Cosa fanno i team ad alte prestazioni per avere successo in un ambiente di lavoro moderno

Nel mondo del lavoro ibrido, infuria un acceso dibattito su quando e dove dovrebbero lavorare i dipendenti. C'è molta meno attenzione, tuttavia, sul come. Qui sta il problema. Il come è la parte più difficile da ottenere, ma la più importante.

Le organizzazioni sono ancora confuse dal loro pensiero legato all'eredità. Anche quando sono stati costretti a spostare gli uffici online, hanno portato con sé le cattive abitudini che hanno infuso i loro luoghi di lavoro: troppe riunioni, cattiva infrastruttura tecnologica, approcci logori alla leadership e l'elenco potrebbe continuare. Mentre il mondo del lavoro stava cambiando rapidamente, le organizzazioni si spostavano a malincuore dove le persone lavoravano e, in alcuni casi, anche quando lavoravano. Ciò che è stato lento a cambiare è stata la consapevolezza che il modo in cui viene svolto il lavoro doveva rispecchiare le realtà del luogo di lavoro in rapido mutamento.

I leader devono migliorare il modo in cui lavorano le loro persone. L'approccio di comunicazione asincrono è un must per le organizzazioni e i leader che vogliono prosperare nel nuovo e impegnativo mondo del lavoro, indipendentemente dal fatto che il loro posto di lavoro sia completamente remoto, ibrido o di persona.

È ora che smettiamo di nasconderci dietro la coperta di sicurezza del familiare approccio sincrono al primo lavoro e diciamo a noi stessi che avere i membri del nostro team nella stessa stanza (virtuale) allo stesso tempo è ciò che mantiene il team funzionante correttamente. Perché non lo è! Intendiamoci, sono un estroverso di tipo A che vive di interazioni sociali di persona, ma sarò il primo ad ammettere che lunghi incontri senza cervello (di persona o meno) non sono ciò che mi rende produttivo.

Ascolta, non sto dicendo che la comunicazione sincrona non sia importante. Ma quando diventa l'impostazione predefinita, crea un ambiente e un'aspettativa per una costante iperreattività. Ogni interazione diventa un'esercitazione antincendio. Al contrario, quando i leader pianificano ed eseguono in modo ponderato, la porta si apre per far prosperare la comunicazione asincrona.

Negli ultimi dieci anni, ho visto alcuni dei leader di maggior successo riequilibrare drasticamente il mix di comunicazione sincrona e asincrona per creare un ambiente dinamico e salutare per i loro team. Ho seguito l'esempio e ho imparato molto nel processo.

Ma prima di approfondire, concordiamo sulla definizione e l'importanza della comunicazione asincrona.

Che cos'è la comunicazione asincrona?

Mentre la comunicazione sincrona è la comunicazione che avviene in tempo reale, con tutte le parti coinvolte contemporaneamente (ad esempio, chiamata Zoom), quella asincrona è uno stile di comunicazione che consente ai dipendenti di organizzare ed eseguire il lavoro in base ai propri orari, fornendo spazio per elaborare strategie e perfezionare - ottimizzazione dei risultati finali.

Perché asincrono prima?

In poche parole, il lavoro asincrono consente una forza lavoro più felice, più sana e più produttiva. Il lavoro sincrono pesante può diminuire la produttività di qualsiasi team e creare ansia non necessaria. Nonostante l'eliminazione dei tempi di pendolarismo durante la pandemia, il lavoro da casa ha aumentato il numero di ore di lavoro, portando a un equilibrio distorto tra vita privata e lavoro. Allo stesso tempo, il 94% dei lavoratori americani riferisce di aver subito stress sul posto di lavoro.

Non aiuta il fatto che determinati tipi di lavoro sincrono, come le riunioni, dominino costantemente i calendari dei dipendenti. La legge di Bartleby ipotizza che le riunioni facciano sprecare l'80% del tempo per l'80% delle persone presenti. La persona media trascorre tra il 35% e il 50% del proprio tempo nelle riunioni e i dirigenti considerano il 67% delle riunioni improduttive. Alla luce di queste statistiche, credo fermamente che i leader debbano sostenere la comunicazione asincrona per liberare il tempo delle persone per aumentare la loro efficacia e dare priorità alla salute mentale dei dipendenti.

Ridurre i tempi di riunione e aumentare l'enfasi sulla comunicazione asincrona consentirà ai leader di interrompere il ciclo dell'iperreattività, creando spazio per tempi di lavoro mirati e un impegno premuroso, aumentando così l'efficacia e la collaborazione e diminuendo significativamente lo stress e l'ansia. Inoltre, ciò aumenterà l'inclusività, poiché non tutti possono dare il meglio di sé al tavolo all'impulso del momento in un ambiente sincrono.

Come guidare con il primo lavoro asincrono

I team ad alte prestazioni guidano con un approccio asincrono. Usano la creatività e la tecnologia per creare un ambiente di collaborazione e inclusione attraverso la comunicazione asincrona. Le organizzazioni leader rivedono persino le loro norme culturali per adattarsi alle esigenze della loro forza lavoro.

Ecco le cinque cose da cui ti consiglio di iniziare.

Stabilisci una giornata "senza riunioni".

Ho lavorato in due aziende che hanno istituito "nessun venerdì di riunione". Solo uno è riuscito a implementarlo completamente a livello culturale perché proveniva dall'alto e i dirigenti guidavano l'esempio. È stato il giorno più produttivo della settimana per me e i miei compagni di squadra. Inoltre, durante i mesi estivi, la stessa azienda concedeva ai dipendenti un venerdì libero ogni due. Entrambi hanno contribuito ad aumentare i livelli di produttività e cameratismo tra i colleghi. Questo ci ha anche spinto a dare la priorità alla collaborazione asincrona.

Considera e rispetta i fusi orari e le personalità

Ho passato quasi tre decenni a lavorare con persone da tutto il mondo. Sai cosa ho trovato più efficace? Un approccio al primo lavoro asincrono!

Con i team globali, la collaborazione funziona al meglio quando non è in tempo reale. Invece di convocare una riunione con alcune persone che saltano alle 6:00 e altre alle 22:00, crea un ambiente in cui tutti possono contribuire pur essendo più produttivi.

Non si tratta solo di differenze di tempo; devi considerare le preferenze di lavoro delle persone. Ad esempio, avevo un individuo ad alte prestazioni nella mia squadra che era un nottambulo; anche se risiedeva negli Stati Uniti, ha svolto il suo lavoro migliore tra le 17:00 e le 23:00. Inoltre, non era il tipo di persona che si sentiva a proprio agio nel fornire idee in tempo reale (durante una chiamata); aveva bisogno di tempo per elaborare, ricercare e poi formarsi la sua opinione. Sapendo tutto ciò, ho utilizzato un approccio di lavoro asincrono con lui il 90% delle volte. Il risultato? Lavoro eccezionale.

Alcuni dei miei fornitori e agenzie preferiti si trovano in Asia e Africa. Con differenze di orario così grandi, utilizziamo vari strumenti di comunicazione (incluso WhatsApp) per collaborare. Circa il 98% di questa comunicazione avviene in modo asincrono e funziona senza problemi.

Sostituisci le riunioni con aggiornamenti video

Molte riunioni possono essere sostituite semplicemente creando un video e inviandolo a colleghi, parti interessate o partner. Non solo riduce il tempo perso, ma aumenta anche il coinvolgimento. La ricerca di TechSmith mostra che il 48% dei dipendenti considera i video la forma di comunicazione più interessante.

I tipi di incontri perfetti per questo approccio sono:

1. Riunioni "informative": aggiornamenti di stato, report sulle metriche, demo di progetti, presentazioni di nuovi dipendenti, informazioni sul progetto "dietro le quinte", aggiornamenti mensili sulla leadership, ecc.
2. Formazione "tocco di spalla": risposte a domande "come fare", mostrare un nuovo strumento, delineare un nuovo processo, ecc.
3. Riunioni di feedback: recensioni degli stakeholder, segnalazione di un difetto, congratulazioni a un membro del team per un lavoro ben fatto, ecc.

Come fan dei prodotti TechSmith da oltre un decennio, utilizzo lo strumento di acquisizione all-in-one di Snagit per registrare facilmente il mio schermo e apportare semplici modifiche in tempo reale, se necessario. Snagit mi offre un modo semplice per registrare la mia voce e lo schermo (o la webcam) contemporaneamente, ottenendo video informativi di bell'aspetto che sono un gioco da ragazzi da creare. Spesso, può essere facile come aprire una presentazione o un foglio di calcolo e parlarci sopra durante la registrazione. Quindi, posso facilmente ritagliare tutte le parti che non mi piacciono per creare un prodotto finito lucido da condividere con il team.

Raccogli idee e collabora tramite documenti condivisi e piattaforme di collaborazione visiva

Strumenti come SnagIt o InVision per la collaborazione alla progettazione, Pastel per la collaborazione allo sviluppo di siti Web e Miro e Mural per il brainstorming visivo ti consentono di collaborare in modo efficace. Insieme a Google Docs, OneDrive e DropBox, questi sono solo alcuni strumenti inestimabili nella casella degli strumenti che consentono contemporaneamente un'elevata produttività e una grande flessibilità.

Stabilisci dei limiti e usa gli strumenti per ridurre le distrazioni

Un sondaggio dell'Economist ha rilevato che il 34% dei lavoratori perde la concentrazione sul lavoro a causa delle interruzioni faccia a faccia dei colleghi. Sospetto che questa perdita di concentrazione sia ancora più sostanziale in un ambiente virtuale con distrazioni da strumenti come Slack, Microsoft Teams e piattaforme di messaggistica di testo. I team ad alte prestazioni si allineano e rispettano i reciproci modelli di lavoro preferiti. Creano "orari d'ufficio" e utilizzano plug-in per ridurre le interruzioni e massimizzare i periodi di messa a fuoco. Si affidano a un'attenta pianificazione e alla comunicazione asincrona per dare il meglio di sé al lavoro, dando al contempo ai colleghi spazio per lavorare in un modo che consenta ai singoli membri del team di essere più produttivi e coinvolti.

In conclusione, tra la "Guerra dei talenti" e il movimento "Grandi dimissioni", il modo in cui le persone lavorano plasmerà il futuro della tua organizzazione. Massimizzare la produttività senza sacrificare la salute mentale dei dipendenti è ora un imperativo aziendale. Un approccio di primo lavoro asincrono deve diventare una regola, non un'eccezione.