Ekibinizin Performansını Hızlandıran Yardımcı İşler Nasıl Oluşturulur

Çalışanların görevleri daha iyi ve daha verimli bir şekilde tamamlamalarına yardımcı olmak mı istiyorsunuz? İş yardımları, çalışanlara doğru zamanda doğru bilgileri sağlayan harika iş araçlarıdır. İyi yazıldığında zaman kazandırır, doğruluğu artırır ve iş performansını iyileştirir.

Daha önce hiç yapmamış olsanız bile, etkili iş yardımcılarının nasıl oluşturulacağını ve geliştirileceğini öğrenmek için okumaya devam edin.

İş yardımları tam olarak nedir?

İş yardımları, işyerinde bir şeyin nasıl yapılacağına ilişkin basit ve net talimatlardır. Hile sayfaları, bellek jogger'ları, tek çağrı cihazları, performans destek araçları, yön listeleri ve çok daha fazlasını içerebilirler. Esasen, işte önlenebilir hataları azaltmak için tasarlanmış her şey bir iş yardımı olarak kabul edilebilir.

İş yardımları birçok isimle anılır ve her türlü endüstride performans artırıcı olarak kullanılır. Yeterince yardımcı oluyorlar, eğer şirketler bunları otomatik olarak sağlamazsa, çalışanlar kendi başlarına iş yardımları yaratma eğilimindeler.

Hiç bir yazıcının yanında duvara bantlanmış elle yazılmış 3 x 5 talimat kartı gördünüz mü? Bir bilgisayar ekranının çevresini noktalayan yapışkan notlara ne dersiniz? Bunlar, çalışanların kendi yaptıkları resmi olmayan iş yardımlarıdır.

Saat başına veya projeye göre ödeme yapılıp yapılmadığına veya maaşlı olup olmadığına bakılmaksızın, insanlar işleri hızlı ve verimli bir şekilde yapmanın en iyi yolunu bilmek isterler. Hiç kimse talimatları bulmak için zaman kaybetmek istemez.

İş yardımları genellikle bir sayfa veya daha az olan yazdırılmış belgelerdir. Montaj hatlarından finans kurumlarına kadar her türlü çalışma alanının yakınında bunları bulacaksınız. Bir duvara veya hücreye asılabilirler. Ön büronun yanında lamine bir kart veya deponun yanında bir poster olabilirler. Bazen iş yardımları dijitaldir: bilgisayardaki bir görüntü veya PDF dosyası, akıllı telefon uygulaması veya kısa bir video.

“Ama zaten çevrimiçi yardım dosyalarımız var. Neden ayrı bir iş yardımına ihtiyacım var?” diye sorabilirsiniz. Çalışanlar, ihtiyaç duyduklarını bulmak için birden çok metin sayfası arasında gezinmek istemezler. Bu, özellikle, talimatlar zaten kullanmakta oldukları programın içine "gömülü" göründüğünde geçerlidir.

Çoğu zaman, gerçek programın kendisinden ayrı net talimatlara sahip olmak daha iyi olabilir. İşyeri görevleri daha dijital hale geldikçe, basılı iş yardımcıları bile doğru bilgileri paylaşmanın güçlü ve etkili yolları olmaya devam ediyor.

İş yardımcılarının performansı artırmanın en iyi yolları

İş yardımlarının, çalışanların işleri daha hızlı (ve daha iyi) yapmasına yardımcı olmasının üç ana yolu vardır. İhtiyaç duyduklarında:

• Bir şeyi nasıl yapacağınızı unutmayın
• Problem çözmek
• Bir şey değiştiğinde ne yapacağınızı öğrenin

Eğitim sadece bir yere kadar gider ve kişinin hafızasında sadece kısa bir süre kalır. Birkaç hafta önceki yüz yüze koçluk seansı zaten bayatlamaya başladığında ve “Bu görevi tekrar nasıl yaparım?” sözlerini duyduğunuzda, işte o zaman yardımcı malzemeler parlar. İhtiyaç duyduklarında, çalışanların tam olarak ihtiyaç duyduğu bilgilerle istek üzerine mevcutturlar.

Hem işverenler hem de çalışanlar, cevaplar hemen mevcut olduğunda daha iyi günler yaşar. Çalışanların yardım için birini kovalamak yerine, bir süreci tamamlamak için gereken adımları gösteren bir iş yardımı vardır. Tam talimatları bulmak için belge katmanları arasında gezinmeye gerek yok - çalışanların görevi ilk seferde doğru şekilde tamamlayabilmeleri için iş istasyonlarının hemen yanında bir iş yardımı bulunur.

İş yardımcıları, yalnızca çalışanların bir eğitimden öğrendiklerini hatırlamalarına yardımcı olmakla kalmaz (yalnızca ara sıra yapmaları gereken ve ezberlemeleri gerekmeyen süreçler gibi), aynı zamanda bir şeyler değiştiğinde - sorun giderme, örneğin, veya yeni yazılım sürümlerinin biraz farklı bir iş akışının adımlarını gözden geçirmek için.

Bu verimlilikler toplanır. Peregrine Performance Group'a göre, çalıştıkları şirketler bir haftalık eğitim kursunu bir günlük eğitim artı bir iş yardımı ile değiştirdi. Sadece daha az eğitim gerekli olmakla kalmaz, yeterlilik de %50 artar. Etkili bir iş yardımı yazmak için zaman ayırdığınızda, şu tür faydaları bekleyebilirsiniz:

• İş görevlerini daha hızlı tamamlayarak zamandan tasarruf edin
• Açık yönergelere sahip olduğunuz için hata yapmaktan kaçının
• Daha az çalışan stresi
• Gereksiz karşılıklı yardım isteklerini azaltın
• Aynı bilgiyi herkesle aynı anda paylaşarak daha iyi süreç/standart kontrolü
• Daha az eğitim ve yeniden eğitim
• Daha iyi çalışan ve müşteri deneyimi

Ayrıca hızlıdırlar — iş yardımcıları geleneksel eğitime göre %75 daha hızlı ve çok daha düşük bir maliyetle ve çok daha iyi bir yatırım getirisi için dağıtılabilir.

Bir iş yardımı nasıl oluşturulur (adım adım kılavuz)

Doğru adımlarla, ekibinizin performansını hızla artıran bir iş yardımını kolayca ve uygun fiyata oluşturabilirsiniz.

1. Görev hakkında bilgi toplayın

Bu işlemi zaten yapan çalışanlarla konuşun. Tamamlamak için nasıl gidiyorlar? Hangi adımları ve hangi sırayla atıyorlar? Bir dizi çalışanla - bu işi defalarca yapmış deneyimli çalışanlar ve yeni başlayanlar - konuştuğunuzdan emin olun. Bakış açıları nasıl farklılaşıyor? İşi kendiniz yapmayı deneyin ve hangi bilgilere ihtiyacınız olduğunu not edin.

2. Bir yapı seçin

İş yardımları doğal olarak üç kategoriden birine girer:

kontrol listesi

Bu, yapılacak çok şey olduğunda, ancak belirli bir sıra olmadığında işe yarar. Örneğin, ekipman incelemeleri ve yeni işe alım evrakları için tutarlılığı sağlamak.

Adım adım

İşlerin belirli bir sırayla yapılması gerektiğinde bunu kullanın. Bir akış şeması (sağlık hizmeti sağlayıcıları için bu tanısal şema gibi) veya eğer-o zaman karar ağacı, süreci mantıklı bir şekilde ortaya koymak için mantıklı olabilir. Çalışanların, giderken bilgileri kaydetmesine ihtiyacınız varsa (örneğin, bir sunucu odasındaki sıcaklıkları not ediyorlarsa veya bir depodaki ürünleri sayıyorlarsa), iş yardımını doldurulabilir hale getirebilir veya etkileşimli bir uygulama kullanabilirsiniz.

Referans

Bu, somut adımlar olmadığında ve tüm bilgilere aynı anda ihtiyaç duyulmadığında en iyisidir. Çalışanlar, popüler bir SKU numarası bulmaları, telefon numarasını başka bir departmanla paylaşmaları veya bölgesel bir haritada bir depolama tesisi bulmaları gerektiğinde buna bakabilir.

Bazen bir iş yardımı, her biri farklı bir yapıya sahip birçok bölüme sahip olabilir. Çeşitli seçenekler arasında saplanıp kalmayın. En iyi format, yazmaya başladığınızda belirginleşecektir. Sonunda, iş yardımı, görevin daha hızlı ve daha iyi yapılmasına yardımcı olduğu sürece, hiç kimse hangisini seçtiğinizi gerçekten umursamıyor.

3. Bir biçim seçin

Bu, duvara asılı 8.5×11 lamine kağıt olarak mı yoksa ağda dijital bir JPG olarak mı yaşayacak? Etkileşimli bir uygulama olacak mı? Bilgilerin sığacağından emin olmak için formatı erken seçin. İş yardımcılarının çoğu bir veya daha az sayfadır veya kaydırma yapılmadan tek bir ekranda görünür.

TechSmith ve Cebr'in araştırmasına göre, insanların üçte ikisi (%67) bilgiyi görsellerle iletildiğinde daha iyi anlıyor. Bir metin duvarı yerine, yazılı sözcükleri mümkün olduğunca görsellerle değiştirin - biçiminize uyan resimleri, çizelgeleri ve diğer görselleri kullanın.

İş yardımı nasıl yazılır

Bir iş yardımı oluşturmaya gelince, daha az içerik kesinlikle daha fazladır. İş yardımcıları için Snagit'i kullanmayı seviyoruz çünkü ekran görüntüsü almayı ve açıklama eklemeyi hızlı ve kolay hale getiriyor. Snagit kullanarak bir iş yardımı nasıl oluşturulur:

1. Ekran görüntülerinizi alın

Snagit'i açın ve büyük kırmızı Yakala düğmesine tıklayın. Oradan, ekranınızda yakalamak istediğiniz alanı seçebileceksiniz. Snagit editörü, resminizi otomatik olarak açacak ve yükleyecektir. İşte eğlencenin gerçekten başladığı yer:

2. Açıklama ekle

İş yardımı fiziksel bir görevi tanımlıyorsa, fotoğraf çekin ve ne yapılması gerektiğini belirtmek için oklarla vb. işaretleyin. Dijital görevler için ekran görüntüsü alın. Snagit, yalnızca ekran görüntüleri alıp düzenlemenize izin vermekle kalmaz, aynı program içinde şekiller ekleyebilir, vurgulayabilir ve bir işlemdeki adımları gösterebilirsiniz.

Adım Aracı numaralandırmayı otomatikleştirir — sıralı adımlar eklemek için ekran görüntüsünün çevresini tıklayın.

Yönergeler birden fazla ekranı veya fotoğrafı kapsıyorsa, bunları tek bir belgede birleştirin ve görsellerin etrafına veya üstüne herhangi bir metin ekleyin.

Dijital format için, tıklanabilir bir içindekiler tablosu ile kısa bir video (Camtasia'yı seviyoruz) kaydedin.

Tutarlı bir görünüme sahip olun

Bir renk şeması ve stil seçin ve iş yardım(lar)ınız boyunca buna bağlı kalın. Mümkün olduğunda tutarlı yazı tipleri, boyutlar, renkler ve şirket markası kullanın. En iyi resim düzenleyiciler, tek tip bir görünüm elde etmenizi sağlayan şablonlara ve varlıklara sahiptir.

Çok dilli yap

İnsanlar okuyamıyorsa bir iş yardımı çalışmaz. İş yardımınızın, çalışanlarınız için gerektiği kadar dilde yerelleştirildiğinden emin olun.

3. Test edin ve gözden geçirin

Artık iş yardımınızı oluşturduğunuza göre, gerçek hayatta nasıl performans gösterdiğini görün. Memnun bir iş arkadaşı bulun, not almak için bir şeyler alın ve iş yardımını kullanarak görevi yapmaya çalışmasını izleyin.

Onlara rehberlik etmeyin, sadece arkanıza yaslanın ve doğal olarak ne yaptıklarını ve iş yardımının işe yarayıp yaramadığını gözlemleyin. Not alın, takip eden sorular sorun, ardından başka bir iş arkadaşı bulun ve tekrarlayın. İş yardımını öğrendiklerinizle yeniden yazın.

4. Geri bildirimi paylaşın ve kaydedin

İş yardımınız mükemmelleştirildikten sonra, olması gereken yere koyun - bir duvara, insanların masalarının yakınına veya seçtiğiniz format için anlamlı olan herhangi bir yere. Çalışanların iş yardımının onlar için orada olduğunu bilmelerini sağlayın. Gerektiğinde onlara hatırlatın ve onu kullanmaya teşvik edin. Bunu yaratmakla harika bir iş çıkardıysanız, çalışanlar işlerini daha hızlı ve daha iyi yapmalarına yardımcı olan bir şeye sahip oldukları için minnettar olacaktır.

Hem niteliksel hem de niceliksel olarak uzun vadeli sonuçlar için gözlerinizi açık tutun. Kendinize şu soruları sorduğunuzdan emin olun:

• Çalışanlardan daha az tekrarlayan soru duyuyor musunuz?
• Görevler daha doğru bir şekilde tamamlanıyor mu?
• Müşteri memnuniyeti puanları ne durumda?

Başarıyı ölçmek ve bir sonraki sefer için güncellemelere ilham vermek için bu devam eden bilgileri kullanın.

Bonus: Snagit şablonları

İş yardımcılarına nasıl başlayacağınızdan hala emin değil misiniz? Snagit şablonlarının işi sizin yerinize yapmasına izin verin!

Önce Oluştur düğmesini tıklayın ve Şablondan Görüntü'yü seçin veya Son Yakalananlar tepsisinden görüntüleri seçin, ardından sağ tıklayın ve şablonda birleştir'i seçin. İş yardımınızın gereksinimlerine en uygun şablonları seçebilirsiniz.

Ardından, resimlerinizi sürükleyip bırakın ve şablon içinde ayarlayın. Bu kadar kolay! Snagit ile iş yardımı yapma konusunda eksiksiz bir eğitim için aşağıdaki harika videoyu izleyin: