Approfondimenti esecutivi: questa doveva essere una riunione?

In questo articolo:

• In che modo le aziende si stanno adattando e prosperano con il passaggio al lavoro remoto e ibrido
• Come creare una cultura del posto di lavoro più sana
• Perché aziende come TechSmith stanno sperimentando flussi di lavoro asincroni

Dalle prime fasi della pandemia di COVID-19, sei lavoratori statunitensi su 10 con lavori che possono essere svolti a distanza continuano a lavorare da casa oggi, secondo uno studio del 2022 del Pew Research Center. CSC, una società di consulenza sulla conformità legale con sede a Wilmington, nel Delaware, è una delle tante aziende che hanno optato contro il ritorno in carica dall'inizio della pandemia.

Non è passato molto tempo dal perno del lavoro remoto che Mark Tarone, un ingegnere senior dell'esperienza utente per la tecnologia aziendale presso CSC, ha notato uno schermo pieno di sguardi vuoti durante un aggiornamento di stato regolarmente programmato.

"Non c'è stata nessuna discussione, nessun dibattito, nessuna decisione da prendere durante questo incontro", ha detto Tarone. "Ci sedevamo lì per 30 minuti e potevi vedere le persone che si allontanavano".

La soluzione? Invitare il project manager a creare video e screenshot che i membri del team possano visualizzare prima degli aggiornamenti in tempo reale e nel proprio tempo in 10 minuti o meno. Ciò ha eliminato alcune riunioni remote di tutti i team e ha avviato il passaggio a un programma di lavoro più asincrono.

"Le persone sono euforiche - è stata una grande vittoria", ha detto Tarone. Uno sbalorditivo 83% degli oltre 9.000 lavoratori globali intervistati per lo studio sul futuro del lavoro di Accenture, pubblicato ad aprile, ha dichiarato di preferire la possibilità di lavorare in remoto almeno per una parte del tempo.

Tarone e altri dirigenti con approfondimenti sulla comunicazione del lavoro a distanza si sono riuniti virtualmente nel giugno 2022 per una discussione ponderata sulle dinamiche in evoluzione della comunicazione sul posto di lavoro. La conversazione è stata ospitata da Crain's Content Studio, la divisione marketing storytelling di Crain's Detroit Business, in collaborazione con TechSmith, con sede nel Michigan, leader globale nei software di cattura e registrazione dello schermo.

Durante la conversazione virtuale, i dirigenti hanno convenuto che i modelli di lavoro ibrido produttivo richiedono un cambiamento intenzionale nella strategia di comunicazione complessiva di un'azienda.

"Continueremo a vedere molta meno attenzione sull'"orario di lavoro principale" e più su questa mentalità "sempre e ovunque", che è flessibile individualmente e crea un ambiente in cui dipendenti e team si sentono autorizzati a svolgere al meglio il loro lavoro", ha affermato TechSmith L'amministratore delegato Wendy Hamilton.

Partecipanti alla tavola rotonda

Costruire una cassetta degli attrezzi digitale

Matthew Dyer, responsabile della formazione degli sviluppatori per Netflix, ha lavorato in remoto da quando è entrato in azienda poco più di un anno fa.

Ha caratterizzato le best practice di comunicazione del suo team come supportate da un mix di strumenti sincroni e asincroni.

"La maggior parte del lavoro pesante su Netflix avviene nella sezione dei commenti di un documento Google", ha affermato. "Spesso, la prima cosa che faccio è sfogliare i commenti perché so che è lì che si è svolto tutto il dialogo vero e proprio."

I flussi di lavoro asincroni, come l'uso di Google Documenti, consentono ai dipendenti di connettersi quando è conveniente per loro. In alternativa, le piattaforme sincrone richiedono ai membri del team di accedere e partecipare in un momento specifico.

"Esistono diversi stack tecnologici di comunicazione che puoi avere in base alle dimensioni della tua azienda, a cosa fa la tua azienda, qual è la tua cultura, anche dove si trovano le tue persone", ha affermato Elizabeth Pierce, direttore senior dell'esperienza di apprendimento per il fornitore di servizi digitali TaskUs. "Se hai un'azienda di 200 persone, ciò che funziona per te non funzionerà per un'azienda di 2 milioni di dipendenti".

Jesse Lahey, co-fondatore e partner strategico di Workforce Communication, è un utente frequente dell'app di messaggistica vocale Voxer, che consente chiamate telefoniche asincrone.

"Per molti di noi, sembra che il telefono pesi 100 libbre", ha detto Lahey. “Se lo raccolgo o chiamo qualcuno, potrei rimanere bloccato in una conversazione di 30 minuti. Ma essere in grado di premere un pulsante, lasciare un messaggio vocale e poi ottenere una risposta quando è un buon momento per loro velocizza molte conversazioni".

Francine Dubicki, direttore delle nuove operazioni commerciali e dei servizi finanziari per Mutual Trust Life Insurance Company, ha affermato che il suo team utilizza Box, uno strumento di gestione dei contenuti e condivisione di file basato su cloud, per mantenere la forza lavoro globale di Mutual Trust connessa e "sulla stessa pagina" nonostante trovarsi in fusi orari diversi. Dubicki afferma di dipendere regolarmente anche da Snagit per creare documenti utente con screenshot dettagliati e per creare e-mail di ispirazione con bolle di richiamo e grafica divertente.

"Siamo grandi fan dell'utilizzo di questi strumenti asincroni come necessario e continuiamo a cercare queste opportunità di collaborazione, sia che si tratti di nuovo software o di saperne di più sul software che già abbiamo", ha affermato Dubicki.

Suggerimenti per la cassetta degli attrezzi tecnici

• Google Docs: documento collaborativo basato su parole
• Box: gestione dei contenuti basata su cloud e condivisione di file
• Snagit : strumento di cattura e registrazione dello schermo; crea comunicazione visiva attraverso immagini, GIF e video
• Voxer: messaggistica vocale, comunicazione push-to-talk
• Camtasia: editing video e registrazione dello schermo all-in-one per creare, modificare e condividere video

Ripensare gli incontri

Uno studio del 2021 di Reclaim.ai ha rilevato che il professionista medio trascorre oltre la metà della propria settimana lavorativa - 21,5 ore - in riunioni. Pre-Covid, i professionisti trascorrevano circa 14,2 ore settimanali in riunione. I soli check-in individuali sono aumentati del 500% dall'inizio della pandemia.

Un fattore alla base del picco delle riunioni virtuali è "la necessità di monitorare e vedere le persone per sentire che il lavoro sta avanzando", secondo il rapporto di approfondimento "Hybrid Workplaces" di Harvard Business Review. Gli autori alla fine attribuiscono questo "bisogno" allo scontro tra l'antiquato modo di pensare in ufficio dalle 9 alle 5, dove il lavoro viene svolto in modo sincrono, e una forza lavoro sempre più remota, dove il lavoro si svolge secondo il programma di ciascun dipendente.

Quante di quelle riunioni avrebbero potuto essere un'e-mail, un messaggio video o un documento condiviso in modo collaborativo?

“Stiamo cercando di convincere le persone a chiedersi, 'questo deve essere un incontro?' prima di inviare l'invito alla riunione", ha affermato Catherine Kosin, amministratore delegato e vicepresidente senior della compagnia di assicurazioni Oswald Companies con sede a Cleveland. "Un modo in cui speriamo di rafforzare questa idea è un'impostazione predefinita automatica su Outlook che richiede agli utenti di includere un'agenda con i risultati previsti della riunione quando inviano una richiesta di calendario".

Kosin e il suo team hanno anche implementato una politica di "no-meeting-venerdì" a livello aziendale, principalmente per le riunioni interne.

TechSmith ha adottato misure per ridurre il numero di riunioni chiedendo ai membri del team di dare la priorità al lavoro asincrono per il mese di luglio. Hamilton ha affermato che la società ha testato "nessuna riunione" giorni o settimane in passato, ma molti dipendenti hanno spostato i loro appuntamenti al giorno successivo.

"Stiamo cercando di vedere se l'attenzione 'async-first' aiuta invece noi ei membri del nostro team a valutare meglio quando abbiamo bisogno di una riunione", ha affermato.

Kimika Garrett, Chief People and Culture Officer presso Walker-Miller Energy Services, ha affermato che spesso annulla le riunioni che non sono necessarie.

"Quando sono entrato a far parte di Walker-Miller a febbraio, ho bloccato ogni venerdì", ha detto Garrett. Tuttavia, alcuni incontri del venerdì entrano nel suo programma caso per caso, ha aggiunto.

Netflix ha tentato di concedere a tutti i dipendenti una pausa di fine estate avviando "lento agosto", il che significava annullare le riunioni ricorrenti nel 2021. Secondo Dyer, l'impatto è stato irregolare.

"Poiché altre persone come gli sviluppatori erano a testa bassa, i nostri tecnici aziendali che si occupavano del supporto degli strumenti avevano più lavoro da fare", ha spiegato Dyer. "Questa potrebbe non essere una cosa che puoi necessariamente imporre a livello aziendale."

Comunicare, comunicare, comunicare

Sebbene una comunicazione chiara sia il fondamento della costruzione di una cultura del posto di lavoro appagante, questi esperti ritengono che l'utilizzo di strumenti sia sincroni che asincroni sia fondamentale per soddisfare le diverse preferenze di comunicazione.

"Oggi abbiamo sei generazioni nella forza lavoro e ognuna di loro riceve i dati in modo diverso", ha affermato Kosin. "Non possiamo semplicemente trasformare tutto in un video e non possiamo trasformare tutto in un'e-mail."

Se i leader di Oswald Companies pianificano un webcast del municipio per comunicare ai dipendenti, ad esempio, potrebbero seguirlo con una newsletter, ha spiegato Kosin, "in modo che la persona a cui non piace ascoltare o essere davanti alla telecamera possa fare riferimento a tali informazioni in un secondo momento .”

Pierce ha affermato di credere nel fornire informazioni tre volte e in modo diverso ogni volta. Ad esempio, una riunione di tutti i team potrebbe essere seguita da un'e-mail di riepilogo e quindi da un breve video.

"Abbiamo generazioni diverse nella forza lavoro e abbiamo anche diversi stili di apprendimento", ha affermato Lahey. “Alcune persone sono lettori; alcune persone hanno bisogno di cose visivamente e alcune sono studenti uditivi.

Garrett ha anche sottolineato il potere degli strumenti asincroni per aiutare a migliorare la comunicazione per tutto il suo team, in particolare per coloro che lavorano fuori sede.

"Ho personale sul campo che non è in grado di partecipare a pranzi e lezioni o che non è in grado di stare al computer, quindi devo assicurarmi di adattare, creare e fornire comunicazioni in modo efficace", Garrett disse.

Sperimentare diverse tecniche e strumenti di comunicazione, ha aggiunto Pierce, è una parte cruciale della costruzione di una strategia di comunicazione sul posto di lavoro. Alti tassi di logoramento o eventi aziendali scarsamente frequentati, virtuali o meno, sono spesso segni di un'interruzione della comunicazione, ha affermato.

Lavori in corso

Le persone sono ormai abituate a lavorare da casa e a non combattere i cinque giorni di tragitto giornaliero. Una maggiore flessibilità è un vantaggio competitivo nell'odierna guerra dei talenti, con opportunità di lavoro remoto e ibrido che si espandono a livello globale.

In Walker-Miller, Garrett sta ampliando la ricerca del suo team per determinate posizioni al di fuori delle sedi principali di Walker-Miller. Ha detto che si è anche concentrata su una più ampia ricerca di pool di talenti che vada oltre la diversità di genere e razza e includa veterani e pensionati.

Dal punto di vista delle risorse umane, Garrett si concentra sullo spostamento delle idee esistenti sulle pratiche di assunzione e sulla creatività nella ricerca di talenti.

"Stiamo già vedendo l'impatto che la capacità di comunicare e collaborare senza essere faccia a faccia - o senza nemmeno essere disponibili allo stesso tempo - ha sul reclutamento e la fidelizzazione dei talenti e, francamente, sulla produttività", ha spiegato Dubicki. "Le pratiche di lavoro si stanno evolvendo e se vogliamo continuare a costruire i nostri team, deve farlo anche il nostro modo di pensare".