Dziewięć narzędzi do konfiguracji infrastruktury do pracy zdalnej i hybrydowej

Praca zdalna i hybrydowa

Nie ma wątpliwości, że po wybuchu Covid-19 zmieniły się sposoby, w jakie współpracujemy i komunikujemy się. Przyszłość wygląda zupełnie inaczej, ponieważ firmy przechodzą na modele pracy zdalnej lub hybrydowej. Zarządzanie pracownikami w takich okolicznościach może być trudne, ponieważ znalezienie odpowiednich narzędzi, które sprawią, że przepływ pracy będzie płynny, jest trudne. Jedno narzędzie, które pasuje do jednej firmy, może nie pasować do drugiej.

Jednak, aby pomóc Ci w podjęciu decyzji, zebraliśmy kilka popularnych narzędzi, takich jak zarządzanie czasem, zarządzanie projektami, komunikacja i współpraca. Te podstawowe narzędzia mogą pomóc usprawnić i zautomatyzować przepływ pracy dla pracowników hybrydowych lub zdalnych.

Dziewięć przydatnych narzędzi do obsługi modeli pracy zdalnej i hybrydowej

1. Microsoft 365 (wydajność):

Microsoft 365 to kompletne i dynamiczne rozwiązanie, które łączy Office 365, Windows 10, Enterprise Mobility + Security (EMS) i Cloud Security Suites (CSS) w jedną spójną ofertę dostosowaną do wymagań osób i organizacji każdej wielkości. Aplikacje na platformie Microsoft 365 zapewniają produktywność i są wspierane przez usługi w chmurze oraz zaawansowane zabezpieczenia chroniące dane.

Organizacje różnej wielkości mogą korzystać z platformy Microsoft 365 w celu usprawnienia swojego modelu pracy zdalnej i hybrydowej. Indywidualne i duże przedsiębiorstwa zatrudniające tysiące pracowników na całym świecie mogą wykorzystać to narzędzie do zarządzania procesem pracy, terminami i nie tylko.

Ponadto Office 365 ułatwia zintegrowaną współpracę. Firmy mogą wykorzystać tę funkcję do zdalnej współpracy zespołowej przy użyciu programów Excel, PowerPoint, Word, Teams i SharePoint.

Usługa Office 365 jest dostarczana z nieograniczoną przestrzenią dyskową OneDrive i zwiększonymi limitami przestrzeni dyskowej w warstwach Enterprise i Business platformy Microsoft 365.

2. Slack (Komunikacja):

Slack to jedno z narzędzi komunikacyjnych dostępnych zarówno w wersji mobilnej, jak i stacjonarnej. Przyjazny dla użytkownika interfejs umożliwia łatwą komunikację na czacie, wysyłanie plików, a nawet prowadzenie rozmów audio i wideo z członkami zespołu. Możesz wyszukiwać określone dyskusje i konfigurować niestandardowe kanały do ​​prywatnej komunikacji w zespołach i działach. Korzystając z funkcji kanału niestandardowego, możesz tworzyć osobne grupy osób, które pracują nad różnymi projektami.

Slack można zintegrować z wieloma aplikacjami, takimi jak Dropbox, G-Suite, Adobe Creative Cloud i innymi.

3. Powiększenie (komunikacja):

Zoom to jedno z najczęściej używanych narzędzi do wideokonferencji, które integruje się z Kalendarzem Google. Za pomocą tego narzędzia możesz organizować spotkania indywidualne i grupowe. Posiada również czat, udostępnianie plików, udostępnianie ekranu i opcję nagrywania wideo. Po nagraniu sesji możesz w razie potrzeby udostępnić je innym.

Dzięki darmowemu planowi możesz przeprowadzić 40-minutowe spotkanie za jednym razem. Ale po uaktualnieniu do wersji premium uzyskasz dostęp do różnych innych funkcji, na przykład Zoom Webinar i nie tylko.

4. Google Meet (komunikacja):

Google Meet sprawia, że ​​spotkania między zdalnymi pracownikami i firmami są płynne i proste. Jest łatwy w użyciu i zintegrowany z aplikacjami innych firm, takimi jak Microsoft Office. Możesz planować spotkania według kalendarza; dołączaj do spotkań i udostępniaj je za pomocą Czatu Google i Gmaila. Niektóre zalety korzystania z Google Meet to:

• Prosty i przyjazny dla użytkownika interfejs
• Dołącz jednym kliknięciem z dowolnego urządzenia
• Łącz się i udostępniaj, co chcesz
• Doskonała jakość obrazu i dźwięku
• Bezpieczne i prywatne

Mając konto Google, każdy może bezpłatnie zainicjować spotkanie wideo i zaprosić 100 uczestników na 60 minut.

5. Dropbox (przechowywanie online):

Dropbox to powszechnie używane narzędzie do organizowania i zapisywania zdjęć, dokumentów i innych typów plików. Jest to narzędzie oparte na chmurze, które umożliwia użytkownikom udostępnianie plików innym osobom w razie potrzeby. Dropbox jest kompatybilny ze wszystkimi urządzeniami przenośnymi, a także komputerami stacjonarnymi.

Oszczędza to również czas na szukanie określonych dokumentów, obrazów lub innych plików. Kolejną wspaniałą cechą Dropbox jest dwuetapowa weryfikacja, która zapewnia bezpieczeństwo Twoich danych.

W bezpłatnej wersji otrzymujesz 2 GB przestrzeni dyskowej w chmurze, ale jeśli potrzebujesz więcej miejsca za darmo, skorzystaj z narzędzia, które może pomóc innym. Poza tym płatna wersja Dropbox oferuje 3 TB bezpiecznej przestrzeni dyskowej, którą można zwiększyć w ramach płatnego planu.

6. Basecamp (zarządzanie projektami):

Basecamp to jedno z łatwych w użyciu narzędzi do zarządzania projektami. Narzędzie umożliwia zarządzanie wieloma projektami jednocześnie, z zachowaniem terminów, list rzeczy do zrobienia i zadań priorytetowych. Basecamp oferuje czaty grupowe, automatyczne meldowanie i fora dyskusyjne, aby zapewnić zespołowi łączność i aktualne informacje.

7. Asana (zarządzanie projektami/zadaniami):

Asana to kolejne narzędzie do zarządzania projektami, które może okazać się skuteczne w modelach pracy zdalnej i hybrydowej. Można go zintegrować z ponad 200 aplikacjami i oprogramowaniem, w tym Google Drive, Slack, Miro, Loom, Toggle i Twist. Dzięki Asanie możesz łatwo śledzić wszystkie zadania do wykonania i usprawniać procesy pracy. Pomaga także śledzić zadania wszystkich osób, umożliwiając menedżerom ocenę obciążenia pracą każdego członka zespołu.

Z darmowej wersji Asany możesz korzystać do 15 członków zespołu.

8. Unito (optymalizacja przepływu pracy):

Unito to kolejne pomocne narzędzie, które może wspierać modele pracy zdalnej i hybrydowej. Jest to narzędzie do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia dwukierunkową synchronizację w czasie rzeczywistym wydarzeń w kalendarzu, zadań, informacji kontaktowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz wielu innych używanych aplikacji i narzędzi do zarządzania projektami.

Darmowa wersja Unito jest dostępna przez 14 dni; po tym możesz wybrać płatny plan, aby nadal z niego korzystać.

Korzyści z pracy zdalnej i hybrydowej

Korzyści z pracy zdalnej i hybrydowej jest wiele. Przede wszystkim oba modele pracy są opłacalne. Firmy mogą zaoszczędzić na wynajmie powierzchni biurowej i kosztach mediów.

Badanie przeprowadzone przez firmę Gallup wykazało, że „większość pełnoetatowych pracowników zdalnych jest bardzo zadowolona z równowagi między życiem zawodowym a prywatnym”.

Firmy wdrażające modele zdalne i hybrydowe mogą przyciągać największe talenty z całego świata, ponieważ wiele osób woli pracować zdalnie.

Końcowe przemyślenia:

Dostępnych jest wiele narzędzi, które mogą pomóc firmom przyspieszyć produktywność i komunikację w modelach pracy zdalnej i hybrydowej. Synchronizacja niektórych narzędzi ze zdalnym lub hybrydowym modelem pracy Twojej firmy może zająć trochę czasu, ponieważ pracownicy będą musieli zapoznać się z jego funkcjami i funkcjami. Mimo to każde narzędzie ma unikalne zalety, które ułatwiają komunikację, współpracę, zarządzanie czasem i obsługę zadań.