為遠程和混合工作設置基礎架構的九種工具

已發表: 2022-12-10
遠程和混合工作

遠程和混合工作

毫無疑問，在 Covid-19 爆發後，我們的協作和溝通方式發生了變化。 隨著公司轉向遠程或混合工作模式，未來看起來會大不相同。 在這種情況下管理員工可能具有挑戰性，因為很難找到使工作流程無縫銜接的合適工具。 適用於一種業務的一種工具可能不適合另一種。

但是，為了幫助您做出決定，我們整理了一些流行的工具，可以進行時間管理、項目管理、溝通和協作。 這些基本工具可以幫助混合或遠程員工簡化和自動化工作流程。

支持遠程和混合工作模式的九種有用工具

  1. Microsoft 365（生產力）：

Microsoft 365 是一個完整的動態解決方案，它將 Office 365、Windows 10、Enterprise Mobility + Security (EMS) 和 Cloud Security Suites (CSS) 組合成一個緊密結合的產品，專為滿足各種規模的個人和組織的需求而量身定制。 Microsoft 365 中的應用可確保工作效率，並由雲服務和高級安全性提供支持以保護數據。

各種規模的組織都可以利用 Microsoft 365 來簡化他們的遠程和混合工作模式。 在全球擁有數千名員工的個人和大型企業可以利用該工具來管理他們的工作流程、截止日期等。

此外，Office 365 促進了集成協作。 公司可以利用此功能使用 Excel、PowerPoint、Word、Teams 和 SharePoint 進行遠程團隊協作。

Office 365 附帶無限的 OneDrive 存儲空間，並增加了 Microsoft 365 企業層和商業層的存儲限制。

  1. 鬆弛（通信）：

Slack 是移動和桌面版本中可用的通信工具之一。 用戶友好的界面可以通過聊天、發送文件甚至與團隊成員進行音頻和視頻通話來輕鬆交流。 您可以搜索特定的討論並為團隊和部門內的私人通信設置自定義渠道。 使用自定義頻道功能，您可以創建從事不同項目的不同人員組。

Slack 可以與許多應用程序集成，例如 Dropbox、G-Suite、Adobe Creative Cloud 等。

  1. 縮放（通信）：

Zoom 是與 Google 日曆集成的最常用的視頻會議工具之一。 使用此工具，您可以設置一對一和小組會議。 它還具有聊天、文件共享、屏幕共享和視頻錄製選項。 錄製會話後，您可以根據需要與他人共享。

使用免費計劃，您可以一次進行 40 分鐘的會議。 但是一旦升級到高級版本，您就可以使用各種其他功能，例如 Zoom Webinar 等。

  1. Google Meet（通訊）：

Google Meet 讓遠程員工和公司之間的會議變得順暢和簡單。 它易於使用，並與 Microsoft Office 等第三方應用程序集成。 您可以按日曆安排約會； 使用 Google Chat 和 Gmail 加入和分享會議。 使用 Google Meet 的一些好處是：

  • 簡單且用戶友好的界面
  • 在任何設備上只需單擊一下即可加入
  • 連接和分享任何你想要的
  • 出色的視頻和音頻質量
  • 安全和私密

使用 Google 帳戶，任何人都可以發起視頻會議並免費邀請 100 名參與者參加 60 分鐘。

  1. Dropbox（在線存儲）：

Dropbox 是一種常用的工具，用於組織和保存照片、文檔和其他文件類型。 它是一種基於雲的工具，允許用戶在需要時與他人共享文件。 Dropbox 兼容所有手持設備和台式機。

它還可以節省您搜索特定文檔、圖片或其他文件的時間。 Dropbox 的另一個重要功能是它具有兩步驗證以確保您的數據安全。

您在免費版本中獲得 2GB 雲存儲空間，但如果您需要更多免費存儲空間，將該工具推薦給其他人會有所幫助。 此外，Dropbox 的付費版本提供 3TB 的安全存儲空間，可以根據您的付費計劃增加。

  1. 大本營（項目管理）：

Basecamp 是用於管理項目的易於使用的工具之一。 該工具支持同時管理多個項目，同時跟踪截止日期、待辦事項列表和優先任務。 Basecamp 具有群聊、自動簽到和留言板功能，可讓團隊保持聯繫和更新。

  1. Asana（項目/任務管理）：

Asana 是另一種項目管理工具，可以證明對遠程和混合工作模型有效。 它可以與 200 多個應用程序和軟件集成，包括 Google Drive、Slack、Miro、Loom、Toggle 和 Twist。 使用 Asana，您可以輕鬆跟踪所有待辦事項並簡化工作流程。 它還有助於跟踪每個人的任務，使管理人員能夠評估每個團隊成員的工作量。

您最多可以為 15 名團隊成員使用 Asana 的免費版本。

  1. Unito（工作流程優化）：

Unito 是另一個有用的工具，可以支持遠程和混合工作模式。 它是一種工作流自動化工具，可為日曆事件、任務、聯繫信息、電子表格以及您使用的許多其他應用程序和項目管理工具提供實時雙向同步。

Unito 的免費版本可使用 14 天； 之後，您可以選擇付費計劃繼續使用它。

遠程和混合工作的好處

遠程和混合工作的好處很多。 首先，這兩種工作模式都具有成本效益。 企業可以節省辦公空間租金和水電費。

蓋洛普的一項研究發現，“大多數全職遠程工作者對他們的工作與生活平衡非常滿意。”

實施遠程和混合模式的公司可以吸引全球頂尖人才，因為許多人更喜歡遠程工作。

最後的想法：

有許多可用的工具可以幫助公司在遠程和混合工作模式中提高生產力和溝通。 有些工具可能需要一些時間才能與公司的遠程或混合工作模式同步，因為員工必須熟悉其功能和特性。 儘管如此，每種工具都有獨特的優勢，可以促進溝通、協作、時間管理和任務處理。