Bagaimana mengatur waktu kerja Anda dengan benar?

Waktu adalah rahasia sukses yang paling dijaga. Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda selalu gagal menyelesaikan semuanya, namun seseorang yang Anda kenal tampaknya unggul dalam tugas yang sama tanpa kesulitan. Jawabannya terletak pada manajemen waktu. Jika Anda belajar bagaimana mengatur waktu kerja Anda dengan benar, Anda akan bekerja lebih sedikit sambil mencapai lebih banyak.

Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi kebanyakan orang menghabiskan waktu berjam-jam untuk bekerja, hanya untuk menemukan bahwa tidak ada hasil yang nyata. Kita semua memiliki 24 jam dalam sehari untuk menyelesaikan berbagai tugas, tetapi tanpa disiplin dan prioritas, Anda hanya akan seperti kebanyakan orang lain – bertanya-tanya ke mana perginya semua jam itu.

Itulah mengapa kami membawakan Anda pos yang rumit ini yang membahas berbagai cara untuk mengatur waktu dan menyelesaikan tugas.

Bagaimana Seorang Pekerja Jarak Jauh Dapat Mengatur Hari Kerjanya?

Manajemen waktu

Waktu adalah aset besar bagi pengusaha dan karyawan, baik mereka bekerja dari rumah, sebagai tim, solo, atau di kantor bersama. Masalah muncul ketika tidak ada organisasi. Kesalahan umum yang dilakukan kebanyakan orang adalah bangun dan mulai bekerja tanpa membuat rencana yang jelas. Anda perlu membuat model hari Anda sehingga Anda melakukan tugas secara sistematis.

Temukan waktu saat Anda paling produktif. Beberapa bekerja lebih baik di sore atau malam hari, sementara yang lain bekerja lebih keras di pagi hari. Sebagai pekerja jarak jauh, Anda memiliki kebebasan untuk merancang jadwal Anda sendiri. Yang mengatakan, menciptakan rutinitas hari kerja dan menaatinya adalah dua hal yang berbeda. Dibutuhkan latihan, komitmen, dan disiplin untuk merancang jadwal yang cocok untuk Anda dan memungkinkan Anda untuk menjadi produktif.

Berikut adalah beberapa keterampilan manajemen waktu yang dapat Anda mulai terapkan sekarang:

• Bagi pekerjaan Anda menjadi beberapa bagian – otak Anda mungkin superkomputer, tetapi Anda juga manusia dan bekerja terlalu keras itu kontraproduktif. Efektivitas otak Anda mencapai puncaknya selama 45 menit pertama, dan setelah itu, ia mulai menurun drastis. Oleh karena itu, agar lebih produktif, istirahatlah selama 10 hingga 20 menit setiap 45 menit agar pikiran Anda pulih.
• Jangan bekerja tanpa batas waktu – sebelum Anda mulai mengerjakan laptop, Anda perlu menetapkan jam kerja. Ini melibatkan pengaturan batas waktu untuk setiap tugas yang ingin Anda tangani pada hari itu. Mengetahui kapan harus memulai dan mengakhiri hari kerja Anda menciptakan ritme kerja yang membuat waktu Anda lebih mudah diatur – mengubah jadwal kerja Anda setiap hari mengganggu ritme kerja ini. Menetapkan batas kerja mungkin tampak menakutkan pada awalnya. Namun demikian, jika itu berkembang menjadi kebiasaan, Anda akan terkejut betapa efektifnya Anda.
• Catat waktu yang dihabiskan untuk semua yang Anda lakukan, mulai dari menjawab panggilan dan mengerjakan proyek hingga melakukan tugas dan aktivitas lain yang terkait dengan pekerjaan atau di luar pekerjaan. Dengan cara ini, Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas, yang akibatnya akan membantu Anda merencanakan hari-hari Anda dengan lebih baik. Selain itu, Anda akan melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan yang tidak produktif dan menemukan cara untuk mengurangi waktu tersebut sehingga Anda dapat fokus pada bagian yang lebih produktif dari hari Anda.
• Jangan lupa untuk menyisihkan waktu untuk interupsi. Hal ini memungkinkan Anda untuk melakukan semua hal di luar pekerjaan tanpa merasa seperti Anda membuang waktu berharga yang bisa dihabiskan untuk mengerjakan proyek Anda.

Terorganisir

Manajemen waktu yang efektif tidak dapat dicapai tanpa organisasi yang tepat. Dalam konteks ini, istilah organisasi menggambarkan dua hal: mengatur hari Anda dan mengatur lingkungan kerja Anda.

Pertama, Anda harus memiliki tujuan yang ingin Anda capai dalam sehari, seminggu atau sebulan. Jika Anda lebih suka bekerja dengan tujuan harian, luangkan 30 menit pertama saat Anda bangun untuk merencanakan hari Anda. Kedua, Anda harus mengatur tujuan tersebut untuk memisahkan tujuan jangka panjang dari tujuan jangka pendek. Ingat ketika kami mengatakan untuk memecah proyek menjadi tonggak? Mengatur tujuan Anda dapat membantu Anda mencapainya. Dengan target yang ditetapkan di depan Anda, Anda akan meminimalkan kemungkinan menunda-nunda, sehingga meningkatkan produktivitas Anda.

Di sisi lain, lingkungan kerja Anda adalah tempat Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda, jadi harus senyaman mungkin. Kebutuhan setiap orang adalah unik, dan semuanya tergantung pada preferensi. Sementara beberapa dapat bekerja dengan baik dengan musik latar, yang lain lebih suka keheningan total. Namun, satu hal yang tetap konstan adalah kenyataan bahwa mengatur ruang kerja Anda mungkin memiliki efek langsung pada manajemen waktu.

Apa yang dilihat majikan Anda selama panggilan video harian atau mingguan berbicara banyak tentang seberapa terorganisir dan berkomitmen Anda. Sebaiknya, siapkan kantor di rumah dengan kursi dan meja yang nyaman di mana Anda akan bekerja dan jadikan sisa rumah Anda sebagai tempat di mana Anda dapat hidup sesuai keinginan Anda. Lebih penting lagi, jaga agar tempat kerja Anda tetap teratur dan rapi sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang produktif.

Gunakan perangkat lunak pelacakan waktu

Sebagian besar dari Anda mungkin pernah menggunakan kartu akses saat memasuki atau meninggalkan kantor. Ini menunjukkan waktu Anda melapor untuk bekerja atau meninggalkan gedung kantor. Ini juga menghitung berapa kali Anda meninggalkan gedung kantor di siang hari. Informasi ini dapat digunakan untuk memantau gerakan Anda, dan jika aktivitas Anda tidak terkait dengan pekerjaan, maka Anda harus menjelaskannya.

Begitulah cara kerja pelacak waktu seperti Traqq. Mereka membantu Anda tetap fokus pada tugas yang ada dan memotivasi Anda untuk mencapai tujuan Anda dalam waktu yang ditentukan. Salah satu fungsi utama perangkat lunak pemantauan karyawan adalah melacak metrik produktivitas. Manajer dapat menggunakan laporan absen untuk meninjau alur kerja dan merumuskan tenggat waktu yang wajar untuk pekerja jarak jauh.

Aplikasi pelacakan waktu juga membantu karyawan memprioritaskan tugas dan pekerjaan dalam jadwal mereka sendiri. Menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu mengarah pada manajemen waktu yang lebih baik, dan kedua belah pihak pada akhirnya diuntungkan.

Jadwalkan waktu untuk memeriksa email dan menjawab panggilan telepon

Beri tahu orang lain bahwa Anda sibuk selama periode tertentu, misalnya pukul 06.00 hingga sekitar pukul 15.00, sehingga Anda tidak terus-menerus menerima telepon, email, atau pesan teks. Demikian juga, jangan hanya tersedia kapan pun seseorang membutuhkan Anda kecuali benar-benar mendesak dan perlu. Beberapa panggilan atau email dapat menunggu hingga Anda bebas menjawabnya.

Cara Memilih Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

Sebagai pekerja jarak jauh, Anda harus tahu bahwa dalam hal manajemen waktu, tidak ada yang membuat pekerjaan Anda lebih mudah daripada perangkat lunak pelacak waktu. Ini telah menjadi alat produktivitas penting bagi setiap individu, bisnis atau organisasi yang ingin sukses.

Tetapi dengan begitu banyak pelacak waktu di luar sana, bagaimana Anda memilih yang terbaik? Berikut adalah hal terpenting yang harus Anda pertimbangkan:

• Pelacakan waktu – ini adalah fitur yang jelas dimiliki oleh aplikasi pelacak waktu. Pilih antara pelacak waktu otomatis atau manual tergantung pada apa yang sesuai dengan bisnis Anda.
• Manajemen proyek – fitur ini berguna bagi mereka yang bisnisnya didorong oleh penyelesaian proyek daripada layanan atau produk.
• Lembar waktu karyawan – Anda memerlukan pelacak waktu yang dapat digunakan untuk merekam waktu yang Anda habiskan untuk tugas secara real time. Entri waktu akan ditampilkan saat Anda mulai bekerja dan saat Anda berhenti. Data ini kemudian dapat digunakan saat meminta pembayaran atau untuk membantu Anda mengidentifikasi titik lemah yang perlu ditangani. Ini juga dapat digunakan oleh manajer untuk memantau kinerja karyawan.
• Peringatan dan pemberitahuan – sebagian besar aplikasi pelacakan waktu memiliki beberapa bentuk sistem peringatan. Pilih yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
• Faktur – apakah Anda memerlukan sistem faktur? Jika ya, pastikan untuk mencari solusi pelacakan waktu yang paling ideal.
• Jenis perangkat yang Anda gunakan – apakah Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda di kantor atau di lapangan? Beberapa app dirancang untuk Android atau iOS, sementara yang lain dirancang untuk Windows atau macOS.

Faktor lain yang juga harus Anda perhatikan antara lain:

• Kemudahan penggunaan
• Anggaran
• Dukungan teknis
• Ketersediaan offline
• Kemampuan untuk mengekspor data ke aplikasi lain

Apa itu Traqq?

Traqq adalah aplikasi pelacakan waktu nyata yang menggabungkan sejumlah fitur berguna yang memungkinkan Anda memantau dan melacak tugas dan aktivitas Anda, mencatat jumlah jam kerja Anda. Jika Anda mengelola tim pekerja jarak jauh, Traqq membantu Anda memantau produktivitas setiap pekerja menggunakan lembar waktu karyawan. Pada akhirnya, Anda dapat mengidentifikasi proyek mana yang membutuhkan waktu paling lama untuk diselesaikan dan alur kerja umum sehingga Anda dapat membuat penyesuaian yang sesuai.

Dengan perangkat lunak pelacakan tugas yang andal dan efisien, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk memantau tugas. Plus, itu dapat menghasilkan laporan mingguan dan bulanan untuk analisis.