Cum să creați ajutoare pentru locuri de muncă care să crească vertiginos performanța echipei dvs

Căutați să ajutați angajații să îndeplinească sarcinile mai bine și mai eficient? Ajutoarele de muncă sunt instrumente excelente pentru muncă, care oferă angajaților exact informațiile potrivite la momentul potrivit. Când sunt bine scrise, economisesc timp, măresc acuratețea și îmbunătățesc performanța la locul de muncă.

Continuați să citiți pentru a afla cum să creați și să îmbunătățiți ajutoare de angajare eficiente, chiar dacă nu ați mai creat unul până acum.

Ce sunt ajutoarele de muncă, mai exact?

Ajutoarele de muncă sunt instrucțiuni simple și clare despre cum să faci ceva la locul de muncă. Acestea pot include cheat sheets, memory joggers, one-pager, instrumente de asistență pentru performanță, liste de direcții și multe altele. În esență, orice lucru conceput pentru a reduce greșelile evitabile la locul de muncă poate fi considerat un ajutor de lucru.

Ajutoarele pentru locuri de muncă poartă multe nume și sunt folosite în tot felul de industrii ca amplificatori de performanță. Sunt suficient de utile încât, dacă companiile nu le furnizează automat, angajații tind să creeze singuri ajutoare pentru locuri de muncă.

Ați văzut vreodată carduri de instrucțiuni 3 x 5 scrise de mână, lipite pe perete lângă o imprimantă? Ce zici de note lipicioase care punctează perimetrul ecranului unui computer? Acestea sunt ambele tipuri de ajutoare informale de muncă pe care angajații le-au făcut ei înșiși.

Indiferent dacă sunt plătiți la oră sau proiect, sau sunt salariați, oamenii vor să știe cel mai bun mod de a face lucrurile rapid și eficient. Nimeni nu vrea să piardă timpul căutând instrucțiuni.

De obicei, ajutoarele de lucru sunt documente tipărite care au o pagină sau mai puțin. Le veți găsi lângă toate tipurile de zone de lucru, de la linii de asamblare la instituții financiare. Ele pot atârna pe un perete sau cubicul. Acestea pot fi un card laminat lângă recepție sau un poster lângă depozit. Ocazional, ajutoarele de muncă sunt digitale: o imagine sau un fișier PDF pe un computer, o aplicație pentru smartphone sau un scurt videoclip.

„Dar avem deja fișiere de ajutor online. De ce am nevoie de un ajutor de muncă separat?”, vă puteți întreba. Angajații nu doresc să parcurgă mai multe pagini de text pentru a găsi ceea ce au nevoie. Acest lucru este valabil mai ales atunci când instrucțiunile sunt aparent „îngropate” în programul pe care îl folosesc deja.

Adesea, poate fi mai bine să aveți instrucțiuni clare separate de programul propriu-zis. Pe măsură ce sarcinile la locul de muncă devin din ce în ce mai digitale, chiar și ajutoarele de lucru imprimate rămân modalități puternice și eficiente de a partaja informații exacte.

Cele mai bune modalități în care ajutoarele de muncă îmbunătățesc performanța

Există trei moduri principale prin care ajutoarele de muncă îi ajută pe angajați să facă lucrurile mai repede (și mai bine). Când au nevoie să:

• Amintește-ți cum să faci ceva
• Rezolvă o problemă
• Învață ce să faci când ceva se schimbă

Antrenamentul merge doar atât de departe și rămâne în memoria unei persoane doar pentru o perioadă scurtă de timp. Când sesiunea de coaching față în față de acum câteva săptămâni este deja învechită și auzi: „Cum pot face din nou sarcina?”, atunci strălucesc ajutoarele de muncă. Sunt disponibile la cerere cu exact informațiile de care au nevoie angajații, oricând au nevoie.

Atât angajatorii, cât și angajații au zile mai bune când răspunsurile sunt disponibile imediat. În loc să fie nevoiți să alunge pe cineva pentru ajutor, angajații au un ajutor de muncă care le arată pașii necesari pentru a finaliza un proces. Nu este nevoie să parcurgeți straturile de documentație pentru a găsi instrucțiunile exacte - un ajutor de lucru este chiar lângă stația lor de lucru, astfel încât angajații să poată finaliza sarcina corect de prima dată.

Nu numai că ajutoarele de muncă sunt excelente pentru a-i ajuta pe angajați să-și amintească ceea ce au învățat de la o formare (cum ar fi procesele pe care trebuie să le facă doar ocazional și nu trebuie să le memoreze), ci sunt și utile atunci când ceva se schimbă - pentru depanare, de exemplu, sau pentru a parcurge pașii unui flux de lucru ușor diferit al noilor versiuni de software.

Aceste eficiențe se adună. Potrivit Peregrine Performance Group, companiile cu care lucrează au înlocuit un curs de formare de o săptămână cu o zi de formare plus un ajutor de muncă. Nu numai că este nevoie de mai puțină pregătire, ci și competența a crescut cu 50%. Când vă faceți timp pentru a scrie un ajutor eficient de muncă, vă puteți aștepta la aceste tipuri de beneficii:

• Economisiți timp realizând sarcinile de lucru mai rapid
• Evitați să faceți greșeli, datorită indicațiilor clare
• Mai puțin stres al angajaților
• Reduceți cererile de ajutor care nu sunt necesare
• Control mai bun al proceselor/standardelor prin împărtășirea acelorași cunoștințe cu toată lumea în același timp
• Mai puțin antrenament și reinstruire
• Experiență mai bună pentru angajați și clienți

În plus, sunt rapid – ajutoarele de muncă pot fi implementate cu 75% mai rapid decât formarea tradițională și la un cost mult mai mic, pentru un ROI mult mai bun.

Cum să creați un ajutor de muncă (ghid pas cu pas)

Cu pașii potriviți, puteți crea cu ușurință și la un preț accesibil un ajutor de lucru care crește vertiginos performanța echipei dvs.

1. Adunați informații despre sarcină

Discutați cu angajații care fac deja acest proces. Cum fac ei să-l completeze? Ce pași fac ei și în ce ordine? Asigurați-vă că vorbiți cu o gamă largă de angajați - cu experiență care au făcut această treabă din nou și din nou, precum și cu începători. Cum diferă perspectivele lor? Încercați să faceți singur treaba și notați informațiile de care aveți nevoie.

2. Alegeți o structură

Ajutoarele de muncă se încadrează în mod natural într-una dintre cele trei categorii:

Lista de verificare

Acest lucru funcționează atunci când sunt multe lucruri de făcut, dar într-o ordine anume. De exemplu, menținerea consecvenței pentru inspecțiile echipamentelor și documentele angajaților noi.

Pas cu pas

Utilizați acest lucru atunci când lucrurile trebuie făcute într-o anumită ordine. O diagramă flux (ca aceasta de diagnosticare pentru furnizorii de servicii medicale) sau un arbore de decizie dacă-atunci poate avea sens să prezinte procesul într-un mod logic. Dacă aveți nevoie de angajați să înregistreze informații pe măsură ce merg (de exemplu, dacă notează temperaturi într-o cameră de server sau numără produse într-un depozit), puteți face ca ajutorul de muncă să poată fi completat sau să utilizați o aplicație interactivă.

Referinţă

Acest lucru este cel mai bine atunci când nu există pași concreti și nu sunt necesare toate informațiile simultan. Angajații pot arunca o privire la acest lucru atunci când trebuie să găsească un număr SKU popular, să partajeze un număr de telefon unui alt departament sau să găsească o unitate de depozitare pe o hartă regională.

Uneori, un ajutor de lucru va avea multe secțiuni, fiecare cu o structură diferită. Nu vă lăsați blocați de diferitele alegeri. Cel mai bun format va deveni evident odată ce începeți să scrieți. În cele din urmă, nimănui nu-i pasă cu adevărat pe care alegi, atâta timp cât ajutorul pentru muncă ajută la îndeplinirea sarcinii mai rapid și mai bine.

3. Alegeți un format

Va trăi asta ca o hârtie laminată tipărită de 8,5×11 atârnată pe un perete sau ca un JPG digital în rețea? Va fi o aplicație interactivă? Alegeți formatul din timp pentru a vă asigura că informațiile se potrivesc. Majoritatea ajutoarelor de muncă au o pagină sau mai puțin sau sunt vizibile pe un ecran fără derulare.

Potrivit cercetărilor de la TechSmith și Cebr, două treimi (67%) dintre oameni înțeleg mai bine informațiile atunci când sunt comunicate prin imagini. În loc de un perete de text, înlocuiți cuvintele scrise cu imagini cât mai mult posibil - utilizați imagini, diagrame și orice alte elemente vizuale care se potrivesc formatului dvs.

Cum să scrii un ajutor de muncă

Când vine vorba de a crea un ajutor de lucru, mai puțin conținut înseamnă cu siguranță mai mult. Ne place să folosim Snagit pentru ajutoare de muncă, deoarece face capturi de ecran și adăugarea de adnotări rapid și ușor. Iată cum să creați un ajutor de muncă folosind Snagit:

1. Faceți capturile de ecran

Deschideți Snagit și faceți clic pe butonul mare roșu Captură. De acolo, veți putea selecta zona de pe ecran pe care doriți să o capturați. Editorul Snagit va deschide automat și va încărca imaginea dvs. Iată de unde începe cu adevărat distracția:

2. Adnotă

Dacă ajutorul de lucru descrie o sarcină fizică, faceți fotografii și marcați-le cu săgeți etc., pentru a indica ceea ce trebuie făcut. Pentru sarcini digitale, faceți capturi de ecran. Snagit nu numai că vă permite să faceți și să editați capturi de ecran, dar puteți adăuga și forme, evidenția și afișa pașii dintr-un proces în cadrul aceluiași program.

Instrumentul Step Automatizează numerotarea — faceți clic în jurul capturii de ecran pentru a adăuga pași secvențiali.

Dacă indicațiile se întind pe mai multe ecrane sau fotografii, combinați-le într-un singur document și adăugați orice text în jurul sau deasupra imaginilor.

Pentru un format digital, înregistrați un videoclip scurt (ne place Camtasia) cu un cuprins pe care se poate face clic.

Aveți o privire consistentă

Alegeți o schemă de culori și un stil și rămâneți cu ea pe tot parcursul ajutoarelor dvs. de muncă. Folosiți fonturi, dimensiuni, culori și branding consistente ale companiei atunci când este posibil. Cele mai bune editori de imagini au șabloane și elemente care vă permit să păstrați un aspect uniform.

Faceți-l multilingv

Un ajutor de muncă nu funcționează atunci când oamenii nu îl pot citi. Asigurați-vă că ajutorul dvs. de muncă este localizat în câte limbi este necesar pentru angajații dvs.

3. Testați și revizuiți

Acum că ți-ai creat ajutorul pentru locuri de muncă, vezi cum funcționează în viața reală. Găsiți un coleg de serviciu, luați ceva pentru a lua notițe și priviți-i cum încearcă să îndeplinească sarcina folosind ajutorul de muncă.

Nu-i ghidați, doar stați pe spate și observați ce fac ei în mod natural și dacă ajutorul de muncă ajută sau nu. Ia notițe, pune întrebări ulterioare, apoi găsește un alt coleg și repetă. Rescrieți ajutorul pentru job cu ceea ce ați învățat.

4. Distribuie și înregistrează feedback

După ce ajutorul dvs. de lucru a fost perfecționat, puneți-l acolo unde trebuie - pe un perete, lângă birourile oamenilor sau oriunde are sens pentru formatul ales. Asigurați-vă că angajații știu că ajutorul de muncă este acolo pentru ei. Amintiți-le dacă este necesar și încurajați-i să-l folosească. Dacă ați făcut o treabă grozavă creându-l, angajații vor fi mai mult decât recunoscători că au ceva care îi ajută să-și facă treaba mai repede și mai bine.

Ține-ți ochii deschiși pentru rezultate pe termen lung, atât calitative, cât și cantitative. Asigurați-vă că vă puneți aceste întrebări:

• Auzi mai puține întrebări repetitive de la angajați?
• Sarcinile sunt îndeplinite mai precis?
• Cum rămâne cu scorurile de satisfacție a clienților?

Folosiți aceste informații continue pentru a evalua succesul și pentru a inspira actualizări pentru data viitoare.

Bonus: șabloane Snagit

Încă nu sunteți sigur cum să începeți cu ajutorul ajutoarelor de muncă? Lasă șabloanele Snagit să facă treaba pentru tine!

Mai întâi, faceți clic pe butonul Creare și alegeți Imagine din șablon sau selectați imagini din tava Capturi recente, apoi faceți clic dreapta și alegeți combinați în șablon. Puteți selecta modelele care se potrivesc cel mai bine nevoilor ajutorului dvs. de muncă.

Apoi, pur și simplu trageți și plasați imaginile și ajustați-le în cadrul șablonului. Este atât de ușor! Pentru un tutorial complet despre crearea unui ajutor de lucru cu Snagit, urmăriți acest videoclip grozav de mai jos: