Was leistungsstarke Teams tun, um an einem modernen Arbeitsplatz erfolgreich zu sein

In der Welt der hybriden Arbeit wird heftig darüber diskutiert, wann und wo Mitarbeiter arbeiten sollen. Viel weniger steht jedoch das Wie im Vordergrund. Darin liegt das Problem. Das Wie ist der schwierigste Teil, um es richtig zu machen, aber dennoch der wichtigste.

Organisationen sind immer noch verwirrt von ihrem althergebrachten Denken. Selbst als sie gezwungen waren, ihre Büros online zu verlagern, nahmen sie die schlechten Gewohnheiten mit, die ihre Arbeitsplätze prägten: zu viele Meetings, schlechte technische Infrastruktur, fadenscheinige Führungsansätze und die Liste ließe sich fortsetzen. Während sich die Arbeitswelt schnell veränderte, verlagerten Organisationen widerwillig den Arbeitsplatz und in manchen Fällen sogar den Arbeitsort. Was sich nur langsam änderte, war die Erkenntnis, dass die Art und Weise, wie Arbeit geleistet wird, die Realitäten des sich schnell verändernden Arbeitsplatzes widerspiegeln muss.

Führungskräfte müssen die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter verbessern. Der asynchrone Kommunikationsansatz ist ein Muss für Organisationen und Führungskräfte, die in der neuen herausfordernden Arbeitswelt erfolgreich sein wollen, unabhängig davon, ob ihr Arbeitsplatz vollständig remote, hybrid oder persönlich ist.

Es ist an der Zeit, dass wir aufhören, uns hinter der Sicherheitsdecke des bekannten Synchronous-First-Work-Ansatzes zu verstecken und uns einzureden, dass die Anwesenheit unserer Teammitglieder zur gleichen Zeit im selben (virtuellen) Raum dafür sorgt, dass das Team ordnungsgemäß funktioniert. Denn das ist es nicht! Wohlgemerkt, ich bin ein Typ-A-Extrovertierter, der von persönlichen sozialen Interaktionen lebt, aber ich werde der Erste sein, der zugibt, dass lange, sinnlose Meetings (persönlich oder nicht) nicht das sind, was mich produktiv macht.

Schauen Sie, ich sage nicht, dass synchrone Kommunikation nicht wichtig ist. Aber wenn es zum Standard wird, schafft es eine Umgebung und Erwartung für ständige Hyperreaktionsfähigkeit. Jede Interaktion wird zu einer Feuerwehrübung. Wenn Führungskräfte dagegen sorgfältig planen und ausführen, öffnet sich die Tür für eine erfolgreiche asynchrone Kommunikation.

In den letzten zehn Jahren habe ich beobachtet, wie einige der erfolgreichsten Führungskräfte die Mischung aus synchroner und asynchroner Kommunikation drastisch neu ausbalanciert haben, um ein dynamisches und gesundes Umfeld für ihre Teams zu schaffen. Ich bin dem gefolgt und habe dabei viel gelernt.

Aber bevor wir uns damit befassen, einigen wir uns auf die Definition und Bedeutung der asynchronen Kommunikation.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Während synchrone Kommunikation die Kommunikation ist, die in Echtzeit stattfindet, wobei alle Parteien gleichzeitig beteiligt sind (z. B. Zoom-Anruf), ist asynchrone Kommunikation ein Kommunikationsstil, der es Mitarbeitern ermöglicht, Arbeit nach ihrem eigenen Zeitplan zu organisieren und auszuführen, wodurch Raum für Strategien und Feinabstimmungen geschaffen wird -Tuning-Leistungen.

Warum zuerst asynchron?

Einfach ausgedrückt, ermöglicht asynchrones Arbeiten eine glücklichere, gesündere und produktivere Belegschaft. Synchronarbeit kann die Produktivität jedes Teams mindern und unnötige Ängste hervorrufen. Trotz des Wegfalls der Pendelzeiten während der Pandemie erhöhte die Arbeit von zu Hause aus die Anzahl der Arbeitsstunden, was zu einer verzerrten Work-Life-Balance führte. Gleichzeitig berichten 94 % der amerikanischen Arbeitnehmer von Stress am Arbeitsplatz.

Es hilft nicht, dass ausgewählte Arten synchroner Arbeit – wie Besprechungen – die Kalender der Mitarbeiter durchweg dominieren. Bartlebys Gesetz besagt, dass Meetings für 80 % der Anwesenden 80 % der Zeit verschwenden. Die durchschnittliche Person verbringt zwischen 35 % und 50 % ihrer Zeit in Besprechungen, und Führungskräfte halten 67 % der Besprechungen für unproduktiv. Angesichts dieser Statistiken bin ich der festen Überzeugung, dass Führungskräfte sich für asynchrone Kommunikation einsetzen müssen, um den Mitarbeitern Zeit für die Steigerung ihrer Effektivität zu geben und der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter Priorität einzuräumen.

Die Verkürzung der Besprechungszeiten und die stärkere Betonung der asynchronen Kommunikation ermöglichen es Führungskräften, den Kreislauf der Hyperreaktivität zu durchbrechen, Raum für konzentrierte Arbeitszeiten und durchdachtes Engagement zu schaffen und so die Effektivität und Zusammenarbeit zu steigern und gleichzeitig Stress und Angst deutlich zu verringern. Darüber hinaus wird dies die Inklusivität vertiefen, da nicht jeder in einer synchronen Umgebung spontan sein Bestes geben kann.

Wie man mit asynchroner First-Arbeit führt

Hochleistungsteams führen mit einem asynchronen Ansatz. Sie nutzen Kreativität und Technologie, um durch asynchrone Kommunikation eine Umgebung der Zusammenarbeit und Inklusion zu schaffen. Die führenden Organisationen überarbeiten sogar ihre kulturellen Normen, um sie an die Bedürfnisse ihrer Belegschaft anzupassen.

Hier sind die fünf Dinge, die ich Ihnen empfehle, damit zu beginnen.

Richten Sie einen „keine Meetings“-Tag ein

Ich habe in zwei Unternehmen gearbeitet, die „freitags keine Besprechungen“ eingeführt haben. Nur einem gelang es, es kulturell vollständig umzusetzen, weil es von oben kam und die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangingen. Es war der produktivste Tag der Woche für meine Teamkollegen und mich. Darüber hinaus gab das gleiche Unternehmen seinen Mitarbeitern in den Sommermonaten jeden zweiten Freitag frei. Beides trug zu einer höheren Produktivität und Kameradschaft unter den Kollegen bei. Dies veranlasste uns auch dazu, asynchrone Zusammenarbeit zu priorisieren.

Berücksichtigen und respektieren Sie Zeitzonen und Persönlichkeiten

Ich habe fast drei Jahrzehnte damit verbracht, mit Menschen aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Wissen Sie, was ich am effektivsten fand? Ein asynchroner First-Work-Ansatz!

Bei globalen Teams funktioniert die Zusammenarbeit am besten, wenn sie nicht in Echtzeit stattfindet. Anstatt ein Meeting einzuberufen, bei dem einige Leute um 6 Uhr morgens und andere um 22 Uhr einsteigen, schaffen Sie eine Umgebung, in der jeder seinen Beitrag leisten und gleichzeitig sein produktivstes Selbst sein kann.

Es geht nicht nur um Zeitunterschiede; Sie müssen die Arbeitspräferenzen der Menschen berücksichtigen. Zum Beispiel hatte ich eine leistungsstarke Person in meinem Team, die eine Nachteule war; Obwohl er in den USA lebte, leistete er zwischen 17:00 und 23:00 Uhr seine beste Arbeit. Außerdem war er nicht der Typ, der sich wohl fühlte, Ideen in Echtzeit (bei einem Anruf) zu liefern; Er brauchte Zeit, um zu verarbeiten, zu recherchieren und sich dann eine Meinung zu bilden. All das wissend, habe ich in 90 % der Fälle einen asynchronen Arbeitsansatz mit ihm gewählt. Das Ergebnis? Außergewöhnliche Arbeit.

Einige meiner bevorzugten Anbieter und Agenturen befinden sich in Asien und Afrika. Bei so großen Zeitunterschieden nutzen wir verschiedene Kommunikationstools (einschließlich WhatsApp), um zusammenzuarbeiten. Etwa 98 % dieser Kommunikation erfolgt asynchron und funktioniert nahtlos.

Ersetzen Sie Meetings durch Video-Updates

Viele Meetings können ersetzt werden, indem einfach ein Video erstellt und an Kollegen, Stakeholder oder Partner gesendet wird. Es reduziert nicht nur Zeitverschwendung, sondern erhöht auch das Engagement. Untersuchungen von TechSmith zeigen, dass 48 % der Mitarbeiter Video für die attraktivste Form der Kommunikation halten.

Arten von Meetings, die sich perfekt für diesen Ansatz eignen, sind:

1. Meetings „informieren“: Statusaktualisierungen, Kennzahlenberichte, Projektvorführungen, Vorstellung neuer Mitarbeiter, Projektinformationen „hinter den Kulissen“, monatliche Führungsaktualisierungen usw.
2. „Shoulder Tap“-Schulung: Antworten auf „How-to“-Fragen, Vorstellung eines neuen Tools, Skizzierung eines neuen Prozesses usw.
3. Feedback-Meetings: Stakeholder-Reviews, Melden eines Fehlers, Gratulieren eines Teammitglieds zu einer gut gemachten Arbeit usw.

Als Fan von TechSmith-Produkten verwende ich seit über einem Jahrzehnt das All-in-One-Erfassungstool von Snagit, um meinen Bildschirm einfach aufzuzeichnen und bei Bedarf einfache Echtzeit-Bearbeitungen vorzunehmen. Snagit bietet mir eine einfache Möglichkeit, meine Stimme und meinen Bildschirm (oder meine Webcam) gleichzeitig aufzuzeichnen, was zu großartig aussehenden Informationsvideos führt, die absolut kinderleicht zu erstellen sind. Oft kann es so einfach sein, ein Dia-Deck oder eine Tabellenkalkulation zu öffnen und während der Aufnahme darüber zu sprechen. Dann kann ich alle Teile, die ich nicht mag, einfach ausschneiden, um ein ausgefeiltes Endprodukt zu erstellen, das ich mit dem Team teilen kann.

Brainstorming und Zusammenarbeit über gemeinsam genutzte Dokumente und visuelle Kollaborationsplattformen

Tools wie SnagIt oder InVision für die Zusammenarbeit beim Design, Pastel für die Zusammenarbeit bei der Website-Entwicklung und Miro und Mural für das visuelle Brainstorming ermöglichen Ihnen eine effektive Zusammenarbeit. Zusammen mit Google Docs, OneDrive und DropBox sind dies nur einige unschätzbare Tools in der Toolbox, die gleichzeitig eine hohe Produktivität und große Flexibilität ermöglichen.

Setzen Sie Grenzen und verwenden Sie Hilfsmittel, um Ablenkungen zu reduzieren

Eine Umfrage von The Economist ergab, dass 34 % der Arbeitnehmer aufgrund persönlicher Unterbrechungen durch Kollegen die Konzentration bei der Arbeit verlieren. Ich vermute, dass dieser Konzentrationsverlust in einer virtuellen Umgebung mit Ablenkungen durch Tools wie Slack, Microsoft Teams und Textnachrichtenplattformen noch erheblicher ist. Leistungsstarke Teams richten sich nach den bevorzugten Arbeitsmustern der anderen aus und respektieren sie. Sie erstellen „Bürozeiten“ und verwenden Plugins, um Unterbrechungen zu reduzieren und Fokuszeiten zu maximieren. Sie verlassen sich auf sorgfältige Planung und asynchrone Kommunikation, um ihr Bestes zu geben und gleichzeitig ihren Kollegen Raum zu geben, um so zu arbeiten, dass die einzelnen Teammitglieder am produktivsten und engagiertesten sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass inmitten des „Talent War“ und der „Great Resignation“-Bewegung die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, die Zukunft Ihres Unternehmens prägen wird. Die Maximierung der Produktivität, ohne die psychische Gesundheit der Mitarbeiter zu opfern, ist heute eine geschäftliche Notwendigkeit. Ein Asynchronous-First-Work-Ansatz muss zur Regel werden, nicht zur Ausnahme.