Stăpânirea tranzițiilor de muncă: un ghid cuprinzător pentru predari eficiente

Ați observat vreodată cum zilele premergătoare vacanței par să se accelereze și să devină rapid pline de sarcini urgente și termene limită? Apoi, pentru a finaliza, trebuie să găsești timp în mijlocul haosului pentru a pregăti o predare meticuloasă care să asigure că totul va decurge fără probleme în timpul absenței tale.

Fie că este vorba de o vacanță, concediu pentru creșterea copilului sau orice concediu prelungit, oamenii vor trebui întotdeauna să-și ia timp liber de la serviciu – și pe bună dreptate! Cu toate acestea, în ciuda cât de regulat oamenii își iau concediu, arta de a produce o predare eficientă pare evazivă și devine adesea mai complexă decât trebuie.

Dar nu te teme! Cu ghidul nostru în șapte pași, vă vom înarma cu tot ceea ce aveți nevoie pentru a facilita predari mai ușoare și mai eficiente, astfel încât să vă puteți bucura cu adevărat de timpul liber, știind că proiectele și responsabilitățile dumneavoastră sunt pe mâini bune.

Comunică mai bine cu echipa ta acum!

Snagit este instrumentul secret pentru un loc de muncă hibrid de succes și de la distanță.

Descarcă acum!

1. Stabiliți documentația și schimbul eficient de cunoștințe

Încercați să vă obișnuiți să documentați în mod regulat (și meticulos) fluxurile de lucru și procesele recurente. Acest tip de documentație detaliată se poate dovedi neprețuită atunci când trebuie să delegați sarcini colegilor, chiar și într-un termen scurt.

În mod similar, menținerea unui sistem de evidență organizat pentru documente, dosare și alte informații este esențială, mai ales atunci când vă pregătiți pentru o predare.

Chiar dacă compania dvs. nu a implementat încă un sistem de înregistrare unificat, ar trebui să vă păstrați fișierele organizate logic și ușor de găsit. Făcând acest lucru, chiar și cele mai complicate sarcini sunt mai ușoare pentru oricine care intră în rolul tău.

Atunci când creați o predare cuprinzătoare, ați putea lua în considerare și furnizarea de videoclipuri și înregistrări de ecran care completează îndrumarea textului. De exemplu, conținutul video poate face adesea mult mai mult decât textul singur atunci când vine vorba de explicarea modului de a efectua anumite procese și de a folosi instrumente specifice.

Dacă sunt multe de acoperit, atunci furnizarea de videoclipuri scurte este de obicei mai bună decât a crea unul cu adevărat lung. Cu toate acestea, trimiterea cuiva a o mulțime de link-uri video diferite poate fi dezordonată și copleșitoare. Aici intervine Screencast Collections.

Cu Screencast Collections, puteți partaja rapid un set de conținut media cu un singur link. De asemenea, puteți seta o colecție pentru a le permite membrilor echipei dvs. să contribuie și să încarce conținut în ea, ceea ce este o modalitate excelentă de a încuraja partajarea cunoștințelor și de a menține conținutul la zi pentru data viitoare când cineva este plecat.

2. Dă-ți un avans

Dacă intenționați să vă delegeți toată munca în ultima zi înainte de vacanță, înainte de a vă grăbi acasă să faceți bagajele, atunci ne este teamă să spunem că nu este cea mai eficientă strategie de predare.

Alocarea timpului suficient pentru a produce o predare este absolut esențială pentru a vă asigura că aceasta este cât mai de succes și fără întreruperi. Cât timp ai nevoie pentru a te pregăti? Ei bine, asta va depinde de câteva lucruri, inclusiv:

• Durata absenței tale
• Familiaritatea înlocuitorului tău cu rolul tău
• Proiectele și sarcinile datorate în timp ce sunteți plecat

Având în vedere că vacanțele și absențele planificate sunt de obicei programate cu mult timp înainte, ar trebui să existe întotdeauna suficient timp pentru a asigura o tranziție lină, dacă nu fără cusur.

Deși ar trebui să începeți să planificați sau cel puțin să vă gândiți la predarea dvs. în ziua în care cererea dvs. de concediu este acordată, ar trebui să discutați despre aceasta cu echipa sau înlocuitorul desemnat cu cel puțin două săptămâni înainte de vacanță. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toată lumea este pregătită pentru timpul liber.

Ești gata să îmbrățișezi comunicarea asincronă?

Cum avem mai puține întâlniri, mai bune? Am decis că este timpul să ne repornim cultura întâlnirii și normele de comunicare la TechSmith.

Descarcă acum!

3. Implementați un protocol de predare

Un protocol de predare va fi noul tău cel mai bun prieten atât pentru tine, cât și pentru persoana care ți se pune în piele. Acest document relativ simplu ar trebui să sublinieze cele mai critice elemente pe care le predați, inclusiv:

• Proiecte in derulare
• Termene în așteptare
• Contacte cheie
• Acces la documente și manuale esențiale

Acesta este un fel de listă de verificare a progresului în lucru pe care o puteți ține la curent pe măsură ce se apropie vacanța. Este un concept simplu, dar care își va merita greutatea în aur pentru a se asigura că nimic nu este trecut cu vederea sau uitat.

4. Folosiți capturi de ecran și înregistrări

Se spune că o imagine valorează cât o mie de cuvinte, dar când vine vorba de predare, ele valorează cât o mie de ore!

În loc să petreceți timp scriind descrieri lungi pentru a explica sarcinile și procesele, luați în considerare utilizarea capturilor de ecran și a înregistrărilor scurte de ecran. Instrucțiunile vizuale pot economisi mult timp și efort atât pentru tine, cât și pentru înlocuitorul tău.

Elementele vizuale oferă, de asemenea, context și nuanțe suplimentare instrucțiunilor dvs., care ar putea fi trecute cu vederea într-un document bazat pe text. În timp ce înregistrările de ecran sunt excelente pentru a explica cum să utilizați software-ul sau cum să navigați pe un site web, capturile de ecran pot oferi instrucțiuni pas cu pas excelente.

Cu un înregistrator de ecran precum TechSmith's Snagit, puteți îmbunătăți capturile de ecran cu adnotări, puncte marcatoare și grafice. Snagit vă permite chiar să creați înregistrări informale de ecran, permițându-vă să demonstrați fluxurile de lucru și procesele tipice.

Comunică mai bine cu echipa ta acum!

Snagit este instrumentul secret pentru un loc de muncă hibrid de succes și de la distanță.

Descarcă acum!

5. Optați pentru o predare personală (și înregistrați-o!)

Indiferent dacă operați de la un birou sau lucrați de la distanță, urmăriți un schimb direct cu înlocuitorul dvs. în timpul predării. O conversație față în față, fie printr-un apel video, fie la birou, va face o predare mult mai eficientă în comparație cu una care se bazează exclusiv pe instrucțiuni și documente digitale.

S-ar putea chiar să vă gândiți să programați mai multe întâlniri scurte în loc de o sesiune lungă. Procedând astfel, veți preveni oboseala (pentru dvs. și înlocuitorul dvs.), care altfel ar putea duce la trecerea cu vederea detaliilor importante.

Dacă sunteți implicat într-o muncă deosebit de complicată, vă recomandăm cu siguranță să vă împărțiți predarea în bucăți ușor de gestionat, oferind timp pentru a răspunde la întrebări și a clarifica orice incertitudini.

Dacă ajungi să-ți dai predarea printr-un apel Zoom, atunci asigură-te că o înregistrezi! Aceasta se va dovedi a fi o resursă valoroasă la care înlocuitorul dvs. se poate referi în timp ce sunteți plecat, atunci când este nevoie.

6. Notificați în avans clienții și părțile interesate cheie despre absența dumneavoastră

Înainte de a începe să vă împachetați valiza, asigurați-vă că le spuneți clienților (și părților interesate importante) că vă veți lua ceva timp liber și profitați de această ocazie pentru a le prezenta înlocuitorului dvs.

Pe lângă faptul că este o curtoazie profesională care arată considerație față de clienții tăi și de oamenii cu care lucrezi, va preveni, de asemenea, orice surprize nedorite sau confuzii din partea clientului.

Comunică mai bine cu echipa ta acum!

Snagit este instrumentul secret pentru un loc de muncă hibrid de succes și de la distanță.

Descarcă acum!

7. Configurați notificări de lipsă de la birou pentru e-mailuri și telefon

Pe lângă notificarea oamenilor că veți fi plecat, va trebui să vă programați și mesajul de lipsă de la birou (OOO).

Vă recomandăm să scrieți și să programați acest lucru în avans. Pentru că dacă o lași pe ultimul minut, s-ar putea să uiți cu totul! Și cine te-ar putea învinovăți? Ultima zi la birou este întotdeauna un vârtej, motiv pentru care cel mai bine este să bifați această sarcină devreme.

Există, de asemenea, câteva informații cheie pe care ar trebui să le menționeze atât e-mailul în afara biroului, cât și mesageria vocală, inclusiv:

• Durata absenței dumneavoastră
• Informații de contact pentru înlocuitorul dvs

Asigurați-vă că vă corectați și mesajul înainte de a fi difuzat. Orice greșeli de tipar sau greșeli pe care le-ați ratat vă pot face să arăți neprofesionist pentru oricine observă.

În loc să configurați un mesaj vocal OOO, s-ar putea să găsiți că este mai util să vă redirecționați numărul fie către înlocuitorul dvs., fie către un birou central. Oricine vă redirecționați apelurile, asigurați-vă că îi anunțați în avans!

Comunică mai bine cu echipa ta acum!

Snagit este instrumentul secret pentru un loc de muncă hibrid de succes și de la distanță.

Descarcă acum!

Obiectivele principale ale predarii de serviciu

Există o mulțime de oameni care pot beneficia de o predare bine executată, inclusiv tu, colegii tăi, compania și clienții tăi.

Cu responsabilitățile și proiectele dvs. în mâini sigure și capabile, vă puteți odihni liniștit în timpul liber câștigat cu greu. Într-un scenariu ideal, clienții tăi cu greu vor observa absența ta!

Dar, cel mai important, te vei întoarce la un spațiu de lucru ordonat după vacanță, fără termene limită ratate sau proiecte blocate. La urma urmei, o primă zi de întoarcere haotică și stresantă poate eroda rapid efectele reparatoare ale unei vacanțe - și cine are nevoie de asta?