ข้อมูลล้นเกินมีอยู่จริง: ต่อไปนี้คือวิธีจัดการ

รู้สึกสับสนกับอีเมล ข้อความ และการประชุมในที่ทำงานจนคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหนดี? คุณอาจประสบปัญหาข้อมูลล้นเกิน

ไม่ใช่แค่คุณคนเดียว! ครึ่งหนึ่งของพนักงานรู้สึกว่าปริมาณการสื่อสารที่พวกเขาจัดการในที่ทำงานส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน ตามการสำรวจล่าสุดของ TechSmith เกี่ยวกับการสื่อสารในที่ทำงาน

การสื่อสารในที่ทำงานอย่างต่อเนื่องอาจทำให้เกิดปัญหา เช่น ความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ ความเหนื่อยหน่าย และความรู้สึกหนักใจ

ในบล็อกนี้ เราจะอภิปรายว่าทำไมข้อมูลจึงมีมากเกินไป ผลกระทบของมัน และที่สำคัญที่สุดคือจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร

ส่งข้อความของคุณได้เร็วขึ้นด้วย Snagit

จับภาพหน้าจอ เพิ่มบริบท และแชร์ด้วยลิงก์ได้อย่างง่ายดาย

ทดลองใช้ Snagit ฟรี

ข้อมูลมากเกินไปคืออะไร?

ขั้นแรก เรามากำหนดข้อมูลโอเวอร์โหลดกันก่อน คำว่า "ข้อมูลมากเกินไป" หมายถึงความรู้สึกถูกครอบงำด้วยข้อมูลจำนวนมากเกินไปที่นำเสนอพร้อมกัน ในรัฐนี้ การตัดสินใจหรือจัดลำดับความสำคัญของงานมักจะทำได้ยากขึ้น เนื่องจากมีกระบวนการมากเกินไปในการดำเนินการในคราวเดียว

เบอร์แทรม กรอสส์ ศาสตราจารย์ด้านรัฐศาสตร์ เป็นคนบัญญัติศัพท์นี้ขึ้นมา อย่างไรก็ตาม แนวคิดเรื่องการโอเวอร์โหลดของข้อมูลยังคงได้รับความนิยมโดย Alvin Toffler นักเขียนและนักอนาคตนิยมในหนังสือของเขาเรื่อง Future Shock ในปี 1970

น่าเสียดายที่ข้อมูลที่มีมากเกินไปในปัจจุบันเป็นเรื่องปกติในที่ทำงานยุคใหม่ ซึ่งเทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การส่งและรับข้อความในความเร็วเป็นประวัติการณ์ทำได้ง่ายขึ้น

เนื่องจากบริษัทต่างๆ ยอมรับการจัดการที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น การทำงานระยะไกลและแบบผสมผสาน การพึ่งพาช่องทางการสื่อสารแบบดิจิทัลก็จะเพิ่มขึ้นเท่านั้น ทำให้การค้นหาวิธีการจัดการข้อมูลที่ดียิ่งขึ้นมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม

สาเหตุของการโอเวอร์โหลดข้อมูล

เทคโนโลยีมีบทบาทอย่างแน่นอน แต่การมีข้อมูลมากเกินไปเกิดขึ้นบ่อยครั้งในที่ทำงานสมัยใหม่ด้วยเหตุผลหลายประการ

การเพิ่มขึ้นของเครื่องมือสื่อสารดิจิทัล

แม้ว่าเครื่องมือต่างๆ เช่น อีเมล แอปส่งข้อความ การจัดการโครงการ และการประชุมทางวิดีโอจะทำให้การทำงานร่วมกันในที่ทำงานง่ายขึ้น แต่การใช้มากเกินไปอาจทำให้ได้รับข้อความและการแจ้งเตือนอย่างล้นหลาม

ยิ่งเราได้รับข้อมูลผ่านการประชุม อีเมล และแชทในที่ทำงานมากเท่าไร เราก็ยิ่งรู้สึกหนักใจมากขึ้นเท่านั้น การจัดเรียงข้อความมากมายไม่รู้จบเพื่อพิจารณาว่าข้อมูลใดที่จำเป็นต่องานของคุณจริงๆ อาจกินเวลาและทำให้เสียสมาธิ

เครื่องมือแต่ละอย่างซึ่งมีกระแสข้อมูลเรียกร้องความสนใจจากเราและมีส่วนทำให้ข้อมูลมีมากเกินไป

การสื่อสารที่ไม่ชัดเจน

เมื่อข้อความไม่ชัดเจนหรือคลุมเครือ มักจะจำเป็นต้องให้ข้อมูลซ้ำหรือเพิ่มคำอธิบาย ส่งผลให้คุณต้องส่งข้อความพื้นฐานเดียวกันในรูปแบบที่แตกต่างกัน

สมมติว่าคุณกำลังออกแบบเว็บไซต์ใหม่และต้องการให้นักออกแบบเปลี่ยนสีของปุ่มจากสีเหลืองเป็นสีส้ม และส่งอีเมลเพื่อขอการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม มีปุ่มมากกว่าหนึ่งปุ่มบนหน้า ดังนั้นนักออกแบบของคุณจึงตอบกลับเพื่อขอคำชี้แจง แล้วก็มีคำถามเกี่ยวกับเฉดสีส้มที่จะใช้ เป็นต้น

คำของ่ายๆ อาจกลายเป็นการกลับไปกลับมาอย่างไม่มีที่สิ้นสุดเมื่อข้อความต้นฉบับขาดความชัดเจน การสำรวจของ TechSmith พบว่า 74% ของพนักงานต้องทำซ้ำตัวเองหรือชี้แจงข้อมูลในที่ทำงาน และ 67% ประสบกับความเข้าใจผิดเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน

ข้อมูลและข้อมูลที่ไม่ได้กรอง

ในยุคดิจิทัล องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลจำนวนมหาศาล เช่น ยอดขาย ความคิดเห็นของลูกค้า และตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

การกรองข้อมูลจำนวนมหาศาลเพื่อค้นหาข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องและนำไปปฏิบัติได้อาจมีล้นหลาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณขาดทักษะหรือเครื่องมือที่เพียงพอในการจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีความหมาย

สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความท้าทายในการทำความเข้าใจความเกี่ยวข้องของข้อมูลหรือวิธีใช้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้พนักงานรู้สึกหนักใจหรือทุกข์ทรมานจากข้อมูลอัมพาต

ผลที่ตามมาของการโอเวอร์โหลดข้อมูล

การจัดการกับข้อมูลที่มีอย่างต่อเนื่องอาจมีข้อเสียที่สำคัญ มันอาจทำให้บุคคลรู้สึกหนักใจ แต่ยังส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานอีกด้วย ผลที่ตามมาจากการมีข้อมูลมากเกินไปมีดังต่อไปนี้

สมาธิและสมาธิลดลง

สมองของมนุษย์มีแบนด์วิธมากเท่านั้น เมื่อทำงานหนักเกินไป ก็จะโฟกัสได้ยากขึ้น คุณอาจพบว่าตัวเองสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ อยู่ตลอดเวลาโดยไม่ได้มีส่วนร่วมในงานเดียวอย่างเต็มที่ ซึ่งเป็นปรากฏการณ์ที่เรียกว่าการสลับบริบท

การปิงการแจ้งเตือนและอีเมลอย่างต่อเนื่องทำให้การมุ่งความสนใจไปที่งานที่ต้องใช้ความคิดเชิงลึกเป็นสิ่งที่ท้าทาย ส่งผลให้คุณภาพและประสิทธิภาพของงานของเราลดลง

การสื่อสารขัดข้อง

คุณคงคิดว่าการสื่อสารที่มากขึ้นจะทำให้พนักงานได้รับข้อมูลมากขึ้นใช่ไหม เมื่อ TechSmith สำรวจพนักงานเกี่ยวกับนิสัยในการสื่อสารของตน พบว่ายิ่งมีคนรายงานว่ารู้สึกหนักใจกับปริมาณการสื่อสารที่พวกเขาต้องเผชิญมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งเผชิญกับความเข้าใจผิดและต้องทำซ้ำข้อมูลมากขึ้นเท่านั้น

เมื่อข้อมูลมีปริมาณมากเกินกว่าจะตามทัน เราอาจอ่านแบบผ่านๆ แทนที่จะอ่านและมองข้ามรายละเอียดที่สำคัญ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความเข้าใจผิดและเสียเวลาในการชี้แจงหรือแก้ไขปัญหาที่เกิดจากการสื่อสารที่ไม่ดี

ความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ

เมื่อเรามีตัวเลือกมากเกินไปหรือมีข้อมูลที่ขัดแย้งกัน ข้อมูลก็จะนำไปสู่อัมพาต โดยพื้นฐานแล้ว เรามีตัวเลือกมากมายจนความกลัวว่าจะเลือกผิดไปขัดขวางกระบวนการทั้งหมด

ลองพิจารณาว่าจะรู้สึกอย่างไรเมื่อไปร้านขายของชำเมื่อคุณกำลังมองหาบางอย่างเช่นซีเรียลแต่กลับเต็มไปด้วยตัวเลือกมากมายเกินไป คุณอาจใช้เวลาหลายนาทีในการอ่านฉลาก ทันใดนั้น ตัวเลือกทั้งหมดก็พร่าเลือนไปพร้อมๆ กัน และคุณออกจากทางเดินพร้อมตะกร้าเปล่า ทิ้งซีเรียลไปโดยสิ้นเชิง

ขาดความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

ฉันจะจริงใจกับคุณ: ฉันมีข้อความ Slack ที่ยังไม่ได้อ่านประมาณ 15 ข้อความ และมันทำให้ฉันเครียดมาก เรารู้สึกกดดันที่จะอ่าน ตอบกลับ และจัดการข้อมูลทั้งหมดที่มาถึงเราระหว่างวันทำงาน ความกลัวที่จะพลาดสิ่งสำคัญนั้นมีอยู่จริง

ความรู้สึกของการ “อยู่ตลอดเวลา” นี้อาจทำให้งานคืบคลานเข้ามาในชีวิตส่วนตัวของเรา นำไปสู่ความเครียดและความเหนื่อยหน่าย แม้ว่าความเหนื่อยหน่ายอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและความผูกพันในที่ทำงาน แต่ก็อาจส่งผลต่อสุขภาพของเราได้เช่นกัน

ส่งข้อความของคุณได้เร็วขึ้นด้วย Snagit

จับภาพหน้าจอ เพิ่มบริบท และแชร์ด้วยลิงก์ได้อย่างง่ายดาย

ทดลองใช้ Snagit ฟรี

กลยุทธ์ในการจัดการข้อมูลเกินพิกัด

สิ่งเดียวที่อาจรู้สึกล้นหลามมากกว่าการจัดการกับข้อมูลที่มากเกินไปอาจเป็นการป้องกัน สิ่งสำคัญคือ: มีขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณสามารถทำได้ทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้มีข้อมูลมากเกินไปและปรับปรุงชีวิตในที่ทำงานของคุณ

กำหนดลำดับความสำคัญ

ข้อมูลบางอย่างไม่จำเป็นต้องได้รับการดูแลหรือตอบสนองในทันที การมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญสามารถช่วยลดภาระในการตอบสนองทุกสิ่งอย่างต่อเนื่อง

แม้ว่าจะไม่มีแนวทางใดที่เหมาะกับทุกคน แต่ Eisenhower Matrix ก็เป็นแนวทางการจัดการเวลายอดนิยม โดยพื้นฐานแล้ว คุณแบ่งงานของคุณออกเป็นสี่กล่อง ได้แก่ งานที่คุณจะทำก่อน งานที่คุณจะกำหนดเวลาไว้ในภายหลัง งานที่คุณจะมอบหมาย และงานที่คุณจะลบ

คุณสามารถปรับใช้วิธีนี้เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเมื่อต้องจัดการการสื่อสารในที่ทำงาน เมื่อคุณตรวจสอบอีเมล แอพส่งข้อความ หรือกล่องจดหมายอื่นๆ ให้จัดระเบียบข้อความออกเป็นสี่หมวดหมู่:

1. เร่งด่วนและสำคัญ: ข้อความเหล่านี้ต้องการความสนใจทันทีและมีความสำคัญต่อโครงการงานปัจจุบันของคุณ เช่น การตัดสินใจที่คำนึงถึงเวลาหรือปัญหาเร่งด่วน ตอบสนองต่อการสื่อสารเหล่านี้โดยเร็วที่สุด
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: ข้อความที่สำคัญแต่ไม่ต้องการการตอบกลับในทันที เช่น คำขอความคิดเห็นหรือการอัปเดตที่ไม่เร่งด่วน กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงในการตอบกลับ เช่น บล็อกรายวันหรือรายสัปดาห์ในปฏิทินของคุณ
3. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: ข้อความเหล่านี้อาจดูเหมือนเร่งด่วนแต่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานของคุณ บ่อยครั้งสิ่งเหล่านี้อาจเป็นคำขอหรือคำถามที่คนในทีมของคุณสามารถจัดการได้ดีกว่า มอบหมายข้อความเหล่านี้ให้กับบุคคลที่เหมาะสมทุกครั้งที่เป็นไปได้
4. ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ: ข้อความเหล่านี้ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ รวมถึงสแปม อีเมลการขายที่ไม่พึงประสงค์ และจดหมายข่าวที่ให้ข้อมูล การลบหรือยกเลิกการสมัครรับการสื่อสารเหล่านี้สามารถลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณได้

ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด

แม้ว่าเครื่องมือที่เราใช้ในการทำงานร่วมกันและสื่อสารในที่ทำงานสามารถสร้างข้อมูลล้นเกินได้ แต่เราก็สามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้เพื่อช่วยป้องกันได้เช่นกัน

สร้างตัวกรองและกฎ

แพลตฟอร์มอีเมลช่วยให้ผู้ใช้สร้างตัวกรอง/กฎเพื่อจัดเรียงข้อความขาเข้าลงในโฟลเดอร์ตามผู้ส่ง บรรทัดหัวเรื่อง หรือคำหลัก การใช้คุณสมบัตินี้สามารถช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการกรองข้อความ

ปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณ

ลดการรบกวนด้วยการปรับแต่งการแจ้งเตือนของแอพเพื่อแจ้งเตือนคุณเฉพาะข้อความสำคัญหรือการกล่าวถึงเท่านั้น วิธีนี้จะช่วยลดสิ่งรบกวนสมาธิจากการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งคุณไม่ต้องการความสนใจในทันที จากนั้น คุณสามารถกำหนดเวลาบล็อกเฉพาะตลอดสัปดาห์การทำงานของคุณเพื่ออ่านข้อความที่ไม่เร่งด่วนได้

เพิ่มความชัดเจนให้กับการสื่อสารของคุณด้วยภาพ

ภาพสามารถถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาสำหรับผู้ส่งและรับข้อความ คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักออกแบบกราฟิกมืออาชีพเพื่อใช้ประโยชน์จากพลังของการสื่อสารด้วยภาพในที่ทำงาน เครื่องมือจับภาพและบันทึกหน้าจอ เช่น Snagit ช่วยให้ทุกคนสามารถจับภาพหน้าจอหรือวิดีโออย่างรวดเร็ว เพิ่มบริบท และแชร์ด้วยลิงก์ได้อย่างง่ายดาย

ให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้

ความคิดเห็นจะเข้าใจได้ตรงไปตรงมามากขึ้นเมื่อคุณสามารถแสดงสิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอได้อย่างชัดเจนและการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำ การจับภาพหน้าจอของชุดสไลด์นั้นและชี้ลูกศรไปที่ตัวที่คุณจับได้เร็วกว่ามาก แทนที่จะพยายามอธิบายด้วยข้อความเพียงอย่างเดียวว่าอยู่ในสไลด์ 13 ในย่อหน้าเกี่ยวกับสิ่งที่นากทะเลกินเป็นอาหารเช้า

สาธิตกระบวนการ

เมื่ออธิบายกระบวนการหรือขั้นตอนการทำงาน ข้อความวิดีโอสามารถแสดงแต่ละขั้นตอนของกระบวนการในการดำเนินการโดยไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลาการประชุมหรือเขียนคำสั่งที่ยาว พยายามอย่าให้วิดีโอถูกข่มขู่ คุณสามารถสร้างข้อความวิดีโอง่ายๆ ได้โดยการบันทึกหน้าจอและแสดงขั้นตอนเหมือนกับที่คุณทำในระหว่างการประชุม Zoom

ด้วย Snagit คุณสามารถเพิ่มลูกศรและหมายเลขขั้นตอนลงบนหน้าจอขณะบันทึกเพื่อชี้แจงกระบวนการ ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อบุคคลนั้นต้องการทบทวน พวกเขาสามารถดูวิดีโอซ้ำได้ตามต้องการโดยไม่รบกวนวันของคุณ

บทสรุป

การส่งข้อความในที่ทำงานทำได้ง่ายกว่าที่เคย ซึ่งหมายความว่าเราต้องรอบคอบมากขึ้นเกี่ยวกับการแบ่งปันข้อมูล การใช้ภาพ เช่น รูปภาพและวิดีโอสามารถช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อความของคุณได้อย่างชัดเจน โดยลดการกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น

ส่งข้อความของคุณได้เร็วขึ้นด้วย Snagit

จับภาพหน้าจอ เพิ่มบริบท และแชร์ด้วยลิงก์ได้อย่างง่ายดาย

ทดลองใช้ Snagit ฟรี