تسعة أدوات لإعداد البنية الأساسية الخاصة بك للعمل عن بعد والمختلط

العمل عن بعد والمختلط

ليس هناك شك في أنه بعد تفشي Covid-19 ، تغيرت طرق تعاوننا وتواصلنا. يبدو المستقبل مختلفًا تمامًا مع تحول الشركات نحو نماذج العمل عن بُعد أو الهجين. قد تكون إدارة الموظفين في هذه الظروف صعبة ، حيث يصعب العثور على الأدوات المناسبة لجعل سير العمل سلسًا. قد لا تتناسب إحدى الأدوات التي تناسب شركة واحدة مع الأخرى.

ومع ذلك ، لمساعدتك على اتخاذ القرار ، قمنا بتجميع بعض الأدوات الشائعة ، وإدارة الوقت ، وإدارة المشاريع ، والتواصل ، والتعاون. يمكن أن تساعد هذه الأدوات الأساسية في تبسيط وأتمتة سير العمل للموظفين الهجين أو عن بُعد.

تسع أدوات مفيدة لدعم نماذج العمل عن بعد والمختلطة

1. Microsoft 365 (إنتاجية):

Microsoft 365 هو حل كامل وديناميكي يجمع بين Office 365 و Windows 10 و Enterprise Mobility + Security (EMS) و Cloud Security Suites (CSS) في عرض واحد متماسك مصمم لتلبية متطلبات الأفراد والمؤسسات من جميع الأحجام. تضمن التطبيقات في Microsoft 365 الإنتاجية وهي مدعومة بخدمات السحابة والأمان المتقدم لحماية البيانات.

يمكن للمؤسسات من جميع الأحجام استخدام Microsoft 365 لتبسيط نموذج العمل عن بعد والمختلط. يمكن للشركات الفردية والكبيرة التي يعمل بها آلاف الموظفين المنتشرين في جميع أنحاء العالم الاستفادة من الأداة لإدارة عملية العمل والمواعيد النهائية وغير ذلك.

علاوة على ذلك ، يسهل Office 365 التعاون المتكامل. يمكن للشركات الاستفادة من هذه الميزة لتعاون الفريق عن بُعد باستخدام Excel و PowerPoint و Word و Teams و SharePoint.

يأتي Office 365 مزودًا بسعة تخزينية غير محدودة على OneDrive وحدود تخزين متزايدة على مستويي المؤسسات والأعمال في Microsoft 365.

2. سلاك (التواصل):

Slack هي إحدى أدوات الاتصال المتوفرة في كل من إصدارات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب. تتيح الواجهة سهلة الاستخدام الاتصال السهل عبر الدردشات وإرسال الملفات وحتى إجراء مكالمات صوتية ومرئية لأعضاء الفريق. يمكنك البحث في مناقشات محددة وإنشاء قنوات مخصصة للتواصل الخاص داخل الفرق والأقسام. باستخدام ميزة القناة المخصصة ، يمكنك إنشاء مجموعات منفصلة من الأشخاص الذين يعملون في مشاريع مختلفة.

يمكن دمج Slack مع العديد من التطبيقات ، مثل Dropbox و G-Suite و Adobe Creative Cloud وغيرها.

3. تكبير (اتصال):

يعد Zoom أحد الأدوات الأكثر استخدامًا لعقد مؤتمرات الفيديو التي تتكامل مع تقويم Google. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إعداد اجتماعات فردية وجماعية. كما أن لديها خيار الدردشة ومشاركة الملفات ومشاركة الشاشة وتسجيل الفيديو. بمجرد تسجيل الجلسات ، يمكنك مشاركتها مع الآخرين إذا لزم الأمر.

باستخدام خطة مجانية ، يمكنك إجراء اجتماع مدته 40 دقيقة دفعة واحدة. ولكن بمجرد الترقية إلى الإصدار المتميز ، يمكنك الوصول إلى العديد من الميزات الأخرى ، على سبيل المثال Zoom Webinar والمزيد.

4. Google Meet (الاتصال):

يجعل Google Meet الاجتماعات سلسة وبسيطة بين الموظفين والشركات عن بُعد. إنه سهل الاستخدام ومتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث مثل Microsoft Office. يمكنك جدولة المواعيد حسب التقويم ؛ انضم إلى الاجتماعات وشاركها باستخدام Google Chat و Gmail. بعض مزايا استخدام Google Meet هي:

• واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام
• انضم بنقرة واحدة فقط من أي جهاز
• اتصل وشارك ما تريد
• جودة الفيديو والصوت ممتازة
• آمن وخاص

باستخدام حساب Google ، يمكن لأي شخص بدء اجتماع فيديو ودعوة 100 مشارك لمدة 60 دقيقة بدون تكلفة.

5. Dropbox (التخزين عبر الإنترنت):

Dropbox هي أداة شائعة الاستخدام لتنظيم وحفظ الصور والمستندات وأنواع الملفات الأخرى. إنها أداة قائمة على السحابة تتيح للمستخدمين مشاركة الملفات مع الآخرين إذا لزم الأمر. Dropbox متوافق مع جميع الأجهزة المحمولة وكذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية.

كما أنه يوفر لك الوقت في البحث عن مستندات معينة أو صور أو ملفات أخرى. ميزة أخرى رائعة لـ Dropbox هي أنه يحتوي على عملية التحقق بخطوتين لضمان أمان بياناتك.

يمكنك الحصول على سعة تخزين سحابية تبلغ 2 جيجا بايت في الإصدار المجاني ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى مساحة تخزين أكبر مجانًا ، فيمكن أن تساعدك إحالة الأداة إلى الآخرين. إلى جانب ذلك ، يوفر الإصدار المدفوع من Dropbox مساحة تخزين آمنة تبلغ 3 تيرابايت ، والتي يمكن زيادتها وفقًا لخطتك المدفوعة.

6. Basecamp (إدارة المشروع):

Basecamp هي إحدى الأدوات سهلة الاستخدام لإدارة المشاريع. تتيح الأداة إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد مع تتبع المواعيد النهائية وقوائم المهام والمهام ذات الأولوية. يتميز Basecamp بمحادثات جماعية وتسجيلات وصول آلية ولوحات رسائل لإبقاء الفريق متصلاً ومحدثًا.

7. أسانا (إدارة المشروع / المهام):

Asana هي أداة أخرى لإدارة المشاريع يمكن أن تثبت فعاليتها في نماذج العمل البعيدة والهجينة. يمكن دمجه مع أكثر من 200 تطبيق وبرنامج ، بما في ذلك Google Drive و Slack و Miro و Loom و Toggle و Twist. باستخدام Asana ، يمكنك بسهولة تتبع جميع مهام المهام وتبسيط عمليات العمل. كما أنه يساعد في تتبع مهام الجميع ، مما يمكّن المديرين من تقييم عبء العمل لكل عضو في الفريق.

يمكنك استخدام الإصدار المجاني من Asana لما يصل إلى 15 عضوًا في الفريق.

8. Unito (تحسين سير العمل):

تعد Unito أداة مفيدة أخرى يمكنها دعم نماذج العمل عن بُعد والمختلطة. إنها أداة أتمتة لسير العمل تتميز بمزامنة ثنائية الاتجاه في الوقت الفعلي لأحداث التقويم والمهام ومعلومات الاتصال وجداول البيانات والعديد من التطبيقات الأخرى وأدوات إدارة المشاريع التي تستخدمها.

الإصدار المجاني من Unito متاح لمدة 14 يومًا ؛ بعد ذلك ، يمكنك اختيار خطة مدفوعة لمواصلة استخدامها.

فوائد العمل عن بعد والمختلط

فوائد العمل عن بعد والهجين عديدة. أولاً وقبل كل شيء ، كلا نموذجي العمل فعالين من حيث التكلفة. يمكن للشركات توفير إيجار المساحات المكتبية وتكاليف المرافق.

وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب أن "غالبية العاملين عن بعد بدوام كامل راضون للغاية عن التوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم."

يمكن للشركات التي تطبق النماذج الهجينة والبعيدة جذب أفضل المواهب من جميع أنحاء العالم لأن العديد من الأشخاص يفضلون العمل عن بُعد.

افكار اخيرة:

هناك العديد من الأدوات المتاحة التي يمكن أن تساعد الشركات على تسريع الإنتاجية والتواصل في نماذج العمل عن بعد والهجين. قد تستغرق بعض الأدوات وقتًا للمزامنة مع نموذج العمل الهجين أو البعيد لشركتك ، حيث سيتعين على الموظفين التعرف على وظائفها وميزاتها. ومع ذلك ، تتمتع كل أداة بمزايا فريدة تسهل الاتصال والتعاون وإدارة الوقت والتعامل مع المهام.