เก้าเครื่องมือในการตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานของคุณสำหรับการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสาน
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-10
การทำงานระยะไกลและไฮบริด
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าหลังจากการระบาดของ Covid-19 วิธีที่เราทำงานร่วมกันและสื่อสารได้เปลี่ยนไป อนาคตดูแตกต่างไปมากเมื่อบริษัทต่างๆ เปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสาน การจัดการพนักงานในสถานการณ์เหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เพราะการหาเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่นนั้นเป็นเรื่องยาก เครื่องมือหนึ่งที่เหมาะกับธุรกิจหนึ่งอาจไม่เหมาะกับอีกธุรกิจหนึ่ง
อย่างไรก็ตาม เพื่อช่วยคุณตัดสินใจ เราได้รวบรวมเครื่องมือยอดนิยมบางอย่าง การจัดการเวลา การจัดการโครงการ การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน เครื่องมือที่จำเป็นเหล่านี้สามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติสำหรับพนักงานแบบไฮบริดหรือแบบระยะไกล
เก้าเครื่องมือที่มีประโยชน์เพื่อรองรับโมเดลการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสาน
Microsoft 365 (ประสิทธิภาพการทำงาน):
Microsoft 365 เป็นโซลูชันแบบไดนามิกที่สมบูรณ์ซึ่งรวม Office 365, Windows 10, Enterprise Mobility + Security (EMS) และ Cloud Security Suites (CSS) เข้าไว้ด้วยกันในข้อเสนอเดียวที่ปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของบุคคลและองค์กรทุกขนาด แอปใน Microsoft 365 รับประกันประสิทธิภาพการทำงานและได้รับการสนับสนุนโดยบริการคลาวด์และการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงเพื่อปกป้องข้อมูล
องค์กรทุกขนาดสามารถใช้ Microsoft 365 เพื่อปรับปรุงรูปแบบการทำงานระยะไกลและแบบไฮบริด บุคคลทั่วไปและองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายพันคนกระจายอยู่ทั่วโลกสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้เพื่อจัดการกระบวนการทำงาน กำหนดเวลา และอื่นๆ
นอกจากนี้ Office 365 ยังอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบบูรณาการ บริษัทต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะนี้สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกลโดยใช้ Excel, PowerPoint, Word, Teams และ SharePoint
Office 365 มาพร้อมกับที่เก็บข้อมูล OneDrive ไม่จำกัดและขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลที่เพิ่มขึ้นในระดับ Enterprise และ Business ของ Microsoft 365
Slack (การสื่อสาร):
Slack เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่มีให้ใช้งานทั้งเวอร์ชันมือถือและเดสก์ท็อป อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ช่วยให้สามารถสื่อสารผ่านการแชท ส่งไฟล์ และแม้แต่การโทรด้วยเสียงและวิดีโอถึงสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถค้นหาการสนทนาเฉพาะและตั้งค่าช่องทางที่กำหนดเองสำหรับการสื่อสารส่วนตัวภายในทีมและแผนกต่างๆ การใช้คุณลักษณะช่องทางที่กำหนดเอง คุณสามารถสร้างกลุ่มคนที่ทำงานในโครงการต่างๆ แยกกันได้
Slack สามารถรวมเข้ากับแอพมากมาย เช่น Dropbox, G-Suite, Adobe Creative Cloud และอื่นๆ
ซูม (การสื่อสาร):
Zoom เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่ทำงานร่วมกับ Google ปฏิทิน ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถตั้งค่าการประชุมแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่มได้ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกแชท แชร์ไฟล์ แชร์หน้าจอ และบันทึกวิดีโอ เมื่อบันทึกเซสชันแล้ว คุณสามารถแชร์กับผู้อื่นได้หากต้องการ
ด้วยแผนบริการฟรี คุณสามารถจัดการประชุม 40 นาทีได้ในครั้งเดียว แต่เมื่อคุณอัปเกรดเป็นเวอร์ชันพรีเมียม คุณจะสามารถเข้าถึงคุณสมบัติอื่นๆ ได้มากมาย เช่น Zoom Webinar และอื่นๆ
Google Meet (การสื่อสาร):
Google Meet ทำให้การประชุมระหว่างพนักงานและบริษัททางไกลเป็นไปอย่างราบรื่นและเรียบง่าย ใช้งานง่ายและรวมเข้ากับแอปของบริษัทอื่น เช่น Microsoft Office คุณสามารถกำหนดเวลานัดหมายตามปฏิทิน เข้าร่วมและแชร์การประชุมโดยใช้ Google Chat และ Gmail ประโยชน์บางประการของการใช้ Google Meet คือ:
- ส่วนต่อประสานที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย
- เข้าร่วมด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวจากทุกอุปกรณ์
- เชื่อมต่อและแบ่งปันสิ่งที่คุณต้องการ
- คุณภาพวิดีโอและเสียงที่ยอดเยี่ยม
- ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว
ด้วยบัญชี Google ทุกคนสามารถเริ่มการประชุมทางวิดีโอและเชิญผู้เข้าร่วม 100 คนเป็นเวลา 60 นาทีโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
Dropbox (ที่เก็บข้อมูลออนไลน์):
Dropbox เป็นเครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปสำหรับการจัดระเบียบและบันทึกรูปภาพ เอกสาร และไฟล์ประเภทอื่นๆ เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้หากจำเป็น Dropbox เข้ากันได้กับอุปกรณ์พกพาทั้งหมดรวมถึงเดสก์ท็อป
นอกจากนี้ยังช่วยคุณประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร รูปภาพ หรือไฟล์อื่นๆ คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งของ Dropbox คือมีการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย
คุณได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 2GB ในเวอร์ชันฟรี แต่ถ้าคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมฟรี การอ้างอิงเครื่องมือกับผู้อื่นสามารถช่วยได้ นอกจากนี้ Dropbox เวอร์ชันชำระเงินยังมีพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยขนาด 3TB ซึ่งสามารถเพิ่มได้ตามแผนชำระเงินของคุณ
Basecamp (การจัดการโครงการ):
Basecamp เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับการจัดการโครงการ เครื่องมือนี้ช่วยให้สามารถจัดการหลายโครงการได้พร้อมกันในขณะที่ติดตามกำหนดเวลา รายการที่ต้องทำ และงานที่มีความสำคัญ Basecamp มีการแชทเป็นกลุ่ม การเช็คอินอัตโนมัติ และกระดานข้อความเพื่อให้ทีมเชื่อมต่อและอัพเดทอยู่เสมอ
อาสนะ (การจัดการโครงการ/งาน):
Asana เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือการจัดการโครงการที่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิภาพสำหรับโมเดลการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสาน สามารถรวมเข้ากับแอพและซอฟต์แวร์มากกว่า 200 รายการ รวมถึง Google Drive, Slack, Miro, Loom, Toggle และ Twist ด้วย Asana คุณสามารถติดตามงานที่ต้องทำทั้งหมดและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยติดตามงานของทุกคน ทำให้ผู้จัดการสามารถประเมินภาระงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนได้
คุณสามารถใช้ Asana เวอร์ชันฟรีสำหรับสมาชิกในทีมสูงสุด 15 คน
Unito (การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์):
Unito เป็นอีกเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สามารถรองรับโมเดลการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสาน เป็นเครื่องมือทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีการซิงค์แบบสองทางตามเวลาจริงสำหรับกิจกรรมในปฏิทิน งาน ข้อมูลติดต่อ สเปรดชีต และแอปและเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ อีกมากมายที่คุณใช้
Unito เวอร์ชันฟรีมีให้บริการ 14 วัน; หลังจากนั้น คุณสามารถเลือกแผนชำระเงินเพื่อใช้งานต่อได้
ประโยชน์ของการทำงานระยะไกลและไฮบริด
ประโยชน์ของการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบผสมผสานมีมากมาย ประการแรกและสำคัญที่สุด ทั้งสองรูปแบบการทำงานมีความคุ้มค่า ธุรกิจสามารถประหยัดค่าเช่าพื้นที่สำนักงานและค่าสาธารณูปโภค
การศึกษาโดย Gallup พบว่า “พนักงานประจำทางไกลส่วนใหญ่มีความพึงพอใจอย่างมากกับความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน”
บริษัทที่ใช้โมเดลระยะไกลและแบบไฮบริดสามารถดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูงจากทั่วโลกได้ เนื่องจากผู้คนจำนวนมากชอบทำงานจากระยะไกล
ความคิดสุดท้าย:
มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยให้บริษัทต่างๆ เร่งประสิทธิภาพการทำงานและการสื่อสารในรูปแบบการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสาน เครื่องมือบางอย่างอาจใช้เวลาในการซิงค์กับโมเดลการทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสานของบริษัทของคุณ เนื่องจากพนักงานจะต้องทำความคุ้นเคยกับฟังก์ชันและฟีเจอร์ต่างๆ ถึงกระนั้น เครื่องมือแต่ละอย่างก็มีประโยชน์เฉพาะตัวที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน การจัดการเวลา และการจัดการงาน