Cum să-ți organizezi corect timpul de lucru?

Timpul este cel mai bine păstrat secret al succesului. S-ar putea să vă întrebați de ce nu reușiți întotdeauna să duceți totul la bun sfârșit, dar cineva pe care îl cunoașteți pare să exceleze la aceleași sarcini fără o luptă. Răspunsul constă în managementul timpului. Dacă înveți cum să-ți organizezi corect timpul de lucru, vei lucra mai puțin și vei obține mai mult.

Nu știu despre tine, dar majoritatea oamenilor petrec ore lungi lucrând, doar pentru a descoperi că nu există rezultate palpabile. Cu toții avem 24 de ore într-o zi pentru a îndeplini diverse sarcini, dar fără disciplină și prioritizare, vei fi ca majoritatea celorlalți oameni - întrebându-te unde au mers toate acele ore.

De aceea, vă prezentăm această postare elaborată care analizează diferite moduri de a gestiona timpul și de a îndeplini sarcinile.

Cum își poate organiza un lucrător de la distanță ziua de muncă?

De gestionare a timpului

Timpul este un mare atu atât pentru antreprenori, cât și pentru angajați, fie că lucrează de acasă, în echipă, singuri sau într-un birou comun. Problema apare atunci când există o lipsă de organizare. Greșeala comună pe care o fac majoritatea oamenilor este să se trezească și să înceapă să lucreze fără a crea un plan clar. Trebuie să-ți modelezi ziua astfel încât să îndeplinești sarcinile în mod sistematic.

Găsiți momentul în care sunteți cel mai productiv. Unele funcționează mai bine după-amiaza sau seara, în timp ce altele sunt supraalimentate dimineața. În calitate de lucrător de la distanță, aveți libertatea de a vă crea propriul program. Acestea fiind spuse, crearea unei rutine zilnice și respectarea ei sunt două lucruri diferite. Este nevoie de practică, angajament și disciplină pentru a crea un program care ți se potrivește și îți permite să fii productiv.

Iată câteva abilități de gestionare a timpului pe care le puteți începe chiar acum:

• Împărțiți-vă munca în bucăți – creierul dumneavoastră ar putea fi un supercomputer, dar sunteți și om și suprasolicitarea este contraproductivă. Eficacitatea creierului tău este la apogeu în primele 45 de minute, iar după aceea, începe să scadă dramatic. Prin urmare, pentru a fi mai productiv, faceți pauze de 10 până la 20 de minute la fiecare 45 de minute pentru a vă permite minții să-și revină.
• Nu lucrați fără limite de timp – înainte de a începe să lucrați pe laptop, trebuie să stabiliți orele de lucru. Aceasta implică stabilirea unei limită de timp pentru fiecare sarcină pe care intenționați să o rezolvați în ziua respectivă. A ști când să începi și când să-ți închei ziua de lucru creează un ritm de lucru care îți face timpul mai ușor de gestionat – schimbarea programului de lucru în fiecare zi deranjează acest ritm de lucru. Stabilirea limitelor de lucru poate părea descurajantă la început. Cu toate acestea, dacă devine un obicei, vei fi surprins de cât de eficient devii.
• Înregistrați timpul petrecut în tot ceea ce faceți, de la a răspunde la apeluri și a lucra la proiecte până la îndeplinirea sarcinilor și orice alte activități legate de muncă sau non-muncă. În acest fel, veți avea o imagine clară a cât timp petreceți fiecărei sarcini, ceea ce vă va ajuta, în consecință, să vă planificați mai bine zilele. În plus, veți vedea cât timp petreceți activităților neproductive și veți găsi modalități de a reduce acest timp, astfel încât să vă puteți concentra asupra părților mai productive ale zilei.
• Nu uitați să rezervați timp pentru întreruperi. Acest lucru vă permite să faceți toate lucrurile care nu sunt de lucru fără a simți că pierzi timp prețios care ar fi putut fi petrecut lucrând la proiectele tale.

Organizeaza-te

Un management eficient al timpului nu poate fi realizat fără o organizare adecvată. În acest context, termenul de organizare descrie două lucruri: organizarea zilei și organizarea mediului de lucru.

În primul rând, trebuie să aveți obiectivele pe care doriți să le atingeți într-o zi, săptămână sau lună. Dacă preferați să lucrați cu obiective zilnice, luați primele 30 de minute când vă treziți pentru a vă planifica ziua. În al doilea rând, trebuie să organizați acele obiective pentru a separa obiectivele pe termen lung de obiectivele pe termen scurt. Îți amintești când am spus să descompunăm proiectele în etape? Organizarea obiectivelor vă poate ajuta să atingeți asta. Cu obiectivele stabilite în fața ta, vei minimiza șansele de a amâna, crescând astfel productivitatea.

Pe de altă parte, mediul tău de lucru este locul în care îți vei petrece cea mai mare parte a timpului, așa că trebuie să fie cât mai confortabil posibil. Nevoile fiecărei persoane sunt unice și totul depinde de preferințe. În timp ce unii pot funcționa bine cu muzica de fundal, alții preferă liniștea completă. Cu toate acestea, un lucru care rămâne constant este faptul că organizarea spațiului de lucru poate avea un efect direct asupra gestionării timpului.

Ceea ce vede angajatorul dvs. în timpul apelurilor video zilnice sau săptămânale spune multe despre cât de organizat și angajat sunteți. De preferință, configurați un birou de acasă cu un scaun și un birou confortabil de unde veți lucra și faceți din restul casei dvs. un loc în care să puteți trăi așa cum doriți. Mai important, menține-ți locul de muncă organizat și neaglomerat, astfel încât să te poți concentra pe lucruri productive.

Utilizați software de urmărire a timpului

Majoritatea dintre voi probabil ați folosit un card de acces la intrarea sau ieșirea din birou. Afișează ora la care te-ai raportat la muncă sau ai părăsit clădirea de birouri. De asemenea, contează de câte ori ați părăsit clădirea de birouri în timpul zilei. Aceste informații pot fi folosite pentru a vă monitoriza mișcările și, dacă activitățile dvs. nu au fost legate de muncă, atunci veți avea câteva explicații de făcut.

Așa funcționează și trackerele de timp precum Traqq. Ele vă ajută să rămâneți concentrat asupra sarcinilor la îndemână și vă motivează să vă atingeți obiectivele în timpul prevăzut. Una dintre funcțiile cheie ale software-ului de monitorizare a angajaților este de a urmări parametrii de productivitate. Managerii pot folosi rapoartele de pontaj pentru a revizui fluxul de lucru și a formula termene rezonabile pentru lucrătorii la distanță.

Aplicațiile de urmărire a timpului îi ajută, de asemenea, pe angajați să prioritizeze sarcinile și să lucreze în propriile lor programe. Utilizarea software-ului de urmărire a timpului duce la o mai bună gestionare a timpului și ambele părți ajung să beneficieze.

Programați o oră pentru a verifica e-mailurile și a răspunde la apeluri telefonice

Spuneți oamenilor că sunteți ocupat într-o anumită perioadă, să zicem între 6 și 15, astfel încât să nu primiți constant apeluri, e-mailuri sau mesaje text. De asemenea, nu fii disponibil doar ori de câte ori cineva are nevoie de tine, decât dacă este absolut urgent și necesar. Unele apeluri sau e-mailuri pot aștepta până când sunteți liber să le răspundeți.

Cum să alegi software-ul de urmărire a timpului

În calitate de lucrător de la distanță, ar trebui să știți că, atunci când vine vorba de gestionarea timpului, nimic nu vă face munca mai ușoară decât software-ul de urmărire a timpului. A devenit un instrument vital de productivitate pentru orice individ, afacere sau organizație care dorește să reușească.

Dar, având atâtea instrumente de urmărire a timpului, cum le alegi pe cele mai bune? Iată cele mai importante lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare:

• Urmărirea timpului - aceasta este o caracteristică evidentă pentru o aplicație de urmărire a timpului. Alegeți între un instrument de urmărire a timpului automat sau manual, în funcție de ceea ce se potrivește afacerii dvs.
• Managementul proiectelor – această caracteristică este utilă pentru cei ale căror afaceri sunt conduse mai degrabă de finalizarea proiectelor decât de servicii sau produse.
• Fișele de pontaj ale angajaților – aveți nevoie de un instrument de urmărire a timpului cu care puteți înregistra timpul pe care îl petreceți sarcinilor în timp real. Intrările de timp vor arăta când ați început lucrul și când v-ați oprit. Aceste date pot fi apoi folosite atunci când solicitați plata sau pentru a vă ajuta să identificați punctele slabe care trebuie abordate. Acest lucru poate fi folosit și de manageri pentru a monitoriza performanța angajaților.
• Alerte și notificări – majoritatea aplicațiilor de urmărire a timpului au o formă de sistem de alertă. Alegeți unul care se potrivește nevoilor dumneavoastră specifice.
• Facturare – aveți nevoie de un sistem de facturare? Dacă o faceți, asigurați-vă că căutați cele mai ideale soluții de urmărire a timpului.
• Tipul de dispozitiv pe care îl utilizați – vă veți petrece cea mai mare parte a timpului la birou sau pe teren? Unele aplicații sunt concepute pentru Android sau iOS, în timp ce altele sunt concepute pentru Windows sau macOS.

Alți factori la care ar trebui să fiți atenți includ:

• Ușurință în utilizare
• Buget
• Suport tehnic
• Disponibilitate offline
• Abilitatea de a exporta date în alte aplicații

Ce este Traqq?

Traqq este o aplicație de urmărire în timp real care combină o serie de caracteristici utile care vă permit să vă monitorizați și să urmăriți sarcinile și activitățile, conectându-vă la numărul de ore pe care le-ați lucrat. Dacă gestionați o echipă de lucrători la distanță, Traqq vă ajută să monitorizați productivitatea fiecărui muncitor folosind foaia de pontaj a angajatului. La final, puteți identifica care proiecte durează cel mai mult timp pentru a fi finalizate și fluxul de lucru general, astfel încât să puteți face ajustările corespunzătoare.

Cu un astfel de software de urmărire a sarcinilor fiabil și eficient, nu trebuie să pierdeți timp monitorizând sarcinile. În plus, poate genera rapoarte săptămânale și lunare pentru analiză.