Temui Pengalihan Konteks, Pembunuh Produktivitas No.1 di Tempat Kerja

Bagi sebagian besar dari kita, hari kerja kita dimulai dengan menyalakan ponsel dan komputer kita sehingga kita dapat memeriksa email, mengejar pesan Slack, dan melihat daftar tugas kita. Ada banyak membuka aplikasi yang berbeda dan beralih di antara beberapa alat.

Semua terpental di antara alat, tugas, dan sumber daya yang berbeda ini disebut pengalihan konteks dan menghabiskan banyak waktu kerja kita – sering kali tanpa kita sadari. Kami sudah sangat terbiasa dengan pengalihan konteks yang mungkin tampak normal, tetapi biayanya tinggi.

Pada artikel ini, kita akan melihat:

• Apa itu pengalihan konteks dan mengapa kami melakukannya
• Biaya pengalihan konteks
• Bagaimana mencegah pengalihan konteks

Apa itu peralihan konteks?

Hingga baru-baru ini, istilah alih konteks mengacu secara eksklusif pada proses komputer yang menyimpan status satu proses sehingga dapat kembali lagi nanti. Inilah yang memungkinkan kami untuk beralih dengan mulus dari satu aplikasi atau program ke aplikasi atau program lainnya.

Peralihan konteks kini telah masuk ke dalam bahasa kita yang menggambarkan perilaku manusia, merujuk pada kecenderungan kita untuk beralih dari satu tugas ke tugas lain yang tidak terkait.

Saat kami beralih antara meninjau kotak masuk email kami, memeriksa kalender kami, dan menjawab panggilan klien, kami beralih konteks. Multitasking adalah kata lain yang cenderung kami gunakan untuk menggambarkan pengalihan konteks, meskipun kedua istilah tersebut memiliki perbedaan yang mencolok.

Apa yang akhirnya kami pelajari tentang komputer adalah bahwa mereka kesulitan saat berpindah tugas. Menjadi jelas bahwa ada biaya nyata untuk pengalihan konteks yang juga berlaku untuk perilaku manusia.

Mengapa kita "beralih konteks" sepanjang waktu?

Meskipun kami tahu bahwa pengalihan konteks bukanlah pendekatan yang paling efisien untuk bekerja, kami tetap melakukannya sepanjang waktu.

Ini karena pengalihan konteks telah menjadi harapan tidak tertulis di dunia kerja modern. Persepsi konstan tentang urgensi dan rentetan notifikasi yang terus-menerus mengganggu kami, serta prevalensi pertemuan sporadis, semuanya membuat kami terbiasa beralih konteks.

Kami memiliki rasa urgensi yang salah

Disengaja atau tidak, ketanggapan yang cepat sering dihargai di tempat kerja. Ini menciptakan perasaan bahwa, untuk berhasil, Anda harus mengadopsi rasa urgensi.

Banyak dari urgensi yang dirasakan ini berpusat pada komunikasi yang dikirim oleh aplikasi perpesanan seperti Slack atau Teams. Ketika pemberitahuan masuk menunjukkan pesan baru, perasaan bahwa tanggapan diperlukan segera sulit untuk dihilangkan.

Apakah kita menetapkan ekspektasi kita sendiri atau orang lain menetapkannya untuk kita, mudah untuk melihat bagaimana nilai respons cepat memberikan rasa urgensi yang mengarah pada kebiasaan beralih konteks.

Kami menerima pemberitahuan terus-menerus

Dengan penelitian yang menunjukkan bahwa 70% orang Amerika memeriksa ponsel mereka dalam waktu 5 menit setelah menerima notifikasi dan rata-rata orang menerima 65-80 notifikasi setiap hari, jelas bahwa ini merupakan kontributor utama bagi bertahannya pengalihan konteks dalam kehidupan kita sehari-hari.

Notifikasi itu sendiri pada dasarnya tidak buruk, tetapi tantangannya adalah mereka memiliki kualitas yang membuat ketagihan. Serbuan dopamin yang diterima pikiran kita saat mendapat pemberitahuan adalah sesuatu yang harus kita kejar.

Meskipun Anda mungkin tidak langsung menanggapi setiap pemberitahuan yang Anda terima, bahkan tindakan mengenali, memproses, dan memutuskan tindakan yang sesuai untuk masing-masing pemberitahuan adalah jenis pengalihan konteks.

Kami menghadiri terlalu banyak pertemuan yang tidak perlu

Dalam Laporan Rapat Masa Depan 2021, kami mengetahui bahwa karyawan menghabiskan 31 jam setiap bulan dalam rapat yang tidak produktif dan menghadiri, rata-rata, 11 – 15 rapat setiap minggu.

Memantul di antara rapat pada tingkat ini berarti sulit untuk menemukan rentang waktu panjang tanpa gangguan yang diperlukan untuk pekerjaan yang mendalam dan terfokus.

Seseorang dapat mengatasi hambatan terhadap waktu terfokus ini dengan memulai “hari tanpa pertemuan” setiap minggu, yang didedikasikan khusus untuk pekerjaan terfokus.

Salah satu cara untuk melindungi waktu Anda adalah dengan memulai “hari tanpa pertemuan” setiap minggu. Cara lainnya adalah memikirkan kembali apakah pertemuan berulang itu benar-benar perlu terjadi.

Berapa biaya pengalihan konteks?

Tingginya biaya pengalihan konteks adalah hal yang sangat nyata, tetapi kami terus melakukannya secara teratur. Itu telah menjadi sesuatu yang sangat biasa bagi kita sehingga kita bahkan sering tidak menyadari bahwa kita sedang melakukannya.

Di permukaan, tampaknya sangat polos – apa salahnya menjawab email itu dengan cepat sebelum dipublikasikan di postingan blog yang Anda tulis? Tidak mungkin menjadi masalah besar untuk menjawab pertanyaan Sally tentang Slack saat Anda sedang rapat; itu adalah no-brainer yang bisa Anda jawab dalam tidur Anda!

Namun pada kenyataannya, biaya pengalihan konteks itu signifikan. Semua perubahan kecil yang sepertinya bukan masalah besar ini benar-benar bertambah. Peralihan konteks memiliki dampak negatif pada produktivitas Anda, tentu saja, tetapi efek peralihan konteks pada otak manusia sebenarnya jauh lebih dalam dari itu.

Perasaan kita di tempat kerja dipengaruhi secara negatif oleh perilaku ini, sebagaimana dibuktikan oleh sebuah studi yang diselesaikan di University of California, Irvine. Studi tersebut menyelidiki bagaimana perasaan kita di tempat kerja dan menemukan laporan tentang stres, frustrasi, beban kerja, usaha, dan tekanan yang meningkat secara signifikan hanya setelah 20 menit interupsi berulang.

Ini bermasalah karena kita terus-menerus terganggu dalam kehidupan kita sehari-hari. Menurut The Anatomy of Work Index, lebih dari sepertiga pekerja merasa kewalahan dengan notifikasi ping yang terus-menerus.

Ini juga memberi kita beberapa statistik mengejutkan yang menjelaskan betapa umum pengalihan konteks dalam hidup kita. Dalam hal email dan panggilan video, masing-masing 42% dan 40% orang menghabiskan lebih banyak waktu untuk itu dibandingkan tahun lalu. 52% responden mengatakan bahwa mereka melakukan banyak tugas selama rapat virtual lebih dari setahun yang lalu dan 50% merasa perlu untuk segera menanggapi notifikasi.

Statistik pengalihan konteks ini menjadi lebih jelas ketika Anda melihat perbedaan generasi. Milenium dan Gen Z melaporkan merasa jauh lebih kewalahan daripada pekerja secara keseluruhan.

Biaya pengalihan konteks dapat mencakup penurunan produktivitas, rentang perhatian yang pendek, waktu yang terbuang, dan kelelahan.

Produktivitas menurun

Seharusnya tidak mengherankan bahwa bolak-balik tugas membuat kita kurang produktif – Anda mungkin pernah mengalami hari-hari di mana Anda menyentuh banyak, banyak tugas dan pada akhirnya belum menyelesaikan satu pun.

Otak manusia sama sekali tidak terhubung untuk menangani jumlah pengalihan konteks yang kami paksakan ke mereka – menurut The Workgeist Report '21, 45% pekerja mengatakan bahwa pengalihan konteks membuat mereka kurang produktif dan 43% mengatakan bahwa sering beralih antara aplikasi dan alat adalah sangat melelahkan.

Rentang perhatian pendek

Perhatian penuh Anda tidak mengikuti Anda saat Anda terlibat dalam pengalihan konteks. Saat Anda beralih dari satu tugas ke tugas berikutnya, sebagian perhatian Anda tetap pada tugas awal, dengan sisanya mengikuti tugas berikutnya.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, karena semakin banyak peralihan terjadi, jumlah perhatian yang tersisa berkurang secara signifikan.

Inilah sebabnya mengapa Anda akan mendapati diri Anda memiliki pengingat tugas-tugas yang datang sebelumnya – yang masih belum Anda selesaikan – saat Anda sedang mengerjakan aktivitas terbaru.

Perhatian Anda sekarang terbagi di antara semua tugas yang telah Anda sentuh alih-alih terfokus pada tugas yang ada. Peralihan konteks bukanlah tujuan otak manusia dirancang, dan itu tidak ideal untuk produktivitas.

Buang-buang waktu

Dalam studi tahun 2005 oleh para peneliti di The University of California, Irvine, ditunjukkan bahwa dibutuhkan, rata-rata, 25 menit dan 26 detik untuk sepenuhnya kembali bekerja setelah gangguan.

Ketika kami menerapkan angka itu ke jumlah gangguan yang dialami dalam hari kerja biasa, yang tersisa bagi kami adalah jam literal setiap hari waktu yang terbuang percuma. Waktu yang dihabiskan untuk tidak melakukan apa pun yang produktif, melainkan berusaha untuk melanjutkan dari bagian yang telah kami tinggalkan.

Ada juga biaya waktu untuk pengalihan konteks yang berhubungan dengan stres dan kelelahan yang diakibatkan oleh perilaku dan menyebabkan inefisiensi dan pengulangan.

Pergantian konteks menciptakan lingkaran setan dari terlalu banyak tugas dan interupsi ditambah dengan stres dan kinerja yang buruk karena volume pekerjaan. Saat kita terjebak dalam lingkaran ini, kita terus membuang waktu.

Dalam kasus ekstrim: kelelahan

Memori kerja kita adalah komponen penting untuk menyelesaikan pekerjaan kita, tetapi memiliki batas. Kami hanya dapat menyimpan begitu banyak informasi di depan pikiran kami sekaligus, dan kami terus menguji batas itu ketika kami menghabiskan hari-hari kami beralih konteks.

Jika Anda pernah mendapati diri Anda membaca ulang email yang sama beberapa kali untuk memahami informasi yang tersimpan di dalamnya, Anda mungkin pernah mengalami fenomena kabut otak. Ini adalah cara merujuk pada kelelahan mental yang dialami oleh otak manusia ketika pengalihan konteks dibawa ke tingkat yang tidak sehat.

Sakit kepala, kehilangan motivasi, dan merasa terkuras dan lelah adalah tanda-tanda kelelahan. Gejala-gejala ini dapat dengan mudah mulai muncul ketika peralihan konteks menjadi terlalu lazim dalam kehidupan kita sehari-hari.

Bagaimana mencegah pengalihan konteks di tempat kerja?

Peralihan konteks pada dasarnya tidak buruk. Sebenarnya adalah hal yang baik untuk terjadi beberapa tingkat peralihan konteks, yang melegakan karena hampir tidak mungkin untuk menghapusnya dari kehidupan kita.

Kabar baiknya adalah Anda dapat menerapkan strategi untuk membantu memastikan bahwa pengalihan konteks yang Anda lakukan diperlukan dan tidak dilakukan berdasarkan urgensi palsu atau penyebab umum lainnya. Berikut ini beberapa untuk dicoba!

Buat "batas fokus" untuk hari itu

Latih pemblokiran waktu

Waktu fokus adalah dua jam minimal waktu kerja tanpa gangguan. Mungkin sulit untuk mendapatkan waktu ini di antara notifikasi dan interupsi yang sering muncul.

Strategi yang bagus adalah memblokir waktu Anda. Telusuri kalender Anda dan tentukan waktu khusus untuk semuanya. Pertahankan tugas yang dangkal, seperti memeriksa email dan menghadiri rapat, dalam blok bersama dan tugas yang membutuhkan kerja sama yang lebih dalam dan lebih fokus. Ini adalah versi kalender dari "tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu pada tempatnya".

Beberapa klien email dan kalender tempat kerja bahkan dapat secara otomatis menjadwalkan blok waktu fokus pada kalender Anda.

Siapkan "hari bertema"

Jika Anda seorang manajer atau peran Anda mengharuskan Anda untuk bekerja di beberapa tim, mungkin tampak menakutkan untuk memblokir waktu Anda dengan cara tertentu. Jika demikian, hari bertema mungkin merupakan pilihan yang baik untuk membantu Anda mengelola peralihan konteks.

Dengan pendekatan hari bertema, Anda menetapkan fungsi, tujuan, atau fokus pada setiap hari dalam minggu Anda. Penting untuk memastikan bahwa Anda menyiapkannya dengan cara yang berfungsi dengan baik untuk kebutuhan khusus Anda – tidak selalu ada satu jawaban yang cocok untuk semua di sini.

Apakah minggu Anda akan bekerja dengan baik untuk Anda jika Anda mendedikasikan dua hari untuk kerja tim, satu hari untuk proyek solo kreatif, dan satu hari untuk admin?

Mungkin tema seperti Hari Bebas, Hari Fokus, dan model Hari Penyangga Dan Sullivan akan cocok untuk Anda. Cobalah beberapa metode dan lihat mana yang paling cocok untuk situasi unik Anda.

Latih tugas tunggal sepanjang hari

Menyiapkan jadwal Anda untuk mengurangi biaya pengalihan konteks hanya berfungsi jika Anda dapat melatih diri Anda sendiri untuk bertahan dengan satu tugas dalam waktu yang cukup untuk masuk ke periode kerja terfokus. Hal itu tentu saja mungkin, tetapi dibutuhkan kebiasaan yang disengaja.

Beberapa kebiasaan yang dapat mendukung Anda dalam single-tasking adalah:

• Menghilangkan gangguan
• Mengatur pengatur waktu (dan memulai dari yang kecil)
• Singkirkan pengurasan energi dan tugas "hampir selesai" terlebih dahulu

Anda tidak dapat berharap untuk sepenuhnya membalikkan kebiasaan buruk seperti pengalihan konteks yang tidak perlu dalam semalam, tetapi Anda dapat mengambil langkah untuk memperbaikinya dengan menciptakan kebiasaan baru yang mendukung.

Singkirkan "sisa perhatian"

Untuk sepenuhnya mencurahkan perhatian Anda pada tugas baru, Anda harus benar-benar menyelesaikan tugas terakhir. Jika belum, sebagian dari perhatian Anda akan tetap pada tugas yang belum selesai itu.

Potongan lengket yang tersisa itulah yang disebut sebagai "sisa perhatian", dan telah terbukti merugikan untuk memulai tugas baru.

Jadi bagaimana Anda bisa menghilangkan "sisa perhatian"? Anda dapat mencoba menggabungkan tugas yang serupa – otak manusia memiliki waktu yang lebih mudah dengan peralihan konteks di antara tugas yang serupa.

Ini juga dapat membantu untuk membangun rutinitas dan ritual untuk digunakan saat Anda berpindah tugas - ini dapat bertindak sebagai penyangga otak Anda dan memberikan sinyal yang jelas bahwa sudah waktunya untuk berpindah persneling, yang dapat mengurangi "sisa perhatian".

Beristirahatlah secara teratur untuk memulihkan tenaga

Kita semua mengalami saat-saat energi tinggi dan rendah sepanjang hari, dan yang mungkin Anda perhatikan adalah pikiran Anda mengembara saat Anda berada dalam periode energi rendah. Ini menempatkan Anda pada risiko pengalihan konteks yang tidak disengaja, tetapi Anda dapat mencegahnya!

Beristirahat sejenak sepanjang hari akan membantu menjaga energi dan pikiran Anda tetap pada tugas.

Selain rehat makan siang dan kopi standar Anda, mengambil rehat mikro sepanjang hari adalah cara yang bagus untuk menjaga energi dan pikiran Anda pada tugas.

Rehat mikro dapat terlihat seperti peregangan beberapa saat, berjalan-jalan di sekitar blok, atau menonton video lucu atau mengharukan.

Memasukkan istirahat, bagaimanapun, adalah cara yang bagus untuk menjaga energi dan pikiran Anda jauh dari godaan untuk beralih konteks yang tidak perlu.

Putuskan sambungan dari pekerjaan di penghujung hari

Peralihan konteks, dan pengaruhnya pada otak manusia tidak ada secara eksklusif dalam batas-batas hari kerja Anda.

Jika Anda tidak memutuskan pekerjaan dengan baik di penghujung hari, otak Anda akan tergoda untuk berlama-lama pada aktivitas yang terjadi, hal-hal yang belum selesai, dan tugas yang menanti Anda besok. Ini dapat membuat Anda merasa terkuras dan tidak dapat mencapai fokus yang Anda perlukan untuk hari berikutnya.

Untuk memastikan Anda memiliki waktu istirahat yang bersih dari pekerjaan di penghujung hari dan dapat beristirahat serta memulihkan diri untuk tugas besok, ada beberapa rutinitas dan tips yang dapat dicoba.

Beberapa orang menganggap mengatur pekerjaan yang belum selesai di penghujung hari dengan menambahkan langkah-langkah relevan berikutnya ke kalender atau daftar tugas mereka sebagai cara yang berguna untuk menghentikan daftar tugas yang berjalan secara konsisten agar tidak mengganggu pikiran mereka sejak awal. jam.

Yang lain merasa melihat hari-hari yang akan datang dan pekerjaan yang ditugaskan untuk membantu mereka merasa siap dan mampu menghentikan pekerjaan secara efektif di penghujung hari. Namun, yang lain hanya mengakui bahwa hari kerja telah berakhir dan menganggapnya cukup efektif.

Temukan metode yang cocok untuk Anda dan praktikkan hingga menjadi kebiasaan.

Kendalikan notifikasi

Singkirkan pemberitahuan yang tidak perlu

Apakah Anda benar-benar membutuhkan semua notifikasi yang dikirimkan ponsel dan desktop Anda? Mungkin tidak – dan mungkin ada beberapa yang Anda abaikan saat ini.

Merupakan ide bagus untuk memeriksa setiap aplikasi yang Anda miliki dan menilai apakah akan membiarkan notifikasi aktif, mematikannya sama sekali, atau menyesuaikan gaya notifikasi agar tidak terlalu mengganggu.

Mari gunakan Slack sebagai contohnya. Mematikan semua notifikasi aplikasi mungkin bukan ide bagus, tetapi pasti ada beberapa saluran yang Anda tidak perlu memiliki notifikasi push.

Membungkam pemberitahuan di lebih banyak saluran sosial dan tetap mengaktifkannya untuk pesan langsung dan saluran khusus proyek dapat sangat membantu dalam mengurangi gangguan sekaligus memungkinkan Anda untuk tetap mengetahui detail yang perlu Anda terima secara real-time.

Menyelesaikan latihan ini dengan semua aplikasi Anda dapat menciptakan banyak keheningan yang indah di hari Anda dan secara signifikan mengurangi pengalihan konteks yang tidak perlu.

Manfaatkan mode "Jangan ganggu".

Jika mematikan notifikasi sama sekali membuat Anda sedikit gugup, tetapi Anda masih ingin menghindari tingginya biaya pengalihan konteks, mode "Jangan ganggu" dapat membantu Anda dengan baik.

Dengan fungsi ini (tersedia di Android dan iPhone) daripada membungkam notifikasi dari aplikasi tertentu secara keseluruhan, Anda membungkam semua notifikasi untuk jangka waktu tertentu.

Jika Anda mencoba strategi pemblokiran waktu yang telah kita diskusikan sebelumnya, Anda dapat memilih untuk menggunakan mode "jangan ganggu" selama pemblokiran yang membutuhkan kerja mendalam dan fokus, dan yakinlah bahwa pemberitahuan apa pun yang Anda yakini perlu akan tetap masuk. Anda selama sisa hari itu.

Rencanakan waktu untuk memeriksa notifikasi

Sama seperti Anda mungkin menjadwalkan waktu untuk memeriksa email Anda, mungkin berguna untuk menjadwalkan waktu untuk memeriksa notifikasi Anda. Pendekatan ini mengurangi gangguan langsung yang disebabkan oleh pemberitahuan karena Anda tahu bahwa Anda memiliki waktu khusus yang disisihkan untuk memeriksanya. Sangat penting untuk benar-benar memasukkan waktu ini ke dalam kalender Anda.

Sebaiknya catat apa saja yang perlu Anda tindak lanjuti atau ambil tindakan segera yang berasal dari pemeriksaan notifikasi Anda.

Mengandalkan memori Anda tentu saja bisa salah, tetapi juga memerlukan beberapa perhatian untuk digunakan karena khawatir tentang memori - karena seluruh tujuan kami adalah untuk meminimalkan perhatian terbagi yang menyertai pengalihan konteks, tidak menuliskan tugas baru ini akan menjadi kontraproduktif.

FAQ peralihan konteks