Comment la semaine de travail de 4 jours change le lieu de travail

Ces dernières années ont vu beaucoup de changements dans le rythme de travail.

Certaines entreprises sont passées au travail à distance, tandis que d'autres ont apporté des changements importants à la façon dont leurs semaines de travail sont structurées.

La semaine de travail de quatre jours a eu de bonnes critiques, mais bien sûr, elle comporte également son propre ensemble de défis. Dans cet article, nous allons aborder cette nouvelle façon de travailler sous tous ses angles.

Qu'est-ce qu'une semaine de travail de 4 jours ?

Une semaine de travail de quatre jours n'est pas différente de ce à quoi elle ressemble - plutôt que de travailler les cinq jours standard par semaine, les employés ne rapportent que quatre jours de travail par semaine.

Le concept est mis en œuvre de diverses manières dans différentes industries et organisations, mais est toujours centré sur la pratique consistant à assister au travail pendant seulement quatre jours par semaine.

D'où vient la semaine de travail de 4 jours ?

Le concept de travailler quatre jours par semaine plutôt que cinq s'inspire du fait que la productivité des employés a augmenté jusqu'à 5 % par an, mais que les taux de rémunération n'ont pas augmenté de plus de 2 % par an au cours de la même période.

Le nombre d'heures travaillées chaque semaine est resté à une moyenne stable allant jusqu'à 43 heures - la semaine de travail de quatre jours est un moyen de combler cet écart et d'aider à créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en même temps.

La prévalence de l'épuisement professionnel et de l'anxiété

L'anxiété et l'épuisement professionnel ne se limitent cependant pas à des générations spécifiques. L'Anatomie du travail 2022 d'Asana montre que dans les professions dont le produit principal est l'information (médecins, ingénieurs, enseignants, éditeurs, etc.), 63 % des travailleurs ont souffert d'épuisement professionnel en 2022.

L'épuisement professionnel et l'anxiété sont des défis très réels auxquels est confrontée la main-d'œuvre moderne.

Les deux générations les plus favorables à la semaine de travail de quatre jours sont les Millenials et la Gen Z, ce qui se comprend facilement si l'on considère que 74 % et 84 % respectivement déclarent avoir fait l'expérience du burnout.

Le désir d'un meilleur équilibre travail-vie personnelle

La façon dont les employés abordent leur travail et ce qu'ils attendent de leurs employeurs est très différente de ce qu'elle était il y a seulement 10 ans.

L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée figure en tête de leurs priorités en matière d'emploi, ce détail étant plus important que même la rémunération.

Une semaine de travail de quatre jours offre la possibilité d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée sans que l'entreprise n'en subisse des effets néfastes.

Quels sont les avantages d'une semaine de travail de 4 jours ?

La semaine de travail de quatre jours comporte de nombreux avantages, allant de la productivité aux impacts écologiques.  

Une plus grande productivité

Si vous pensez que plus d'heures travaillées par semaine se traduisent par une productivité accrue, vous pourriez être surpris par les résultats que les entreprises ont obtenus en testant la semaine de travail de quatre jours.

Par exemple, les employés de Perpetual Guardian en Nouvelle-Zélande qui ont participé à une semaine de travail d'essai de quatre jours ont maintenu la même productivité que leurs normes de 5 jours. Et en plus de cela, ils ont signalé une plus grande satisfaction au travail et une loyauté envers l'entreprise lorsqu'ils ne travaillaient que quatre jours par semaine.

Il est facile de penser que nos normes locales sont les mêmes que les normes mondiales en ce qui concerne les normes de travail - le rêve américain est construit sur le travail posté et les horaires de travail de 9h à 17h du lundi au vendredi et nous sommes une nation prospère - ce rythme de travail doit être synonyme avec une productivité optimale, non ? Faux.

Les pays les plus productifs, comme la Norvège, le Danemark et les Pays-Bas, voient leurs salariés suivre une semaine de travail de 27 heures pour la plupart.

Les gains de productivité sont clairement l'un des avantages de travailler une semaine de quatre jours.

Une meilleure égalité

Ce n'est certainement pas un secret que la lutte pour l'équilibre travail-vie frappe beaucoup plus durement les femmes.

Près de 1,2 million de femmes ont dû faire le choix de quitter leur emploi en raison de leurs exigences à la maison. De plus, plus de femmes que d'hommes remplissent plusieurs rôles à haute responsabilité en dehors de leur emploi, bien que les attentes en matière d'efficience et d'efficacité au travail ne soient bien sûr pas différentes d'un sexe à l'autre.

Une semaine de travail de quatre jours offre la possibilité de créer un lieu de travail plus équitable en permettant de consacrer plus de temps aux responsabilités de la vie en dehors du travail.

Cette approche pourrait grandement contribuer à permettre aux femmes d'éviter d'être submergées et de se concentrer sur les priorités qui les attendent tout en sachant qu'elles auront également suffisamment de temps à consacrer à leurs autres responsabilités.

Meilleur engagement des employés

L'engagement des employés est de plus en plus dans l'esprit des employeurs, car c'est un sujet brûlant depuis de nombreuses années.

Les employés non engagés ont une plus faible satisfaction au travail, une loyauté envers l'entreprise plus faible et souvent une productivité plus faible, c'est donc un domaine d'intérêt important.

La mise en œuvre d'une semaine de travail de quatre jours a été démontrée dans de multiples essais pour augmenter l'engagement des employés et l'engagement envers un employeur de 20 %.

Des essais documentés n'ont également montré aucune réduction de la productivité avec une semaine de travail de quatre jours - en fait, il y a souvent des améliorations. Lorsqu'il y a moins d'heures disponibles pour accomplir des tâches et des projets, les travailleurs sont mieux en mesure de rester concentrés et engagés sur les tâches à accomplir.

Les congés de maladie et les journées de santé mentale voient également leur utilisation réduite car il y a suffisamment de temps déjà incorporé dans la semaine pour s'occuper des activités de bien-être, gérer le stress et réaliser des activités agréables. Tous ces facteurs indiquent un niveau d'engagement plus élevé des employés pendant les quatre jours où ils sont au travail.

Impact écologique élevé

Si le travail à distance n'est pas l'option idéale pour votre entreprise, mais que vous souhaitez prendre des mesures pour avoir un impact écologique positif, sachez qu'une empreinte carbone réduite peut être un avantage pour une semaine de travail de quatre jours !

Réduire votre semaine de travail d'un jour chaque semaine se traduit par l'élimination des effets d'une journée complète de trajet pour votre main-d'œuvre. Si votre semaine de travail de quatre jours vous permet également de fermer votre installation le 5e jour, vous réduisez également toute la consommation d'énergie associée aux opérations quotidiennes de votre espace de bureau.

Des éléments tels que l'éclairage, l'utilisation d'ordinateurs, les systèmes de refroidissement et de chauffage, etc. ne sont pas nécessaires de la même manière pour un bâtiment vide que pour un bâtiment plein de personnel, de sorte que l'impact négatif de votre entreprise peut être réduit d'environ 20 %.

L'intégration d'une semaine de travail de quatre jours peut avoir un impact écologique positif en plus de ses nombreux avantages pour les employés et la productivité.

Quels sont les inconvénients d'une semaine de travail de 4 jours ?

Comme tous les changements, il y a des points négatifs à l'adoption d'une semaine de travail de quatre jours qui côtoient les points positifs.

Complexe à mettre en œuvre

Changer quelque chose d'aussi fondamental que le nombre de jours de travail répartis sur une semaine n'est pas une tâche simple. Il est lié à des zones d'impact dans tous les départements et niveaux de gestion, ce qui rend la mise en œuvre d'une semaine de travail de quatre jours assez complexe.

Les facteurs à prendre en compte incluent spécifiquement la planification, les politiques, la communication et la gestion des attentes des clients/clients, entre autres.

La communication est un facteur clé dans le déploiement d'une semaine de travail de quatre jours et l'utilisation de plusieurs méthodes peut être très bénéfique pour assurer la compréhension.

L'utilisation d'outils de communication vidéo et graphiques lors de la planification et de la mise en œuvre peut aider à mieux comprendre le processus. Des ressources comme Snagit permettent d'ajouter rapidement et facilement ces outils à vos protocoles de communication et contribuent à maximiser l'efficacité.

Pression accrue avec les délais

Il y a deux angles à considérer ici. L'un est la perception des employés et l'autre est le comportement du client/client. Cependant, ces deux éléments peuvent être gérés grâce à une bonne communication et à un examen approfondi de toutes les variables au cours des étapes initiales de planification et de mise en œuvre.

Les employés peuvent se retrouver stressés lorsqu'ils essaient de répondre aux mêmes attentes et d'atteindre les mêmes résultats avec un jour de moins - ce qui peut ou non permettre moins d'heures de travail.

Avant que l'intégration complète de la semaine de travail de quatre jours ne soit adaptée, les employés peuvent ressentir une pression plus élevée ; avoir l'impression que la demande d'atteindre les mêmes résultats en moins de temps est un net négatif.

Les clients/clients qui ne travaillent pas selon le même horaire que votre équipe peuvent contribuer à un sentiment de pression accrue, car un message nécessitant une réponse rapide peut être envoyé un jour où votre équipe ne travaille pas.

Revenir à cela pourrait ne pas être agréable si les attentes et la communication à propos de cette chose spécifique n'ont pas été clairement articulées ou comprises.

Communiquer simplement avec vos clients à propos du calendrier et intégrer des messages OOO ou des ajouts de ligne de signature peut les aider à comprendre ce à quoi ils peuvent s'attendre en ce qui concerne les temps de réponse. Cela peut également alléger le poids de vos employés.

Ne fonctionne pas avec toutes les industries

Bien sûr, votre industrie spécifique peut ne pas convenir à l'intégration d'une semaine de travail de quatre jours.

Les médecins, les infirmières et les enseignants, par exemple, créeraient de nombreuses répercussions négatives pour leurs communautés en réduisant leurs journées de travail.

D'autres industries, comme le travail de soutien personnel, le travail de soutien au développement et certains types de fabrication, pourraient nécessiter des changements importants dans leur fonctionnement afin de passer à travailler quatre jours par semaine.

Cette façon de travailler peut être très bénéfique, mais elle n'est pas universellement appropriée.

Quelques statistiques sur la semaine de travail de 4 jours

Selon la Society for Human Resource Management, 15 % des organisations offrent désormais des semaines de travail de quatre jours à certains de leurs employés. Il s'agit d'une augmentation par rapport aux 13 % enregistrés en 2017.

USA Today nous indique que 67 % d'emplois en plus sur Ziprecruiter mentionnent des semaines de travail de quatre jours par rapport à l'année dernière.

Une semaine de travail de quatre jours est la préférence de 40% des travailleurs américains selon le Workforce Institute de Kronos.

Au cours d'une journée de travail typique, l'employé de bureau moyen au Royaume-Uni est productif pendant 2 heures et 53 minutes, comme indiqué par Vouchercloud.com. Lorsque nous appliquons l'augmentation de productivité de 20 % liée à de nombreux essais de semaine de travail de quatre jours, ces employeurs pourraient constater une augmentation significative de la productivité.

Même en 2018, 66 % des travailleurs interrogés par Robert Half souhaitaient une semaine de travail comprimée, mais seuls 17 % de leurs employeurs offraient cette option.

D'après une étude de juillet 2020, 75% des travailleurs américains souffraient d'épuisement professionnel.

Sur la base des études actuelles sur la semaine de travail de quatre jours, l'approche pourrait aider à réduire ce nombre malheureusement élevé.

En 2021, le travailleur américain moyen travaillait environ 38,7 heures par semaine selon le site Balancethemoney.com.

Lorsque Perpetual Guardian a introduit une semaine de travail de quatre jours, son personnel a signalé une baisse du niveau de stress – de 45 % avant le changement à 38 % après le changement.

Une semaine de travail de quatre jours aide à attirer les talents. Selon un livre blanc de la Henley Business School, 63 % des employeurs britanniques déclarent que cela est vrai.

La semaine de travail de 4 jours convient-elle à votre entreprise ?

La semaine de travail de quatre jours n'est pas nécessairement adaptée à toutes les entreprises et à toutes les situations.

Pour ceux avec qui cela convient, les avantages d'une semaine de travail de quatre jours sont nombreux. Il y a beaucoup de facteurs à considérer lorsque vous envisagez de faire ce changement.

Votre modèle économique et votre secteur d'activité

Une semaine de travail de quatre jours n'est pas réaliste pour tous les modèles commerciaux et toutes les industries.

Si votre travail repose fortement sur l'interaction avec les clients, comporte une composante de soins élevés ou compte sur le respect d'un quota parfaitement calculé par rapport au modèle traditionnel de cinq jours, une semaine de travail comprimée n'est peut-être pas pour vous.

Si votre travail est plus lié à la technologie qu'aux humains, si la plupart des tâches à fort impact sont effectuées sur un ordinateur et si les résultats sont plus importants que les heures travaillées, le passage à une semaine de travail de quatre jours pourrait très bien fonctionner.

Serait-ce rentable ?

Comme toute décision commerciale majeure, la rentabilité doit être prise en compte.

Assurez-vous de consulter les bons départements et les bons membres de la direction pour obtenir une image complète des implications que le passage à une semaine de travail de quatre jours pourrait avoir.

Utilisez les conversations initiales sur le sujet pour vous aider à déterminer quels domaines peuvent nécessiter une réflexion créative pour rendre la rentabilité possible.

Dans les lieux de travail où le temps est directement échangé contre de l'argent, la rentabilité peut poser un défi important si l'on considère le passage à quatre jours de travail par semaine.

Une taille ne convient pas à tous

Il n'y a pas d'approche universellement efficace de la flexibilité et des autres avantages créés par la semaine de travail de quatre jours, alors faites attention de ne pas vous enfermer dans cette approche unique.

Il existe de nombreuses façons d'intégrer la flexibilité et un meilleur équilibre travail-vie personnelle pour vos employés sans créer d'impacts négatifs pour vos clients ou vos résultats.

Déterminez quel est le résultat final souhaité et travaillez vers une solution qui vous y mènera - ce n'est peut-être pas aussi simple que de couper un jour par semaine.

Demandez à vos parties prenantes

Amenez un éventail d'intervenants dans la conversation!

Entendre des personnes impliquées dans le travail, que ce soit en interne ou en externe, vous aidera à commencer à connaître une grande variété de perspectives et d'implications.

Des défis auxquels vous n'auriez peut-être jamais pensé, ainsi que des avantages auxquels vous n'auriez peut-être pas pensé, pourraient être mis en lumière en engageant un large groupe de parties prenantes.

Demandez à votre équipe

Amenez votre équipe dans la conversation le plus tôt possible. Une activité qui vise en partie à remonter le moral et à créer une nouvelle et meilleure normalité pour vos employés doit certainement inclure leur point de vue.

Qu'elles soient positives ou négatives, les implications du passage à une semaine de travail de quatre jours seront largement ressenties par ce groupe et si vous n'obtenez pas leur adhésion dès le départ, les accrocs et les difficultés pourraient être plus difficiles que nécessaire à gérer.

Et bien sûr, si personne ne veut réellement une semaine de quatre jours, mais préfère une approche différente de la flexibilité et de l'équilibre, c'est une bonne chose à savoir avant de s'aventurer trop loin dans cette voie !

Comment mettre en place la semaine de travail de 4 jours ?

Décider si oui ou non la semaine de travail de quatre jours est une option viable pour votre lieu de travail est une étape importante, mais c'est loin d'être la dernière !

Il y a beaucoup de considérations à prendre en compte lors de la mise en œuvre de la semaine de travail de quatre jours. Deux des principaux sont axés sur les résultats au fil des heures et sur la maximisation du temps.

Passez à la « pensée axée sur les résultats »

Cela peut être l'un des plus grands défis pour les entreprises qui passent à travailler quatre jours par semaine.

Il est beaucoup plus courant d'assimiler la productivité aux heures travaillées qu'aux résultats et c'est un changement d'état d'esprit nécessaire pour toute entreprise qui cherche à devenir une entreprise de quatre jours par semaine.

Comprendre vos résultats

La mise en œuvre d'une semaine de travail de quatre jours nécessite avant tout une clarté des attentes.

L'ambiguïté laisse place à une mauvaise interprétation et à des résultats non atteints et doit être stratégiquement éliminée.

Fixer des délais, attribuer des tâches et des responsabilités à la bonne personne et définir clairement à quoi le produit / résultat final devrait ressembler ou accomplir ne sont pas négociables pour passer à une semaine de travail de quatre jours.

L'utilisation de visuels dans votre communication peut vous aider à vous assurer que les résultats sont clairement fournis à toutes les parties concernées. Une vidéo ou une maquette rapide peut grandement contribuer à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

Arrêtez la microgestion

La microgestion nuit littéralement à toutes les bonnes qualités associées à la semaine de travail de quatre jours.

Elle favorise l'épuisement professionnel, l'anxiété et une faible satisfaction au travail et est presque toujours une perte de temps. Le seul résultat vers lequel il travaille est le contrôle.

Pour vous assurer que vous disposez de suffisamment d'informations sur la progression du travail, vous pouvez incorporer des rapports d'avancement dans les flux de travail ou en tant que point permanent de l'ordre du jour des réunions régulières.

Assurez-vous d'avoir embauché les bonnes compétences

Avoir les bonnes compétences pour occuper les bons rôles et bien se former est encore plus important lorsque nous envisageons une semaine de travail de quatre jours.

Si votre équipe n'est pas dotée des compétences nécessaires pour atteindre les résultats que vous avez établis, la transition ne se fera pas bien.

Il peut être utile d'évaluer les besoins de perfectionnement et de formation à intervalles réguliers afin de ne pas vous retrouver dans des situations où les bonnes compétences ne sont pas disponibles.

Promouvoir une communication ouverte

Bien que la culture autour de la semaine de travail de quatre jours accorde une grande valeur à l'autonomie, il est toujours très important pour vous d'être disponible pour vos collègues et vos subordonnés directs.

Une communication empathique de votre part se traduira par une communication ouverte de leur part lorsqu'ils rencontrent un problème ou ont des difficultés à s'adapter à cette nouvelle façon de travailler.

Il est probable que cette communication ouverte devra commencer par le leader pour être pleinement réalisée et participer à l'ensemble de l'entreprise.

Maximiser le temps de chacun

Il va de soi que maximiser le temps de chacun est un élément clé pour réussir la transition vers un jour de moins « au bureau » chaque semaine. Cela peut être plus facile à dire qu'à faire, alors voici quelques idées pour bien démarrer.

Coupez les réunions inutiles

Le mème "cette réunion aurait pu être un e-mail" n'est pas sorti de nulle part.

Le temps perdu dans des réunions inutiles, mal gérées ou non conçues dans un but précis ne manque pas.

Tout temps de réunion utilisé, en particulier lorsque vous travaillez dans le cadre d'une semaine de travail de quatre jours, doit avoir un objectif précis et être strictement limité à l'accomplissement de cet objectif. Tous les problèmes qui peuvent être traités d'une autre manière devraient l'être.

Si vous planifiez une réunion pour partager une mise à jour de statut, présenter des données ou tout autre partage d'informations à sens unique, enregistrez plutôt une vidéo dans un outil comme Snagit.

Préparez, préparez, préparez

Dans le cas où vous auriez jugé une rencontre nécessaire, assurez-vous d'être aussi préparé que possible pour animer la rencontre, bien sûr, mais allons aussi un peu plus loin. Donnez à votre équipe tout ce dont elle aura besoin pour se préparer également.

À quoi cela pourrait-il ressembler ? Fournir un objectif et un ordre du jour déclarés au moment de la réservation, fournir à l'avance tous les documents préparatoires et indiquer qu'ils doivent être examinés avant la réunion, et s'assurer que les seules personnes présentes sont celles qui doivent être présentes.

Nommer un animateur

Lorsque vous essayez de maximiser les résultats obtenus au cours d'une semaine de travail de quatre jours, il est recommandé d'affecter un animateur aux réunions.

Leur fonction est de guider la réunion, en gardant tout sur la bonne voie. Ils doivent être équipés pour mettre fin aux conversations circulaires ou aux discussions sur les « parkings » et faire en sorte que les activités se déroulent à l'heure.

Timeboxez vos activités

Le time boxing de votre réunion est une stratégie qui aide votre groupe à continuer d'avancer et l'aide également à passer directement au mode solution.

Vous pouvez le faire en attribuant une durée à chaque élément de votre ordre du jour et en faisant en sorte que ce temps soit aussi court que possible - juste assez ou même un peu moins que ce que vous pensez être raisonnable.

Cela aide à insuffler une sensation d'intensité qui peut aider le cerveau à passer à la vitesse supérieure dès le départ. C'est un excellent moyen de vous assurer que votre réunion atteint son résultat cible dans le délai imparti.

Évitez la pensée de groupe

La pensée de groupe est ce qui se passe dans une session de brainstorming ouverte - tous les participants, du moins les extravertis, travaillent simultanément à la recherche d'une solution. Cela peut laisser de côté certains membres moins confiants de l'équipe ainsi que vos collègues introvertis.

Au lieu de cela, essayez de mettre en place un temps de solution silencieux où les participants ont un laps de temps défini pour écrire leurs idées pour gérer le problème en cours, puis ils sont tous collectés.

Cela réduit le temps passé à discuter et à contourner les problèmes et garantit que vous obtenez réellement les commentaires de tous les membres de l'équipe, ce qui améliore les chances que la bonne solution soit trouvée et qu'aucune autre réunion ne soit nécessaire sur le sujet.

Terminez chaque réunion par une décision

Votre ordre du jour doit toujours inclure une section de temps à la fin de la réunion qui sera utilisée pour confirmer les résultats de la réunion et passer en revue les prochaines étapes et les points d'action.

Cela aidera à s'assurer que tout le monde part en sachant exactement de quoi il est responsable et comment le problème est résolu.

De cette façon, tout le monde peut quitter la réunion en sachant exactement ce qui doit se passer ensuite, sans perdre de temps à revenir ou à poser des questions inutiles.

Créer et partager des comptes rendus de réunion

Dans une entreprise de quatre jours par semaine, les procès-verbaux de réunion sont encore plus importants que dans la structure de travail traditionnelle car ils fournissent un enregistrement tangible des décisions et des résultats de la réunion.

Ils permettent aux participants de revoir les points d'action et les prochaines étapes sans prendre le temps nécessaire pour une communication aller-retour avec des collègues pour trouver la réponse.

C'est un autre endroit où Snagit peut être d'une grande utilité - les procès-verbaux de réunion ne doivent pas nécessairement être de simples documents texte. Vous pouvez facilement incorporer des captures d'écran à partir de votre plate-forme de présentation, faire des annotations pour mettre en évidence certains points, ajouter du texte et créer des liens vers d'autres ressources - obtenez un essai gratuit ici !