Cómo la semana laboral de 4 días está cambiando el lugar de trabajo

En los últimos años se han visto muchos cambios en el ritmo de trabajo.

Algunas empresas se han pasado al trabajo remoto, mientras que otras han realizado cambios significativos en la forma en que se estructuran sus semanas laborales.

La semana laboral de cuatro días ha tenido algunas buenas críticas pero, por supuesto, también presenta su propio conjunto de desafíos. En este artículo, vamos a echar un vistazo a esta nueva forma de trabajar desde todas las perspectivas.

¿Qué es una semana laboral de 4 días?

Una semana laboral de cuatro días no es diferente de lo que parece: en lugar de trabajar los cinco días estándar cada semana, los empleados se reportan solo cuatro días de trabajo cada semana.

El concepto se implementa de varias maneras en diferentes industrias y organizaciones, pero siempre se centra en la práctica de asistir al trabajo solo cuatro días a la semana.

¿De dónde viene la semana laboral de 4 días?

El concepto de trabajar cuatro días a la semana en lugar de cinco se inspira en el hecho de que la productividad de los empleados ha aumentado hasta un 5% anual, pero las tasas de compensación no han aumentado más de un 2% anual durante el mismo período.

La cantidad de horas trabajadas cada semana se ha mantenido en un promedio constante de hasta 43 horas: la semana laboral de cuatro días es una forma de cerrar esa brecha y ayudar a crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida al mismo tiempo.

La prevalencia del agotamiento laboral y la ansiedad

Sin embargo, la ansiedad y el agotamiento en el trabajo no se limitan a generaciones específicas. La Anatomía del trabajo de 2022 de Asana muestra que en las profesiones cuyo producto principal es la información (p. ej., médicos, ingenieros, profesores, editores, etc.), el 63 % de los trabajadores experimentaron agotamiento en 2022.

El agotamiento y la ansiedad son desafíos muy reales que enfrenta la fuerza laboral moderna.

Las dos generaciones con mayor apoyo a la semana laboral de cuatro días son Millenials y Gen Z, lo cual se entiende fácilmente si se tiene en cuenta que el 74 % y el 84 %, respectivamente, informaron haber experimentado agotamiento.

El deseo de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.

La forma en que los empleados abordan su trabajo y lo que esperan de sus empleadores es muy diferente de lo que era hace 10 años.

Entre sus principales prioridades de empleo se encuentra el equilibrio entre la vida laboral y personal, y ese detalle es más importante que incluso la compensación.

Una semana laboral de cuatro días ofrece la oportunidad de mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal sin que la empresa experimente efectos negativos.

¿Cuáles son los beneficios de una semana laboral de 4 días?

La semana laboral de cuatro días conlleva muchos beneficios, que van desde la productividad hasta los impactos ecológicos.  

Mayor productividad

Si cree que más horas trabajadas por semana da como resultado una mayor productividad, es posible que se sorprenda de los resultados que han obtenido las empresas al probar la semana laboral de cuatro días.

Por ejemplo, los empleados de Perpetual Guardian en Nueva Zelanda que participaron en una semana laboral de prueba de cuatro días mantuvieron la misma productividad que sus normas de 5 días. Y además de eso, informaron una mayor satisfacción laboral y lealtad a la empresa cuando trabajaban solo cuatro días a la semana.

Es fácil pensar que nuestras normas locales son las mismas que las normas globales en lo que respecta a los estándares del lugar de trabajo: el sueño americano se basa en el trabajo por turnos y los horarios de trabajo de lunes a viernes de 9 a 5, y somos una nación próspera, ese ritmo de trabajo debe ser sinónimo con una productividad óptima, ¿verdad? Equivocado.

Los países más productivos, como Noruega, Dinamarca y los Países Bajos, ven empleados que siguen una semana laboral de 27 horas en su mayor parte.

Los aumentos de productividad son claramente uno de los beneficios de trabajar cuatro días a la semana.

Mejor igualdad

Ciertamente, no es un secreto que la lucha por el equilibrio entre el trabajo y la vida afecta mucho más a las mujeres.

Casi 1,2 millones de mujeres han tenido que tomar la decisión de dejar su empleo como resultado de sus demandas en el hogar. Además, más mujeres que hombres cumplen múltiples roles de alta responsabilidad fuera de su empleo, aunque las expectativas de eficiencia y eficacia en el trabajo, por supuesto, no son diferentes de un género a otro.

Una semana laboral de cuatro días ofrece la posibilidad de crear un lugar de trabajo más equitativo al permitir que se dedique más tiempo a las responsabilidades de la vida fuera del trabajo.

Este enfoque podría contribuir en gran medida a permitir que las mujeres eviten sentirse abrumadas y se concentren en las prioridades que tienen frente a ellas, sabiendo que también tendrán suficiente tiempo para dedicarse a sus otras responsabilidades.

Mejor compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados está cada vez más en la mente de los empleadores, ya que ha sido un tema candente durante los últimos años.

Los empleados no comprometidos tienen una menor satisfacción laboral, una menor lealtad a la empresa y, a menudo, una menor productividad, por lo que es un área importante de enfoque.

Se ha demostrado en múltiples ensayos que la implementación de una semana laboral de cuatro días aumenta la participación de los empleados y el compromiso con un empleador en un 20 %.

Los ensayos documentados tampoco han mostrado ninguna reducción en la productividad con una semana laboral de cuatro días; de hecho, a menudo hay mejoras. Cuando hay menos horas disponibles para completar tareas y proyectos, los trabajadores pueden mantenerse enfocados y comprometidos con las tareas en cuestión.

Las licencias por enfermedad y los días de salud mental también ven un uso reducido porque ya hay suficiente tiempo incorporado en la semana para ocuparse de las actividades de bienestar, controlar el estrés y realizar actividades placenteras. Todos estos factores apuntan a un mayor nivel de compromiso de los empleados durante los cuatro días que están en el trabajo.

Alto impacto ecológico

Si el trabajo remoto no es la opción ideal para su empresa, pero desea tomar medidas para tener un impacto ecológico positivo, debe saber que una huella de carbono reducida puede ser un beneficio de cuatro días de semana laboral.

Reducir su semana laboral en un día cada semana se traduce en eliminar los efectos del viaje de un día completo para su fuerza laboral. Si su semana laboral de cuatro días también le permite cerrar sus instalaciones el quinto día, también reduce todo el uso de energía asociado con las operaciones diarias de su espacio de oficina.

Cosas como luces, uso de computadoras, sistemas de refrigeración y calefacción, etc. no son necesarios de la misma manera para un edificio vacío que para un edificio lleno de personal, por lo que el impacto negativo de su empresa puede reducirse en aproximadamente un 20%.

La incorporación de una semana laboral de cuatro días puede tener un impacto ecológico positivo además de sus muchos beneficios para los empleados y la productividad.

¿Cuáles son las desventajas de una semana laboral de 4 días?

Como todos los cambios, la adopción de una semana laboral de cuatro días tiene aspectos negativos que coinciden con los aspectos positivos.

Complejo de implementar

Cambiar algo tan fundamental como el número de días en los que se reparte el trabajo a lo largo de una semana no es tarea sencilla. Está destinado a afectar áreas en todos los departamentos y niveles de gestión, lo que hace que la implementación de una semana laboral de cuatro días sea una tarea bastante compleja.

Los factores a considerar incluyen específicamente la programación, las políticas, la comunicación y la gestión de las expectativas del cliente, entre otros.

La comunicación es un factor clave en la implementación de una semana laboral de cuatro días y el uso de múltiples métodos puede ser realmente beneficioso para garantizar la comprensión.

El uso de herramientas de comunicación gráfica y de video durante la planificación y la implementación puede ayudar a comprender mejor el proceso. Recursos como Snagit hacen que sea rápido y fácil agregar estas herramientas a sus protocolos de comunicación y ayudan a maximizar la efectividad.

Mayor presión con los plazos

Hay dos ángulos a considerar aquí. Uno es la percepción del empleado y el otro es el comportamiento del cliente/cliente. Sin embargo, ambos pueden gestionarse mediante una buena comunicación y una consideración exhaustiva de todas las variables durante las etapas iniciales de planificación e implementación.

Los empleados pueden sentirse estresados ​​​​cuando intentan cumplir con las mismas expectativas y lograr los mismos resultados con un día menos, lo que puede permitir o no menos horas de trabajo.

Antes de que se haya adaptado la integración completa de la semana laboral de cuatro días, los empleados pueden sentir una mayor presión; sentir que pedir alcanzar los mismos resultados en menos tiempo es un resultado neto negativo.

Los clientes que no trabajan en el mismo horario que su equipo pueden contribuir a aumentar la sensación de presión, ya que se puede enviar un mensaje que requiere una respuesta rápida en un día que su equipo no trabaja.

Es posible que volver a eso no se sienta bien si las expectativas y la comunicación sobre este tema específico no se han articulado o entendido claramente.

Simplemente comunicándose con sus clientes sobre el cronograma e integrando mensajes OOO o adiciones de líneas de firma puede ayudarlos a comprender lo que pueden esperar en cuanto a los tiempos de respuesta. Esto también puede quitarle peso a sus empleados.

No funciona con todas las industrias.

Por supuesto, su industria específica puede no ser adecuada para la integración de una semana laboral de cuatro días.

Los médicos, las enfermeras y los maestros, por ejemplo, crearían muchas ondas negativas para sus comunidades al reducir sus jornadas laborales.

Otras industrias, como el trabajo de apoyo personal, el trabajo de apoyo al desarrollo y algunos tipos de fabricación, podrían requerir cambios significativos en la forma en que operan para pasar a trabajar cuatro días a la semana.

Esta forma de trabajar puede ser muy beneficiosa, pero no es universalmente apropiada.

Algunas estadísticas sobre la semana laboral de 4 días

Según la Society for Human Resource Management, el 15% de las organizaciones ahora ofrecen semanas laborales de cuatro días a algunos de sus empleados. Este es un aumento del 13% reportado en 2017.

USA Today nos dice que un 67% más de trabajos en Ziprecruiter mencionan semanas laborales de cuatro días que el año pasado.

Una semana laboral de cuatro días es la preferencia del 40 % de los trabajadores estadounidenses según el Workforce Institute de Kronos.

En un día laboral típico, el trabajador de oficina promedio en el Reino Unido es productivo durante 2 horas y 53 minutos, según lo informado por Vouchercloud.com. Cuando aplicamos el aumento del 20% en la productividad vinculado a muchas pruebas de semana laboral de cuatro días, estos empleadores podrían ver un aumento significativo en la productividad.

Incluso en 2018, el 66 % de los trabajadores encuestados por Robert Half querían una semana laboral comprimida, pero solo el 17 % de sus empleadores ofrecían la opción.

Según un estudio de julio de 2020, el 75 % de los trabajadores estadounidenses experimentaban agotamiento.

Basado en los estudios actuales de la semana laboral de cuatro días, el enfoque podría ayudar a reducir ese número lamentablemente alto.

En 2021, el trabajador estadounidense promedio trabajó alrededor de 38,7 horas por semana según el sitio web Balancethemoney.com.

Cuando Perpetual Guardian introdujo una semana laboral de cuatro días, su personal informó una caída en los niveles de estrés: del 45 % antes del cambio al 38 % después del cambio.

Una semana laboral de cuatro días ayuda a atraer talento. Según un libro blanco de la Henley Business School, el 63% de los empleadores del Reino Unido informan que esto es cierto.

¿Es la semana laboral de 4 días una buena opción para su empresa?

La semana laboral de cuatro días no es necesariamente la adecuada para todos los negocios y todas las situaciones.

Sin embargo, para aquellos con los que encaja, los beneficios de una semana laboral de cuatro días son abundantes. Hay muchos factores a considerar cuando se piensa en hacer este cambio.

Su modelo de negocio e industria

Una semana laboral de cuatro días no es realista para todos los modelos comerciales y todas las industrias.

Si su trabajo depende en gran medida de la interacción con el cliente, tiene un alto componente de atención o cuenta con una cuota impecablemente calculada que se cumple en el modelo tradicional de cinco días, es posible que una semana laboral comprimida no sea para usted.

Si su trabajo está más relacionado con la tecnología que con los humanos, si la mayoría de las tareas de alto impacto se realizan en una computadora y si los resultados son más importantes que las horas trabajadas, entonces el cambio a una semana laboral de cuatro días podría funcionar bastante bien.

¿Sería rentable?

Como cualquier decisión comercial importante, la rentabilidad debe abordarse.

Asegúrese de consultar con los departamentos correctos y los miembros de liderazgo correctos para obtener una imagen completa de las implicaciones que podría tener cambiar a una semana laboral de cuatro días.

Use las conversaciones iniciales sobre el tema para ayudar a determinar qué áreas pueden requerir un pensamiento creativo para hacer posible la rentabilidad.

En los lugares de trabajo que dependen de que el tiempo se intercambie directamente por dinero, la rentabilidad puede representar un desafío importante al considerar el cambio a trabajar cuatro días a la semana.

Una talla no sirve para todos

No existe un enfoque universalmente efectivo para la flexibilidad y otros beneficios creados por la semana laboral de cuatro días, así que tenga cuidado de no encerrarse en ese único enfoque.

Hay muchas maneras de incorporar flexibilidad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal para sus empleados sin crear impactos negativos para sus clientes o sus resultados.

Determine cuál es el resultado final deseado y trabaje para encontrar una solución que lo lleve allí; puede que no sea tan simple como eliminar un día a la semana.

Pregunte a sus partes interesadas

¡Incorpore una variedad de partes interesadas a la conversación!

Escuchar a personas que están involucradas con el trabajo, ya sea interna o externamente, lo ayudará a comenzar a conocer una amplia variedad de perspectivas e implicaciones.

Los desafíos en los que quizás nunca haya pensado, así como los beneficios que quizás no hayan pasado por su mente, podrían salir a la luz al involucrar a un amplio grupo de partes interesadas.

Pregúntale a tu equipo

Trae a tu equipo a la conversación lo antes posible. Una actividad que en parte está destinada a elevar la moral y crear una nueva y mejor normalidad para sus empleados definitivamente debe incluir su perspectiva.

Ya sean positivas o negativas, este grupo sentirá en gran medida las implicaciones del cambio a una semana laboral de cuatro días y, si no cuenta con su aceptación desde el principio, los inconvenientes y las dificultades pueden ser más difíciles de manejar de lo necesario.

Y, por supuesto, si nadie realmente quiere una semana de cuatro días, pero prefiere un enfoque diferente a la flexibilidad y el equilibrio, ¡es bueno saberlo antes de aventurarse demasiado por este camino!

¿Cómo implementar la semana laboral de 4 días?

Decidir si la semana laboral de cuatro días es o no una opción viable para su lugar de trabajo es un paso importante, ¡pero está lejos de ser el último!

Hay muchas consideraciones que hacer al implementar la semana laboral de cuatro días. Dos de los principales son un enfoque en los resultados a lo largo de las horas y la maximización del tiempo.

Cambiar a "Pensamiento basado en resultados"

Este puede ser uno de los mayores desafíos para las empresas que pasan a trabajar cuatro días a la semana.

Es mucho más común equiparar la productividad con las horas trabajadas que con los resultados, y ese es un cambio de mentalidad necesario para cualquier empresa que busque convertirse en una empresa con una semana laboral de cuatro días.

Entiende tus resultados

La implementación de una semana laboral de cuatro días requiere claridad de expectativas por encima de todo.

La ambigüedad da lugar a malas interpretaciones y resultados no alcanzados y debe eliminarse estratégicamente.

Establecer plazos, asignar tareas y responsabilidades a la persona correcta y definir claramente cómo debe verse o lograrse el producto/resultado final no son negociables para hacer el cambio a una semana laboral de cuatro días.

El uso de imágenes en su comunicación puede ayudar a garantizar que los resultados se brinden claramente a todas las partes involucradas. Un video rápido o una maqueta pueden ser de gran ayuda para que todos estén en la misma página.

Deja de microgestionar

La microgestión es un detrimento para literalmente todas las buenas cualidades asociadas con la semana laboral de cuatro días.

Fomenta el agotamiento, la ansiedad y la baja satisfacción laboral y casi siempre es una pérdida de tiempo. El único resultado hacia el que trabaja es el control.

Para asegurarse de tener suficiente información sobre el progreso del trabajo, puede incorporar informes de progreso en los flujos de trabajo o como un elemento permanente de la agenda en las reuniones periódicas.

Asegúrese de contratar las habilidades adecuadas

Tener las habilidades adecuadas para trabajar en los roles correctos y bien capacitado es aún más importante cuando estamos considerando una semana laboral de cuatro días.

Si su equipo no está equipado con las habilidades necesarias para alcanzar los resultados que ha establecido, la transición no irá bien.

Puede ser útil evaluar las necesidades de capacitación y capacitación a intervalos regulares para que no se encuentre con situaciones en las que las habilidades adecuadas no estén disponibles.

Promover la comunicación abierta

Aunque la cultura en torno a la semana laboral de cuatro días otorga un gran valor a la autonomía, sigue siendo muy importante que esté disponible para sus colegas y sus subordinados directos.

La comunicación empática de su parte dará como resultado una comunicación abierta de ellos cuando se encuentren con un problema o tengan dificultades para adaptarse a esta nueva forma de trabajar.

Es probable que esta comunicación abierta deba comenzar con el líder para que se realice plenamente y participe en toda la empresa.

Maximiza el tiempo de todos

Es lógico pensar que maximizar el tiempo de todos es un componente clave de la transición exitosa a un día menos "en la oficina" cada semana. Eso puede ser más fácil decirlo que hacerlo, así que aquí hay algunas ideas para comenzar bien.

Elimina las reuniones innecesarias

El meme "esta reunión podría haber sido un correo electrónico" no surgió de la nada.

No hay escasez de tiempo perdido en reuniones que no son necesarias, no están bien dirigidas o no están diseñadas para un propósito específico.

Cualquier tiempo de reunión utilizado, particularmente cuando se trabaja dentro de una estructura de semana laboral de cuatro días, debe tener un propósito específico declarado y cumplir estrictamente con ese propósito. Cualquier asunto que pueda ser manejado de otra manera, debería serlo.

Si está programando una reunión para compartir una actualización de estado, presentar datos o cualquier otra forma de compartir información unidireccional, grabe un video en una herramienta como Snagit.

Prepárate, prepárate, prepárate

En el caso de que haya considerado necesaria una reunión, asegúrese de estar lo más preparado posible para dirigir la reunión, por supuesto, pero también vayamos un paso más allá con eso. Dale a tu equipo todo lo que necesitarán para estar preparados también.

¿Qué aspecto podría tener esto? Proporcionar un objetivo y una agenda establecidos en el momento de la reserva, proporcionar cualquier documento preparatorio por adelantado y aconsejar que deben revisarse antes de la reunión, y asegurarse de que las únicas personas allí sean las que deben estar allí.

Designar un facilitador

Cuando intenta maximizar los resultados alcanzados dentro de una semana laboral de cuatro días, es una buena práctica asignar un facilitador para las reuniones.

Su función es guiar la reunión, manteniendo todo en orden. Deben estar equipados para terminar conversaciones circulares o discusiones de "estacionamiento" y mantener las actividades en marcha a tiempo.

Marca el tiempo de tus actividades

Reducir el tiempo de su reunión es una estrategia que ayuda a su grupo a seguir avanzando y también les ayuda a llegar directamente al modo de solución.

Puede hacer esto asignando una cantidad de tiempo a cada elemento de su agenda y haciendo que ese tiempo sea lo más ajustado posible, solo lo suficiente o incluso un poco menos de lo que cree que es razonable.

Esto ayuda a infundir una sensación de intensidad que puede ayudar al cerebro a ponerse en marcha desde el principio. Esta es una excelente manera de asegurarse de que su reunión alcance el resultado deseado dentro de la cantidad de tiempo asignada.

Evite el pensamiento grupal

El pensamiento grupal es lo que sucede en una sesión de lluvia de ideas abierta: todos los participantes, al menos los extrovertidos, trabajan simultáneamente para encontrar una solución. Esto puede dejar fuera a algunos miembros del equipo menos confiados y también a tus colegas introvertidos.

En su lugar, intente implementar un tiempo de solución silencioso en el que los asistentes tengan una cantidad determinada de tiempo para escribir sus ideas para manejar el problema en cuestión y luego se recopilarán todas.

Esto reduce el tiempo dedicado a debatir y dar vueltas a los problemas y garantiza que realmente obtenga aportes de todos los miembros del equipo, lo que mejora las posibilidades de encontrar la solución correcta y no se necesitan más reuniones sobre el tema.

Terminar cada reunión con una decisión.

Su agenda siempre debe incluir una sección de tiempo al final de la reunión que se utilizará para confirmar los resultados de la reunión y revisar los próximos pasos y elementos de acción.

Esto ayudará a asegurarse de que todos se vayan sabiendo exactamente de qué son responsables y cómo se está resolviendo el problema.

De esta manera, todos pueden salir de la reunión sabiendo exactamente lo que debe suceder a continuación, sin perder tiempo en volver a visitar o hacer preguntas innecesarias.

Crear y compartir actas de reuniones

En una empresa con semana laboral de cuatro días, las actas de las reuniones son aún más importantes que en la estructura de trabajo tradicional porque proporcionan un registro tangible de las decisiones y los resultados de la reunión.

Sirven como una forma para que los asistentes revisen los elementos de acción y los próximos pasos sin tomar la cantidad de tiempo requerida para una comunicación de ida y vuelta con colegas para encontrar la respuesta.

Este es otro lugar donde Snagit puede ser de gran utilidad: las actas de las reuniones no tienen que ser solo documentos de texto. Puede incorporar fácilmente capturas de pantalla de su plataforma de presentación, hacer anotaciones para resaltar ciertos puntos, agregar texto y vincular a otros recursos: ¡obtenga una prueba gratuita aquí mismo!