il modo più comune per comunicare in modo asincrono in un ambiente aziendale. Ma ci sono. molteplici forme di comunicazione.

Altri esempi includono:

• Strumenti di gestione dei progetti come Asana o Trello.
• Il wiki o il sito di Sharepoint della tua organizzazione.
• Video informativi o didattici.
• Guide di riferimento rapido.
• Screenshot con markup.
• Fornire un feedback.

Ma alcuni dei metodi sincroni possono anche essere asincroni o ibridi. Sebbene i messaggi diretti e gli SMS possano essere eseguiti in tempo reale, potresti non essere disponibile a rispondere immediatamente alla domanda di un collega.

Lo stesso vale per i messaggi lasciati in strumenti come Slack o Teams. Le persone possono scegliere di rispondere subito o quando sono disponibili.

Il mio precedente esempio di registrazione di una riunione in streaming e condivisione con eventuali partecipanti assenti è un esempio di una sorta di ibrido tra sincrono e asincrono.

Cosa rende utile la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona funziona meglio quando non è richiesta l'immediatezza. Consente a tutte le parti di consumare e rispondere ai contenuti quando è conveniente, appropriato o possibile per loro. Non devono interrompere il loro lavoro per impegnarsi nel programma di qualcun altro.

Inoltre, la comunicazione asincrona consente più tempo per raccogliere informazioni, risorse, pensieri e opinioni prima di rispondere a domande, affrontare dubbi o offrire idee.

La comunicazione asincrona è anche più tollerante degli errori e dei problemi tecnologici. Se il tuo computer si arresta in modo anomalo durante la scrittura di un'e-mail, puoi semplicemente tornarci al riavvio del computer. Se crei un video da condividere, puoi rivedere e modificare i tuoi errori verbali ed esitazioni.

La comunicazione asincrona è scalabile in un modo che spesso non lo è la comunicazione sincrona.

Ad esempio, la maggior parte degli spazi per riunioni virtuali ha almeno una sorta di limite al numero di partecipanti. Per molte organizzazioni, questi limiti non rappresentano spesso un problema. Ma per le aziende più grandi o per i casi in cui potrebbe essere necessario condividere le informazioni con un gruppo più ampio di persone, questi limiti possono avere un grave impatto sulle tue comunicazioni.

Tuttavia, se trasformi quell'incontro informativo o educativo in un video preregistrato, non c'è praticamente alcun limite al numero di persone che possono vederlo.

Infine, la comunicazione asincrona lascia più spazio agli errori e alla correzione di errori o potenziali errori di comunicazione. Hai più tempo per creare un messaggio, assicurarne l'accuratezza e controllare gli errori prima di condividerlo.

La comunicazione asincrona non tenta di replicare l'esperienza della comunicazione faccia a faccia, ma sfrutta invece i vantaggi esclusivi dell'ambiente online.

Dove fallisce la comunicazione asincrona?

Immagina questo: hai una scadenza ravvicinata e hai bisogno di un paio di domande finali a cui rispondere prima di aver finito. Spedisci un'e-mail al tuo collega e poi aspetti.

E aspetta.

E aspetta.

Nella maggior parte dei casi, la comunicazione asincrona non è così efficace in tempi di crisi o quando hai bisogno di una risposta in questo momento.

C'è anche qualche preoccupazione sul fatto che in molti casi la comunicazione asincrona possa essere meno coinvolgente o personale della comunicazione sincrona.

Questo certamente può essere vero. Un'e-mail non sarà quasi mai personale come una telefonata o una conversazione faccia a faccia.

Ma, se eseguite correttamente, molte forme di comunicazione asincrona possono essere incredibilmente coinvolgenti e personali. Nel nostro recente post Come passare in modo efficace all'insegnamento online: la guida definitiva, esponiamo una serie di modi per garantire che il tuo apprendimento asincrono coinvolga il tuo pubblico, specialmente quando si tratta di realizzare video.

Alcuni esempi includono:

• Compreso il video della webcam del tuo viso durante la registrazione di una presentazione per una presentazione.
• Mantieni i tuoi video il più brevi possibile.
• Non esagerare con un alto valore di produzione.
• Parla con entusiasmo.

Dai un'occhiata a quel post per ulteriori informazioni.

La modalità sincrona o asincrona è migliore per la comunicazione remota?

Nessuno dei due è intrinsecamente migliore dell'altro. Tutto dipende dalle tue esigenze (e dal tuo pubblico).

Come notato sopra, quando la maggior parte di noi è andata a distanza alcuni mesi fa, probabilmente abbiamo cercato di capire come replicare l'ambiente dell'ufficio (o della classe) con videochiamate, riunioni in streaming, messaggi diretti e altri metodi. E, sebbene ciò abbia funzionato a breve termine, probabilmente non può essere sostenuto a tempo indeterminato.

Per la maggior parte delle organizzazioni, una combinazione di metodi di comunicazione sincroni e asincroni sarà più efficiente ed efficace.

Devo scegliere la comunicazione sincrona o asincrona?

Se non sei sicuro che la comunicazione sincrona o asincrona sia adatta alle tue esigenze particolari, poniti queste domande:

• È abbastanza urgente da interrompere il lavoro degli altri?
• Ho bisogno di una risposta immediatamente?
• I miei colleghi hanno bisogno di queste informazioni in questo momento?

Ricorda, un'emergenza da parte tua non si traduce necessariamente in un'emergenza per qualcun altro.

Considera questo: l'ambiente online ci offre una serie di opportunità per comunicare in modo efficace senza doverlo necessariamente fare in modo sincrono. E, in molti casi, la comunicazione asincrona funzionerà effettivamente meglio.

Ricordi il nostro esempio precedente della riunione che avrebbe potuto essere un'e-mail? Se stai organizzando riunioni puramente informative, considera invece di trasformare quella riunione in un video. Il tuo pubblico può consumare il contenuto senza dover interrompere il proprio lavoro. E, con uno strumento come TechSmith Video Review, possono persino porre domande e vedere le risposte mentre stanno guardando.

Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare in modo più efficace la comunicazione asincrona, anche se non lavori in remoto.

• Invia un'e-mail.
• Trasforma una riunione informativa in un video.
• Crea un rapido screencast per esaminare le modifiche proposte ai documenti anziché incontrarti di persona.
• Acquisisci screenshot e guida il tuo pubblico attraverso i passaggi per completare un'attività.
• Realizza un video di formazione invece di fare formazione di persona.

Per ulteriori informazioni e suggerimenti, dai un'occhiata a questo fantastico post su come trasformare le tue comunicazioni remote con elementi visivi.

Quali strumenti sono disponibili per la comunicazione sincrona?

Sono disponibili numerosi strumenti per aiutarti con la comunicazione sincrona remota, inclusi software di videoconferenza e strumenti di comunicazione in tempo reale come la chat.

Ecco alcuni dei più popolari:

• Ingrandisci
• Google Meet
• Microsoft Team
• Telefono (incluse funzionalità come FaceTime)
• lento
• SMS

Quali strumenti sono disponibili per la comunicazione asincrona?

Mentre alcuni dei seguenti strumenti sono più utili per la comunicazione asincrona, noterai che c'è qualche crossover. Ad esempio, se invii un messaggio di testo a qualcuno, può sicuramente rispondere subito, ma può anche rispondere quando è più conveniente o appropriato.

Ecco alcuni degli strumenti più popolari per la comunicazione asincrona

• E-mail
• Screen recorder/editor video come TechSmith Camtasia.
• Software di cattura dello schermo come TechSmith Snagit.
• Piattaforme video come TechSmith Knowmia Pro.
• Microsoft Team
• lento
• SMS

Sincrono vs. asincrono? Più simile a sincrono E asincrono!

Non esiste un modo perfetto per comunicare quando si lavora o si impara a distanza. Ci sono vantaggi di comunicazione asincrona e comunicazione sincrona, nonché contro.

Alcune comunicazioni sono urgenti e richiedono attenzione immediata. Altri, invece, sono meno urgenti e possono essere gestiti in un modo meno dirompente e forse anche più utile.

Con gli strumenti giusti e una migliore comprensione di dove ogni metodo brilla davvero, puoi utilizzare entrambi per aiutarti a comunicare meglio con i tuoi colleghi, studenti e altro pubblico, sia che si trovino a 5.000 miglia di distanza o in fondo al corridoio.