Conheça o Context Switching, o matador de produtividade nº 1 no local de trabalho

Para a maioria de nós, nossos dias de trabalho começam ligando nossos telefones e computadores para que possamos verificar nossos e-mails, acompanhar as mensagens do Slack e examinar nossas listas de tarefas. Há muitos aplicativos diferentes para abrir e alternar entre várias ferramentas.

Toda essa alternância entre diferentes ferramentas, tarefas e recursos é chamada de troca de contexto e está tomando muito do nosso tempo de trabalho – na maioria das vezes sem que percebamos. Ficamos tão acostumados com a troca de contexto que pode parecer normal, mas tem um custo alto.

Neste artigo, veremos:

• O que é mudança de contexto e por que fazemos isso
• O custo da troca de contexto
• Como evitar a troca de contexto

O que é mudança de contexto?

Até recentemente, o termo troca de contexto referia-se exclusivamente ao processo de um computador armazenar o estado de um processo para que pudesse retornar a ele posteriormente. Isso é o que nos permite alternar perfeitamente de um aplicativo ou programa para outro.

A mudança de contexto agora entrou em nossa linguagem descrevendo o comportamento humano, referindo-se à nossa tendência de mudar de uma tarefa para outra tarefa não relacionada.

Quando saltamos entre revisar nossa caixa de entrada de e-mail, verificar nosso calendário e atender uma chamada de cliente, estamos trocando de contexto. Multitarefa é outra palavra que tendemos a usar para descrever a troca de contexto, embora os dois termos tenham diferenças notáveis.

O que finalmente aprendemos sobre os computadores é que eles lutavam ao alternar tarefas. Está ficando claro que há um custo real para a mudança de contexto, uma vez que também se aplica ao comportamento humano.

Por que “mudamos de contexto” o tempo todo?

Mesmo sabendo que a troca de contexto não é a abordagem mais eficiente para o trabalho, ainda fazemos isso o tempo todo.

Isso ocorre porque a mudança de contexto tornou-se uma expectativa não escrita na força de trabalho moderna. A constante percepção de urgência e a enxurrada de notificações que nos interrompem constantemente, bem como a prevalência de reuniões esporádicas, tudo isso nos mantém no hábito de mudar de contexto.

Temos um falso senso de urgência

Seja intencional ou não, a capacidade de resposta rápida é frequentemente recompensada no local de trabalho. Isso cria a sensação de que, para ter sucesso, você deve adotar um senso de urgência.

Muito dessa urgência percebida gira em torno das comunicações enviadas por aplicativos de mensagens como Slack ou Teams. Quando chega uma notificação indicando uma nova mensagem, é difícil abalar a sensação de que uma resposta é necessária imediatamente.

Quer sejamos nós mesmos que definimos as expectativas ou outros as definam para nós, é fácil ver como o valor das respostas rápidas contribui para um senso de urgência que leva à mudança habitual de contexto.

Recebemos notificações constantemente

Com pesquisas mostrando que 70% dos americanos verificam seus telefones dentro de 5 minutos após receber uma notificação e a pessoa média recebe de 65 a 80 notificações por dia, fica claro que esse é um dos principais contribuintes para a persistência da mudança de contexto em nossas vidas diárias.

As notificações em si não são inerentemente ruins, mas o desafio é que elas têm uma qualidade viciante. A onda de dopamina que nossas mentes recebem quando recebemos uma notificação é algo que estamos condicionados a perseguir.

Embora você possa não pular para responder a todas as notificações que recebe, até mesmo os atos de reconhecer, processar e decidir sobre a ação apropriada para cada um é um tipo de troca de contexto.

Participamos de muitas reuniões desnecessárias

No relatório The Future of Meetings 2021, aprendemos que os funcionários gastam 31 horas por mês em reuniões improdutivas e participam, em média, de 11 a 15 reuniões por semana.

Saltar entre as reuniões nesse ritmo significa que é difícil encontrar os longos períodos de tempo ininterrupto necessários para um trabalho profundo e focado.

Pode-se combater esse obstáculo ao tempo focado iniciando “dias sem reuniões” a cada semana, que são dedicados exclusivamente ao trabalho focado.

Uma maneira de proteger seu tempo é iniciar “sem dias de reunião” a cada semana. Outra é repensar se aquela reunião recorrente realmente precisa acontecer.

Qual é o custo da troca de contexto?

O alto custo da troca de contexto é algo muito real, mas continuamos a fazer isso regularmente. Tornou-se algo a que estamos tão acostumados que muitas vezes nem percebemos que estamos fazendo isso.

Superficialmente, parece tão inocente – o que há de tão ruim em responder aquele e-mail rapidamente antes de clicar em publicar no post do blog que você está escrevendo? Não pode ser um grande problema responder à pergunta de Sally no Slack enquanto você está naquela reunião; é um acéfalo que você poderia responder enquanto dorme!

Na realidade, porém, o custo da troca de contexto é significativo. Todas essas pequenas mudanças que parecem não ser grandes coisas realmente se somam. A mudança de contexto tem um impacto negativo na sua produtividade, é claro, mas o efeito da mudança de contexto no cérebro humano é muito mais profundo do que isso.

A maneira como nos sentimos no trabalho é impactada negativamente por esse comportamento, como foi comprovado por um estudo realizado na Universidade da Califórnia, em Irvine. O estudo investigou como nos sentimos no trabalho e encontrou relatos de estresse, frustração, carga de trabalho, esforço e pressão significativamente elevados após apenas 20 minutos de interrupções repetidas.

Isso é problemático porque somos constantemente interrompidos em nossas vidas diárias. De acordo com o The Anatomy of Work Index, mais de um terço dos trabalhadores se sentem sobrecarregados com o ping persistente das notificações.

Também nos fornece algumas estatísticas impressionantes, explicando o quão comum é a troca de contexto em nossas vidas. Quando se trata de e-mail e videochamadas, 42% e 40% das pessoas estão gastando mais tempo com eles, respectivamente, do que há um ano. 52% dos entrevistados dizem que são multitarefas durante reuniões virtuais há mais de um ano e 50% sentem a necessidade de responder imediatamente às notificações.

Essas estatísticas de mudança de contexto tornam-se ainda mais pronunciadas quando você observa as diferenças geracionais. Os millennials e a geração Z relatam sentir-se significativamente mais sobrecarregados do que os trabalhadores em geral.

O custo da troca de contexto pode incluir produtividade reduzida, falta de atenção, perda de tempo e esgotamento.

Diminuição da produtividade

Não deveria ser nenhuma surpresa que alternar entre as tarefas nos torna menos produtivos – você provavelmente já passou por dias em que tocou em muitas, muitas tarefas e, no final do dia, não concluiu nenhuma delas.

Os cérebros humanos simplesmente não estão preparados para lidar com a quantidade de troca de contexto que impomos a eles - de acordo com o The Workgeist Report '21, 45% dos trabalhadores dizem que a troca de contexto os torna menos produtivos e 43% dizem que a troca frequente entre aplicativos e ferramentas é muito cansativo.

Curtos períodos de atenção

Sua atenção total não o segue enquanto você se envolve na troca de contexto. À medida que você muda de uma tarefa para outra, parte de sua atenção permanece na tarefa original, com o restante seguindo para a próxima.

Como você pode imaginar, à medida que ocorrem mais e mais trocas, a quantidade de atenção que lhe resta diminui significativamente.

É por isso que você se verá inserindo lembretes das tarefas que vieram antes – que você ainda não terminou – enquanto está trabalhando na atividade mais recente.

Sua atenção agora está dividida entre todas as tarefas que você tocou, em vez de se concentrar na tarefa em questão. A troca de contexto não é para o que o cérebro humano foi projetado e não é ideal para produtividade.

Perda de tempo

Em um estudo de 2005 realizado por pesquisadores da Universidade da Califórnia, Irvine, foi demonstrado que leva, em média, 25 minutos e 26 segundos para retornar totalmente ao seu trabalho após uma interrupção.

Quando aplicamos esse número ao número de interrupções ocorridas em um dia de trabalho típico, o que nos deixa são horas literais de cada dia de tempo desperdiçado. Tempo gasto sem fazer nada produtivo, mas tentando continuar de onde paramos.

Há também custos de tempo para a mudança de contexto relacionados ao estresse e à fadiga que resultam do comportamento e causam ineficiências e repetições.

A troca de contexto cria um ciclo vicioso de muitas tarefas e interrupções juntamente com estresse e baixo desempenho devido ao volume de trabalho. Quando ficamos presos nesse loop, continuamos perdendo tempo.

Em casos extremos: esgotamento

Nossa memória de trabalho é um componente necessário para realizar nosso trabalho, mas tem um limite. Só podemos manter tanta informação diante de nossas mentes de uma só vez, e estamos constantemente testando esse limite quando passamos nossos dias trocando de contexto.

Se você já se pegou relendo o mesmo e-mail várias vezes para entender as informações que contém, provavelmente experimentou o fenômeno da névoa cerebral. Esta é uma maneira de se referir à fadiga mental experimentada pelo cérebro humano quando a mudança de contexto é levada a um nível prejudicial à saúde.

Dores de cabeça, perda de motivação e sensação de esgotamento e cansaço são sinais de esgotamento. Esses sintomas podem facilmente começar a surgir quando a mudança de contexto se torna muito comum em nosso dia-a-dia.

Como evitar a mudança de contexto no local de trabalho?

A troca de contexto não é inerentemente ruim. Na verdade, é bom ter algum nível de mudança de contexto acontecendo, o que é um alívio porque é quase impossível erradicá-lo de nossas vidas.

A boa notícia é que você pode implementar estratégias para ajudar a garantir que a mudança de contexto que você faz seja necessária e não baseada em falsa urgência ou outros culpados comuns. Aqui estão alguns para tentar!

Crie “limites de foco” para o dia

Pratique bloqueio de tempo

O tempo de foco é de duas horas com um mínimo de tempo de trabalho ininterrupto. Pode ser difícil obter esse tempo entre as notificações e interrupções que aparecem regularmente.

Uma boa estratégia é bloquear o seu tempo. Percorra o seu calendário e identifique um tempo dedicado para tudo. Mantenha tarefas superficiais, como verificar e-mails e participar de reuniões, em blocos e tarefas que exijam um trabalho mais profundo e focado em conjunto. É a versão do calendário de “um lugar para tudo e cada coisa em seu lugar”.

Alguns clientes de e-mail e calendários de trabalho podem até agendar automaticamente blocos de tempo de foco em seu calendário.

Organize “dias temáticos”

Se você é um gerente ou sua função exige que você trabalhe em várias equipes, pode parecer intimidador bloquear seu tempo de maneira tão específica. Nesse caso, os dias temáticos podem ser uma boa escolha para ajudá-lo a gerenciar a troca de contexto.

Com a abordagem de dias temáticos, você atribui uma função, propósito ou foco a cada dia da semana. É importante certificar-se de configurá-los de uma maneira que funcione bem para suas necessidades específicas - não há necessariamente uma resposta única para todos aqui.

Sua semana funcionaria bem se você dedicasse dois dias ao trabalho em equipe, um a projetos solo criativos e um dia à administração?

Talvez temas como o modelo Free Days, Focus Days e Buffer Days de Dan Sullivan funcionem para você. Experimente alguns métodos e veja o que funciona melhor para sua situação específica.

Pratique a tarefa única ao longo do dia

Configurar sua agenda para reduzir o custo da troca de contexto só funciona se você puder se treinar para ficar com uma tarefa por um período de tempo suficiente para entrar em um período de trabalho focado. Certamente é possível, mas requer algum hábito intencional.

Alguns dos hábitos que podem ajudá-lo na tarefa única são:

• Removendo distrações
• Definindo um cronômetro (e começando pequeno)
• Livrar-se de drenos de energia e tarefas “quase concluídas” primeiro

Você não pode esperar reverter totalmente um mau hábito, como uma troca de contexto desnecessária da noite para o dia, mas pode tomar medidas para melhorá-lo criando novos hábitos de suporte.

Livre-se dos “resíduos de atenção”

Para dedicar totalmente sua atenção a uma nova tarefa, você deve ter concluído a última. Se não o fez, parte de sua atenção ficará naquela tarefa inacabada.

Esse pedaço pegajoso restante é o que é chamado de “resíduo de atenção” e provou ser um prejuízo para iniciar novas tarefas.

Então, como você pode se livrar do “resíduo de atenção”? Você pode tentar agrupar tarefas semelhantes - o cérebro humano tem menos dificuldade com a alternância de contexto entre tarefas semelhantes.

Também pode ser útil criar rotinas e rituais para usar quando você troca de tarefas – eles podem funcionar como amortecedores para o seu cérebro e fornecer um sinal claro de que é hora de mudar de marcha, o que pode reduzir o “resíduo de atenção”.

Faça pausas regulares para recarregar

Todos nós temos momentos de alta e baixa energia ao longo do dia, e o que você pode notar é que sua mente divaga quando você está em um período de baixa energia. Isso coloca você em risco de troca de contexto não intencional, mas você pode evitar!

Fazer pausas curtas ao longo do dia ajudará a manter sua energia alta e sua mente focada na tarefa.

Além dos intervalos padrão para almoço e café, fazer microintervalos ao longo do dia é uma ótima maneira de manter a energia e a mente focada na tarefa.

Os microintervalos podem parecer alguns momentos de alongamento, uma volta no quarteirão ou assistir a um vídeo engraçado ou comovente.

Incorporar pausas, no entanto, é uma ótima maneira de manter sua energia alta e sua mente longe da tentação de trocas de contexto desnecessárias.

Desconectar do trabalho no final do dia

A troca de contexto e seus efeitos no cérebro humano não existem exclusivamente dentro dos limites do seu dia de trabalho.

Se você não se desligar bem do trabalho no final do dia, seu cérebro ficará tentado a se demorar nas atividades que ocorreram, nas coisas que ficaram por fazer e nas tarefas que o aguardam amanhã. Isso pode deixá-lo esgotado e incapaz de atingir o foco necessário para o dia seguinte.

Para garantir que você tenha uma pausa limpa no trabalho no final do dia e possa descansar e se recuperar para as tarefas de amanhã, existem algumas rotinas e dicas para tentar.

Algumas pessoas acham que organizar o trabalho que está incompleto no final do dia, adicionando as próximas etapas relevantes ao calendário ou à lista de tarefas, é uma maneira útil de impedir que a lista de tarefas consistentemente executada se instale em sua mente nas horas vagas. horas.

Outros descobrem que dar uma olhada nos próximos dias e no trabalho designado para ajudá-los a se sentir preparados e capazes de efetivamente interromper o trabalho no final do dia. Ainda assim, outros simplesmente reconhecem que o dia de trabalho acabou e acham isso bastante eficaz.

Encontre um método que funcione bem para você e pratique até que se torne um hábito.

Assuma o controle das notificações

Livre-se de notificações desnecessárias

Você realmente precisa de todas as notificações que seu telefone e desktop lhe enviam? Provavelmente não - e provavelmente há alguns que você simplesmente desliga neste momento.

É uma ótima ideia examinar cada aplicativo que você possui e avaliar se deve deixar as notificações ativadas, desativá-las completamente ou ajustar o estilo de notificação para ser menos uma distração.

Vamos usar o Slack como exemplo disso. Desativar todas as notificações do aplicativo provavelmente não é uma boa ideia, mas certamente existem alguns canais para os quais você não precisa ter notificações push.

Silenciar as notificações em mais canais sociais e mantê-los ativados para mensagens diretas e canais específicos do projeto pode ajudar muito a reduzir as interrupções e, ao mesmo tempo, permitir que você fique ciente dos detalhes que precisa receber em tempo real.

Concluir este exercício com todos os seus aplicativos pode criar um belo silêncio no seu dia e reduzir significativamente a troca desnecessária de contexto.

Aproveite o modo “Não perturbe”

Se desligar totalmente as notificações o deixa um pouco nervoso, mas você ainda deseja evitar o alto custo da troca de contexto, o modo “Não perturbe” pode ser útil para você.

Com esta função (disponível tanto no Android quanto no iPhone), em vez de silenciar as notificações de aplicativos específicos em geral, você silencia todas as notificações por um período de tempo.

Se você está tentando a estratégia de bloqueio de tempo que discutimos anteriormente, você pode optar por usar o modo “não perturbe” durante um bloqueio que exija trabalho profundo e focado, e tenha certeza de que quaisquer notificações que você acredita serem necessárias ainda chegarão ao seu destino. você durante o resto do dia.

Planeje um tempo para checar as notificações

Assim como você pode agendar um horário para verificar seu e-mail, pode ser útil agendar um horário para verificar suas notificações. Essa abordagem reduz a distração imediata causada por uma notificação porque você sabe que tem um bloco de tempo dedicado reservado para verificá-los. É importante realmente colocar esse tempo em seu calendário.

Também é melhor anotar qualquer coisa que você precise acompanhar ou tomar medidas imediatas que venham de sua verificação de notificação.

Confiar em sua memória pode ser errado, é claro, mas também requer alguma atenção para se preocupar com a memória - já que todo o nosso objetivo é minimizar a atenção dividida que acompanha a troca de contexto, não anotar essas novas tarefas seria contraproducente.

Perguntas frequentes sobre troca de contexto