Modern Bir İşyerinde Başarılı Olmak İçin Yüksek Performanslı Ekipler Neler Yapar?

Hibrit çalışma dünyasında, çalışanların ne zaman ve nerede çalışması gerektiği konusunda şiddetli bir tartışma yaşanıyor. Bununla birlikte, nasıl olduğuna çok daha az odaklanılmaktadır. Sorun burada yatıyor. Nasıl doğru yapılması en zor kısımdır, ancak en önemlisidir.

Kuruluşların hala eski düşünceleriyle kafaları karışıyor. Ofisleri internete taşımak zorunda kaldıklarında bile, işyerlerini besleyen kötü alışkanlıkları aldılar: çok fazla toplantı, kötü teknoloji altyapısı, liderliğe yönelik köhne yaklaşımlar ve liste uzayıp gidiyor. İş dünyası hızla değişirken, kuruluşlar isteksizce insanların çalıştığı yerlere ve bazı durumlarda çalıştıkları zamanlara bile yer değiştirdi. Değişmekte yavaş olan şey, hızla değişen iş yerinin gerçeklerini yansıtmak için işin yapılma şeklinin gerekli olduğunun anlaşılmasıydı.

Liderler, çalışanlarının çalışma şeklini geliştirmek zorundadır. Asenkron iletişim yaklaşımı, ister tamamen uzak, ister hibrit veya yüz yüze olsun, yeni zorlu iş dünyasında başarılı olmak isteyen kuruluşlar ve liderler için bir zorunluluktur.

Bilinen eşzamanlı-önce çalışma yaklaşımının güvenlik örtüsünün arkasına saklanmayı bırakmanın ve kendimize ekip üyelerimizin aynı (sanal) odada aynı anda bulunmasının ekibin düzgün çalışmasını sağlayan şey olduğunu söylemenin zamanı geldi. Çünkü değil! Dikkat edin, ben şahsen sosyal etkileşimlerde başarılı olan A tipi dışa dönük biriyim, ancak uzun akılsız toplantıların (şahsen veya değil) beni üretken kılan şey olmadığını ilk kabul eden ben olacağım.

Bak, senkron iletişimin önemli olmadığını söylemiyorum. Ancak varsayılan hale geldiğinde, sürekli aşırı tepki için bir ortam ve beklenti yaratır. Her etkileşim bir yangın tatbikatı olur. Buna karşılık, liderler düşünceli bir şekilde planlayıp yürüttüğünde, asenkron iletişimin gelişmesi için kapı açılır.

Son on yılda, en başarılı liderlerden bazılarının, ekipleri için dinamik ve sağlıklı bir ortam yaratmak için eşzamanlı ve eşzamansız iletişim karışımını büyük ölçüde yeniden dengelediğini izledim. Ben de aynısını yaptım ve bu süreçte çok şey öğrendim.

Ancak buna dalmadan önce, asenkron iletişimin tanımı ve önemi üzerinde anlaşalım.

Asenkron iletişim nedir?

Eşzamanlı iletişim, tüm tarafların aynı anda etkileşimde bulunduğu (örneğin, Zoom çağrısı) gerçek zamanlı olarak gerçekleşen iletişim olsa da, eşzamansız, çalışanların kendi zaman çizelgelerine göre iş organize etmelerini ve gerçekleştirmelerini sağlayan, strateji ve incelik için alan sağlayan bir iletişim tarzıdır. - teslimatları ayarlayın.

Neden asenkron-önce?

Basitçe söylemek gerekirse, asenkron çalışma daha mutlu, daha sağlıklı ve daha üretken bir iş gücü sağlar. Senkronize-ağır çalışma, herhangi bir ekibin üretkenliğini azaltabilir ve gereksiz endişe yaratabilir. Pandemi sırasında işe gidip gelme sürelerini ortadan kaldırmasına rağmen, evden çalışma çalışma saatlerini artırarak iş-yaşam dengesinin bozulmasına neden oldu. Aynı zamanda, Amerikalı işçilerin %94'ü iş yerlerinde stres yaşadıklarını bildiriyor.

Toplantılar gibi belirli eşzamanlı çalışma türlerinin sürekli olarak çalışanların takvimlerine hükmetmesine yardımcı olmaz. Bartleby Yasası, toplantıların, katılanların %80'i için zamanın %80'ini boşa harcadığını tahmin ediyor. Ortalama bir kişi zamanının %35 ila %50'sini toplantılarda geçirir ve yöneticiler toplantıların %67'sinin verimsiz olduğunu düşünür. Bu istatistikler göz önüne alındığında, liderlerin, etkinliklerini artırmak ve çalışanların ruh sağlığına öncelik vermek için insanlara zaman kazandırmak için eşzamansız iletişimi savunması gerektiğine kesinlikle inanıyorum.

Toplantı sürelerinin kısaltılması ve asenkron iletişime daha fazla vurgu yapılması, liderlerin aşırı duyarlılık döngüsünü kırmasına, odaklanmış çalışma süresi ve düşünceli katılım için alan yaratmasına, böylece stres ve kaygıyı önemli ölçüde azaltırken etkinliği ve işbirliğini artırmasına olanak tanır. Ayrıca, herkes eşzamanlı bir ortamda en iyi benliklerini masaya hemen getiremeyeceğinden, bu kapsayıcılığı derinleştirecektir.

Eşzamansız ilk çalışma ile nasıl yönetilir

Yüksek performanslı ekipler, asenkron bir yaklaşımla liderlik eder. Asenkron iletişim yoluyla bir işbirliği ve katılım ortamı yaratmak için yaratıcılık ve teknolojiyi kullanırlar. Önde gelen kuruluşlar, kültürel normlarını işgücünün ihtiyaçlarına göre uyarlamak için bile revize ediyor.

İşte başlamanızı önerdiğim beş şey.

“Toplantı yok” günü oluşturun

“Cuma günleri toplantı yapılmaz” diyen iki şirkette çalıştım. Sadece bir kişi, tepeden geldiği ve yöneticiler tarafından örnek alındığı için kültürel olarak tam olarak uygulamada başarılı oldu. Takım arkadaşlarım ve benim için haftanın en verimli günüydü. Ayrıca aynı şirket, çalışanlarına yaz aylarında iki haftada bir Cuma günü izin veriyordu. Her ikisi de meslektaşlar arasında artan üretkenlik ve dostluk seviyelerine katkıda bulundu. Bu aynı zamanda bizi asenkron işbirliğine öncelik vermeye yöneltti.

Zaman dilimlerini ve kişilikleri göz önünde bulundurun ve saygı gösterin

Neredeyse otuz yılımı dünyanın her yerinden insanlarla çalışarak geçirdim. En etkili bulduğum şeyi biliyor musun? Eşzamansız-ilk çalışma yaklaşımı!

Küresel ekiplerle işbirliği, gerçek zamanlı olmadığında en iyi sonucu verir. Bazı insanlarla sabah 6'da ve diğerleriyle akşam 22'de toplantı yapmak yerine, herkesin en üretken benlikleri olurken katkıda bulunabileceği bir ortam yaratın.

Bu sadece zaman farklılıklarıyla ilgili değil; insanların iş tercihlerini göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin, ekibimde gece kuşu olan yüksek performanslı bir kişi vardı; ABD'de ikamet etmesine rağmen en iyi işini 17:00 ile 23:00 saatleri arasında yaptı. Ayrıca, gerçek zamanlı olarak (arama sırasında) fikir sağlama konusunda kendini rahat hisseden bir kişi değildi; işlemek, araştırmak ve sonra fikrini oluşturmak için zamana ihtiyacı vardı. Bütün bunları bilerek, onunla zamanın %90'ında asenkron bir çalışma yaklaşımı kullandım. Sonuç? Olağanüstü iş.

Favori satıcılarımdan ve ajanslarımdan bazıları Asya ve Afrika'da. Bu kadar büyük zaman farklılıklarıyla, işbirliği yapmak için çeşitli iletişim araçlarını (WhatsApp dahil) kullanıyoruz. Bu iletişimin yaklaşık %98'i asenkron olarak yapılır ve sorunsuz çalışır.

Toplantıları video güncellemeleriyle değiştirin

Çoğu toplantı, yalnızca bir video oluşturup bunu iş arkadaşlarına, paydaşlara veya ortaklara göndererek değiştirilebilir. Sadece boşa harcanan zamanı azaltmakla kalmaz, aynı zamanda katılımı da artırır. TechSmith'in araştırması, çalışanların %48'inin videoyu en çekici iletişim biçimi olarak gördüğünü gösteriyor.

Bu yaklaşım için mükemmel olan toplantı türleri şunlardır:

1. "Bilgilendirme" toplantıları: durum güncellemeleri, ölçüm raporları, proje demoları, yeni çalışan tanıtımları, "perde arkası" proje bilgileri, aylık liderlik güncellemeleri vb.
2. "Omuza dokunma" eğitimi: "nasıl yapılır" sorularının yanıtları, yeni bir aracın tanıtılması, yeni bir sürecin ana hatlarının çizilmesi vb.
3. Geri bildirim toplantıları: paydaş incelemeleri, bir kusuru bildirme, bir ekip üyesini iyi yapılmış bir iş için tebrik etme vb.

On yılı aşkın bir süredir TechSmith ürünlerinin hayranı olarak, ekranımı kolayca kaydetmek ve gerekirse basit gerçek zamanlı düzenlemeler yapmak için Snagit'in hepsi bir arada yakalama aracını kullanıyorum. Snagit bana sesimi ve ekranımı (veya web kameramı) aynı anda kaydetmem için basit bir yol sağlıyor ve bu da oluşturması çok kolay, harika görünen bilgilendirici videolar sağlıyor. Çoğu zaman, bir slayt grubunu veya elektronik tabloyu açıp kayıt sırasında bunun üzerinde konuşmak kadar kolay olabilir. Ardından, ekiple paylaşmak için cilalı bitmiş bir ürün oluşturmak için sevmediğim parçaları kolayca kesebilirim.

Paylaşılan belgeler ve görsel işbirliği platformları aracılığıyla beyin fırtınası yapın ve işbirliği yapın

Tasarım işbirliği için SnagIt veya InVision, web sitesi geliştirme işbirliği için Pastel ve görsel beyin fırtınası için Miro ve Mural gibi araçlar etkin bir şekilde işbirliği yapmanıza olanak tanır. Google Dokümanlar, OneDrive ve DropBox ile birlikte bunlar, aynı anda yüksek üretkenlik ve büyük esneklik sağlayan araç kutusundaki paha biçilmez araçlardan yalnızca birkaçıdır.

Sınırları belirleyin ve dikkat dağıtıcı unsurları azaltmak için araçlar kullanın

The Economist tarafından yapılan bir anket, çalışanların %34'ünün iş arkadaşlarının yüz yüze kesintileri nedeniyle işlerine odaklanmadıklarını ortaya koydu. Bu odak kaybının, Slack, Microsoft Teams ve metin mesajlaşma platformları gibi araçlardan dikkati dağıtan sanal bir ortamda daha da önemli olduğundan şüpheleniyorum. Yüksek performanslı ekipler, birbirlerinin tercih ettiği çalışma modellerine uyum sağlar ve saygı duyar. "Ofis saatleri" yaratırlar ve kesintileri azaltmak ve odak sürelerini en üst düzeye çıkarmak için eklentiler kullanırlar. En iyi benliklerini işe getirmek için dikkatli planlamaya ve eşzamansız iletişime güvenirken, meslektaşlarına bireysel ekip üyelerinin en üretken ve meşgul olmalarını sağlayacak şekilde çalışma alanı sağlarlar.

Sonuç olarak, “Yetenek Savaşı” ve “Büyük İstifa” hareketinin ortasında, insanların nasıl çalıştığı, kuruluşunuzun geleceğini şekillendirecektir. Çalışanların ruh sağlığından ödün vermeden üretkenliği en üst düzeye çıkarmak artık bir iş zorunluluğudur. Eşzamansız bir ilk çalışma yaklaşımının bir istisna değil, bir kural haline gelmesi gerekir.