Documentación del software: 5 formas sencillas de mejorarlo

Cuando la mayoría de las personas piensan en la documentación del usuario del software, probablemente no imaginan nada emocionante, atractivo o divertido. Esto se debe a que demasiadas guías de usuario de software, guías de inicio rápido, tutoriales y similares están dominados por grandes bloques de texto sin pensar en lo que el usuario final obtendrá de ellos.

Hay una manera mejor.

La mejor documentación de usuario no les dice a sus clientes cómo usar su software en porciones enormes y difíciles de digerir. Les muestra cómo con imágenes y videos en fragmentos del tamaño de un bocado que describen claramente en términos simples exactamente cómo realizar las tareas que los ayudarán a tener éxito.

Y, lo mejor de todo, es MUCHO más fácil de lo que piensas. Le mostraré cinco formas simples en las que puede mejorar la documentación de su software con imágenes y videos que deleitarán a sus clientes mientras los ayudan a tener más éxito con sus productos.

Esto es lo que aprenderá:

• Por qué las imágenes y los videos ofrecen una mejor manera de enseñar y aprender.
• Cómo puede usar capturas de pantalla para mejorar su contenido de ayuda.
• Por qué los gráficos simplificados agregan claridad para sus clientes y mejoran la longevidad de su documentación de usuario.
• Cómo convertir sus capturas de pantalla en videos tutoriales agrega una nueva dimensión a su contenido.
• Por qué los archivos PDF pueden no ser la mejor opción para la documentación de su software.

Por qué la documentación de software visual es mejor

Cuando hicimos nuestra investigación El valor de las imágenes, esperábamos descubrir que las personas aprendían mejor cuando se les presentaba contenido visual en lugar de solo texto. Pero lo que no esperábamos era hasta qué punto el contenido visual marcaba la diferencia.

Casi el 70% de las personas no solo prefieren instrucciones visuales en lugar de solo texto, sino que también aprendieron más rápido, realizaron tareas con mayor precisión y retuvieron la información por más tiempo. Fue bastante alucinante, para ser honesto.

Y, nuestro análisis más reciente de Video Viewer Study encontró que, cada vez más, las personas buscan ayuda o contenido instructivo a través de video en lugar de un PDF antiguo o una página web llena de texto.

La conclusión es que las personas no solo prefieren las imágenes y los videos (¡los prefieren!), sino que también obtienen más de ellos.

Eso significa que tendrá clientes más felices y exitosos y reducirá las llamadas, los correos electrónicos y otras consultas a su personal de soporte técnico.

Cómo mejorar la documentación del software con imágenes y videos

Por lo tanto, las imágenes y el video son un componente clave de cualquier buena estrategia de documentación de software, pero también puede ser intimidante pensar en crear ese tipo de contenido, especialmente si tiene poca o ninguna experiencia.

No tiene que ser. Puede ser increíblemente fácil crear imágenes y videos de alta calidad, incluso si nunca los ha creado antes.

Aquí hay cinco maneras fáciles de mejorar la documentación de su software con imágenes.

1. Usa capturas de pantalla

Las capturas de pantalla son una de las formas más sencillas de agregar imágenes de la interfaz de usuario de su software a su documentación.

Incluso una simple captura de pantalla puede ser de gran ayuda para sus usuarios cuando intentan navegar por su software o sitio web, pero cuando se mejora con anotaciones y llamadas, se convierte en una herramienta esencial y fácil de entender.

Si una imagen vale 1.000 palabras, una buena captura de pantalla debe valer 10.000.

Si bien hay herramientas de captura de pantalla gratuitas disponibles, una opción más poderosa y versátil como TechSmith Snagit hace que la creación de imágenes de alta calidad sea aún más fácil. Puede mostrar tanto o tan poco de la pantalla como necesite y las llamadas y anotaciones sencillas de Snagit significan que puede resaltar elementos importantes o llamar la atención de sus usuarios sobre lo que es más importante.

Una serie de capturas de pantalla puede mostrar los pasos para completar una tarea, o la herramienta de pasos de Snagit puede mostrarlo todo en una sola imagen.

Aprende a crear capturas de pantalla efectivas

2. Usa gráficos simplificados

Muchas interfaces de software pueden ser complicadas y ofrecen una serie de opciones. Y, la mayoría de las veces, cuando desea mostrar un proceso o un procedimiento, no necesita mostrar todo. De hecho, a veces mostrar toda la interfaz puede resultar confuso.

Los gráficos simplificados ayudan a restar énfasis a las partes sin importancia de su captura de pantalla y resaltan lo que sus usuarios necesitan ver.

Con Snagit, nunca ha sido tan fácil crear gráficos simplificados. Simplemente elija la herramienta Simplificar y, con Auto-Simplificar seleccionado, Snagit hace el resto. Puede elegir la cantidad de detalles que desea que muestre Snagit y eliminar las simplificaciones que no necesita.

Para un control más preciso, también puede optar por aplicar la simplificación manualmente.

Independientemente de cómo lo haga, los gráficos simplificados ayudarán a sus usuarios a comprender exactamente dónde deben centrar su atención.

3. Convierte tus capturas de pantalla en un video

Si bien las imágenes son una forma poderosa y útil de mejorar la documentación de su software, los videos pueden llevarlo aún más lejos al agregar instrucciones de movimiento y voz a la mezcla.

Ahora, si nunca antes ha hecho un video, la idea de comenzar puede ser increíblemente desalentadora. Pero puede crear videos altamente efectivos con poca o ninguna experiencia en video. De hecho, si puede tomar una captura de pantalla, ¡está en camino!

Una vez más, es Snagit al rescate. Snagit le permite tomar una serie de capturas de pantalla y convertirlas en un video rápido que puede compartir como parte de la documentación de su software, contenido de ayuda y más. De hecho, es una excelente manera para que su equipo de soporte técnico también muestre a los usuarios cómo solucionar un problema.

Puede tomar sus capturas de pantalla y luego hacer su video u obtener sus capturas de pantalla usando la función Video from Images de Snagit. Independientemente de cómo lo haga, puede agregar audio y anotaciones sobre la marcha.

4. Graba un vídeo

Las capturas de pantalla son geniales y útiles en más formas de las que puedo contar. Pero, a veces, nada más que un video servirá.

A diferencia de un video de imágenes, una grabación de pantalla toma un video de su pantalla y cualquier movimiento del mouse, clics, etc. que realice.

El grabador de pantalla incorporado de Snagit le permite capturar toda o parte de su pantalla, así como cualquier voz en off que desee incluir. Para un poco de personalidad adicional, también puede agregar su cámara.

A veces, ese toque personal contribuye en gran medida a que sus usuarios se sientan menos estresados ​​por aprender su software.

Recuerde, sin embargo, que los mejores videos son lo más cortos posible para mostrar lo que quiere enseñar. No intente mostrar cómo usar cada función en un solo video.

5. Piensa más allá de los PDF

El formato de documento portátil (PDF) de Adobe ha transformado la forma en que compartimos información. Son perfectos cuando desea que alguien pueda descargar e imprimir una copia perfectamente formateada de su documentación.

Pero seamos realistas, ¿cuándo fue la última vez que descargó e imprimió la documentación del software?

Una de las mejores cosas de la web es que podemos compartir información sin necesidad de imprimirla. Mantenga la documentación de su software en las páginas de su sitio web en lugar de simplemente obligar a los usuarios a acceder a un PDF. Tendrá muchas más opciones (incluida la posibilidad de incluir videos) y, en su mayor parte, las páginas web son mucho más fáciles de actualizar que los documentos PDF, lo que garantiza que sus usuarios siempre tengan la información más actualizada.

Y, a diferencia de los archivos PDF, sus páginas web tienen muchas posibilidades de búsqueda, lo que significa que cuando uno de sus usuarios desea información sobre su producto, es más probable que encuentre su contenido.

Siempre puede ofrecer un PDF además del contenido web, pero simplemente no haga que los PDF sean la ÚNICA forma en que las personas pueden obtener la documentación de su software.

¡Y oye, no olvides que también puedes poner tus videos en sitios como YouTube!

Mejor documentación de software = usuarios más felices

Puede seguir creando documentación de software con mucho texto y obligar a sus clientes a leerla, o puede darles lo que quieren Y lo que realmente les ayuda a usar sus productos de manera más rápida y eficiente.

Agregue más imágenes y videos a su documentación y brindará un mejor servicio a sus clientes.

Y, con Snagit, literalmente cualquiera puede crear imágenes y videos increíblemente profesionales que deleitarán a sus clientes, reducirán las llamadas y los correos electrónicos al soporte técnico y ayudarán a crear usuarios de por vida.