如何创建能够提升团队绩效的工作辅助工具

您是否希望帮助员工更好、更高效地完成任务？ 工作辅助工具是出色的工作工具，可以在正确的时间向员工提供正确的信息。 如果写得好，它们可以节省时间、提高准确性并提高工作绩效。

继续阅读以了解如何创建和改进有效的工作辅助工具，即使您以前从未做过。

究竟什么是工作辅助工具？

工作帮助是关于如何在工作中做某事的简单、清晰的说明。 它们可以包括备忘单、内存慢跑者、单页纸、性能支持工具、方向列表等等。 从本质上讲，任何旨在减少工作中可避免错误的东西都可以被视为工作辅助。

工作辅助工具有许多名称，并在各种行业中用作绩效助推器。 它们很有帮助，如果公司不自动提供它们，员工往往会自行创建工作辅助工具。

见过贴在打印机旁边墙上的手写 3 x 5 说明卡吗？ 在电脑屏幕的周边打点便签怎么样？ 这两种都是员工自己制作的非正式工作辅助工具。

无论他们是按小时或按项目计酬，还是按薪水，人们都想知道快速有效地做事的最佳方式。 没有人愿意浪费时间寻找指令。

通常，作业辅助是一页或更少的打印文档。 您会在所有类型的工作区附近找到它们，从装配线到金融机构。 它们可以挂在墙上或隔间上。 它们可以是靠近前台的层压卡片，也可以是靠近储藏室的海报。 有时，工作辅助工具是数字的：计算机上的图像或 PDF 文件、智能手机应用程序或短视频。

“但我们已经有在线帮助文​​件。 为什么我需要单独的工作援助？”，你可能会问。 员工不想滚动浏览多页文本来查找他们需要的内容。 当指令看似“隐藏”在它们已经使用的程序中时尤其如此。

通常，将清晰的指令与实际程序本身分开会更好。 随着工作场所的任务变得更加数字化，即使是印刷的工作辅助工具仍然是共享准确信息的强大、有效的方式。

工作辅助工具提高绩效的主要方式

工作辅助工具可以通过三种主要方式帮助员工更快（更好）地完成工作。 当他们需要：

• 记住如何做某事
• 解决问题
• 了解当事情发生变化时该怎么做

训练只到此为止，它只在一个人的记忆中停留很短的时间。 当几周前的面对面辅导课程已经变得陈旧时，您会听到“我该如何再次完成这项任务？”，这就是工作辅助工具大放异彩的时候。 它们可根据员工的需要随时提供所需的信息。

立即获得答案时，雇主和雇员都会有更好的日子。 员工不必追着别人寻求帮助，而是有工作帮助，向他们展示完成流程所需的步骤。 无需翻阅文档层以找到确切的说明——工作辅助设备就在他们的工作站旁边，因此员工可以在第一时间正确地完成任务。

工作辅助工具不仅可以很好地帮助员工记住他们从培训中学到的东西（例如他们只需要偶尔做的过程，不需要记住），当事情发生变化时它们也很有帮助——用于故障排除、例如，或通过新软件版本的略有不同的工作流程的步骤。

这些效率加起来。 根据 Peregrine Performance Group 的说法，与他们合作的公司已经用一天的培训和工作援助取代了为期一周的培训课程。 不仅需要更少的培训，熟练度也提高了 50%。 当您花时间编写有效的工作帮助时，您可以期待以下类型的好处：

• 通过更快地完成工作任务来节省时间
• 避免犯错，因为有明确的方向
• 减少员工压力
• 减少不必要的来回帮助请求
• 通过一次与所有人共享相同的知识，更好地控制流程/标准
• 减少培训和再培训
• 更好的员工和客户体验

此外，它们的速度很快——部署工作助手的速度比传统培训快 75%，而且成本更低，投资回报率更高。

如何创建工作帮助（分步指南）

通过正确的步骤，您可以轻松且经济地创建工作辅助工具，从而提升团队的绩效。

1.收集有关任务的信息

与已经执行此过程的员工交谈。 他们如何完成它？ 他们采取什么步骤，以什么顺序？ 确保与一系列员工交谈——一遍又一遍地完成这项工作的经验丰富的员工，以及新手。 他们的观点有何不同？ 尝试自己做这项工作，并记下您需要的信息。

2.选择结构

工作辅助工具自然属于以下三类之一：

清单

当有很多事情要做，但没有特定的顺序时，这很有效。 例如，保持设备检查和新员工文书工作的一致性。

一步步

当事情需要按特定顺序完成时使用它。 流程图（如医疗保健提供者的诊断流程图）或 if-then 决策树可以合理地安排流程。 如果您需要员工随时记录信息（例如，如果他们记录服务器机房的温度或仓库中的产品计数），您可以使工作辅助工具可填写或使用交互式应用程序。

参考

当没有任何具体步骤并且并非一次需要所有信息时，这是最好的。 当员工需要查找流行的 SKU 编号、与其他部门共享电话号码或在区域地图上定位存储设施时，他们可以查看此信息。

有时工作帮助会有很多部分，每个部分都有不同的结构。 不要被各种选择所困扰。 一旦你开始写作，最好的格式就会变得显而易见。 最后，没有人真正关心你选择哪一个，只要工作帮助有助于更快更好地完成任务。

3.选择一种格式

这是挂在墙上的印刷 8.5×11 层压纸，还是网络上的数字 JPG？ 将是一个交互式应用程序？ 尽早选择格式以确保信息适合。 大多数工作助手只有一页或更少，或者在一个屏幕上可见而无需滚动。

根据 TechSmith 和 Cebr 的研究，三分之二 (67%) 的人在通过视觉传达信息时可以更好地理解信息。 尽可能用图片代替文字，而不是文字墙——使用图片、图表和任何其他适合您格式的视觉效果。

如何写一份工作援助

在整理工作援助时，内容越少越好。 我们喜欢将 Snagit 用于工作辅助，因为它可以快速轻松地截取屏幕截图和添加注释。 以下是使用 Snagit 创建工作帮助的方法：

1. 截图

打开 Snagit 并单击红色的大捕获按钮。 从那里，您将能够在屏幕上选择要捕获的区域。 Snagit 编辑器将自动打开并上传您的图像。 这才是真正有趣的开始：

2.注释

如果工作帮助描述了一项体力任务，请拍照并用箭头等标记，以指出需要完成的工作。 对于数字任务，请截取屏幕截图。 Snagit 不仅可以让您拍摄和编辑屏幕截图，还可以在同一程序内的流程中添加形状、突出显示和显示步骤。

步骤工具自动编号 - 单击屏幕截图以添加顺序步骤。

如果方向跨越多个屏幕或照片，请将它们合并到一个文档中，并在视觉对象周围或顶部添加任何文本。

对于数字格式，录制带有可点击目录的短视频（我们喜欢 Camtasia）。

保持一致的外观

选择配色方案和风格，并在整个工作辅助工具中坚持下去。 尽可能使用一致的字体、大小、颜色和公司品牌。 最好的图像编辑器具有模板和资产，可让您保持统一的外观。

使其成为多语言

当人们无法阅读时，工作帮助就不起作用。 确保您的工作帮助本地化为您的员工所需的尽可能多的语言。

3.测试和修改

现在您已经创建了工作辅助，看看它在现实生活中的表现。 找一个乐于助人的同事，拿点东西做笔记，看着他们尝试使用工作辅助工具完成任务。

不要引导他们，只是坐下来观察他们自然会做什么，以及工作援助是否有帮助。 做笔记，提出后续问题，然后找另一位同事重复。 用你学到的东西重写工作帮助。

4.分享并记录反馈

完善工作辅助工具后，将其放在需要的地方——墙上、人们办公桌附近或适合您选择的格式的任何地方。 确保员工知道工作援助是为他们准备的。 必要时提醒他们，并鼓励他们使用它。 如果您在创建它方面做得很好，员工将非常感激拥有可以帮助他们更快更好地完成工作的东西。

睁大眼睛寻找定性和定量的长期结果。 一定要问自己这些问题：

• 您从员工那里听到的重复性问题是否减少了？
• 任务是否更准确地完成？
• 客户满意度分数如何？

使用这些持续信息来衡量成功并激发下次更新。

奖励：Snagit 模板

仍然不确定如何开始使用工作辅助工具？ 让 Snagit 模板为您完成工作！

首先，单击创建按钮并从模板中选择图像或从最近捕获托盘中选择图像，然后右键单击并选择在模板中组合。 您可以选择最适合您的工作辅助需求的模板。

然后，只需拖放图像并在模板中调整它们。 就这么容易！ 有关使用 Snagit 制作工作辅助的完整教程，请观看以下精彩视频：