資訊過載是真實存在的：管理方法如下
已發表: 2024-02-15您是否對工作中的電子郵件、訊息和會議感到不知所措，不知道從哪裡開始？ 您可能正遭受資訊過載的困擾。
你並不是唯一的一個！ TechSmith 最近一項關於工作場所溝通的調查顯示，一半的員工認為他們在工作中處理的溝通量會損害他們的生產力。
工作中持續不斷的溝通可能會導致決策疲勞、倦怠和不知所措等問題。
在這篇部落格中，我們將討論資訊過載發生的原因、其影響，以及最重要的是如何避免它。
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什麼是資訊過載？
首先，我們來定義資訊過載。 「資訊超載」一詞是指因一次呈現的過多資訊而不知所措的感覺。 在這種狀態下，做出決策或確定任務優先順序通常會更加困難，因為要立即處理的事情太多了。
政治學教授伯特倫·格羅斯最初創造了這個詞。 儘管如此，資訊超載的概念還是被作家兼未來學家阿爾文·托夫勒 (Alvin Toffler) 在 1970 年出版的《未來衝擊》一書中普及了。
不幸的是，資訊過載在現代工作場所中很常見，數位技術使以創紀錄的速度發送和接收訊息變得更加容易。
隨著公司採用遠端和混合工作等更靈活的安排，對數位通訊管道的依賴只會增加，因此找到更好的資訊管理方式比以往任何時候都更加重要。
資訊過載的原因
技術固然發揮了作用，但由於各種原因，資訊過載在現代工作場所頻繁發生。
數位通訊工具的增加
雖然電子郵件、即時通訊應用程式、專案管理和視訊會議等工具可以使工作協作變得更容易，但過度使用它們可能會導致大量的訊息和通知。
我們在工作中透過會議、電子郵件和聊天線程收到的資訊越多，我們就越有可能感到不知所措。 對無窮無盡的訊息進行排序以確定哪些資訊對您的工作實際上至關重要，這可能既耗時又費力。
每個工具及其資訊流都需要我們的注意力並導致資訊過載。
溝通不清晰
當訊息不明確或含糊時，通常需要重複訊息或添加澄清。 這導致您必須以不同的格式發送相同的基本訊息。
假設您正在重新設計網站，並希望設計師將按鈕的顏色從黃色更改為橙色顏色，並發送電子郵件要求更改。 然而，頁面上有多個按鈕，因此您的設計師回覆要求澄清。 然後還有關於使用橙色的色調等問題。
當原始訊息缺乏清晰度時，一個簡單的請求很容易變成無休止的來回。 TechSmith 的一項調查發現，74% 的員工在工作中必須重複自己或澄清訊息，67% 的員工因溝通不清晰而產生誤解。
未經過濾的數據和訊息
在數位時代，組織可以存取大量數據，例如銷售數據、客戶回饋和績效指標。
篩選大量數據以找到相關且可操作的見解可能會讓人不知所措，特別是如果您缺乏足夠的技能或工具來有意義地組織資訊。
這可能會使理解數據的相關性或如何有效使用數據變得困難，讓員工感到不知所措或遭受資訊癱瘓。
資訊過載的後果
處理持續不斷的資訊流可能會帶來很大的缺點。 它會讓個人感到不知所措，但也會損害工作場所的生產力。 資訊過載的後果包括以下內容。
注意力和注意力下降
人腦的頻寬有限； 當它超載時，就很難集中註意力。 您可能會發現自己不斷在任務之間切換，卻沒有完全投入其中，這種現象稱為上下文切換。
不斷需要篩選的通知和電子郵件使得我們很難專注於需要深入思考的任務，從而降低了我們工作的品質和效率。
通訊故障
您可能認為更多的溝通會讓員工更了解狀況，對吧？ 當 TechSmith 對員工的溝通習慣進行調查時，發現越多的人表示對所處理的溝通量感到不知所措，他們就越有可能遇到誤解並不得不重複訊息。
當資訊量太多而無法跟上時，我們可能會略讀而不是閱讀並忽略重要的細節。 這可能會導致誤解，並浪費時間澄清或解決因溝通不良而產生的問題。
決策疲勞
當我們面臨太多選擇或相互衝突的資訊時，就會導致資訊癱瘓。 基本上，我們對各種選擇感到不知所措，以至於擔心做出錯誤的選擇而完全阻礙了整個過程。
想像一下，當您在雜貨店尋找麥片之類的東西時，卻被太多的選擇轟炸，您會有何感受。 您可能會花幾分鐘閱讀標籤。 突然間，所有的選擇都變得模糊起來，你帶著一個空籃子離開過道，完全放棄了麥片。
工作與生活缺乏平衡
我實話實說：我有大約 15 條未讀的 Slack 訊息，這讓我壓力很大。 我們對閱讀、回覆和管理工作日收到的所有資訊感到壓力。 害怕錯過重要的事情是真實的。
這種「永遠在線」的感覺會讓工作滲透到我們的個人生活中，導致壓力和倦怠。 雖然倦怠會損害我們的工作效率和工作投入，但也會影響我們的健康。
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管理資訊過載的策略
唯一比處理資訊過載更讓人感到不知所措的事情可能就是阻止它。 事情是這樣的：您現在可以採取一些小步驟來避免資訊過載並改善您的工作生活。
設定優先事項
並非所有資訊都需要立即關注或回應。 專注於重要的事情可以幫助減輕不斷回應所有事情的負擔。
雖然沒有放諸四海皆準的方法，但艾森豪威爾矩陣是一種流行的時間管理方法。 基本上，您將任務分為四個框：您將首先執行的任務、您將安排稍後執行的任務、您將委派的任務以及您將刪除的任務。
您可以採用此方法來幫助您在處理工作溝通時做出快速、有效的決策。 當您檢查電子郵件、訊息應用程式或其他收件匣時，將訊息分為四類：
- 緊急且重要：這些訊息需要立即關注，並且對於您目前的工作項目至關重要，例如時間敏感的決策或緊急問題。 盡快回覆這些通訊。
- 重要但不緊急：重要但不需要立即回應的訊息，例如回饋請求或非緊急更新。 安排一個特定的時間來回复，例如日曆上的每日或每週時段。
- 緊急但不重要：這些訊息可能看起來很緊急，但與您的工作沒有直接關係。 通常，這些請求或問題可能是您團隊中的某個人可以更好地處理的。 盡可能將這些訊息委託給適當的人。
- 既不緊急也不重要：這些訊息既不緊急也不重要，包括垃圾郵件、未經請求的銷售電子郵件和資訊通訊。 刪除或取消訂閱這些通訊可以減少收件匣中的混亂情況。
明智地利用技術
雖然我們在工作中用於協作和溝通的工具可能會造成資訊過載，但我們也可以利用它們來幫助防止這種情況。
建立過濾器和規則
電子郵件平台允許使用者制定過濾器/規則，根據寄件者、主題行或關鍵字將傳入郵件分類到資料夾中。 利用此功能可以幫助減少您篩選訊息所花費的時間。
自訂您的通知設定
透過自訂應用程式通知以僅提醒您重要訊息或提及，減少干擾。 這可以最大限度地減少不需要您立即關注的持續討論的干擾。 然後，您可以在整個工作週中安排專門的時間段來處理不太緊急的訊息。
透過視覺效果提高溝通的清晰度
視覺效果可以快速傳達複雜的訊息，為發送和接收訊息的人節省時間。 您不必成為專業的平面設計師就可以在工作中利用視覺傳達的力量。 Snagit 等螢幕擷取和錄製工具可讓任何人輕鬆拍攝快速螢幕截圖或影片、新增上下文並透過連結進行分享。
提供清晰、可操作的回饋
當您可以準確地顯示您在螢幕上看到的內容以及必須進行的更改時，回饋會更容易理解。 截取該投影片的螢幕截圖並用箭頭指向您發現的拼字錯誤，這比嘗試單獨用文字進行解釋要快得多，因為它位於幻燈片 13 中有關海獺早餐吃什麼的段落中。
演示一個過程
在解釋流程或工作流程時，視訊訊息可以顯示正在執行的每個流程步驟，而無需安排會議或編寫冗長的說明。 盡量不要被影片嚇到。 您可以透過錄製螢幕並顯示步驟來製作簡單的視訊訊息，就像在 Zoom 會議期間一樣。
借助 Snagit，您可以在錄製時在螢幕上添加箭頭和步驟編號，以闡明過程。 更好的是，當那個人需要複習時，他們可以根據需要重新觀看視頻，而不會打擾您的一天。
結論
在工作中發送訊息比以往任何時候都容易，這意味著我們必須更加考慮如何共享資訊。 使用圖像和影片等視覺效果可以幫助您清晰地傳達訊息，減少不必要的來回。
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