Executive Insights: Musste das ein Meeting sein?

In diesem Artikel:

• Wie sich Unternehmen mit der Umstellung auf Remote- und Hybridarbeit anpassen und erfolgreich sind
• Wie Sie eine gesündere Arbeitsplatzkultur schaffen
• Warum Unternehmen wie TechSmith mit asynchronen Workflows experimentieren

Laut einer Studie des Pew Research Center aus dem Jahr 2022 arbeiten seit Beginn der COVID-19-Pandemie sechs von zehn US-Arbeitnehmern mit Jobs, die aus der Ferne erledigt werden können, heute weiterhin von zu Hause aus. CSC, ein Beratungsunternehmen für Rechtskonformität mit Sitz in Wilmington, Delaware, ist eines von vielen Unternehmen, die sich seit Beginn der Pandemie gegen eine Rückkehr ins Büro entschieden haben.

Es dauerte nicht lange, bis Mark Tarone, Senior User Experience Engineer für Unternehmenstechnologie bei CSC, während einer regelmäßig geplanten Statusaktualisierung einen Bildschirm voller leerer Blicke bemerkte.

„Es gab keine Diskussion, keine Debatte, keine Entscheidung, die während dieses Treffens getroffen werden musste“, sagte Tarone. „Wir würden 30 Minuten dort sitzen und man konnte sehen, wie die Leute aus der Zone gingen.“

Die Lösung? Laden Sie den Projektmanager ein, Videos und Screenshots zu erstellen, die Teammitglieder vor den Live-Updates ansehen können – und in ihrer Freizeit in 10 Minuten oder weniger. Dadurch wurden einige Remote-Meetings für alle Teams eliminiert und die Umstellung auf einen asynchroneren Arbeitsplan eingeleitet.

„Die Leute sind begeistert – es war ein großer Sieg“, sagte Tarone. Erstaunliche 83 % der mehr als 9.000 Arbeitnehmer weltweit, die für die im April veröffentlichte Studie Future of Work von Accenture befragt wurden, gaben an, dass sie die Möglichkeit bevorzugen, zumindest zeitweise aus der Ferne zu arbeiten.

Tarone und andere Führungskräfte mit Einblicken in die Fernarbeitskommunikation trafen sich im Juni 2022 virtuell zu einer nachdenklichen Diskussion über die sich entwickelnde Dynamik der Kommunikation am Arbeitsplatz. Das Gespräch wurde von Crain's Content Studio, der Marketing-Storytelling-Abteilung von Crain's Detroit Business, in Partnerschaft mit TechSmith aus Michigan, einem weltweit führenden Anbieter von Bildschirmaufnahme- und Bildschirmaufzeichnungssoftware, veranstaltet.

Während des virtuellen Gesprächs waren sich die Führungskräfte einig, dass produktive hybride Arbeitsmodelle eine bewusste Änderung der gesamten Kommunikationsstrategie eines Unternehmens erfordern.

„Wir werden weiterhin viel weniger Fokus auf ‚Kernarbeitszeiten‘ und mehr auf diese ‚jederzeit, überall‘-Mentalität sehen, die individuell flexibel ist und eine Umgebung schafft, in der sich Mitarbeiter und Teams befähigt fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten“, sagte TechSmith CEO Wendy Hamilton.

Teilnehmer am Runden Tisch

Aufbau einer digitalen Toolbox

Matthew Dyer, Leiter der Entwicklerausbildung bei Netflix, arbeitet remote, seit er vor etwas mehr als einem Jahr bei dem Unternehmen anfing.

Er charakterisierte die Best Practices für die Kommunikation seines Teams als unterstützt durch eine Mischung aus synchronen und asynchronen Tools.

„Die meiste Arbeit bei Netflix findet im Kommentarbereich eines Google-Dokuments statt“, sagte er. „Oft schaue ich mir als Erstes die Kommentare an, weil ich weiß, dass dort der eigentliche Dialog stattgefunden hat.“

Asynchrone Workflows, wie die Verwendung von Google Docs, ermöglichen es Mitarbeitern, sich zu verbinden, wenn es für sie bequem ist. Alternativ erfordern synchrone Plattformen, dass sich Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt anmelden und teilnehmen.

„Es gibt verschiedene Kommunikations-Tech-Stacks, die Sie basierend auf der Größe Ihres Unternehmens, der Tätigkeit Ihres Unternehmens und Ihrer Kultur haben können – sogar wo sich Ihre Mitarbeiter befinden“, sagte Elizabeth Pierce, Senior Director of Learning Experience bei einem Anbieter digitaler Dienste TaskUs. „Wenn Sie ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern haben, funktioniert das, was für Sie funktioniert, nicht für ein Unternehmen mit 2 Millionen Mitarbeitern.“

Jesse Lahey, Mitbegründer und strategischer Partner bei Workforce Communication, nutzt häufig die Sprachnachrichten-App Voxer, die asynchrone Telefonate ermöglicht.

„Für viele von uns fühlt es sich an, als würde das Telefon 100 Pfund wiegen“, sagte Lahey. „Wenn ich abnehme oder jemanden anrufe, bleibe ich vielleicht in einem 30-minütigen Gespräch stecken. Aber in der Lage zu sein, eine Taste zu drücken, eine Sprachnachricht zu hinterlassen und dann eine Antwort zu erhalten, wenn es für sie eine gute Zeit ist, beschleunigt viele Gespräche.“

Francine Dubicki, Director of New Business and Financial Service Operations bei der Mutual Trust Life Insurance Company, sagte, ihr Team verwende Box, ein Cloud-basiertes Content-Management- und File-Sharing-Tool, um die globale Belegschaft von Mutual Trust in Verbindung zu halten und trotzdem „auf der gleichen Seite“ zu bleiben in verschiedenen Zeitzonen sein. Dubicki sagt, dass sie sich auch regelmäßig auf Snagit verlässt, um Benutzerdokumente mit detaillierten Screenshots zu erstellen und inspirierende E-Mails mit Sprechblasen und lustigen Grafiken zu erstellen.

„Wir sind große Fans davon, diese asynchronen Tools nach Bedarf zu nutzen, und wir suchen weiterhin nach Möglichkeiten für die Zusammenarbeit, ob es sich um neue Software handelt oder um mehr über die Software zu erfahren, die wir bereits haben“, sagte Dubicki.

Tech-Toolbox-Tipps

• Google Docs: Kollaboratives, wortbasiertes Dokument
• Box: Cloudbasiertes Content Management und Filesharing
• Snagit : Bildschirmaufnahme- und Aufnahmetool; schafft visuelle Kommunikation durch Bilder, GIFS und Videos
• Voxer: Sprachnachrichten, Push-to-Talk-Kommunikation
• Camtasia: All-in-One-Videobearbeitung und Bildschirmaufzeichnung zum Erstellen, Bearbeiten und Teilen von Videos

Meetings neu denken

Eine Studie von Reclaim.ai aus dem Jahr 2021 ergab, dass der durchschnittliche Berufstätige mehr als die Hälfte seiner Arbeitswoche – 21,5 Stunden – in Meetings verbringt. Vor Covid verbrachten Fachleute etwa 14,2 Stunden wöchentlich mit Meetings. Allein die Eins-zu-eins-Check-ins haben seit Beginn der Pandemie um 500 % zugenommen.

Ein Faktor, der dem Anstieg virtueller Besprechungen zugrunde liegt, ist „die Notwendigkeit, Menschen zu überwachen und zu sehen, um das Gefühl zu haben, dass die Arbeit voranschreitet“, so der Erkenntnisbericht „Hybrid Workplaces“ von Harvard Business Review. Die Autoren schreiben dieses „Bedürfnis“ letztlich dem Konflikt zwischen antiquiertem 9-to-5-Bürodenken zu, bei dem die Arbeit synchron erledigt wird, und einer zunehmend dezentralen Belegschaft, bei der die Arbeit nach dem eigenen Zeitplan jedes Mitarbeiters erfolgt.

Wie viele dieser Meetings hätten eine E-Mail, eine Videonachricht oder ein gemeinsam geteiltes Dokument sein können?

„Wir versuchen, die Leute dazu zu bringen, sich selbst zu fragen: ‚Muss das ein Treffen sein?' bevor Sie die Einladung zur Besprechung versenden“, sagte Catherine Kosin, Geschäftsführerin und Senior Vice President der in Cleveland ansässigen Versicherungsgesellschaft Oswald Companies. „Eine Möglichkeit, wie wir hoffen, diese Idee zu untermauern, ist eine automatische Standardeinstellung in Outlook, bei der Benutzer beim Senden einer Kalenderanfrage eine Agenda mit erwarteten Besprechungsergebnissen hinzufügen müssen.“

Kosin und ihr Team implementierten außerdem eine unternehmensweite „No-Meeting-Fridays“-Richtlinie, hauptsächlich für interne Meetings.

TechSmith hat Schritte unternommen, um die Anzahl der Besprechungen zu reduzieren, indem Teammitglieder gebeten wurden, asynchrone Arbeit für den Monat Juli zu priorisieren. Hamilton sagte, das Unternehmen habe in der Vergangenheit Tage oder Wochen ohne Besprechungen getestet, aber viele Mitarbeiter hätten ihre Termine auf den nächsten Tag verschoben.

„Wir versuchen herauszufinden, ob dieser ‚async-first'-Fokus uns und unseren Teammitgliedern stattdessen hilft, besser einzuschätzen, wann wir ein Meeting brauchen“, sagte sie.

Kimika Garrett, Chief People and Culture Officer bei Walker-Miller Energy Services, sagte, dass sie oft unnötige Meetings absagt.

„Als ich im Februar zu Walker-Miller kam, blockierte ich jeden Freitag“, sagte Garrett. Einige Freitagstreffen schaffen es jedoch von Fall zu Fall in ihren Zeitplan, fügte sie hinzu.

Netflix versuchte, allen Mitarbeitern eine späte Sommerpause zu verschaffen, indem es einen „langsamen August“ einleitete, was bedeutete, dass wiederkehrende Besprechungen im Jahr 2021 abgesagt wurden. Laut Dyer waren die Auswirkungen uneinheitlich.

„Weil andere Leute, wie etwa die Entwickler, verzweifelt waren, hatten unsere Leute in der Unternehmenstechnik, die für den Tooling-Support zuständig waren, mehr Arbeit zu erledigen“, erklärte Dyer. „Dies ist möglicherweise nicht unbedingt eine Sache, die Sie auf Unternehmensebene vorschreiben können.“

Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

Während eine klare Kommunikation die Grundlage für den Aufbau einer erfüllenden Arbeitsplatzkultur ist, glauben diese Experten, dass die Verwendung sowohl synchroner als auch asynchroner Tools entscheidend ist, um unterschiedlichen Kommunikationspräferenzen gerecht zu werden.

„Wir haben heute sechs Generationen in der Belegschaft, und jede von ihnen erhält Daten auf andere Weise“, sagte Kosin. „Wir können nicht einfach alles zu einem Video machen und wir können nicht alles zu einer E-Mail machen.“

Wenn Führungskräfte bei Oswald Companies beispielsweise einen Rathaus-Webcast planen, um sie an die Mitarbeiter zu kommunizieren, könnten sie dies mit einem Newsletter verfolgen, erklärte Kosin, „damit die Person, die nicht gerne zuhört oder vor der Kamera steht, später auf diese Informationen zurückgreifen kann .“

Pierce sagte, sie glaube daran, Informationen dreimal und jedes Mal auf eine andere Weise zu übermitteln. Auf ein Teammeeting könnte beispielsweise eine zusammenfassende E-Mail und dann ein kurzes Video folgen.

„Wir haben verschiedene Generationen in der Belegschaft und wir haben auch unterschiedliche Lernstile“, sagte Lahey. „Einige Leute sind Leser; Manche Menschen brauchen Dinge visuell und manche sind auditive Lerner.“

Garrett betonte auch die Leistungsfähigkeit asynchroner Tools zur Verbesserung der Kommunikation für ihr gesamtes Team – insbesondere für diejenigen, die außerhalb des Unternehmens arbeiten.

„Ich habe Außendienstmitarbeiter, die nicht an Lunch-and-Learns teilnehmen oder nicht an einem Computer sitzen können, also muss ich sicherstellen, dass ich die Kommunikation auf effektive Weise gestalte, gestalte und liefere“, sagt Garrett sagte.

Das Experimentieren mit verschiedenen Kommunikationstechniken und -werkzeugen, fügte Pierce hinzu, ist ein entscheidender Teil beim Aufbau einer Kommunikationsstrategie am Arbeitsplatz. Hohe Fluktuationsraten oder spärlich besuchte Unternehmensveranstaltungen – virtuell oder nicht – seien oft Anzeichen für einen Kommunikationszusammenbruch, sagte sie.

In Arbeit

Die Menschen haben sich inzwischen daran gewöhnt, von zu Hause aus zu arbeiten und nicht mit dem fünftägigen Pendeln zu kämpfen. Erhöhte Flexibilität ist ein Wettbewerbsvorteil im heutigen Kampf um Talente, da die Möglichkeiten für Remote- und Hybridarbeit weltweit zunehmen.

Bei Walker-Miller weitet Garrett die Suche ihres Teams auf bestimmte Positionen außerhalb der Hauptstandorte von Walker-Miller aus. Sie sagte, sie konzentriere sich auch auf eine breitere Suche nach Talentpools, die über die Vielfalt von Geschlecht und Rasse hinausgehe und Veteranen und Rentner einschließe.

Aus HR-Perspektive konzentriert sich Garrett darauf, bestehende Ideen zu Einstellungspraktiken zu verändern und bei der Suche nach Talenten kreativ zu werden.

„Wir sehen bereits, wie stark sich die Fähigkeit, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, ohne von Angesicht zu Angesicht zu sein – oder sogar ohne gleichzeitig verfügbar zu sein – auf die Rekrutierung und Bindung von Talenten und, ehrlich gesagt, auf die Produktivität auswirkt“, erklärte Dubicki. „Die Arbeitspraktiken entwickeln sich weiter, und wenn wir unsere Teams weiter aufbauen wollen, muss dies auch unser Denken tun.“