จัดเวลาทำงานอย่างไรให้เหมาะสม?

เวลาเป็นความลับที่ดีที่สุดที่เก็บไว้สู่ความสำเร็จ คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณถึงล้มเหลวในการดำเนินการทุกอย่าง แต่คนที่คุณรู้จักดูเหมือนจะเก่งในงานเดียวกันโดยไม่ต้องดิ้นรน คำตอบอยู่ที่การบริหารเวลา หากคุณเรียนรู้วิธีจัดเวลาทำงานอย่างเหมาะสม คุณจะทำงานน้อยลงในขณะที่ทำสำเร็จมากขึ้น

ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่คนส่วนใหญ่ใช้เวลาทำงานเป็นเวลานาน เพียงเพื่อจะพบว่าไม่มีผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม เราทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงในหนึ่งวันเพื่อทำงานต่างๆ ให้สำเร็จ แต่หากไม่มีวินัยและจัดลำดับความสำคัญ คุณก็จะเป็นเหมือนคนอื่นๆ ส่วนใหญ่ – สงสัยว่าชั่วโมงเหล่านั้นหายไปไหน

นั่นเป็นเหตุผลที่เรานำเสนอโพสต์ที่ซับซ้อนซึ่งมีลักษณะต่างๆ ในการจัดการเวลาและทำงานให้สำเร็จ

คนทำงานระยะไกลจะจัดระเบียบวันทำงานของตนได้อย่างไร?

การจัดการเวลา

เวลาเป็นทรัพย์สินที่ดีสำหรับทั้งผู้ประกอบการและพนักงาน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากที่บ้าน เป็นทีม คนเดียว หรือในสำนักงานที่ใช้ร่วมกัน ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อขาดการจัดระเบียบ ข้อผิดพลาดทั่วไปที่คนส่วนใหญ่ทำคือการตื่นและเริ่มทำงานโดยไม่ได้วางแผนที่ชัดเจน คุณต้องสร้างแบบจำลองวันของคุณเพื่อให้คุณทำงานอย่างเป็นระบบ

หาเวลาที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด บางตัวทำงานได้ดีขึ้นในตอนบ่ายหรือตอนเย็น ในขณะที่บางตัวมีพลังงานมากเกินไปในตอนเช้า ในฐานะคนทำงานนอกสถานที่ คุณมีอิสระในการออกแบบตารางเวลาของคุณเอง ที่กล่าวว่าการสร้างกิจวัตรวันทำงานและยึดติดกับมันเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน ต้องใช้การฝึกฝน ความมุ่งมั่น และวินัยในการออกแบบตารางเวลาที่เหมาะสมกับคุณและช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล

ต่อไปนี้คือทักษะการบริหารเวลาบางส่วนที่คุณสามารถเริ่มนำไปใช้ได้ทันที:

• แบ่งงานของคุณออกเป็นชิ้นๆ สมองของคุณอาจเป็นซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ แต่คุณก็ยังเป็นมนุษย์อยู่ และการทำงานหนักเกินไปก็เป็นผลพลอยได้ ประสิทธิภาพของสมองคุณอยู่ที่จุดสูงสุดในช่วง 45 นาทีแรก และหลังจากนั้นจะเริ่มลดลงอย่างมาก ดังนั้น เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น ให้พัก 10 ถึง 20 นาทีทุกๆ 45 นาที เพื่อให้จิตใจของคุณฟื้นตัว
• อย่าทำงานโดยไม่จำกัดเวลา – ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับแล็ปท็อป คุณต้องกำหนดเวลาทำงาน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงานที่คุณตั้งใจจะจัดการในวันนั้น การรู้ว่าเมื่อใดควรเริ่มต้นและสิ้นสุดวันทำงานของคุณจะสร้างจังหวะการทำงานที่ทำให้เวลาของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น การเปลี่ยนตารางงานของคุณทุกวันจะทำให้จังหวะการทำงานนี้แย่ลง การตั้งค่าขีดจำกัดการทำงานอาจดูน่ากลัวในตอนแรก อย่างไรก็ตาม ถ้ามันพัฒนาเป็นนิสัย คุณจะแปลกใจว่าคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด
• บันทึกเวลาที่ใช้ในทุกสิ่งที่คุณทำ ตั้งแต่รับสายและทำงานในโครงการ ไปจนถึงทำงานบ้าน และกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานหรือที่ไม่ใช่งาน ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีภาพที่ชัดเจนว่าคุณใช้เวลากับงานแต่ละอย่างมากเพียงใด ซึ่งจะช่วยให้คุณวางแผนวันของคุณได้ดีขึ้น นอกจากนี้ คุณจะเห็นว่าคุณใช้เวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่ก่อผลมากน้อยเพียงใด และค้นหาวิธีลดเวลานั้นลง เพื่อที่คุณจะได้มีสมาธิกับส่วนที่มีประสิทธิผลมากขึ้นในแต่ละวันของคุณ
• อย่าลืมจัดสรรเวลาสำหรับการขัดจังหวะ สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำทุกสิ่งที่ไม่ใช่งานได้โดยไม่รู้สึกเหมือนเสียเวลาอันมีค่าที่อาจใช้ไปกับการทำงานในโครงการของคุณ

ได้รับการจัด

การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพไม่สามารถทำได้โดยปราศจากการจัดระเบียบที่เหมาะสม ในบริบทนี้ คำว่า องค์กร อธิบายสองสิ่ง: การจัดระเบียบวันของคุณและการจัดสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ

อันดับแรก คุณต้องมีเป้าหมายที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในหนึ่งวัน สัปดาห์ หรือเดือน หากคุณต้องการทำงานกับเป้าหมายในแต่ละวัน ให้ใช้เวลา 30 นาทีแรกเมื่อคุณตื่นนอนเพื่อวางแผนวันของคุณ ประการที่สอง คุณต้องจัดระเบียบเป้าหมายเหล่านั้นเพื่อแยกเป้าหมายระยะยาวออกจากเป้าหมายระยะสั้น จำได้ไหมว่าเมื่อเราพูดว่าจะแบ่งโครงการออกเป็นเหตุการณ์สำคัญ? การจัดระเบียบเป้าหมายของคุณสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ ด้วยเป้าหมายที่ตั้งไว้ต่อหน้าคุณ คุณจะลดโอกาสในการผัดวันประกันพรุ่ง ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ในทางกลับกัน สภาพแวดล้อมในการทำงานของคุณคือที่ที่คุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่ ดังนั้นมันจะต้องสะดวกสบายที่สุด ความต้องการของแต่ละคนไม่เหมือนกัน และทั้งหมดขึ้นอยู่กับความชอบ ในขณะที่บางเพลงสามารถทำงานได้ดีกับเพลงแบ็คกราวด์ แต่บางคนก็ชอบความเงียบโดยสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงก็คือการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณอาจมีผลโดยตรงต่อการบริหารเวลา

สิ่งที่นายจ้างของคุณเห็นระหว่างการสนทนาทางวิดีโอรายวันหรือรายสัปดาห์บ่งบอกถึงความมีระเบียบและความมุ่งมั่นของคุณ ขอแนะนำให้สร้างโฮมออฟฟิศด้วยเก้าอี้และโต๊ะทำงานที่สะดวกสบาย ซึ่งคุณจะทำงานจากที่อื่น และทำให้ส่วนที่เหลือของบ้านเป็นที่ที่คุณสามารถใช้ชีวิตในแบบที่คุณชอบได้ ที่สำคัญกว่านั้น ให้สถานที่ทำงานของคุณมีระเบียบและไม่รก เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่มีประสิทธิผล

ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

หลายๆ คนคงเคยใช้ access card เมื่อเข้าหรือออกจากสำนักงาน แสดงเวลาที่คุณไปรายงานตัวหรือออกจากอาคารสำนักงาน นอกจากนี้ยังนับจำนวนครั้งที่คุณออกจากอาคารสำนักงานในระหว่างวัน ข้อมูลนี้สามารถใช้ติดตามการเคลื่อนไหวของคุณได้ และหากกิจกรรมของคุณไม่เกี่ยวข้องกับงาน คุณจะต้องมีคำอธิบายที่ต้องทำ

นั่นเป็นวิธีเดียวกับที่ตัวติดตามเวลาอย่าง Traqq ทำงาน พวกเขาช่วยให้คุณจดจ่อกับงานในมือและกระตุ้นให้คุณบรรลุเป้าหมายภายในเวลาที่กำหนด หน้าที่หลักอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์ตรวจสอบพนักงานคือการติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงาน ผู้จัดการสามารถใช้รายงานไทม์ชีทเพื่อตรวจสอบเวิร์กโฟลว์และกำหนดเส้นตายที่สมเหตุสมผลสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

แอปพลิเคชันติดตามเวลายังช่วยให้พนักงานจัดลำดับความสำคัญของงานและทำงานภายในกำหนดการของตนเองได้ การใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลานำไปสู่การจัดการเวลาที่ดีขึ้น และทั้งสองฝ่ายก็ได้รับประโยชน์

กำหนดเวลาเช็คอีเมลและรับสายโทรศัพท์

บอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังยุ่งในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น 6.00 น. ถึง 15.00 น. เพื่อที่คุณจะไม่ได้รับสาย อีเมล หรือข้อความตัวอักษรอย่างต่อเนื่อง ในทำนองเดียวกัน อย่าเพิ่งพร้อมใช้งานเมื่อใดก็ตามที่มีคนต้องการคุณเว้นแต่จะเป็นเรื่องเร่งด่วนและจำเป็นอย่างยิ่ง การโทรหรืออีเมลบางรายการอาจรอจนกว่าคุณจะรับสายได้

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

ในฐานะคนทำงานนอกสถานที่ คุณควรรู้ว่าเมื่อต้องจัดการเวลา ไม่มีอะไรที่ทำให้งานของคุณง่ายไปกว่าซอฟต์แวร์ติดตามเวลา ได้กลายเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญสำหรับบุคคล ธุรกิจ หรือองค์กรที่ต้องการประสบความสำเร็จ

แต่ด้วยตัวติดตามเวลามากมาย คุณจะเลือกสิ่งที่ดีที่สุดได้อย่างไร นี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณควรพิจารณา:

• การติดตามเวลา - นี่เป็นคุณสมบัติที่ชัดเจนสำหรับแอพติดตามเวลา เลือกระหว่างตัวติดตามเวลาแบบอัตโนมัติหรือแบบแมนนวลขึ้นอยู่กับสิ่งที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
• การจัดการโครงการ – คุณลักษณะนี้มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ธุรกิจได้รับแรงผลักดันจากความสำเร็จของโครงการมากกว่าบริการหรือผลิตภัณฑ์
• ใบบันทึกเวลาพนักงาน – คุณต้องมีตัวติดตามเวลาซึ่งคุณสามารถบันทึกเวลาที่คุณใช้ไปกับงานได้แบบเรียลไทม์ รายการเวลาจะแสดงเมื่อคุณเริ่มทำงานและเมื่อคุณหยุดทำงาน ข้อมูลนี้สามารถใช้เมื่อร้องขอการชำระเงินหรือเพื่อช่วยคุณระบุจุดอ่อนที่ต้องแก้ไข นอกจากนี้ยังสามารถใช้โดยผู้จัดการเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน
• การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน – แอพติดตามเวลาส่วนใหญ่มีระบบแจ้งเตือนบางรูปแบบ เลือกรุ่นที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณ
• การออกใบแจ้งหนี้ - คุณต้องการระบบการออกใบแจ้งหนี้หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น อย่าลืมมองหาโซลูชันการติดตามเวลาที่เหมาะสมที่สุด
• ประเภทของอุปกรณ์ที่คุณใช้ – คุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในสำนักงานหรือนอกสถานที่หรือไม่? แอพบางตัวออกแบบมาสำหรับ Android หรือ iOS ในขณะที่บางแอพออกแบบมาสำหรับ Windows หรือ macOS

ปัจจัยอื่น ๆ ที่คุณควรระวัง ได้แก่:

• สะดวกในการใช้
• งบประมาณ
• การสนับสนุนทางเทคนิค
• ความพร้อมใช้งานออฟไลน์
• ความสามารถในการส่งออกข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันอื่น

Traqq คืออะไร?

Traqq เป็นแอปติดตามแบบเรียลไทม์ที่รวมเอาคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายที่ช่วยให้คุณติดตามและติดตามงานและกิจกรรมของคุณ เข้าสู่ระบบในจำนวนชั่วโมงที่คุณทำงาน หากคุณกำลังจัดการทีมผู้ปฏิบัติงานระยะไกล Traqq จะช่วยคุณตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนโดยใช้ไทม์ชีทของพนักงาน ในตอนท้าย คุณสามารถระบุได้ว่าโปรเจ็กต์ใดใช้เวลานานที่สุดในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์และเวิร์กโฟลว์ทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถทำการปรับปรุงที่เหมาะสมได้

ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามงานที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาตรวจสอบงาน นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานรายสัปดาห์และรายเดือนสำหรับการวิเคราะห์ได้อีกด้วย