Como a semana de trabalho de 4 dias está mudando o local de trabalho

Nos últimos anos, houve muitas mudanças no ritmo de trabalho.

Algumas empresas mudaram para o trabalho remoto, enquanto outras fizeram mudanças significativas na estrutura de suas semanas de trabalho.

A semana de trabalho de quatro dias teve algumas boas críticas, mas é claro que também vem com seu próprio conjunto de desafios. Neste artigo, veremos essa nova maneira de trabalhar de todas as perspectivas.

O que é uma semana de trabalho de 4 dias?

Uma semana de trabalho de quatro dias não é diferente do que parece - em vez de trabalhar os cinco dias padrão por semana, os funcionários relatam apenas quatro dias de trabalho por semana.

O conceito é implementado de várias maneiras em diferentes setores e organizações, mas sempre centrado na prática de comparecer ao trabalho apenas quatro dias por semana.

De onde vem a semana de trabalho de 4 dias?

O conceito de trabalhar quatro dias por semana em vez de cinco é inspirado no fato de que a produtividade dos funcionários aumentou até 5% ao ano, mas as taxas de remuneração não aumentaram mais de 2% ao ano no mesmo período.

O número de horas trabalhadas por semana permaneceu em uma média estável de até 43 horas – a semana de trabalho de quatro dias é uma forma de fechar essa lacuna e ajudar a criar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal ao mesmo tempo.

Prevalência de burnout e ansiedade no trabalho

A ansiedade e o esgotamento no trabalho não se limitam a gerações específicas. A Anatomia do Trabalho de 2022 da Asana mostra que em profissões cujo principal produto é a informação (por exemplo, médicos, engenheiros, professores, editores, etc.), 63% dos trabalhadores sofreram esgotamento em 2022.

Burnout e ansiedade são desafios muito reais enfrentados pela força de trabalho moderna.

As duas gerações com maior suporte da semana de trabalho de quatro dias são os Millenials e a Geração Z, o que é facilmente compreendido quando você considera que 74% e 84%, respectivamente, relataram que sofreram burnout.

O desejo de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

A maneira como os funcionários abordam seu trabalho e o que esperam de seus empregadores é muito diferente do que era há 10 anos.

O principal entre suas prioridades de emprego é o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, com esse detalhe sendo mais importante do que a remuneração.

Uma semana de trabalho de quatro dias oferece a oportunidade de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional sem que a empresa sofra efeitos nocivos.

Quais são os benefícios de uma semana de trabalho de 4 dias?

A semana de trabalho de quatro dias traz muitos benefícios, desde a produtividade até os impactos ecológicos.  

Maior produtividade

Se você acredita que mais horas trabalhadas por semana resulta em maior produtividade, pode se surpreender com os resultados que as empresas tiveram ao testar a semana de trabalho de quatro dias.

Por exemplo, os funcionários do Perpetual Guardian na Nova Zelândia que participaram de uma semana de trabalho experimental de quatro dias mantiveram a mesma produtividade de suas normas de 5 dias. Além disso, eles relataram maior satisfação no trabalho e lealdade à empresa quando trabalhavam apenas quatro dias por semana.

É fácil pensar que nossas normas locais são as mesmas que as normas globais no que diz respeito aos padrões do local de trabalho - o sonho americano é construído sobre o trabalho por turnos e horários de trabalho de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h, e somos uma nação próspera - esse ritmo de trabalho deve ser sinônimo com ótima produtividade, certo? Errado.

Os países mais produtivos, como Noruega, Dinamarca e Holanda, veem os funcionários seguindo uma semana de trabalho de 27 horas em sua maior parte.

Os aumentos de produtividade são claramente um dos benefícios de trabalhar uma semana de quatro dias.

Melhor igualdade

Certamente não é segredo que a luta pelo equilíbrio entre vida profissional e pessoal atinge muito mais severamente as mulheres.

Quase 1,2 milhão de mulheres tiveram que fazer a escolha de deixar o emprego como resultado das demandas domésticas. Além disso, mais mulheres do que homens desempenham vários papéis de alta responsabilidade fora de seu emprego, embora as expectativas de eficiência e eficácia no trabalho não sejam diferentes de um gênero para outro.

Uma semana de trabalho de quatro dias oferece a possibilidade de criar um local de trabalho mais igualitário, permitindo que mais tempo seja dedicado às responsabilidades da vida fora do trabalho.

Essa abordagem pode ajudar muito, permitindo que as mulheres evitem a sobrecarga e se concentrem nas prioridades à sua frente, sabendo que também terão tempo suficiente para dedicar às suas outras responsabilidades.

Melhor engajamento dos funcionários

O engajamento dos funcionários está cada vez mais na mente dos empregadores, pois tem sido um tema quente nos últimos anos.

Funcionários não engajados têm menor satisfação no trabalho, menor lealdade à empresa e, muitas vezes, menor produtividade, por isso é uma importante área de foco.

A implementação de uma semana de trabalho de quatro dias demonstrou em vários testes aumentar o engajamento e o comprometimento dos funcionários com o empregador em 20%.

Testes documentados também não mostraram nenhuma redução na produtividade com uma semana de trabalho de quatro dias – na verdade, muitas vezes há melhorias. Quando há menos horas disponíveis para concluir tarefas e projetos, os funcionários conseguem se manter focados e engajados nas tarefas em mãos.

Licenças médicas e dias de saúde mental também têm uso reduzido porque já há muito tempo incorporado à semana para cuidar de atividades de bem-estar, gerenciar o estresse e realizar atividades prazerosas. Todos esses fatores apontam para um maior nível de engajamento dos funcionários durante os quatro dias de trabalho.

Alto impacto ecológico

Se o trabalho remoto não é a opção ideal para sua empresa, mas você deseja tomar medidas para causar um impacto ecológico positivo, saiba que uma pegada de carbono reduzida pode ser um benefício de quatro dias semanais de trabalho!

Reduzir sua semana de trabalho em um dia a cada semana significa eliminar os efeitos de um dia inteiro de deslocamento para sua força de trabalho. Se sua semana de trabalho de quatro dias também permitir que você desligue suas instalações no 5º dia, você também reduzirá todo o uso de energia associado às operações diárias de seu espaço de escritório.

Coisas como luzes, uso de computador, sistemas de resfriamento e aquecimento, etc. não são necessários da mesma forma para um prédio vazio e para um prédio cheio de funcionários, então o impacto negativo da sua empresa pode ser reduzido em cerca de 20%.

Incorporar uma semana de trabalho de quatro dias pode ter um impacto ecológico positivo, além de seus muitos benefícios para os funcionários e a produtividade.

Quais são as desvantagens de uma semana de trabalho de 4 dias?

Como todas as mudanças, há pontos negativos na adoção de uma semana de trabalho de quatro dias que acompanham os pontos positivos.

Complexo de implementar

Mudar algo tão fundamental quanto o número de dias de trabalho divididos ao longo de uma semana não é uma tarefa simples. Está fadado a impactar áreas em todos os departamentos e níveis gerenciais, tornando a implementação de uma semana de trabalho de quatro dias um empreendimento bastante complexo.

Os fatores a serem considerados especificamente incluem agendamento, políticas, comunicação e gerenciamento de expectativas do cliente/cliente, entre outros.

A comunicação é um fator-chave na implantação de uma semana de trabalho de quatro dias e o uso de vários métodos pode ser realmente benéfico para garantir a compreensão.

O uso de ferramentas de comunicação gráfica e de vídeo durante o planejamento e a implementação pode ajudar a entender melhor o processo. Recursos como o Snagit facilitam e agilizam a adição dessas ferramentas aos seus protocolos de comunicação e ajudam a maximizar a eficácia.

Aumento da pressão com prazos

Há dois ângulos a considerar aqui. Uma é a percepção do funcionário e a outra é o comportamento do cliente/consumidor. Ambos, porém, podem ser gerenciados por meio de boa comunicação e consideração minuciosa de todas as variáveis ​​durante os estágios iniciais de planejamento e implementação.

Os funcionários podem ficar estressados ​​ao tentar atender às mesmas expectativas e obter os mesmos resultados com um dia a menos – o que pode ou não permitir menos horas de trabalho.

Antes da integração total da semana de trabalho de quatro dias ser adaptada, os funcionários podem sentir maior pressão; sentindo como se pedir para alcançar os mesmos resultados em menos tempo fosse negativo.

Clientes/clientes que não trabalham no mesmo horário que sua equipe podem contribuir para aumentar a sensação de pressão, pois uma mensagem exigindo resposta rápida pode ser enviada em um dia em que sua equipe não trabalha.

Voltar a isso pode não ser bom se as expectativas e a comunicação sobre esse assunto específico não tiverem sido claramente articuladas ou compreendidas.

A simples comunicação com seus clientes/clientes sobre a programação e a integração de mensagens OOO ou acréscimos de linha de assinatura pode ajudá-los a entender o que podem esperar quanto aos tempos de resposta. Isso pode tirar o peso de seus funcionários também.

Não funciona com todos os setores

Obviamente, seu setor específico pode não ser adequado para a integração de uma semana de trabalho de quatro dias.

Médicos, enfermeiros e professores, por exemplo, criariam muitas repercussões negativas em suas comunidades ao reduzir seus dias de trabalho.

Outras indústrias, como trabalho de apoio pessoal, trabalho de apoio ao desenvolvimento e alguns tipos de manufatura, podem exigir mudanças significativas na forma como operam, a fim de passar a trabalhar quatro dias por semana.

Essa maneira de trabalhar pode ser muito benéfica, mas não é universalmente apropriada.

Algumas estatísticas sobre a semana de trabalho de 4 dias

De acordo com a Society for Human Resource Management, 15% das organizações agora oferecem semanas de trabalho de quatro dias para alguns de seus funcionários. Este é um aumento em relação aos 13% relatados em 2017.

O USA Today nos diz que 67% mais empregos no Ziprecruiter mencionam semanas de trabalho de quatro dias do que no ano passado.

Uma semana de trabalho de quatro dias é a preferência de 40% dos trabalhadores americanos, de acordo com o Workforce Institute da Kronos.

Em um dia de trabalho típico, o trabalhador de escritório médio no Reino Unido é produtivo por 2 horas e 53 minutos, conforme relatado por Vouchercloud.com. Quando aplicamos o aumento de 20% na produtividade vinculado a muitos testes semanais de trabalho de quatro dias, esses empregadores podem ver um aumento significativo na produtividade.

Mesmo em 2018, 66% dos trabalhadores entrevistados pela Robert Half queriam uma semana de trabalho compactada, mas apenas 17% de seus empregadores ofereciam essa opção.

Com base em um estudo de julho de 2020, 75% dos trabalhadores americanos estavam sofrendo de esgotamento.

Com base nos estudos atuais da semana de trabalho de quatro dias, a abordagem pode ajudar a reduzir esse número infelizmente alto.

Em 2021, o trabalhador americano médio trabalhou cerca de 38,7 horas por semana, de acordo com o site Balancethemoney.com.

Quando o Perpetual Guardian introduziu uma semana de trabalho de quatro dias, sua equipe relatou uma queda nos níveis de estresse – de 45% antes da mudança para 38% após a mudança.

Uma semana de trabalho de quatro dias ajuda a atrair talentos. De acordo com um white paper da Henley Business School, 63% dos empregadores do Reino Unido relatam que isso é verdade.

A semana de trabalho de 4 dias é uma boa opção para sua empresa?

A semana de trabalho de quatro dias não é necessariamente o ajuste certo para todas as empresas e todas as situações.

Para aqueles com quem se encaixa, porém, os benefícios de uma semana de trabalho de quatro dias são abundantes. Há muitos fatores a serem considerados quando você está pensando em fazer essa mudança.

Seu modelo de negócios e indústria

Uma semana de trabalho de quatro dias não é realista para todos os modelos de negócios e todos os setores.

Se o seu trabalho depende muito da interação com o cliente, tem um componente de alto cuidado ou conta com uma cota impecavelmente calculada sendo atendida no modelo tradicional de cinco dias, uma semana de trabalho compactada pode não ser para você.

Se o seu trabalho estiver mais relacionado à tecnologia do que aos humanos, se a maioria das tarefas de alto impacto for executada em um computador e se os resultados forem mais importantes do que as horas trabalhadas, a mudança para uma semana de trabalho de quatro dias pode funcionar muito bem.

Seria lucrativo?

Como qualquer decisão de negócios importante, a lucratividade precisa ser abordada.

Certifique-se de consultar os departamentos certos e os membros certos da liderança para obter uma visão completa das implicações que a mudança para uma semana de trabalho de quatro dias pode ter.

Use as conversas iniciais sobre o tópico para ajudar a determinar quais áreas podem exigir algum pensamento criativo para tornar a lucratividade possível.

Em locais de trabalho que dependem da troca direta de tempo por dinheiro, a lucratividade pode representar um desafio significativo ao considerar a mudança para trabalhar quatro dias por semana.

Um tamanho não serve para todos

Não existe uma abordagem universalmente eficaz para a flexibilidade e outros benefícios criados pela semana de trabalho de quatro dias, portanto, tome cuidado para não se encaixar nessa abordagem única.

Há muitas maneiras de incorporar flexibilidade e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional para seus funcionários sem criar impactos negativos para seus clientes ou seus resultados.

Determine qual é o resultado final desejado e trabalhe em direção a uma solução que o leve até lá – pode não ser tão simples quanto cortar um dia por semana.

Pergunte aos seus stakeholders

Traga uma variedade de partes interessadas para a conversa!

Ouvir as pessoas que estão envolvidas com o trabalho, seja interna ou externamente, ajudará você a começar a conhecer uma ampla variedade de perspectivas e implicações.

Desafios que você talvez nunca tenha pensado, bem como benefícios que podem não ter passado pela sua cabeça, podem ser trazidos à tona por meio do envolvimento de um amplo grupo de partes interessadas.

pergunte a sua equipe

Traga sua equipe para a conversa o mais cedo possível. Uma atividade que visa em parte aumentar o moral e criar um novo e melhor normal para seus funcionários deve definitivamente incluir a perspectiva deles.

Sejam positivas ou negativas, as implicações da mudança para uma semana de trabalho de quatro dias serão amplamente sentidas por este grupo e, se você não tiver a adesão deles desde o início, os obstáculos e dificuldades podem ser mais difíceis do que o necessário de administrar.

E, claro, se ninguém realmente quer uma semana de quatro dias, mas prefere uma abordagem diferente para flexibilidade e equilíbrio, é bom saber isso antes de se aventurar muito nessa estrada!

Como implementar a semana de trabalho de 4 dias?

Decidir se a semana de trabalho de quatro dias é ou não uma opção viável para o seu local de trabalho é um passo importante, mas está longe de ser o último!

Há muitas considerações a serem feitas ao implementar a semana de trabalho de quatro dias. Dois dos principais são o foco nos resultados ao longo de horas e na maximização do tempo.

Mude para “Pensamento baseado em resultados”

Esse pode ser um dos maiores desafios para as empresas que passam a trabalhar quatro dias por semana.

É muito mais comum equiparar produtividade com horas trabalhadas do que com resultados e essa é uma mudança de mentalidade necessária para qualquer empresa que queira se tornar uma empresa de quatro dias por semana.

Entenda seus resultados

Implementar uma semana de trabalho de quatro dias requer clareza de expectativas acima de tudo.

A ambigüidade deixa espaço para interpretações errôneas e resultados não atendidos e deve ser estrategicamente eliminada.

Definir prazos, atribuir tarefas e responsabilidades ao indivíduo correto e definir claramente como o produto/resultado final deve ser ou realizar não são negociáveis ​​para fazer a mudança para uma semana de trabalho de quatro dias.

O uso de recursos visuais em sua comunicação pode ajudar a garantir que os resultados sejam fornecidos com clareza a todas as partes envolvidas. Um rápido vídeo ou maquete pode ajudar muito a colocar todos na mesma página.

Pare de microgerenciar

O microgerenciamento é um prejuízo para literalmente todas as boas qualidades associadas à semana de trabalho de quatro dias.

Promove esgotamento, ansiedade e baixa satisfação no trabalho e quase sempre é uma perda de tempo. O único resultado para o qual trabalha é o controle.

Para garantir que você tenha informações suficientes sobre como o trabalho está progredindo, você pode incorporar relatórios de progresso em fluxos de trabalho ou como um item permanente da agenda em reuniões regulares.

Certifique-se de ter contratado as habilidades certas

Ter as habilidades certas trabalhando nas funções certas e bem treinado é ainda mais importante quando estamos olhando para uma semana de trabalho de quatro dias.

Se sua equipe não estiver equipada com as habilidades necessárias para alcançar os resultados que você estabeleceu, a transição não será bem-sucedida.

Pode ser útil avaliar as necessidades de qualificação e treinamento em intervalos regulares, para que você não se depare com situações em que as habilidades certas não estejam disponíveis.

Promova uma comunicação aberta

Embora a cultura em torno da semana de trabalho de quatro dias valorize muito a autonomia, ainda é muito importante que você esteja disponível para seus colegas e seus subordinados diretos.

A comunicação empática de sua parte resultará em uma comunicação aberta quando eles se depararem com um problema ou tiverem dificuldade em se ajustar a essa nova maneira de trabalhar.

Provavelmente, essa comunicação aberta precisará começar com o líder para ser totalmente percebida e participada em toda a empresa.

Maximize o tempo de todos

É lógico que maximizar o tempo de todos é um componente chave para uma transição bem-sucedida para um dia a menos “no escritório” a cada semana. Isso pode ser mais fácil dizer do que fazer, então aqui estão algumas ideias para você começar bem.

Corte as reuniões desnecessárias

O meme “esta reunião poderia ter sido um e-mail” não surgiu do nada.

Não falta tempo desperdiçado em reuniões que não são necessárias, mal conduzidas ou não planejadas para um propósito específico.

Qualquer horário de reunião usado, especialmente quando se trabalha em uma estrutura de trabalho de quatro dias por semana, deve ter um propósito específico declarado e ser estritamente mantido para cumprir esse propósito. Quaisquer problemas que possam ser tratados de outra maneira, devem ser.

Se você estiver agendando uma reunião para compartilhar uma atualização de status, apresentar dados ou qualquer outro compartilhamento unidirecional de informações, grave um vídeo em uma ferramenta como o Snagit.

Preparar, preparar, preparar

Caso você tenha considerado uma reunião necessária, certifique-se de estar o mais preparado possível para conduzir a reunião, é claro, mas vamos também dar um passo adiante com isso. Dê à sua equipe tudo o que ela precisa para estar preparada também.

O que isso pode parecer? Fornecer um objetivo declarado e agenda no momento da reserva, fornecer quaisquer documentos preparatórios com antecedência e avisar que eles devem ser revisados ​​antes da reunião e garantir que as únicas pessoas presentes sejam as que precisam estar lá.

Nomeie um facilitador

Quando você está tentando maximizar os resultados alcançados em uma semana de trabalho de quatro dias, é uma boa prática designar um facilitador para as reuniões.

Sua função é orientar a reunião, mantendo tudo nos trilhos. Eles devem estar preparados para encerrar conversas circulares ou discussões de “estacionamento” e manter as atividades em andamento.

Programe suas atividades

Time boxing sua reunião é uma estratégia que ajuda seu grupo a se manter em movimento e também os ajuda a ir direto para o modo de solução.

Você pode fazer isso atribuindo uma quantidade de tempo para cada item em sua agenda e tornando esse tempo o mais curto possível – apenas o suficiente ou até um pouco menos do que você acha razoável.

Isso ajuda a incutir uma sensação de intensidade que pode ajudar o cérebro a entrar em ação logo no início. Essa é uma ótima maneira de garantir que sua reunião atinja o resultado desejado dentro do período de tempo atribuído.

Evite pensamento de grupo

Groupthink é o que acontece em uma sessão aberta de brainstorming – todos os participantes, pelo menos os extrovertidos, estão trabalhando simultaneamente para encontrar uma solução. Isso pode deixar de fora alguns membros menos confiantes da equipe e também seus colegas introvertidos.

Em vez disso, tente implementar um tempo de solução silenciosa em que os participantes tenham um tempo definido para escrever suas ideias para lidar com o problema em questão e, em seguida, todos serão coletados.

Isso reduz o tempo gasto discutindo e circulando problemas e garante que você realmente obtenha informações de todos os membros da equipe, aumentando as chances de encontrar a solução certa e não precisar de mais reuniões sobre o assunto.

Termine cada reunião com uma decisão

Sua agenda deve sempre incluir uma seção de tempo no final da reunião que será usada para confirmar os resultados da reunião e revisar as próximas etapas e itens de ação.

Isso ajudará a garantir que todos saiam sabendo exatamente pelo que são responsáveis ​​e como o problema está sendo resolvido.

Dessa forma, todos podem sair da reunião sabendo exatamente o que precisa acontecer a seguir, sem perder tempo revisitando ou fazendo perguntas desnecessárias.

Crie e compartilhe atas de reunião

Em uma empresa de quatro dias semanais de trabalho, as atas das reuniões são ainda mais importantes do que na estrutura de trabalho tradicional porque fornecem um registro tangível das decisões e resultados da reunião.

Eles servem como uma maneira de os participantes revisitarem os itens de ação e as próximas etapas sem consumir o tempo necessário para uma comunicação de ida e volta com os colegas para encontrar a resposta.

Este é outro lugar onde o Snagit pode ser de grande utilidade – as atas das reuniões não precisam ser apenas documentos de texto. Você pode facilmente incorporar capturas de tela do seu deck de apresentação, fazer anotações para destacar certos pontos, adicionar texto e vincular a outros recursos – faça uma avaliação gratuita aqui!