Kelebihan Informasi Itu Nyata: Begini Cara Mengelolanya

Merasa kewalahan dengan email, pesan, dan rapat di tempat kerja sehingga Anda tidak tahu harus mulai dari mana? Anda mungkin menderita kelebihan informasi.

Kamu bukanlah satu - satunya! Separuh pekerja merasa bahwa jumlah komunikasi yang mereka tangani di tempat kerja mengganggu produktivitas mereka, menurut survei TechSmith baru-baru ini tentang komunikasi di tempat kerja.

Aliran komunikasi yang konstan di tempat kerja dapat menyebabkan masalah seperti kelelahan dalam mengambil keputusan, kelelahan, dan perasaan kewalahan.

Di blog ini, kita akan membahas mengapa informasi berlebihan terjadi, dampaknya, dan yang terpenting, cara menghindarinya.

Sampaikan pesan Anda lebih cepat dengan Snagit

Tangkap layar Anda dengan mudah, tambahkan konteks, dan bagikan dengan tautan.

Coba Snagit Gratis

Apa itu informasi yang berlebihan?

Pertama, mari kita definisikan kelebihan informasi. Istilah “kelebihan informasi” mengacu pada perasaan kewalahan karena banyaknya informasi yang disajikan sekaligus. Dalam keadaan ini, membuat keputusan atau memprioritaskan tugas seringkali lebih sulit karena terlalu banyak hal yang harus diproses sekaligus.

Bertram Gross, seorang profesor ilmu politik, yang pertama kali menciptakan istilah ini. Namun, konsep informasi yang berlebihan dipopulerkan oleh Alvin Toffler, seorang penulis dan futuris, dalam bukunya “Future Shock,” pada tahun 1970.

Sayangnya, kelebihan informasi saat ini merupakan hal biasa di tempat kerja modern, dimana teknologi digital telah mempermudah pengiriman dan penerimaan pesan dengan kecepatan tinggi.

Ketika perusahaan menerapkan pengaturan yang lebih fleksibel seperti pekerjaan jarak jauh dan hybrid, ketergantungan pada saluran komunikasi digital akan semakin meningkat, sehingga menemukan cara yang lebih baik dalam mengelola informasi menjadi semakin penting.

Penyebab kelebihan informasi

Teknologi tentu saja berperan, namun kelebihan informasi sering terjadi di tempat kerja modern karena berbagai alasan.

Peningkatan alat komunikasi digital

Meskipun alat-alat seperti email, aplikasi perpesanan instan, manajemen proyek, dan konferensi video dapat mempermudah kolaborasi di tempat kerja, penggunaan alat-alat tersebut secara berlebihan dapat mengakibatkan banyaknya pesan dan notifikasi.

Semakin banyak informasi yang kita terima melalui rapat, email, dan rangkaian obrolan di tempat kerja, semakin besar kemungkinan kita merasa kewalahan. Memilah-milah lautan pesan yang tak ada habisnya untuk menentukan informasi apa yang benar-benar penting bagi pekerjaan Anda dapat memakan waktu dan melelahkan secara mental.

Setiap alat, dengan arus informasinya masing-masing, menuntut perhatian kita dan berkontribusi terhadap kelebihan informasi.

Komunikasi yang tidak jelas

Ketika sebuah pesan bersifat ambigu atau tidak jelas, sering kali ada kebutuhan untuk mengulang informasi atau menambahkan klarifikasi. Hal ini mengakibatkan Anda harus mengirim pesan dasar yang sama dalam format berbeda.

Katakanlah Anda sedang mengerjakan desain ulang situs web dan ingin desainer mengubah warna tombol dari kuning menjadi oranye dan mengirim email meminta perubahan. Namun, ada lebih dari satu tombol di halaman tersebut, sehingga desainer Anda membalas meminta klarifikasi. Lalu ada pertanyaan tentang warna oranye yang akan digunakan, dll.

Permintaan sederhana dapat dengan mudah berubah menjadi permintaan bolak-balik tanpa akhir ketika pesan aslinya kurang jelas. Survei TechSmith menemukan bahwa 74% pekerja harus mengulangi atau mengklarifikasi informasi di tempat kerja, dan 67% mengalami kesalahpahaman karena komunikasi yang tidak jelas.

Data dan informasi tanpa filter

Di era digital, organisasi dapat mengakses data dalam jumlah besar, seperti angka penjualan, masukan pelanggan, dan metrik kinerja.

Memilah-milah sejumlah besar data untuk menemukan wawasan yang relevan dan dapat ditindaklanjuti bisa sangat melelahkan, terutama jika Anda tidak memiliki keterampilan atau alat yang memadai untuk mengatur informasi secara bermakna.

Hal ini dapat mempersulit pemahaman relevansi data atau cara menggunakannya secara efektif, sehingga membuat karyawan merasa kewalahan atau mengalami kelumpuhan informasi.

Konsekuensi dari informasi yang berlebihan

Berurusan dengan arus informasi yang terus-menerus dapat menimbulkan kerugian yang signifikan. Hal ini dapat membuat individu merasa kewalahan namun juga membahayakan produktivitas di tempat kerja. Akibat dari kelebihan informasi antara lain sebagai berikut.

Fokus dan konsentrasi menurun

Otak manusia hanya mempunyai bandwidth sebesar itu; ketika kelebihan beban, lebih sulit untuk fokus. Anda mungkin mendapati diri Anda terus-menerus berpindah antar tugas tanpa sepenuhnya terlibat dalam satu tugas pun – sebuah fenomena yang dikenal sebagai peralihan konteks.

Pemberitahuan dan email yang terus-menerus harus disaring membuat kita sulit berkonsentrasi pada tugas-tugas yang memerlukan pemikiran mendalam, sehingga mengurangi kualitas dan efisiensi pekerjaan kita.

Gangguan komunikasi

Anda mungkin berpikir bahwa lebih banyak komunikasi akan membuat karyawan lebih mendapat informasi, bukan? Ketika TechSmith mensurvei para pekerja tentang kebiasaan komunikasi mereka, ditemukan bahwa semakin banyak orang melaporkan merasa kewalahan dengan volume komunikasi yang mereka lakukan, semakin besar kemungkinan mereka mengalami kesalahpahaman dan harus mengulangi informasi.

Ketika jumlah informasi terlalu banyak untuk diikuti, kita mungkin membaca sekilas daripada membaca dan mengabaikan detail penting. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dan terbuangnya waktu untuk mengklarifikasi atau memperbaiki masalah yang timbul akibat komunikasi yang buruk.

Kelelahan mengambil keputusan

Ketika kita dihadapkan pada terlalu banyak pilihan atau informasi yang bertentangan, hal ini menyebabkan kelumpuhan informasi. Pada dasarnya, kita begitu terbebani oleh pilihan-pilihan sehingga rasa takut membuat pilihan yang salah menghambat proses tersebut sama sekali.

Pertimbangkan bagaimana rasanya di toko kelontong ketika Anda sedang mencari sesuatu seperti sereal tetapi Anda dihadapkan dengan terlalu banyak pilihan. Anda mungkin menghabiskan beberapa menit membaca label. Tiba-tiba, semua pilihan menjadi kabur, dan Anda meninggalkan lorong dengan keranjang kosong, tanpa sereal sama sekali.

Kurangnya keseimbangan kehidupan kerja

Saya akan jujur ​​kepada Anda: Saya memiliki sekitar 15 pesan Slack yang belum dibaca, dan itu membuat saya stres. Kita merasakan tekanan untuk membaca, menanggapi, dan mengelola semua informasi yang datang kepada kita selama hari kerja. Rasa takut kehilangan sesuatu yang penting memang nyata.

Perasaan “selalu aktif” ini dapat membuat pekerjaan menyusup ke dalam kehidupan pribadi kita, yang menyebabkan stres dan kelelahan. Meskipun kelelahan dapat mengganggu produktivitas dan keterlibatan kita di tempat kerja, hal ini juga dapat memengaruhi kesehatan kita.

Sampaikan pesan Anda lebih cepat dengan Snagit

Tangkap layar Anda dengan mudah, tambahkan konteks, dan bagikan dengan tautan.

Coba Snagit Gratis

Strategi untuk mengelola kelebihan informasi

Satu-satunya hal yang mungkin terasa lebih membebani daripada menghadapi informasi yang berlebihan adalah mencegahnya. Masalahnya: ada beberapa langkah kecil yang dapat Anda ambil sekarang untuk menghindari informasi yang berlebihan dan meningkatkan kehidupan Anda di tempat kerja.

Mengatur prioritas

Tidak semua informasi memerlukan perhatian atau tanggapan segera. Berfokus pada hal yang penting dapat membantu mengurangi beban untuk terus-menerus merespons segala sesuatu.

Meskipun tidak ada pendekatan yang universal, Matriks Eisenhower adalah pendekatan manajemen waktu yang populer. Pada dasarnya, Anda membagi tugas menjadi empat kotak: tugas yang akan Anda kerjakan terlebih dahulu, tugas yang akan Anda jadwalkan nanti, tugas yang akan Anda delegasikan, dan tugas yang akan Anda hapus.

Anda dapat mengadaptasi metode ini untuk membantu Anda membuat keputusan yang cepat dan efektif saat menangani komunikasi di tempat kerja. Saat Anda memeriksa email, aplikasi perpesanan, atau kotak masuk lainnya, atur pesan ke dalam empat kategori:

1. Mendesak dan penting: Pesan-pesan ini memerlukan perhatian segera dan sangat penting untuk proyek kerja Anda saat ini, seperti keputusan yang sensitif terhadap waktu atau masalah mendesak. Tanggapi komunikasi ini sesegera mungkin.
2. Penting namun tidak mendesak: Pesan yang penting namun tidak memerlukan tanggapan segera, seperti permintaan masukan atau pembaruan yang tidak mendesak. Jadwalkan waktu tertentu untuk merespons, seperti blok harian atau mingguan di kalender Anda.
3. Mendesak tapi tidak penting: Pesan-pesan ini mungkin tampak mendesak tetapi tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan Anda. Seringkali, ini bisa berupa permintaan atau pertanyaan yang dapat ditangani dengan lebih baik oleh seseorang di tim Anda. Delegasikan pesan-pesan ini kepada orang yang tepat bila memungkinkan.
4. Tidak mendesak dan tidak penting: Pesan-pesan ini tidak mendesak dan tidak penting, termasuk spam, email penjualan yang tidak diminta, dan buletin informasi. Menghapus atau berhenti berlangganan komunikasi ini dapat mengurangi kekacauan di kotak masuk Anda.

Manfaatkan teknologi dengan bijak

Meskipun alat yang kita gunakan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi di tempat kerja dapat menyebabkan kelebihan informasi, kita juga dapat memanfaatkannya untuk membantu mencegahnya.

Buat filter dan aturan

Platform email memungkinkan pengguna membuat filter/aturan untuk mengurutkan pesan masuk ke dalam folder berdasarkan pengirim, baris subjek, atau kata kunci. Memanfaatkan fitur ini dapat membantu mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk memilah-milah pesan.

Sesuaikan pengaturan notifikasi Anda

Kurangi gangguan dengan menyesuaikan notifikasi aplikasi agar hanya mengingatkan Anda jika ada pesan atau sebutan penting. Hal ini dapat meminimalkan gangguan dari diskusi yang sedang berlangsung yang tidak memerlukan perhatian Anda segera. Kemudian, Anda dapat menjadwalkan blok khusus sepanjang minggu kerja Anda untuk membaca pesan-pesan yang tidak terlalu mendesak.

Tambahkan kejelasan pada komunikasi Anda dengan visual

Visual dapat menyampaikan informasi yang kompleks dengan cepat, menghemat waktu bagi orang yang mengirim dan menerima pesan. Anda tidak harus menjadi seorang desainer grafis profesional untuk memanfaatkan kekuatan komunikasi visual di tempat kerja. Alat tangkapan layar dan perekam seperti Snagit memudahkan siapa pun mengambil tangkapan layar atau video dengan cepat, menambahkan konteks, dan berbagi dengan tautan.

Berikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti

Umpan balik lebih mudah dipahami ketika Anda dapat menunjukkan dengan tepat apa yang Anda lihat di layar dan perubahan yang harus dilakukan. Jauh lebih cepat untuk mengambil tangkapan layar dari dek slide dan mengarahkan panah ke kesalahan ketik yang Anda temukan daripada mencoba menjelaskan dengan teks saja bahwa hal itu ada di slide 13 di paragraf tentang apa yang dimakan berang-berang laut untuk sarapan.

Tunjukkan sebuah proses

Saat menjelaskan proses atau alur kerja, pesan video dapat memperlihatkan tindakan setiap langkah proses tanpa perlu menjadwalkan rapat atau menulis instruksi panjang. Cobalah untuk tidak terintimidasi oleh video. Anda dapat membuat pesan video sederhana dengan merekam layar Anda dan menunjukkan langkah-langkah seperti yang Anda lakukan saat rapat Zoom.

Dengan Snagit, Anda dapat menambahkan panah dan nomor langkah ke layar Anda saat merekam untuk memperjelas prosesnya. Lebih baik lagi, saat orang tersebut membutuhkan penyegaran, mereka dapat menonton ulang video tersebut sesuai kebutuhan tanpa mengganggu hari Anda.

Kesimpulan

Mengirim pesan di tempat kerja kini semakin mudah, yang berarti kita harus lebih berhati-hati dalam berbagi informasi. Menggunakan visual seperti gambar dan video dapat membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas, mengurangi bolak-balik yang tidak perlu.

Sampaikan pesan Anda lebih cepat dengan Snagit

Tangkap layar Anda dengan mudah, tambahkan konteks, dan bagikan dengan tautan.

Coba Snagit Gratis