Executive Insights: 회의여야 했습니까?

이 문서에서:

• 기업이 원격 및 하이브리드 작업으로의 전환에 적응하고 번창하는 방법
• 건강한 직장 문화를 만드는 방법
• TechSmith와 같은 회사가 비동기 워크플로를 실험하는 이유

퓨 리서치 센터(Pew Research Center)의 2022년 연구에 따르면 COVID-19 팬데믹 초기 단계부터 원격으로 할 수 있는 직업을 가진 미국 근로자 10명 중 6명이 오늘날에도 재택근무를 계속하고 있습니다. 델라웨어주 윌밍턴에 본사를 둔 법률 준수 컨설팅 회사인 CSC는 팬데믹이 시작된 이후 사무실 복귀를 거부하는 많은 회사 중 하나입니다.

CSC의 엔터프라이즈 기술 담당 수석 사용자 경험 엔지니어인 Mark Tarone이 정기적으로 예정된 상태 업데이트 중에 빈 화면으로 가득 찬 화면을 발견한 것은 원격 근무 피벗이 된 지 얼마 되지 않았습니다.

Tarone은 "이번 회의에서 논의도, 토론도, 결정도 내려야 할 일이 없었습니다."라고 말했습니다. "우리는 거기에 30분 동안 앉아 있었고 사람들이 멍하니 있는 것을 볼 수 있었습니다."

해결책? 프로젝트 관리자를 초대하여 팀 구성원이 실시간 업데이트 전에 볼 수 있는 비디오와 스크린샷을 만들고 10분 이내에 자신의 시간에 볼 수 있습니다. 이로 인해 일부 전체 팀 원격 회의가 제거되고 보다 비동기적인 작업 일정으로 전환되기 시작했습니다.

Tarone은 "사람들은 기뻐했습니다. 큰 승리였습니다."라고 말했습니다. 4월에 발표된 Accenture의 Future of Work 연구에서 조사한 9,000명 이상의 전 세계 근로자 중 무려 83%가 적어도 일부 시간 동안 원격으로 일하는 기능을 선호한다고 말했습니다.

Tarone과 원격 근무 커뮤니케이션에 대한 통찰력을 가진 다른 임원들은 직장 커뮤니케이션의 진화하는 역학에 대한 사려 깊은 토론을 위해 2022년 6월 가상으로 소집되었습니다. 대화는 Crain's Detroit Business의 마케팅 스토리텔링 부서인 Crain's Content Studio가 미시간에 기반을 둔 화면 캡처 및 화면 녹화 소프트웨어 분야의 글로벌 리더인 TechSmith와 협력하여 진행했습니다.

가상 대화 중에 경영진은 생산적인 하이브리드 작업 모델을 위해서는 회사의 전반적인 커뮤니케이션 전략을 의도적으로 변경해야 한다는 데 동의했습니다.

TechSmith는 "우리는 계속해서 '핵심 근무 시간'에 훨씬 덜 집중하고 개별적으로 유연하고 직원과 팀이 최선을 다할 수 있는 환경을 조성하는 '언제 어디서나' 사고방식을 더 많이 보게 될 것입니다."라고 말했습니다. CEO 웬디 해밀턴.

원탁 참가자

디지털 도구 상자 구축

Netflix의 개발자 교육 책임자인 Matthew Dyer는 회사에 입사한 지 불과 1년여 만에 원격으로 근무했습니다.

그는 팀의 커뮤니케이션 모범 사례를 동기식 및 비동기식 도구의 혼합으로 지원하는 것으로 특징지었습니다.

“넷플릭스에서 힘든 일은 대부분 구글 문서의 댓글 섹션에서 일어납니다.”라고 그는 말했습니다. "종종 내가 가장 먼저 하는 일은 모든 실제 대화가 일어난 곳이라는 것을 알고 있기 때문에 댓글을 찾아보는 것입니다."

Google 문서 사용과 같은 비동기식 워크플로를 통해 직원들은 편리할 때 연결할 수 있습니다. 또는 동기식 플랫폼에서는 팀 구성원이 특정 시간에 로그인하고 참여해야 합니다.

디지털 서비스 제공업체의 학습 경험 수석 이사인 Elizabeth Pierce는 "회사 규모, 회사가 하는 일, 문화에 따라 보유할 수 있는 다양한 커뮤니케이션 기술 스택이 있습니다. TaskUs. "200명의 회사가 있다면 당신에게 효과가 있는 것이 200만 직원의 회사에는 효과가 없을 것입니다."

Workforce Communication의 공동 설립자이자 전략적 파트너인 Jesse Lahey는 비동기식 전화 통화를 허용하는 음성 메시징 앱 Voxer를 자주 사용합니다.

Lahey는 "우리 대부분은 전화기의 무게가 100파운드인 것처럼 느낍니다."라고 말했습니다. “수거하거나 누군가에게 전화를 걸면 30분 동안 대화에 갇힐 수 있습니다. 하지만 버튼을 누르기 위해 음성 메시지를 남기고 적절한 시간에 응답을 받으면 많은 대화 속도가 빨라집니다.”

Mutual Trust Life Insurance Company의 새로운 비즈니스 및 금융 서비스 운영 책임자인 Francine Dubicki는 자신의 팀이 클라우드 기반 콘텐츠 관리 및 파일 공유 도구인 Box를 사용하여 다른 시간대에 있습니다. Dubicki는 상세한 스크린샷이 포함된 사용자 문서를 만들고 말풍선과 재미있는 그래픽이 포함된 영감을 주는 이메일을 만들기 위해 정기적으로 Snagit에 의존한다고 말합니다.

Dubicki는 "우리는 필요에 따라 이러한 비동기식 도구를 활용하는 데 열성적인 팬이며 새로운 소프트웨어든 이미 보유하고 있는 소프트웨어에 대해 더 많은 정보를 얻든 이러한 협업 기회를 계속 찾고 있습니다."라고 말했습니다.

기술 도구 상자 팁

• Google Docs: 협업 단어 기반 문서
• Box: 클라우드 기반 콘텐츠 관리 및 파일 공유
• Snagit : 화면 캡처 및 녹화 도구; 이미지, GIFS 및 비디오를 통해 시각적 커뮤니케이션 생성
• Voxer: 음성 메시징, PTT 통신
• Camtasia: 동영상을 만들고 편집하고 공유하기 위한 올인원 동영상 편집 및 화면 녹화

회의 재고

Reclaim.ai의 2021년 연구에 따르면 평균 전문가는 주당 근무 시간의 절반 이상인 21.5시간을 회의에 사용합니다. 코로나19 이전, 전문가들은 매주 약 14.2시간 회의를 했습니다. 대유행이 시작된 이후 일대일 체크인만 500% 증가했습니다.

Harvard Business Review의 "Hybrid Workplaces" 인사이트 보고서에 따르면 가상 회의 급증의 기저에 깔린 한 가지 요인은 "작업이 진행되고 있음을 느끼기 위해 사람들을 모니터링하고 볼 필요성"입니다. 저자는 궁극적으로 이러한 "필요"를 구식 9시에서 5시, 작업이 동시에 수행되는 사무실 내 사고와 각 직원의 일정에 따라 작업이 이루어지는 점점 더 원격 인력 사이의 충돌에 기인한다고 생각합니다.

얼마나 많은 회의가 이메일, 비디오 메시지 또는 공동으로 공유된 문서였을까요?

“우리는 사람들이 '이게 꼭 회의여야 합니까?'라고 자문하게 하려고 노력하고 있습니다. 회의 초대장을 보내기 전에”라고 Cleveland에 본사를 둔 보험 회사 Oswald Companies의 전무 이사 겸 수석 부사장인 Catherine Kosin이 말했습니다. "우리가 그 아이디어를 강화하기를 바라는 한 가지 방법은 사용자가 일정 요청을 보낼 때 예상되는 회의 결과와 함께 의제를 포함하도록 요구하는 Outlook의 자동 기본값입니다."

또한 Kosin과 그녀의 팀은 주로 내부 회의를 위해 전사적으로 "금요일 회의 금지" 정책을 시행했습니다.

TechSmith는 팀원들에게 7월 한 달 동안 비동기 작업을 우선순위로 지정하도록 요청하여 회의 양을 줄이기 위한 조치를 취했습니다. 해밀턴은 회사가 과거 며칠 또는 몇 주 동안 "회의 없음"을 테스트했지만 많은 직원이 약속을 다음 날로 앞당겼다고 말했습니다.

"우리는 '비동기 우선'에 초점을 맞추는 것이 우리와 팀원들이 회의가 필요할 때 더 잘 평가하는 데 도움이 되는지 확인하려고 노력하고 있습니다."라고 그녀는 말했습니다.

Walker-Miller Energy Services의 최고 인력 및 문화 책임자인 Kimika Garrett은 필요하지 않은 회의를 자주 취소한다고 말했습니다.

Garrett은 “2월에 Walker-Miller에 합류했을 때 매주 금요일에 자리를 비웠습니다. 그러나 일부 금요일 회의는 경우에 따라 그녀의 일정에 포함된다고 그녀는 덧붙였습니다.

Netflix는 2021년에 반복되는 회의를 취소하는 것을 의미하는 "느린 8월"을 시작하여 모든 직원에게 늦은 여름 휴가를 제공하려고 시도했습니다. Dyer에 따르면 그 영향은 고르지 않았습니다.

Dyer는 "개발자와 같은 다른 사람들이 머리를 숙이고 있었기 때문에 도구 지원을 담당하는 기업 엔지니어링 직원들이 할 일이 더 많았습니다."라고 설명했습니다. "이것은 회사 차원에서 반드시 명령할 수 있는 것이 아닐 수도 있습니다."

소통하다 소통하다 소통하다

명확한 의사 소통은 만족스러운 직장 문화를 구축하는 기반이지만 이러한 전문가들은 동기식 및 비동기식 도구를 모두 사용하는 것이 다양한 의사 소통 선호도를 수용하는 데 중요하다고 생각합니다.

Kosin은 “오늘날 6세대의 인력이 있으며 각 세대는 서로 다른 방식으로 데이터를 받습니다. "우리는 모든 것을 비디오로 만들 수 없으며 모든 것을 이메일로 만들 수 없습니다."

예를 들어 Oswald 회사의 리더가 직원들과 소통하기 위해 시청 웹캐스트를 계획하는 경우 뉴스레터로 후속 조치를 취할 수 있다고 Kosin은 설명했습니다. .”

Pierce는 정보를 세 번, 그리고 매번 다른 방식으로 전달해야 한다고 믿습니다. 예를 들어 전체 팀 회의에 이어 요약 이메일과 짧은 비디오가 이어질 수 있습니다.

Lahey는 "우리는 노동력에 다양한 세대가 있고 학습 스타일도 다릅니다."라고 말했습니다. “어떤 사람들은 독자입니다. 어떤 사람들은 시각적인 것을 필요로 하고 어떤 사람들은 청각 학습자입니다.”

Garrett은 또한 팀 전체, 특히 외부에서 일하는 사람들의 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 되는 비동기식 도구의 힘을 강조했습니다.

"저에게는 점심 시간에 참석할 수 없거나 컴퓨터 앞에 있을 수 없는 현장 직원이 있으므로 효과적인 방식으로 커뮤니케이션을 조정, 제작 및 전달하고 있는지 확인해야 합니다." Garrett 말했다.

Pierce는 다양한 커뮤니케이션 기술과 도구를 실험하는 것이 직장 커뮤니케이션 전략을 구축하는 데 중요한 부분이라고 덧붙였습니다. 그녀는 높은 감소율이나 거의 참석하지 않는 회사 행사(가상이든 아니든)는 종종 의사소통 단절의 징후라고 말했습니다.

진행중인 작업

사람들은 이제 집에서 일하는 데 익숙해졌고 5일 간의 통근과 싸우지 않습니다. 원격 및 하이브리드 작업 기회가 전 세계적으로 확대되고 있는 오늘날의 인재 전쟁에서 유연성 향상은 경쟁 우위입니다.

Walker-Miller에서 Garrett은 Walker-Miller의 기본 사이트 위치 외부의 특정 위치에 대한 팀 검색을 확장하고 있습니다. 그녀는 또한 성별과 인종의 다양성을 넘어 퇴역 군인과 퇴직자를 포함하는 더 넓은 인재 풀 검색에 초점을 맞추고 있다고 말했습니다.

HR 관점에서 Garrett은 고용 관행에 대한 기존 아이디어를 전환하고 인재를 찾는 데 창의력을 발휘하는 데 중점을 둡니다.

Dubicki는 "우리는 이미 대면하지 않고 또는 동시에 사용할 수 없는 상태에서 의사 소통하고 협업할 수 있는 능력이 인재 채용 및 유지와 솔직히 말해서 생산성에 얼마나 큰 영향을 미치는지 확인하고 있습니다."라고 설명했습니다. "작업 관행은 진화하고 있으며 팀을 계속 구축하려면 생각도 진화해야 합니다."