E-mail nigdy nie umrze. Oto, jak to zrobić lepiej

Wszyscy nienawidzimy e-maili, prawda? Jednak nowa ankieta przeprowadzona przez TechSmith pokazuje, że to właśnie tam odbywa się większość naszej komunikacji w pracy.

Mimo że na nim polegali, respondenci ankiety mieli wiele do powiedzenia na temat nieskuteczności poczty elektronicznej. Na pytanie, co jest największą przeszkodą w skutecznej komunikacji w ich organizacji, ludzie odpowiadali następująco:

• „Zbyt wiele e-maili otrzymywanych codziennie. Niekoniecznie mamy czas, aby przeczytać wszystko.”
• „Przesyłanie wiadomości e-mail tam i z powrotem jest bardzo nieefektywne i może prowadzić do niedotrzymania terminów”.
• „Ludzie nie czytają swoich e-maili”.

Dlaczego więc sobie to robimy? Jeśli e-mail ma się utrzymać, a badania pokazują, że tak jest, musimy go efektywniej wykorzystywać, abyśmy wszyscy mogli dotrzeć do zera w skrzynce odbiorczej.

W tym poście omówimy, dlaczego e-maile donikąd nie docierają, dlaczego tak trudno zrobić to dobrze, oraz przedstawimy proste kroki (z przykładami!), które możesz wykonać, aby mieć pewność, że ludzie rzeczywiście przeczytają Twoje wiadomości.

Przyszłość pracy jest asynchroniczna

Nowe badania pokazują, że formaty asynchroniczne, takie jak wiadomości wideo, stają się mile widzianym zamiennikiem spotkań.

Zdobądź spostrzeżenia

Dlaczego e-mail nigdzie się nie wybiera

Nie bez powodu poczta e-mail jest podstawą większości komunikacji biznesowej. Jest to szybszy i skuteczniejszy sposób przekazywania informacji niż umawianie się na spotkanie. Umożliwia łatwe dotarcie do osób w organizacji i poza nią.

E-maile zawierają także pisemny zapis decyzji, wniosków i innych przydatnych informacji, które można archiwizować i wykorzystywać później.

Co sprawia, że ​​e-mail jest trudny do prawidłowego ustawienia

Aby wysłać udany e-mail, musisz skutecznie przekazać wiadomość. W przeciwnym razie będziesz musiał stawić czoła nieporozumieniom lub atakowi powtarzających się komunikatów, gdy ludzie będą szukać wyjaśnień. E-mail rodzi więcej e-maili.

Albo, co gorsza, ludzie w ogóle nie będą czytać Twoich e-maili.

Niestety, tekstowy charakter wiadomości e-mail może utrudniać ich prawidłowe działanie.

W e-mailu brakuje sygnałów niewerbalnych

Kiedy nie słyszysz czyjegoś tonu głosu, nie widzisz wyrazu twarzy i języka ciała, łatwo błędnie zinterpretować intencje tego, co próbuje powiedzieć. To, co mogło mieć na celu przyjazną wiadomość, mogło przypadkowo zostać odebrane jako ostre lub negatywne.

Nie każdy jest dobry w pisaniu

Skuteczna komunikacja e-mailowa opiera się na silnych umiejętnościach pisania. Nie każdy potrafi wyrażać się jasno i zwięźle na piśmie, co może prowadzić do nieporozumień lub nieporozumień.

Ściana tekstu? Następny!

Niektóre rzeczy po prostu trudno wytłumaczyć tekstem. Aby uniknąć potencjalnych nieporozumień, ludzie mają tendencję do nadmiernego kompensowania sytuacji, podając zbyt duży kontekst lub wyjaśnienia.

Nikt nie ma czasu na czytanie pięciostronicowego eseju w ciągu dnia pracy. Albo ludzie pominą Twoją wiadomość, bo jej długość jest zastraszająca, albo Twoje kluczowe punkty zaginą w miksie.

Szybciej przekaż wiadomość dzięki obrazom i filmom

Snagit ułatwia przechwytywanie ekranu, dodawanie kontekstu i udostępnianie w dowolnym miejscu.

Wypróbuj Snagit za darmo

5 prostych sposobów na wysyłanie lepszych e-maili

Może się wydawać, że nic nie możesz zrobić, aby powstrzymać zalew e-maili, które codziennie zalegają w Twojej skrzynce odbiorczej. Rzecz w tym, że jeśli poświęcisz czas na ulepszenie swojej gry e-mailowej i wyślesz bardziej jasne, zwięzłe wiadomości, pomoże to zredukować niepotrzebne przesyłanie wiadomości tam i z powrotem, uwalniając część Twojego cennego czasu.

1. Szybko przejdź do rzeczy

Jeśli wysyłasz e-mail, ponieważ potrzebujesz kogoś do podjęcia działań, wyjaśnij to od początku. Unikanie długich wstępów może pomóc w zapewnieniu, że Twoja prośba lub termin nie zaginą w miksie.

Jeśli uważasz, że kontekst będzie pomocny, dołącz go po przedstawieniu głównego tematu. Twój odbiorca będzie miał możliwość kontynuowania czytania, jeśli zajdzie taka potrzeba, a Ty nie będziesz marnować jego czasu, jeśli tego nie zrobi.

2. Mów krótko

Chcesz także, aby Twój e-mail był jak najkrótszy, bez pomijania niezbędnych szczegółów. Z pewnością jest to działanie równoważące. Spróbuj poświęcić chwilę przed rozpoczęciem pisania, aby jasno określić cel wiadomości e-mail. Co chcesz, żeby druga osoba zrobiła? (A jeśli obowiązują jakieś terminy, nie zapomnij o nich podać!)

Zmierz się z maksymalną liczbą słów. Według Boomerang optymalna długość e-maila to około 50–125 słów.

3. Dla przejrzystości dołącz elementy wizualne

Jakie jest powiedzenie? Obraz jest wart tysiąca słów? To prawda! Prostym sposobem na uczynienie każdego e-maila bardziej przejrzystym i zwięzłym jest dodanie elementów wizualnych, takich jak zrzuty ekranu z adnotacjami, wykresy lub infografiki, aby wyjaśnić koncepcję lub zademonstrować proces.

Aż 97% osób wykorzystujących obrazy w komunikacji w pracy uważa je za skuteczne. Twierdzą, że obrazy zmniejszają nieporozumienia i oszczędzają czas.

Niezależnie od tego, czy próbujesz wyjaśnić proces, czy przekazać opinię na temat projektu, zamiast wpisywać wyjaśnienie, zrób zrzut ekranu! Za pomocą narzędzia do przechwytywania ekranu, takiego jak Snagit, możesz przechwycić prezentację slajdów lub aplikację, do której się odwołujesz, i użyć adnotacji, takich jak strzałki lub objaśnienia, aby dodać kontekst.

4. Uporządkuj swój e-mail

Trochę formatowania wystarczy! Unikaj dużych bloków tekstu, które mogą zastraszać lub być trudne do odczytania, dzieląc wiadomość na krótkie akapity. Jeśli chcesz opisać proces lub kroki, użyj listy numerowanej, aby ułatwić odbiorcy odczytanie.

5. Zamiast tego wyślij film

Co robisz, gdy chcesz podzielić się informacjami, z którymi nie warto się spotykać, ale które są zbyt trudne do przekazania w wiadomości e-mail? Wysyłasz wiadomość wideo! Nawet nie wspominaj mi o wszystkich spotkaniach, które można zastąpić wideo.

Jeśli masz trudności z przekazaniem wiadomości, ale nie możesz znaleźć czasu w kalendarzu tej osoby, spróbuj nagrać szybką, nieformalną wiadomość wideo.
Po prostu nagraj swój ekran (oczywiście zalecamy Snagit), podczas gdy opowiadasz komuś o etapach procesu lub przekazujesz swoją opinię na temat jego projektu. Następnie możesz wysłać e-mailem link do swojego filmu, który dana osoba będzie mogła obejrzeć w dogodnym dla niej czasie. Nie jest wymagane żadne spotkanie ani czytanie powieści.

E-mail nie musi być straszny

I masz to! Zmiana sposobu komunikacji może wydawać się trudnym zadaniem, ale to małe rzeczy często powodują najwięcej zmian. Zacznij od wypróbowania tylko jednego z tych podejść i zobacz, co się stanie!

Zredukuj niepotrzebne przemieszczanie się tam i z powrotem dzięki pakietowi Snagit Connect

Przechwyć swój ekran i dodaj kontekst za pomocą Snagit, a następnie udostępnij w dowolnym miejscu za pomocą Screencast.

Ucz się więcej