Menguasai Transisi Kerja: Panduan Lengkap untuk Serah Terima yang Efektif

Pernahkah Anda memperhatikan bagaimana hari-hari menjelang liburan tampak semakin cepat dan cepat dipenuhi dengan tugas dan tenggat waktu yang mendesak? Kemudian yang terpenting, Anda harus mencari waktu di tengah kekacauan untuk mempersiapkan penyerahan yang cermat yang memastikan semuanya akan berjalan lancar selama Anda tidak ada.

Baik itu liburan, cuti melahirkan, atau cuti panjang, orang akan selalu perlu mengambil cuti kerja — dan memang seharusnya begitu! Namun, terlepas dari betapa seringnya orang mengambil cuti, seni menghasilkan serah terima yang efektif tampaknya sulit dipahami dan seringkali menjadi lebih rumit dari yang seharusnya.

Tapi jangan takut! Dengan panduan tujuh langkah kami, kami akan mempersenjatai Anda dengan semua yang Anda butuhkan untuk memfasilitasi serah terima yang lebih lancar dan lebih efisien sehingga Anda dapat benar-benar menikmati waktu luang Anda, mengetahui bahwa proyek dan tanggung jawab Anda berada di tangan yang tepat.

Berkomunikasi lebih baik dengan tim Anda sekarang!

Snagit adalah alat rahasia menuju tempat kerja hybrid dan jarak jauh yang sukses.

Unduh sekarang!

1. Menetapkan dokumentasi dan berbagi pengetahuan yang efektif

Cobalah untuk membiasakan diri secara teratur (dan cermat) mendokumentasikan alur kerja dan proses yang berulang. Dokumentasi mendetail semacam ini terbukti sangat berharga saat Anda perlu mendelegasikan tugas kepada rekan kerja, bahkan dalam waktu singkat.

Demikian pula, mempertahankan sistem pengarsipan yang terorganisir untuk dokumen, file, dan informasi lainnya sangat penting, terutama saat mempersiapkan serah terima.

Bahkan jika perusahaan Anda belum menerapkan sistem pengarsipan terpadu, Anda harus menyimpan file Anda secara logis dan mudah ditemukan. Melakukan hal itu akan membuat tugas yang paling rumit sekalipun menjadi lebih mudah bagi siapa pun yang masuk ke peran Anda.

Saat membuat penyerahan menyeluruh, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menyediakan video dan rekaman layar yang melengkapi panduan teks Anda. Misalnya, konten video seringkali dapat melakukan lebih dari sekadar teks saja saat menjelaskan cara melakukan proses tertentu dan menggunakan alat khusus.

Jika ada banyak hal yang harus dibahas, maka menyediakan video pendek biasanya lebih baik daripada membuat video yang sangat panjang. Namun, mengirimkan banyak tautan video yang berbeda kepada seseorang bisa jadi berantakan dan membuat kewalahan. Di sinilah Koleksi Screencast masuk.

Dengan Koleksi Screencast, Anda dapat dengan cepat berbagi kumpulan media hanya dengan satu tautan. Anda juga dapat mengatur koleksi untuk memungkinkan anggota tim Anda berkontribusi dan mengunggah konten ke dalamnya, yang merupakan cara yang bagus untuk mendorong berbagi pengetahuan dan terus memperbarui konten saat seseorang pergi lagi.

2. Beri diri Anda awal

Jika Anda berencana untuk mendelegasikan semua pekerjaan Anda pada hari terakhir sebelum liburan Anda, sebelum bergegas pulang untuk berkemas, kami takut untuk mengatakan bahwa itu bukanlah strategi serah terima yang paling efektif.

Mengalokasikan waktu yang cukup untuk menghasilkan serah terima sangatlah penting untuk memastikannya sesukses dan semulus mungkin. Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk persiapan? Nah, itu akan tergantung pada beberapa hal, termasuk:

• Durasi ketidakhadiran Anda
• Keakraban pengganti Anda dengan peran Anda
• Proyek dan tugas yang harus diselesaikan saat Anda pergi

Mengingat bahwa liburan dan ketidakhadiran yang direncanakan biasanya dijadwalkan jauh sebelumnya, harus selalu ada cukup waktu untuk memastikan transisi yang mulus, jika tidak sempurna.

Meskipun Anda harus mulai merencanakan, atau setidaknya memikirkan, penyerahan Anda pada hari permintaan cuti Anda dikabulkan, Anda juga harus membicarakannya dengan tim Anda atau pengganti yang ditunjuk setidaknya dua minggu sebelum liburan Anda. Ini akan membantu memastikan semua orang siap untuk waktu istirahat Anda.

Siap Menerima Komunikasi Asinkron?

Bagaimana kita memiliki pertemuan yang lebih sedikit dan lebih baik? Kami memutuskan sudah waktunya untuk memulai kembali budaya rapat dan norma komunikasi kami di TechSmith.

Unduh sekarang!

3. Menerapkan protokol serah terima

Protokol serah terima akan menjadi sahabat baru Anda bagi Anda dan orang yang menggantikan posisi Anda. Dokumen yang relatif sederhana ini harus menguraikan elemen paling penting yang Anda serahkan, termasuk:

• proyek yang sedang berlangsung
• Tenggat waktu yang tertunda
• Kontak kunci
• Akses ke dokumen dan manual penting

Ini adalah semacam daftar periksa kemajuan kerja yang dapat Anda perbarui saat liburan Anda semakin dekat. Ini adalah konsep yang sederhana, tetapi konsep yang bernilai emas untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan atau dilupakan.

4. Gunakan tangkapan layar & rekaman

Mereka mengatakan bahwa sebuah gambar bernilai seribu kata, tetapi ketika sampai pada serah terima, itu bernilai ribuan jam!

Daripada menghabiskan waktu menulis deskripsi yang panjang untuk menjelaskan tugas dan proses, pertimbangkan untuk menggunakan tangkapan layar dan rekaman layar pendek. Instruksi visual dapat menghemat banyak waktu dan tenaga untuk Anda dan pengganti Anda.

Visual juga memberikan konteks dan nuansa tambahan pada instruksi Anda yang dapat diabaikan dalam dokumen berbasis teks. Meskipun rekaman layar sangat bagus untuk menjelaskan cara menggunakan perangkat lunak atau menavigasi situs web, tangkapan layar dapat menjadi petunjuk langkah demi langkah yang sangat baik.

Dengan perekam layar seperti TechSmith's Snagit, Anda dapat menyempurnakan tangkapan layar dengan anotasi, poin-poin, dan grafik. Snagit bahkan memungkinkan Anda membuat rekaman layar informal, memungkinkan Anda mendemonstrasikan alur kerja dan proses yang khas.

Berkomunikasi lebih baik dengan tim Anda sekarang!

Snagit adalah alat rahasia menuju tempat kerja hybrid dan jarak jauh yang sukses.

Unduh sekarang!

5. Pilih serah terima pribadi (dan rekam!)

Apakah Anda beroperasi dari kantor atau bekerja dari jarak jauh, tujukan untuk pertukaran langsung dengan pengganti Anda selama serah terima. Percakapan tatap muka, baik melalui panggilan video atau di kantor, akan menghasilkan penyerahan yang jauh lebih efektif dibandingkan dengan yang hanya mengandalkan instruksi dan dokumen digital.

Anda bahkan mungkin mempertimbangkan untuk menjadwalkan beberapa janji temu singkat alih-alih satu sesi panjang. Dengan demikian, Anda akan mencegah keletihan (untuk Anda dan pengganti Anda), yang jika tidak dapat menyebabkan detail penting terlewatkan.

Jika Anda terlibat dalam pekerjaan yang sangat rumit, maka kami pasti akan merekomendasikan untuk membagi serah terima Anda menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola, memberikan waktu untuk menjawab pertanyaan dan mengklarifikasi segala ketidakpastian.

Jika Anda akhirnya memberikan serah terima melalui panggilan Zoom, pastikan untuk merekamnya! Ini akan terbukti menjadi sumber berharga yang dapat dirujuk oleh stand-in Anda saat Anda pergi, sebagaimana dan kapan pun mereka membutuhkannya.

6. Beri tahu klien & pemangku kepentingan utama tentang ketidakhadiran Anda sebelumnya

Sebelum Anda mulai mengemasi koper Anda, pastikan untuk memberi tahu klien Anda (dan pemangku kepentingan penting) bahwa Anda akan mengambil cuti, dan gunakan kesempatan itu untuk memperkenalkan mereka kepada pengganti Anda.

Selain menjadi kesopanan profesional yang menunjukkan pertimbangan untuk klien Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda, ini juga akan mencegah kejutan atau kebingungan yang tidak diinginkan di pihak klien.

Berkomunikasi lebih baik dengan tim Anda sekarang!

Snagit adalah alat rahasia menuju tempat kerja hybrid dan jarak jauh yang sukses.

Unduh sekarang!

7. Siapkan pemberitahuan di luar kantor untuk email dan telepon

Selain memberi tahu orang-orang bahwa Anda akan pergi, Anda juga harus menjadwalkan pesan di luar kantor (OOO).

Kami menyarankan untuk menulis dan menjadwalkan ini sebelumnya juga. Karena jika Anda membiarkannya sampai menit terakhir, Anda mungkin akan melupakannya sama sekali! Dan siapa yang bisa menyalahkanmu? Hari terakhir di kantor selalu merupakan angin puyuh, oleh karena itu sebaiknya hentikan tugas ini sejak dini.

Ada juga beberapa informasi penting yang harus disebutkan oleh email di luar kantor dan pesan suara Anda, termasuk:

• Durasi ketidakhadiran Anda
• Informasi kontak untuk penggantian Anda

Pastikan untuk mengoreksi pesan Anda juga sebelum keluar. Kesalahan ketik atau kesalahan apa pun yang Anda lewatkan dapat membuat Anda terlihat tidak profesional bagi siapa pun yang menyadarinya.

Daripada mengatur pesan suara OOO, Anda mungkin merasa lebih berguna untuk mengalihkan nomor Anda ke pengganti atau kantor pusat. Kepada siapa pun Anda mengalihkan panggilan, pastikan untuk memberi tahu mereka sebelumnya!

Berkomunikasi lebih baik dengan tim Anda sekarang!

Snagit adalah alat rahasia menuju tempat kerja hybrid dan jarak jauh yang sukses.

Unduh sekarang!

Tujuan utama serah terima pekerjaan

Ada banyak orang yang mendapat manfaat dari serah terima yang dilaksanakan dengan baik, termasuk Anda, kolega Anda, perusahaan Anda, dan klien Anda.

Dengan tanggung jawab dan proyek Anda di tangan yang aman dan cakap, Anda dapat beristirahat dengan tenang selama waktu istirahat yang Anda peroleh dengan susah payah. Dalam skenario yang ideal, klien Anda tidak akan menyadari ketidakhadiran Anda!

Namun yang paling penting, Anda akan kembali ke ruang kerja yang teratur setelah liburan tanpa tenggat waktu yang terlewat atau proyek yang macet. Lagi pula, hari pertama yang kacau dan penuh tekanan dapat dengan cepat mengikis efek restoratif dari liburan - dan siapa yang butuh itu?