チームのパフォーマンスを急上昇させるジョブエイドを作成する方法

従業員がより良く、より効率的にタスクを完了するのを支援したいとお考えですか？ ジョブエイドは、適切な情報を適切なタイミングで従業員に提供する、仕事に最適なツールです。 よく書かれていると、時間を節約し、精度を高め、仕事のパフォーマンスを向上させます。

これまでに作成したことがない場合でも、効果的なジョブエイドを作成および改善する方法を学ぶために読み続けてください。

正確には、ジョブエイズとは何ですか？

仕事の援助は、仕事で何かをする方法についての簡単で明確な指示です。 虎の巻、メモリジョガー、ポケットベル、パフォーマンスサポートツール、方向リストなどを含めることができます。 基本的に、職場での回避可能なミスを減らすように設計されたものはすべて、仕事の援助と見なすことができます。

ジョブエイドは多くの名前で呼ばれ、パフォーマンスブースターとしてあらゆる種類の業界で使用されています。 それらは、企業が自動的に提供しない場合、従業員が自分でジョブエイドを作成する傾向があるので十分に役立ちます。

プリンターの横の壁にテープで貼り付けられた手書きの3x5の指示カードを見たことがありますか？ コンピュータ画面の周囲に付箋が点在しているのはどうですか？ これらは両方とも、従業員が自分で作った非公式のジョブエイドのタイプです。

時間やプロジェクトで支払われるか、給与が支払われるかに関係なく、人々は物事を迅速かつ効率的に行うための最良の方法を知りたがっています。 指示を探すのに時間を無駄にしたいと思う人はいません。

通常、ジョブエイドは1ページ以下の印刷されたドキュメントです。 それらは、組立ラインから金融機関まで、あらゆる種類の作業領域の近くにあります。 彼らは壁やキュービクルにぶら下がることができます。 フロントデスク近くのラミネートカード、または倉庫近くのポスターにすることができます。 場合によっては、ジョブエイドはデジタルです。コンピューター上の画像またはPDFファイル、スマートフォンアプリ、または短いビデオです。

「しかし、私たちはすでにヘルプファイルをオンラインで持っています。 なぜ私は別の仕事の援助が必要なのですか？」とあなたは尋ねるかもしれません。 従業員は、必要なものを見つけるためにテキストの複数のページをスクロールすることを望んでいません。 これは、命令がすでに使用しているプログラム内に「埋め込まれている」ように見える場合に特に当てはまります。

多くの場合、実際のプログラム自体とは別に明確な指示を用意する方がよい場合があります。 職場のタスクがよりデジタル化するにつれて、印刷されたジョブエイドでさえ、正確な情報を共有するための強力で効果的な方法であり続けます。

仕事の援助がパフォーマンスを改善する主な方法

仕事の援助が従業員が物事をより速く（そしてより良く）成し遂げるのを助ける3つの主な方法があります。 必要な場合：

• 何かをする方法を覚えておいてください
• 問題を解決する
• 何かが変わったときに何をすべきかを学ぶ

トレーニングはこれまでのところしか行われておらず、人の記憶にとどまるのは短時間だけです。 数週間前の対面式のコーチングセッションがすでに古くなり、「どうすればそのタスクをやり直すことができますか？」と聞くと、それが仕事の援助が光ります。 従業員が必要なときにいつでも必要な情報を正確に提供して、オンデマンドで利用できます。

雇用主と従業員の両方が、答えがすぐに利用できるより良い日を過ごします。 助けを求めて誰かを追いかける代わりに、従業員はプロセスを完了するために必要なステップを示すジョブエイドを持っています。 正確な手順を見つけるためにドキュメントのレイヤーをページングする必要はありません。ワークステーションのすぐ隣にジョブエイドがあるため、従業員は最初からタスクを正しく完了することができます。

ワークフローは、従業員がトレーニングから学んだこと（たまにしか実行する必要がなく、覚える必要がないプロセスなど）を思い出すのに役立つだけでなく、何かが変わったときにも役立ちます—トラブルシューティングのためにたとえば、または新しいソフトウェアバージョンのわずかに異なるワークフローの手順をウォークスルーします。

これらの効率は合計されます。 Peregrine Performance Groupによると、彼らが協力している企業は、1週間のトレーニングコースを1日のトレーニングとジョブエイドに置き換えました。 必要なトレーニングが少なくなるだけでなく、習熟度が50％向上します。 あなたが効果的な仕事の援助を書くために時間をかけるとき、あなたはこれらのタイプの利益を期待することができます：

• 作業タスクをより迅速に実行することで時間を節約します
• 明確な方向性を持っているので、間違いをしないでください
• 従業員のストレスが少ない
• 不要な前後のヘルプリクエストを減らす
• 一度に全員と同じ知識を共有することにより、プロセス/標準の管理を改善します
• 少ないトレーニングと再トレーニング
• より良い従業員と顧客体験

さらに、迅速です。ジョブエイドは、従来のトレーニングより75％速く、はるかに低コストで導入できるため、ROIが大幅に向上します。

ジョブエイドの作成方法（ステップバイステップガイド）

適切な手順を実行することで、チームのパフォーマンスを飛躍的に向上させるジョブエイドを簡単かつ手頃な価格で作成できます。

1.タスクに関する情報を収集します

すでにこのプロセスを行っている従業員と話し合ってください。 彼らはどのようにそれを完成させようとしていますか？ 彼らはどのようなステップを、どのような順序で実行しますか？ 初心者だけでなく、この仕事を何度も繰り返してきたベテランの従業員など、さまざまな従業員と必ず話し合ってください。 彼らの視点はどのように異なりますか？ 自分で仕事をしてみて、必要な情報をメモしてください。

2.構造を選択します

仕事の援助は当然3つのカテゴリーの1つに分類されます：

チェックリスト

これは、やるべきことがたくさんあるが、特定の順序ではない場合に機能します。 たとえば、機器の検査や新入社員の事務処理の一貫性を維持します。

ステップバイステップ

これは、特定の順序で実行する必要がある場合に使用します。 フローチャート（医療提供者向けのこの診断用のフローチャートなど）またはif-then決定木は、論理的な方法でプロセスをレイアウトするのに意味があります。 従業員が情報を記録する必要がある場合（たとえば、サーバールームの温度を記録している場合や、倉庫の製品を数えている場合）、ジョブエイドを入力可能にするか、インタラクティブなアプリを使用できます。

参照

これは、具体的な手順がなく、すべての情報が一度に必要になるわけではない場合に最適です。 従業員は、人気のあるSKU番号を見つけたり、別の部門と電話番号を共有したり、地域の地図で保管施設を見つけたりする必要があるときに、これを一目で確認できます。

場合によっては、ジョブエイドには多くのセクションがあり、それぞれが異なる構造になっています。 さまざまな選択肢にとらわれないでください。 書き始めると、最適なフォーマットが明らかになります。 結局のところ、ジョブエイドがタスクをより速く、より良くするのに役立つ限り、誰もあなたがどちらを選ぶかを本当に気にしません。

3.フォーマットを選択します

これは、壁に掛けられた印刷された8.5×11のラミネート紙として、またはネットワーク上のデジタルJPGとして機能しますか？ インタラクティブなアプリになりますか？ 情報が適合することを確認するために、早い段階でフォーマットを選択してください。 ほとんどのジョブエイドは1ページ以下であるか、スクロールせずに1つの画面に表示されます。

TechSmithとCebrの調査によると、3分の2（67％）の人が、ビジュアルと通信することで情報をよりよく理解しています。 テキストの壁の代わりに、書かれた単語を可能な限り画像に置き換えます—写真、チャート、およびフォーマットに合ったその他のビジュアルを使用します。

就職支援の書き方

仕事の援助をまとめるということになると、コンテンツが少ないほど間違いなく多くなります。 スクリーンショットを撮ったり、注釈をすばやく簡単に追加したりできるため、Snagitをジョブエイドに使用するのが大好きです。 Snagitを使用してジョブエイドを作成する方法は次のとおりです。

1.スクリーンショットを撮ります

Snagitを開き、大きな赤いキャプチャボタンをクリックします。 そこから、キャプチャしたい画面上の領域を選択できます。 Snagitエディタが自動的に開き、画像をアップロードします。 ここから楽しみが始まります。

2.注釈を付ける

ジョブエイドが物理的なタスクを説明している場合は、写真を撮り、矢印などでマークアップして、何をする必要があるかを指摘します。 デジタルタスクの場合は、スクリーンショットを撮ります。 Snagitでは、スクリーンショットを撮って編集できるだけでなく、同じプログラム内のプロセスで図形を追加したり、ハイライトしたり、ステップを表示したりすることもできます。

ステップツールは番号付けを自動化します—スクリーンショットの周りをクリックして、連続したステップを追加します。

方向が複数の画面または写真にまたがる場合は、それらを1つのドキュメントに結合し、ビジュアルの周囲または上部にテキストを追加します。

デジタル形式の場合は、クリック可能な目次を使用して短いビデオ（Camtasiaが好きです）を録画します。

一貫した外観を持つ

配色とスタイルを選択し、あなたの仕事の援助を通してそれを堅持してください。 可能な場合は、一貫したフォント、サイズ、色、および会社のブランドを使用してください。 最高の画像エディタには、均一な外観を維持できるテンプレートとアセットがあります。

多言語化

人々がそれを読むことができないとき、ジョブエイドは機能しません。 仕事の援助が従業員に必要な数の言語にローカライズされていることを確認してください。

3.テストと改訂

ジョブエイドを作成したので、実際の生活でどのように機能するかを確認します。 義務のある同僚を見つけ、メモを取るために何かをつかみ、彼らがジョブエイドを使用してタスクを実行しようとしているのを見てください。

彼らを案内するのではなく、ただ座って、彼らが自然に何をしているのか、そして仕事の援助が役立つかどうかを観察してください。 メモを取り、フォローアップの質問をしてから、別の同僚を見つけて繰り返します。 あなたが学んだことでジョブエイドを書き直してください。

4.フィードバックを共有して記録する

仕事の援助が完成したら、それを必要な場所に置きます—壁、人の机の近く、または選択した形式に適した場所に置きます。 従業員が仕事の援助が彼らのためにあることを知っていることを確認してください。 必要に応じて彼らに思い出させ、それを使うように彼らに勧めてください。 あなたがそれを作成する素晴らしい仕事をしたならば、従業員は彼らが彼らの仕事をより速くそしてより良くするのを助ける何かを持っていることに感謝するでしょう。

定性的および定量的の両方の長期的な結果に目を光らせておいてください。 必ず次の質問を自問してください。

• 従業員からの繰り返しの質問は少なくなっていますか？
• タスクはより正確に完了していますか？
• 顧客満足度スコアはどうですか？

この継続的な情報を使用して、成功を評価し、次回の更新を促します。

ボーナス：Snagitテンプレート

まだ仕事の援助を始める方法がわからない？ Snagitテンプレートに任せてください！

まず、[作成]ボタンをクリックして[テンプレートからの画像]を選択するか、[最近のキャプチャ]トレイから画像を選択してから、右クリックして[テンプレートで結合]を選択します。 作業支援のニーズに最適なテンプレートを選択できます。

次に、画像をドラッグアンドドロップして、テンプレート内で調整します。 とても簡単です！ Snagitを使用してジョブエイドを作成するための完全なチュートリアルについては、以下のすばらしいビデオをご覧ください。