Yönetici İçgörüleri: Bunun Bir Toplantı Olması Gerekiyor muydu?

Bu makalede:

• Şirketler uzaktan ve hibrit çalışmaya geçişle nasıl uyum sağlıyor ve gelişiyor?
• Daha sağlıklı bir iş yeri kültürü nasıl oluşturulur?
• TechSmith gibi şirketler neden eşzamansız iş akışlarını deniyor?

Pew Araştırma Merkezi tarafından 2022'de yapılan bir araştırmaya göre, COVID-19 salgınının ilk aşamalarından bu yana, uzaktan yapılabilecek işleri olan her 10 ABD çalışanından altısı bugün evden çalışmaya devam ediyor. Wilmington, Delaware merkezli bir yasal uyumluluk danışmanlık firması olan CSC, pandeminin başlangıcından bu yana ofise dönüşü tercih etmeyen birçok şirketten biri.

CSC'de kurumsal teknoloji için kıdemli bir kullanıcı deneyimi mühendisi olan Mark Tarone, düzenli olarak planlanmış bir durum güncellemesi sırasında boş bakışlarla dolu bir ekran fark ettiğinde, uzaktan çalışma ekseninde uzun bir süre geçmedi.

Tarone, "Bu toplantı sırasında alınması gereken hiçbir tartışma, tartışma, karar yoktu" dedi. "Orada 30 dakika otururduk ve insanların bölgelere ayrıldığını görebilirdiniz."

Çözüm? Proje yöneticisini, ekip üyelerinin canlı güncellemelerden önce ve kendi zamanlarına göre 10 dakika veya daha kısa sürede görüntüleyebilecekleri videolar ve ekran görüntüleri oluşturmaya davet etme. Bu, bazı tüm ekip uzaktan toplantılarını ortadan kaldırdı ve daha eşzamansız bir çalışma programına geçişi başlattı.

Tarone, "İnsanlar çok mutlu - bu büyük bir zafer oldu" dedi. Accenture'ın Nisan ayında yayınlanan Geleceğin İşi araştırması için ankete katılan 9.000'den fazla küresel çalışanın şaşırtıcı bir şekilde %83'ü, zamanın en azından bir bölümünde uzaktan çalışmayı tercih ettiklerini söyledi.

Tarone ve uzaktan çalışma iletişimine ilişkin öngörüleri olan diğer yöneticiler, iş yeri iletişiminin gelişen dinamikleri hakkında ayrıntılı bir tartışma için Haziran 2022'de sanal olarak bir araya geldi. Sohbete Crain's Detroit Business'ın pazarlama hikaye anlatımı bölümü olan Crain's Content Studio, ekran yakalama ve ekran kayıt yazılımlarında dünya lideri olan Michigan merkezli TechSmith ile ortaklaşa ev sahipliği yaptı.

Sanal görüşme sırasında yöneticiler, verimli hibrit çalışma modellerinin bir şirketin genel iletişim stratejisinde kasıtlı bir değişiklik gerektirdiği konusunda anlaştılar.

TechSmith, "'Temel çalışma saatlerine' çok daha az odaklanmaya ve bireysel olarak esnek olan ve çalışanların ve ekiplerin ellerinden gelenin en iyisini yapma konusunda kendilerini güçlü hissettikleri bir ortam yaratan 'her zaman, her yerde' zihniyetine daha fazla odaklanmaya devam edeceğiz" dedi. CEO Wendy Hamilton.

yuvarlak masa katılımcıları

Dijital bir araç kutusu oluşturma

Netflix'in geliştirici eğitimi başkanı Matthew Dyer, bir yılı aşkın bir süre önce şirkette çalışmaya başladığından beri uzaktan çalışıyor.

Ekibinin en iyi iletişim uygulamalarının, eşzamanlı ve eşzamansız araçların bir karışımı tarafından desteklenmesi olarak nitelendirdi.

"Netflix'teki ağır yüklerin çoğu, bir Google Dokümanının yorumlar bölümünde oluyor" dedi. "Çoğu zaman yaptığım ilk şey yorumlara göz atmak olur çünkü gerçek diyaloğun tamamının burada gerçekleştiğini biliyorum."

Google Dokümanlar'ın kullanımı gibi eşzamansız iş akışları, çalışanların kendileri için uygun olduğunda bağlantı kurmasına olanak tanır. Alternatif olarak, senkronize platformlar, ekip üyelerinin belirli bir zamanda oturum açmasını ve katılmasını gerektirir.

Dijital hizmetler sağlayıcısı öğrenme deneyimi kıdemli direktörü Elizabeth Pierce, "Şirketinizin büyüklüğüne, şirketinizin ne yaptığına, kültürünüze - hatta çalışanlarınızın bulunduğu yere göre sahip olabileceğiniz farklı iletişim teknolojisi yığınları var" dedi. TaskUs. “200 kişilik bir şirketiniz varsa, size uygun olan, 2 milyon çalışanlı bir şirkete uymayacaktır.”

Workforce Communication'ın kurucu ortağı ve stratejik ortağı Jesse Lahey, eşzamansız telefon görüşmelerine izin veren sesli mesajlaşma uygulaması Voxer'ın sık bir kullanıcısıdır.

Lahey, "Birçoğumuz için telefon 100 pound ağırlığındaymış gibi geliyor" dedi. "Eğer açarsam veya birini ararsam, 30 dakikalık bir konuşmanın içinde kalabilirim. Ancak bir tuşa basmak, sesli mesaj bırakmak ve zamanı geldiğinde yanıt almak sohbetleri hızlandırıyor.”

Mutual Trust Life Insurance Company'nin yeni iş ve finansal hizmet operasyonları direktörü Francine Dubicki, ekibinin, bulut tabanlı bir içerik yönetimi ve dosya paylaşım aracı olan Box'ı, Mutual Trust'ın küresel iş gücünü bağlı ve "aynı sayfada" tutmak için kullandığını söyledi. farklı zaman dilimlerinde olmak. Dubicki, ayrıntılı ekran görüntülerine sahip kullanıcı belgeleri oluşturmak ve çağrı balonları ve eğlenceli grafikler içeren ilham verici e-postalar oluşturmak için de düzenli olarak Snagit'e güvendiğini söylüyor.

Dubicki, "Bu eşzamansız araçları gerektiği gibi kullanmanın büyük hayranlarıyız ve ister yeni yazılımlar olsun, ister halihazırda sahip olduğumuz yazılımlar hakkında daha fazla şey öğrenmek olsun, bu işbirliği fırsatlarını aramaya devam ediyoruz" dedi.

Teknik araç kutusu ipuçları

• Google Dokümanlar: İşbirliğine dayalı kelime tabanlı doküman
• Box: Bulut tabanlı içerik yönetimi ve dosya paylaşımı
• Snagit : Ekran yakalama ve kayıt aracı; resimler, GIF'ler ve videolar aracılığıyla görsel iletişim oluşturur
• Voxer: Sesli mesajlaşma, bas-konuş iletişimi
• Camtasia: Video oluşturmak, düzenlemek ve paylaşmak için hepsi bir arada video düzenleme ve ekran kaydı

Toplantıları yeniden düşünmek

Reclaim.ai tarafından 2021'de yapılan bir araştırma, ortalama bir profesyonelin çalışma haftasının yarısından fazlasını - 21,5 saat - toplantılarda harcadığını buldu. Covid öncesi, profesyoneller haftada yaklaşık 14,2 saat toplantı yaparak geçirdiler. Pandemi başladığından bu yana yalnızca bire bir check-in'ler %500 arttı.

Harvard Business Review'ın "Hibrit İş Yerleri" içgörü raporuna göre, sanal toplantılardaki artışın altında yatan faktörlerden biri, "işin ilerlediğini hissetmek için insanları izleme ve görme ihtiyacı". Yazarlar nihayetinde bu "ihtiyaç"ı, işin eşzamanlı olarak yapıldığı ofis içi eskimiş 9'dan 5'e düşünce tarzı ile işin her çalışanın kendi programına göre gerçekleştiği, giderek artan bir şekilde uzaktan çalışan işgücü arasındaki çatışmaya bağlıyor.

Bu toplantılardan kaç tanesi e-posta, görüntülü mesaj veya ortaklaşa paylaşılan bir belge olabilirdi?

“İnsanların kendilerine 'bunun bir toplantı olması gerekiyor mu?' diye sormalarını sağlamaya çalışıyoruz. Toplantı davetini göndermeden önce," dedi Cleveland merkezli sigorta şirketi Oswald Companies'in genel müdürü ve kıdemli başkan yardımcısı Catherine Kosin. "Bu fikri güçlendirmeyi umduğumuz bir yol, Outlook'ta kullanıcıların bir takvim isteği gönderirken beklenen toplantı sonuçlarını içeren bir ajanda eklemelerini gerektiren otomatik bir varsayılandır."

Kosin ve ekibi ayrıca, şirket içi toplantılar başta olmak üzere, şirket genelinde "Cuma günleri toplantı yapılmaz" politikası uyguladı.

TechSmith, ekip üyelerinden Temmuz ayı için eşzamansız çalışmaya öncelik vermelerini isteyerek toplantı sayısını azaltmak için adımlar attı. Hamilton, şirketin "toplantısız" günler veya haftalar önce test ettiğini, ancak birçok çalışanın randevularını ertesi güne ertelediğini söyledi.

"'Önce uyumsuz' odaklanmanın bunun yerine bize ve ekip üyelerimizin bir toplantıya ihtiyacımız olduğunda daha iyi değerlendirme yapmasına yardımcı olup olmadığını görmeye çalışıyoruz" dedi.

Walker-Miller Energy Services İnsan ve Kültür Başkanı Kimika Garrett, gerekli olmayan toplantıları sık sık iptal ettiğini söyledi.

Garrett, "Şubat ayında Walker-Miller'a katıldığımda her cuma yolu kapattım," dedi. Bununla birlikte, bazı Cuma toplantıları, duruma göre kendi programına giriyor, diye ekledi.

Netflix, 2021'de yinelenen toplantıları iptal etmek anlamına gelen "Ağustos'u yavaşlatarak" tüm çalışanlara yaz sonu tatili vermeye çalıştı. Dyer'a göre etki dengesizdi.

Dyer, "Geliştiriciler gibi diğer insanlar baş aşağı olduğundan, takım desteğini yapan kurumsal mühendislikteki arkadaşlarımızın yapacak daha çok işi vardı," diye açıkladı Dyer. "Bu, şirket düzeyinde mutlaka zorunlu kılabileceğiniz bir şey olmayabilir."

İletişim kurmak, iletişim kurmak, iletişim kurmak

Net iletişim, tatmin edici bir iş yeri kültürü oluşturmanın temeli olsa da, bu uzmanlar, hem eşzamanlı hem de eşzamansız araçların kullanılmasının, değişen iletişim tercihlerine uyum sağlamada kritik öneme sahip olduğuna inanıyor.

Kosin, "Bugün iş gücünde altı kuşağımız var ve her biri verileri farklı bir şekilde alıyor" dedi. "Her şeyi bir video haline getiremeyiz ve her şeyi bir e-posta yapamayız."

Örneğin, Oswald Şirketlerindeki liderler, çalışanlarla iletişim kurmak için bir belediye web yayını planlıyorlarsa, bunu bir haber bülteni ile takip edebilirler, diye açıkladı Kosin, "böylece dinlemekten veya kamera önünde olmaktan hoşlanmayan kişi bu bilgilere daha sonra başvurabilir. ”

Pierce, bilgiyi üç kez ve her seferinde farklı bir şekilde iletmeye inandığını söyledi. Tüm ekip toplantısını, örneğin bir özet e-postası ve ardından kısa bir video izleyebilir.

Lahey, "İş gücünde farklı nesillerimiz var ve ayrıca farklı öğrenme tarzlarımız var" dedi. “Bazı insanlar okuyucudur; bazı insanlar görsel olarak şeylere ihtiyaç duyar ve bazıları işitsel öğrenicilerdir.

Garrett ayrıca tüm ekibi için, özellikle de tesis dışında çalışanlar için iletişimi iyileştirmeye yardımcı olan eşzamansız araçların gücünün altını çizdi.

Garrett, "Öğle yemeğine katılamayan veya bilgisayar başında olamayan saha personelim var, bu nedenle iletişimi etkili bir şekilde uyarladığımdan, hazırladığımdan ve ilettiğimden emin olmam gerekiyor." dedim.

Pierce, farklı iletişim teknikleri ve araçlarıyla denemeler yapmanın bir işyeri iletişim stratejisi oluşturmanın çok önemli bir parçası olduğunu da sözlerine ekledi. Yüksek yıpranma oranları veya seyrek katılımlı şirket etkinlikleri - sanal veya başka türlü - genellikle bir iletişim arızasının belirtileridir, dedi.

devam eden çalışma

İnsanlar artık evden çalışmaya ve beş günlük işe gidip gelmeyle mücadele etmemeye alıştı. Artan esneklik, küresel olarak genişleyen uzaktan ve hibrit çalışma fırsatlarıyla günümüzün yetenek savaşında bir rekabet avantajıdır.

Walker-Miller'da Garrett, ekibinin aramasını Walker-Miller'ın birincil site konumlarının dışındaki belirli pozisyonları da kapsayacak şekilde genişletiyor. Ayrıca, cinsiyet ve ırk çeşitliliğinin ötesine geçen ve gazileri ve emeklileri de içeren daha geniş bir yetenek havuzu araştırmasına odaklandığını söyledi.

İK perspektifinden bakıldığında Garrett, işe alım uygulamalarına ilişkin mevcut fikirleri değiştirmeye ve yetenek bulma konusunda yaratıcı olmaya odaklanıyor.

Dubicki, "Yüz yüze olmadan - veya hatta aynı anda müsait olmadan - iletişim kurma ve işbirliği yapma yeteneğinin, yetenek alımı ve elde tutma ve açıkçası üretkenlik üzerinde ne kadar büyük bir etkisi olduğunu şimdiden görüyoruz," dedi. "Çalışma uygulamaları gelişiyor ve ekiplerimizi oluşturmaya devam etmek istiyorsak, düşüncelerimiz de değişmeli."