El correo electrónico nunca morirá. He aquí cómo mejorarlo
Publicado: 2024-02-16Todos odiamos el correo electrónico, ¿verdad? Sin embargo, una nueva encuesta realizada por TechSmith muestra que ahí es donde ocurre la mayor parte de nuestra comunicación en el trabajo.
A pesar de confiar en él, los encuestados tuvieron mucho que decir sobre lo ineficaz que puede ser el correo electrónico. Cuando se les preguntó cuál es el mayor obstáculo para una comunicación eficaz en su organización, las personas respondieron con cosas como:
- “Se reciben demasiados correos electrónicos a diario. No necesariamente tenemos tiempo para leerlo todo”.
- "El correo electrónico de ida y vuelta es muy ineficiente y puede provocar el incumplimiento de plazos".
- "La gente no ha leído sus correos electrónicos".
Entonces, ¿por qué nos hacemos esto a nosotros mismos? Si el correo electrónico va a permanecer, y las investigaciones demuestran que así es, debemos usarlo de manera más efectiva para que todos podamos llegar a la bandeja de entrada cero.
En esta publicación, cubriremos por qué el correo electrónico no va a ninguna parte, por qué es tan difícil hacerlo bien y los pasos simples (¡con ejemplos!) que puedes seguir para asegurarte de que las personas realmente lean tus mensajes.
El futuro del trabajo es asincrónico
Una nueva investigación muestra que los formatos asincrónicos, como los mensajes de vídeo, están surgiendo como un sustituto bienvenido de las reuniones.
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Por qué el correo electrónico no va a ninguna parte
El correo electrónico es un elemento básico de la mayoría de las comunicaciones comerciales por una razón. Es una forma más rápida y eficiente de comunicar información que programar una reunión y le permite llegar fácilmente a personas dentro y fuera de su organización.
Los correos electrónicos también proporcionan un registro escrito de decisiones, solicitudes y otra información útil para archivar y consultar más adelante.
¿Qué hace que sea difícil corregir el correo electrónico?
Para enviar un correo electrónico exitoso, debe transmitir su mensaje de manera efectiva. De lo contrario, enfrentará malentendidos o una avalancha de mensajes de ida y vuelta mientras la gente busca aclaraciones. El correo electrónico genera más correo electrónico.
O peor aún, la gente simplemente no leerá sus correos electrónicos en absoluto.
Desafortunadamente, la naturaleza basada en texto del correo electrónico puede hacer que sea difícil hacerlo bien.
El correo electrónico carece de señales no verbales
Cuando no puedes escuchar el tono de alguien o ver sus expresiones faciales y su lenguaje corporal, puede ser fácil malinterpretar la intención de lo que está tratando de decir. Lo que podría haber sido un mensaje amistoso podría, sin querer, parecer duro o negativo.
No todo el mundo es bueno escribiendo
La comunicación eficaz por correo electrónico depende de unas sólidas habilidades de redacción. No todo el mundo tiene la capacidad de expresarse de forma clara y concisa por escrito, lo que puede provocar confusión o falta de comunicación.
¿Muro de texto? ¡Próximo!
Algunas cosas son simplemente difíciles de explicar con texto. Para evitar posibles malentendidos, las personas tienden a compensar en exceso proporcionando demasiado contexto o aclaraciones.
Nadie tiene tiempo para leer un ensayo de cinco páginas durante la jornada laboral. O la gente pasará por alto su mensaje porque la extensión es intimidante, o sus puntos clave se perderán en la mezcla.
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5 formas sencillas de enviar mejores correos electrónicos
Puede parecer que no hay nada que puedas hacer para detener la avalancha de correos electrónicos que se acumulan en tu bandeja de entrada todos los días. Esta es la cuestión: si se toma el tiempo para mejorar su juego de correo electrónico y enviar mensajes más claros y concisos, ayudará a reducir los intercambios innecesarios, liberando parte de su valioso tiempo.
1. Vaya al grano rápidamente
Si envía un correo electrónico porque necesita que alguien actúe, déjelo claro desde el principio. Evitar presentaciones prolongadas puede ayudar a garantizar que su solicitud o fecha límite no se pierda en la mezcla.
Si cree que el contexto le ayudará, inclúyalo después de haber expuesto su punto principal. Su destinatario tendrá la opción de continuar leyendo si lo necesita y usted no perderá su tiempo si no lo hace.
2. Sea breve
También desea que su correo electrónico sea lo más breve posible sin omitir los detalles necesarios. Es un acto de equilibrio, sin duda. Intente tomarse un momento antes de comenzar a escribir para definir claramente el propósito del correo electrónico. ¿Qué quieres que haga la otra persona? (Y si hay plazos involucrados, ¡no olvide indicarlos!)
Ponte a prueba con un número máximo de palabras. Según Boomerang, el punto óptimo para un correo electrónico es entre 50 y 125 palabras.
3. Incluya imágenes para mayor claridad.
¿Cuál es el dicho? ¿Una imagen vale mas que mil palabras? ¡Eso es cierto! Una forma sencilla de hacer que cualquier correo electrónico sea más claro y conciso es incorporar elementos visuales como capturas de pantalla comentadas, gráficos o infografías para explicar un concepto o demostrar un proceso.
Un sorprendente 97% de las personas que utilizan imágenes en su comunicación en el trabajo las encuentran efectivas. Informan que las imágenes reducen los malentendidos y les ahorran tiempo.
Ya sea que estés intentando explicar un proceso o proporcionar comentarios sobre un proyecto, en lugar de escribir la explicación, ¡toma una captura de pantalla! Con una herramienta de captura de pantalla como Snagit, puedes capturar la plataforma de diapositivas o la aplicación a la que te refieres y usar anotaciones como flechas o llamadas para agregar contexto.
4. Estructura tu correo electrónico
¡Un poco de formato ayuda mucho! Evite grandes bloques de texto que puedan resultar intimidantes o difíciles de leer dividiendo su mensaje en párrafos cortos. Si necesita delinear un proceso o pasos, utilice una lista numerada para que sea más fácil de leer para el destinatario.
5. En su lugar, envía un vídeo.
¿Qué hace cuando necesita compartir información que no merece la pena reunir pero que es demasiado difícil de transmitir en un correo electrónico? ¡Envías un mensaje de vídeo! Ni siquiera me hagas hablar de todas las reuniones que se pueden reemplazar con video.
Si tiene dificultades para transmitir su mensaje, pero no encuentra tiempo en el calendario de esa persona, intente grabar un mensaje de video rápido e informal.
Simplemente grabe su pantalla (recomendamos Snagit, por supuesto) mientras le explica a alguien los pasos del proceso o sus comentarios sobre su proyecto. Luego, puede enviar por correo electrónico un enlace a su video para que la persona pueda verlo en el momento que mejor le convenga. No se requiere reunión ni lectura de novelas.
El correo electrónico no tiene por qué ser terrible
¡Y ahí lo tienes! Transformar la forma en que se comunica puede parecer una tarea desalentadora, pero son las pequeñas cosas las que a menudo provocan el mayor cambio. ¡Empiece por probar sólo uno de estos enfoques y vea qué sucede!
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