Освоение рабочих переходов: всестороннее руководство по эффективной передаче

Вы когда-нибудь замечали, как дни, предшествующие отпуску, ускоряются и быстро заполняются срочными задачами и сроками? Затем, в довершение всего, вы должны найти время среди хаоса, чтобы подготовить тщательную передачу, которая гарантирует, что все будет работать гладко во время вашего отсутствия.

Будь то отпуск, отпуск по уходу за ребенком или любой продолжительный отпуск, людям всегда нужно брать отгулы — и это правильно! Однако, несмотря на то, как часто люди берут отпуск, искусство эффективной передачи кажется неуловимым и часто становится более сложным, чем должно быть.

Но не бойтесь! С помощью нашего руководства из семи шагов мы снабдим вас всем необходимым, чтобы обеспечить более плавную и эффективную передачу полномочий, чтобы вы могли по-настоящему наслаждаться своим свободным временем, зная, что ваши проекты и обязанности в надежных руках.

Общайтесь лучше со своей командой прямо сейчас!

Snagit — это секретный инструмент для успешного гибридного и удаленного рабочего места.

Скачать сейчас!

1. Создание документации и эффективный обмен знаниями

Постарайтесь выработать привычку регулярно (и тщательно) документировать повторяющиеся рабочие процессы и процессы. Такая подробная документация может оказаться бесценной, когда вам нужно делегировать задачи коллегам, даже в кратчайшие сроки.

Точно так же важно поддерживать организованную систему хранения документов, файлов и другой информации, особенно при подготовке к передаче.

Даже если ваша компания еще не внедрила единую систему хранения документов, вы должны поддерживать логическую организацию своих файлов, чтобы их было легко найти. Это упростит даже самые сложные задачи для любого, кто вступит в вашу роль.

При создании комплексной передачи вы также можете рассмотреть возможность предоставления видео и записей экрана, которые дополняют ваше текстовое руководство. Например, видеоконтент часто может дать гораздо больше, чем просто текст, когда речь идет об объяснении того, как выполнять определенные процессы и использовать определенные инструменты.

Если нужно осветить многое, то короткие видео обычно лучше, чем создание одного очень длинного. Однако отправка кому-то множества разных ссылок на видео может быть грязной и утомительной. Вот тут-то и появляются коллекции скринкастов.

С помощью коллекций скринкастов вы можете быстро поделиться набором медиафайлов с помощью всего одной ссылки. Вы также можете настроить коллекцию, чтобы члены вашей команды могли вносить свой вклад и загружать в нее контент, что является отличным способом поощрения обмена знаниями и поддержания контента в актуальном состоянии, когда кто-то в следующий раз будет отсутствовать.

2. Дайте себе преимущество

Если вы планируете делегировать всю свою работу в последний день перед отпуском, прежде чем спешить домой собирать вещи, то мы боимся сказать, что это не самая эффективная стратегия передачи.

Выделение достаточного времени для осуществления передачи абсолютно необходимо, чтобы обеспечить ее максимально успешный и беспроблемный характер. Сколько времени вам нужно на подготовку? Ну, это будет зависеть от нескольких вещей, в том числе:

• Продолжительность вашего отсутствия
• Знакомство вашей замены с вашей ролью
• Проекты и задачи, которые необходимо выполнить, пока вас нет

Учитывая, что отпуска и запланированные отлучки обычно планируются заблаговременно, всегда должно быть достаточно времени, чтобы обеспечить плавный, если не безупречный переход.

Хотя вы должны начать планировать или, по крайней мере, думать о своей передаче в день предоставления вашего запроса на отгул, вы также должны обсудить это со своей командой или назначенным заместителем по крайней мере за две недели до вашего отпуска. Это поможет убедиться, что все готовы к вашему выходному.

Готовы принять асинхронную связь?

Как сделать так, чтобы встреч было меньше, а встреч было больше? Мы решили, что пришло время перезагрузить нашу культуру встреч и нормы общения в TechSmith.

Скачать сейчас!

3. Внедрите протокол передачи

Протокол передачи станет вашим новым лучшим другом как для вас, так и для человека, который займет ваше место. В этом относительно простом документе должны быть изложены наиболее важные элементы, которые вы передаете, в том числе:

• Текущие проекты
• Отложенные сроки
• Ключевые контакты
• Доступ к основным документам и руководствам

Это своего рода контрольный список рабочего процесса, который вы можете обновлять по мере приближения отпуска. Это простая концепция, но она будет цениться на вес золота, гарантируя, что ничего не будет упущено из виду или забыто.

4. Используйте снимки экрана и записи

Говорят, что картинка стоит тысячи слов, но когда дело доходит до передачи, она стоит тысячи часов!

Вместо того, чтобы тратить время на написание длинных описаний для объяснения задач и процессов, рассмотрите возможность использования снимков экрана и коротких записей экрана. Визуальные инструкции могут сэкономить много времени и усилий как вам, так и вашему заместителю.

Визуальные элементы также обеспечивают дополнительный контекст и нюансы для ваших инструкций, которые могут быть упущены из виду в текстовом документе. В то время как записи экрана отлично подходят для объяснения того, как использовать программное обеспечение или перемещаться по веб-сайту, скриншоты могут стать отличными пошаговыми инструкциями.

С помощью средства записи экрана, такого как Snagit от TechSmith, вы можете улучшать снимки экрана с помощью аннотаций, маркеров и графики. Snagit даже позволяет вам создавать неформальные записи экрана, позволяя вам демонстрировать типичные рабочие процессы и процессы.

Общайтесь лучше со своей командой прямо сейчас!

Snagit — это секретный инструмент для успешного гибридного и удаленного рабочего места.

Скачать сейчас!

5. Выберите личную передачу (и запишите ее!)

Независимо от того, работаете ли вы из офиса или работаете удаленно, стремитесь к прямому обмену со своим заместителем во время передачи. Разговор лицом к лицу, либо посредством видеозвонка, либо в офисе, обеспечит гораздо более эффективную передачу обслуживания по сравнению с разговором, который опирается исключительно на цифровые инструкции и документы.

Вы можете даже подумать о том, чтобы запланировать несколько коротких встреч вместо одной продолжительной сессии. При этом вы предотвратите усталость (для вас и вашего заместителя), которая в противном случае может привести к тому, что важные детали будут упущены из виду.

Если вы вовлечены в особенно сложную работу, мы определенно рекомендуем разбить передачу на управляемые части, чтобы у вас было время ответить на вопросы и прояснить любые неясности.

Если вы в конечном итоге передадите передачу через Zoom, обязательно запишите это! Это окажется ценным ресурсом, к которому ваш заместитель может обращаться, пока вас нет, когда и когда это необходимо.

6. Заранее уведомите ключевых клиентов и заинтересованных лиц о своем отсутствии

Прежде чем вы начнете собирать чемодан, обязательно сообщите своим клиентам (и важным заинтересованным сторонам), что вы возьмете отпуск, и используйте эту возможность, чтобы познакомить их со своим заместителем.

Помимо профессиональной вежливости, которая демонстрирует внимание к вашим клиентам и людям, с которыми вы работаете, это также предотвратит любые нежелательные сюрпризы или путаницу со стороны клиента.

Общайтесь лучше со своей командой прямо сейчас!

Snagit — это секретный инструмент для успешного гибридного и удаленного рабочего места.

Скачать сейчас!

7. Настройте уведомления об отсутствии на работе для электронной почты и телефона

Помимо уведомления людей о том, что вы будете отсутствовать, вам также необходимо запланировать свое сообщение об отсутствии на работе (OOO).

Мы также предлагаем написать и запланировать это заранее. Потому что, если вы отложите это до последней минуты, вы можете вообще забыть об этом! И кто мог винить тебя? Последний день в офисе — это всегда вихрь, поэтому лучше поставить галочку на этой задаче как можно раньше.

Есть также некоторая ключевая информация, которая должна быть указана как в электронной почте, так и в голосовой почте, в том числе:

• Продолжительность вашего отсутствия
• Контактная информация для замены

Не забудьте также проверить свое сообщение, прежде чем оно выйдет. Любые опечатки или ошибки, которые вы пропустите, могут заставить вас выглядеть непрофессионально в глазах тех, кто это заметит.

Вместо того, чтобы настраивать голосовую почту ООО, вы можете счесть более полезным перенаправить свой номер либо на замену, либо в центральный офис. Кому бы вы ни перенаправляли свои звонки, обязательно сообщите об этом заранее!

Общайтесь лучше со своей командой прямо сейчас!

Snagit — это секретный инструмент для успешного гибридного и удаленного рабочего места.

Скачать сейчас!

Основные цели передачи работ

Есть много людей, которые выиграют от хорошо организованной передачи, включая вас, ваших коллег, вашу компанию и ваших клиентов.

Передав свои обязанности и проекты в надежные и умелые руки, вы можете спокойно отдыхать в свой с трудом заработанный отпуск. В идеальном случае ваши клиенты вряд ли заметят ваше отсутствие!

Но самое главное, вы вернетесь к упорядоченному рабочему месту после отпуска без каких-либо сорванных сроков или остановленных проектов. В конце концов, хаотичный и напряженный первый день после возвращения может быстро свести на нет восстанавливающий эффект отпуска — а кому это нужно?