Opanowanie zmian w pracy: kompleksowy przewodnik po skutecznym przekazywaniu pracowników

Czy zauważyłeś kiedyś, jak dni poprzedzające wakacje wydają się przyspieszać i szybko wypełniają się pilnymi zadaniami i terminami? Na koniec musisz znaleźć czas pośród chaosu, aby przygotować skrupulatne przekazanie, które zapewni, że wszystko przebiegnie bezproblemowo podczas Twojej nieobecności.

Niezależnie od tego, czy są to wakacje, urlop rodzicielski, czy jakikolwiek dłuższy urlop, ludzie zawsze będą musieli wziąć wolne w pracy — i słusznie! Jednak pomimo tego, jak często ludzie biorą wolne, sztuka skutecznego przekazania wydaje się nieuchwytna i często staje się bardziej złożona, niż powinna.

Ale nie bój się! Dzięki naszemu siedmioetapowemu przewodnikowi uzbroimy Cię we wszystko, czego potrzebujesz, aby ułatwić sprawniejsze i wydajniejsze przekazanie obowiązków, abyś mógł naprawdę cieszyć się wolnym czasem, wiedząc, że Twoje projekty i obowiązki są w dobrych rękach.

Komunikuj się lepiej ze swoim zespołem już teraz!

Snagit to tajne narzędzie do udanego hybrydowego i zdalnego miejsca pracy.

Pobierz teraz!

1. Stworzenie dokumentacji i skutecznego dzielenia się wiedzą

Postaraj się wyrobić w sobie nawyk regularnego (i skrupulatnego) dokumentowania powtarzających się przepływów pracy i procesów. Tego rodzaju szczegółowa dokumentacja może okazać się nieoceniona, gdy trzeba delegować zadania współpracownikom, nawet w krótkim czasie.

Podobnie utrzymanie zorganizowanego systemu przechowywania dokumentów, akt i innych informacji jest niezbędne, zwłaszcza podczas przygotowań do przekazania.

Nawet jeśli Twoja firma nie wdrożyła jeszcze ujednoliconego systemu archiwizacji, pliki powinny być logicznie uporządkowane i łatwe do znalezienia. Dzięki temu nawet najbardziej skomplikowane zadania staną się łatwiejsze dla każdego, kto wejdzie w Twoją rolę.

Tworząc kompleksowe przekazanie, możesz również rozważyć udostępnienie filmów i nagrań ekranu, które uzupełniają wskazówki tekstowe. Na przykład treści wideo często potrafią znacznie więcej niż sam tekst, jeśli chodzi o wyjaśnienie, jak wykonywać określone procesy i korzystać z określonych narzędzi.

Jeśli jest dużo do omówienia, udostępnianie krótkich filmów jest zwykle lepsze niż tworzenie jednego naprawdę długiego. Jednak wysyłanie komuś wielu różnych linków do filmów może być kłopotliwe i przytłaczające. W tym miejscu pojawiają się kolekcje screencastów.

Dzięki kolekcjom Screencast możesz szybko udostępnić zestaw multimediów za pomocą jednego łącza. Możesz także skonfigurować kolekcję, aby umożliwić członkom zespołu wnoszenie wkładu i przesyłanie do niej treści, co jest świetnym sposobem na zachęcenie do dzielenia się wiedzą i aktualizowanie treści na następną nieobecność kogoś.

2. Daj sobie przewagę

Jeśli planujesz oddelegować całą swoją pracę ostatniego dnia przed urlopem, przed pójściem do domu, aby się spakować, to obawiamy się powiedzieć, że nie jest to najskuteczniejsza strategia przekazywania obowiązków.

Przeznaczenie wystarczającej ilości czasu na przekazanie jest absolutnie kluczowe dla zapewnienia, że ​​przebiegnie ono pomyślnie i bezproblemowo. Ile czasu potrzebujesz na przygotowanie? Cóż, będzie to zależeć od kilku rzeczy, w tym:

• Czas Twojej nieobecności
• Znajomość twojego zastępcy z twoją rolą
• Projekty i zadania do wykonania podczas Twojej nieobecności

Biorąc pod uwagę, że urlopy i planowane nieobecności są zwykle planowane z dużym wyprzedzeniem, zawsze powinno być wystarczająco dużo czasu, aby zapewnić płynne, jeśli nie bezbłędne przejście.

Chociaż powinieneś zacząć planować, a przynajmniej myśleć o swoim przekazaniu w dniu, w którym prośba o urlop zostanie przyznana, powinieneś również omówić to ze swoim zespołem lub wyznaczonym zastępcą co najmniej dwa tygodnie przed urlopem. Pomoże to upewnić się, że wszyscy są przygotowani na Twój czas wolny.

Gotowy do przyjęcia komunikacji asynchronicznej?

Jak możemy mieć mniej, ale lepszych spotkań? Zdecydowaliśmy, że nadszedł czas, aby zrestartować naszą kulturę spotkań i normy komunikacji w TechSmith.

Pobierz teraz!

3. Wprowadź protokół przekazania

Protokół przekazania będzie twoim nowym najlepszym przyjacielem zarówno dla ciebie, jak i dla osoby, która wejdzie w twoje buty. Ten stosunkowo prosty dokument powinien przedstawiać najważniejsze elementy, które przekazujesz, w tym:

• Trwające projekty
• Oczekujące terminy
• Kluczowe kontakty
• Dostęp do niezbędnych dokumentów i instrukcji

Jest to rodzaj listy kontrolnej postępu pracy, którą możesz aktualizować w miarę zbliżania się wakacji. To prosta koncepcja, ale taka, która będzie na wagę złota, zapewniając, że nic nie zostanie przeoczone ani zapomniane.

4. Używaj zrzutów ekranu i nagrań

Mówią, że obraz jest wart tysiąca słów, ale jeśli chodzi o przekazanie, są warte tysiąca godzin!

Zamiast tracić czas na pisanie długich opisów wyjaśniających zadania i procesy, rozważ użycie zrzutów ekranu i krótkich nagrań ekranu. Instrukcje wizualne mogą zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku zarówno Tobie, jak i Twojemu zastępcy.

Wizualizacje zapewniają również dodatkowy kontekst i niuanse Twoim instrukcjom, które mogłyby zostać przeoczone w dokumencie tekstowym. Podczas gdy nagrania ekranowe świetnie nadają się do wyjaśniania, jak korzystać z oprogramowania lub poruszać się po stronie internetowej, zrzuty ekranu mogą stanowić doskonałe instrukcje krok po kroku.

Za pomocą rejestratora ekranu, takiego jak Snagit firmy TechSmith, możesz wzbogacić zrzuty ekranu o adnotacje, wypunktowania i grafikę. Snagit pozwala nawet tworzyć nieformalne nagrania ekranu, co pozwala zademonstrować typowe przepływy pracy i procesy.

Komunikuj się lepiej ze swoim zespołem już teraz!

Snagit to tajne narzędzie do udanego hybrydowego i zdalnego miejsca pracy.

Pobierz teraz!

5. Zdecyduj się na osobiste przekazanie (i nagraj to!)

Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy pracujesz zdalnie, postaraj się o bezpośrednią wymianę zdań ze swoim zastępcą podczas przekazania. Rozmowa twarzą w twarz, za pośrednictwem połączenia wideo lub w biurze, zapewni znacznie skuteczniejsze przekazanie w porównaniu do takiego, które opiera się wyłącznie na instrukcjach i dokumentach cyfrowych.

Możesz nawet rozważyć zaplanowanie kilku krótkich spotkań zamiast jednej długiej sesji. W ten sposób zapobiegniesz zmęczeniu (twojemu i swojemu zastępcy), które w przeciwnym razie mogłoby doprowadzić do przeoczenia ważnych szczegółów.

Jeśli jesteś zaangażowany w szczególnie skomplikowaną pracę, zdecydowanie zalecamy podzielenie przekazania na łatwe do opanowania części, dając czas na udzielenie odpowiedzi na pytania i wyjaśnienie wszelkich niejasności.

Jeśli w końcu przekażesz przekazanie za pośrednictwem połączenia Zoom, pamiętaj, aby to nagrać! Okaże się to cennym zasobem, do którego zastępca może się odwoływać podczas Twojej nieobecności, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

6. Powiadom kluczowych klientów i interesariuszy o swojej nieobecności z wyprzedzeniem

Zanim zaczniesz pakować walizkę, pamiętaj, aby poinformować swoich klientów (i ważnych interesariuszy), że weźmiesz trochę wolnego, i wykorzystaj tę okazję, aby przedstawić ich swojemu zastępcy.

Jest to nie tylko profesjonalna uprzejmość, która świadczy o trosce o twoich klientów i ludzi, z którymi pracujesz, ale także zapobiegnie wszelkim niepożądanym niespodziankom lub dezorientacji po stronie klienta.

Komunikuj się lepiej ze swoim zespołem już teraz!

Snagit to tajne narzędzie do udanego hybrydowego i zdalnego miejsca pracy.

Pobierz teraz!

7. Skonfiguruj powiadomienia o nieobecności na e-maile i telefon

Oprócz powiadamiania innych o Twojej nieobecności musisz także zaplanować wysyłanie wiadomości o nieobecności (OOO).

Sugerujemy wcześniejsze napisanie i zaplanowanie tego. Bo jeśli zostawisz to na ostatnią chwilę, możesz o tym zupełnie zapomnieć! A kto mógłby cię winić? Ostatni dzień w biurze to zawsze trąba powietrzna, dlatego najlepiej odhaczyć to zadanie wcześnie.

Istnieje również kilka kluczowych informacji, które powinny zawierać e-maile dotyczące nieobecności i poczty głosowej, w tym:

• Czas Twojej nieobecności
• Informacje kontaktowe dotyczące zastępstwa

Pamiętaj też o sprawdzeniu swojej wiadomości, zanim zostanie opublikowana. Wszelkie literówki lub błędy, które przegapisz, mogą sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie dla każdego, kto to zauważy.

Zamiast konfigurować pocztę głosową OOO, może się okazać, że bardziej przydatne będzie przekierowanie numeru do zastępcy lub biura centralnego. Do kogokolwiek przekierowujesz połączenia, koniecznie daj mu znać z wyprzedzeniem!

Komunikuj się lepiej ze swoim zespołem już teraz!

Snagit to tajne narzędzie do udanego hybrydowego i zdalnego miejsca pracy.

Pobierz teraz!

Główne cele przekazania pracy

Jest wiele osób, które mogą odnieść korzyści z dobrze przeprowadzonego przekazania, w tym Ty, Twoi współpracownicy, Twoja firma i Twoi klienci.

Mając swoje obowiązki i projekty w bezpiecznych i kompetentnych rękach, możesz spać spokojnie podczas ciężko zarobionego czasu wolnego. W idealnym scenariuszu Twoi klienci prawie nie zauważą Twojej nieobecności!

Ale co najważniejsze, po wakacjach powrócisz do uporządkowanego miejsca pracy bez żadnych niedotrzymanych terminów lub wstrzymanych projektów. W końcu chaotyczny i stresujący pierwszy dzień po powrocie może szybko zniweczyć regenerujące efekty wakacji — a kto tego potrzebuje?