이메일은 절대 죽지 않습니다. 개선하는 방법은 다음과 같습니다.

우리 모두는 이메일을 싫어합니다. 그렇죠? 그러나 TechSmith의 새로운 설문 조사에 따르면 직장에서 대부분의 커뮤니케이션이 이루어지는 곳이 바로 이곳입니다.

이에 의존함에도 불구하고 설문 조사 응답자들은 이메일이 얼마나 비효율적일 수 있는지에 관해 많은 이야기를 했습니다. 조직에서 효과적인 의사소통을 방해하는 가장 큰 장애물이 무엇인지 묻는 질문에 사람들은 다음과 같이 대답했습니다.

• “매일 너무 많은 이메일을 받았습니다. 모든 것을 읽을 시간이 반드시 필요한 것은 아닙니다.”
• "이메일을 주고받는 것은 매우 비효율적이며 마감일을 놓칠 수 있습니다."
• "사람들은 이메일을 읽지 않았습니다."

그렇다면 우리는 왜 우리 자신에게 이런 짓을 하는 걸까요? 연구 결과에 따르면 이메일이 계속 유지된다면 이메일을 더욱 효과적으로 사용하여 모두가 받은편지함을 0으로 만들 수 있도록 해야 합니다.

이 게시물에서는 이메일이 아무데도 가지 않는 이유, 올바르게 처리하기 어려운 이유, 그리고 사람들이 실제로 메시지를 읽었는지 확인하기 위해 취할 수 있는 간단한 단계(예제 포함!)에 대해 설명합니다.

미래의 업무는 비동기식이다

새로운 연구에 따르면 비디오 메시지와 같은 비동기 형식이 회의를 대체할 환영할만한 대안으로 떠오르고 있습니다.

통찰력 얻기

이메일이 아무데도 가지 않는 이유

이메일은 대부분의 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 요소입니다. 이는 회의를 준비하는 것보다 정보를 전달하는 더 빠르고 효율적인 방법이며 조직 내부와 외부의 사람들에게 쉽게 접근할 수 있게 해줍니다.

이메일은 또한 나중에 보관하고 참조할 수 있는 결정, 요청 및 기타 유용한 정보에 대한 서면 기록을 제공합니다.

이메일을 제대로 받기 어렵게 만드는 이유

성공적인 이메일을 보내려면 메시지를 효과적으로 전달해야 합니다. 그렇지 않으면 사람들이 해명을 요구하면서 오해나 앞뒤로 메시지를 주고받는 맹공격에 직면하게 될 것입니다. 이메일은 더 많은 이메일을 낳습니다.

아니면 사람들이 당신의 이메일을 전혀 읽지 않을 수도 있습니다.

안타깝게도 이메일의 텍스트 기반 특성으로 인해 올바른 답변을 얻기가 어려울 수 있습니다.

이메일에는 비언어적 단서가 부족합니다.

누군가의 말투를 들을 수 없거나 얼굴 표정과 몸짓을 볼 수 없다면, 그들이 말하려는 의도를 잘못 해석하기 쉽습니다. 친근한 메시지를 의미할 수도 있었던 내용이 의도치 않게 가혹하거나 부정적으로 느껴질 수도 있습니다.

모두가 글을 잘 쓰는 것은 아니다

효과적인 이메일 커뮤니케이션은 강력한 글쓰기 능력에 달려 있습니다. 모든 사람이 서면으로 자신을 명확하고 간결하게 표현할 수 있는 능력이 있는 것은 아니며, 이는 혼란이나 잘못된 의사소통을 초래할 수 있습니다.

텍스트의 벽? 다음!

어떤 것들은 텍스트로 설명하기가 어렵습니다. 잠재적인 오해를 피하기 위해 사람들은 너무 많은 맥락이나 설명을 제공하여 과잉 보상하는 경향이 있습니다.

근무 시간에 다섯 페이지 분량의 에세이를 읽을 시간이 있는 사람은 아무도 없습니다. 메시지의 길이가 너무 길어서 사람들이 메시지를 건너뛰거나 메시지가 혼합되어 핵심 내용이 손실될 수 있습니다.

이미지와 동영상으로 메시지를 더 빠르게 전달하세요.

Snagit을 사용하면 쉽게 화면을 캡처하고, 컨텍스트를 추가하고, 어디에서나 공유할 수 있습니다.

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더 나은 이메일을 보내는 5가지 간단한 방법

매일 받은 편지함에 쌓이는 이메일의 홍수를 막기 위해 할 수 있는 일이 아무것도 없는 것처럼 보일 수도 있습니다. 시간을 들여 이메일 게임을 개선하고 더욱 명확하고 간결한 메시지를 보내면 불필요한 주고받는 시간을 줄이고 귀중한 시간을 확보하는 데 도움이 될 것입니다.

1. 빠르게 요점을 파악하라

조치를 취할 사람이 필요하기 때문에 이메일을 보내는 경우 처음부터 명확하게 하세요. 긴 소개를 피하면 귀하의 요청이나 마감일이 혼란에 빠지지 않도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

맥락이 도움이 될 것이라고 생각한다면 주요 요점을 설명한 후에 맥락을 포함하세요. 수신자는 필요한 경우 계속해서 읽을 수 있으며 그렇지 않더라도 시간을 낭비하지 않을 것입니다.

2. 짧게 유지하세요

또한 필요한 세부 정보를 빠뜨리지 않고 이메일을 최대한 간략하게 유지하는 것이 좋습니다. 확실히 균형을 잡는 행동입니다. 입력을 시작하기 전에 잠시 시간을 내어 이메일의 목적을 명확하게 정의하십시오. 상대방이 무엇을 해주길 바라나요? (마감일이 있는 경우 이를 명시하는 것을 잊지 마세요!)

최대 단어 수에 도전해보세요. Boomerang에 따르면 이메일의 적절한 길이는 약 50-125단어입니다.

3. 명확성을 위해 시각적 요소를 포함하세요.

무슨 말이야? 천 마디 말보다 한 장의 사진이 가치가 있다고요? 그건 사실이에요! 이메일을 더욱 명확하고 간결하게 만드는 간단한 방법은 주석이 달린 스크린샷, 차트, 인포그래픽과 같은 시각적 요소를 통합하여 개념을 설명하거나 프로세스를 보여주는 것입니다.

직장에서 의사소통에 이미지를 사용하는 사람 중 무려 97%가 이미지가 효과적이라고 생각합니다. 그들은 이미지가 오해를 줄이고 시간을 절약해 준다고 보고합니다.

프로세스를 설명하거나 프로젝트에 대한 피드백을 제공하려는 경우 설명을 입력하는 대신 스크린샷을 찍어보세요! Snagit과 같은 화면 캡처 도구를 사용하면 참조 중인 슬라이드 데크나 응용 프로그램을 캡처하고 화살표나 설명선과 같은 주석을 사용하여 컨텍스트를 추가할 수 있습니다.

4. 이메일 구조화하기

약간의 서식 지정이 큰 도움이 됩니다! 메시지를 짧은 단락으로 나누어 위협적이거나 읽기 어려울 수 있는 큰 텍스트 블록을 피하세요. 프로세스나 단계의 개요를 작성해야 하는 경우 수신자가 더 쉽게 읽을 수 있도록 번호가 매겨진 목록을 사용하세요.

5. 대신 동영상 보내기

회의할 가치는 없지만 이메일로 전달하기에는 너무 어려운 정보를 공유해야 할 때 어떻게 하시나요? 영상 메시지를 보내드립니다! 영상으로 대체할 수 있는 모든 회의를 시작하지도 마세요.

메시지를 전달하는 데 어려움을 겪고 있지만 상대방의 일정을 확인할 시간이 없다면 빠르고 비공식적인 비디오 메시지를 녹화해 보세요.
다른 사람에게 프로세스 단계나 프로젝트에 대한 피드백을 설명하는 동안 화면을 녹화하세요(물론 Snagit 권장). 그런 다음 상대방이 편한 시간에 시청할 수 있도록 동영상 링크를 이메일로 보낼 수 있습니다. 모임이나 소설 읽기가 필요하지 않습니다.

이메일이 끔찍할 필요는 없습니다.

그리고 거기에 있습니다! 의사소통 방식을 바꾸는 것은 어려운 일처럼 보일 수 있지만 가장 큰 변화를 가져오는 것은 종종 작은 일입니다. 먼저 이러한 접근 방식 중 하나만 시도해 보고 무슨 일이 일어나는지 살펴보세요!

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